Controle de produtos em processo

Controle de produtos em processo

Entre a matéria-prima que chega ao almoxarifado e o produto acabado que é entregue ao cliente existe uma faixa intermediária que muitas empresas não controlam: o produto em processo. É toda a mercadoria que já começou a ser transformada e que ainda não está pronta para a venda. Embora não ocupe uma prateleira nem tenha código próprio, representa dinheiro já investido e precisa ser registrada e vigiada como qualquer outra existência.

O que é um produto em processo

Um produto em processo, também chamado de trabalho em processo, é qualquer material que já entrou na etapa de transformação e ainda não virou produto final. O fluxo habitual é: matéria-prima, corte ou preparação, montagem e produto acabado. Entre a saída do almoxarifado e a entrada do item pronto existe estoque em processo em cada etapa intermediária, e esse estoque tem valor real: a matéria-prima já consumida mais o trabalho aplicado sobre ela.

Cada negócio vive esse processo de um jeito diferente:

• Padaria: a massa preparada e as peças que esperam o forno.
• Ateliê de costura: o tecido cortado e as roupas pela metade.
• Montagem ou linha de produção: os componentes que estão sendo unidos.
• Marcenaria ou metalurgia: as peças cortadas, soldadas ou em pintura.

Como o produto em processo se apresenta em cada setor

A melhor maneira de entender o controle do produto em processo é vê-lo funcionando em setores diferentes. Em cada um vale o mesmo princípio, saber o que está pela metade, em qual etapa está e contra qual ordem de produção corre, mas a rotina de controle ganha uma forma diferente conforme o ciclo do negócio.

Padaria: aqui o produto em processo é a massa que descansa, as peças modeladas que esperam o forno e o pão assado que ainda não foi embalado. O ciclo é curto, de poucas horas, e o controle se apoia em três rotinas: pesar a farinha e os demais ingredientes no início da jornada contra a ordem do dia, acompanhar o avanço por lotes, massa pronta, peças modeladas, assadas, embaladas, e receber no estoque cada fornada assim que sai do forno. Se a massa da manhã não for lançada como consumida, no dia seguinte se pede mais farinha achando que não há, o custo da fornada fica dividido entre dois dias e a contagem do almoxarifado nunca fecha. A lógica de controle é clara: ciclo curto, lançamento imediato e recebimento por fornadas no momento em que terminam.

Ateliê de costura: o processo dura dias e as peças mudam de mãos muitas vezes: o tecido é estendido e cortado, os pacotes de peças cortadas são entregues às costureiras e o que é costurado passa para revisão, passadoria e embalagem. O tecido cortado que espera a vez na máquina é o ponto mais frágil do controle: vale dinheiro, ocupa pouco espaço e se mistura facilmente com o de outra ordem se não viajar com a sua ficha de lote. A lógica de controle: cada pacote de peças cortadas leva o número da ordem a que pertence, o consumo de tecido é lançado no momento do corte e as peças prontas são recebidas em remessas, de modo que o avanço real se lê no documento: quantas peças saíram da ordem, quantas foram recebidas e quantas seguem nas mesas.

Montagem ou metalurgia: nesses galpões um mesmo componente pode estar ao mesmo tempo em três máquinas diferentes, uma parte cortada, outra soldada e outra em pintura ou tratamento. O produto em processo não é um único monte, e sim peças espalhadas pelo chão de fábrica, e o controle se apoia no roteiro, a sequência de operações definida pela ordem. A lógica de controle: ao terminar cada operação, o avanço do lote é informado à próxima estação, os materiais são consumidos contra a ordem e a contagem é organizada por operação, quantas peças passaram pelo corte, quantas pela solda, quantas estão na pintura, em vez de procurar um monte único que não existe. Assim, mesmo com as peças espalhadas, o documento sempre diz onde está cada uma.

Alimentos e bebidas: há produtos cujo processo não avança por uma linha, e sim espera: queijos e embutidos em maturação, massas fermentando, molhos descansando antes do envase. Durante essa espera o lote é produto em processo mesmo sem ninguém tocá-lo, e o valor pode ser alto porque já consumiu matéria-prima, energia, refrigeração e horas de elaboração. A lógica de controle: o lote é identificado como uma unidade com a data de início e a data prevista de término, o estado é conferido contra o que está anotado na ordem e o recebimento no estoque acontece assim que o ciclo termina, para que ele não seja vendido antes do tempo nem esquecido na câmara até se perder por vencimento.

A parte do estoque que mais se perde

O produto em processo é o elo que com mais frequência foge do controle. Não está na prateleira como matéria-prima nem como produto acabado: está em mesas de trabalho, entre máquinas, secando ou curando, e muda de mãos várias vezes por dia. Como ninguém o registra quando ele passa de uma etapa para outra, o negócio acaba sem saber quanto tem pela metade.

Essa falta de controle traz consequências concretas: compra-se matéria-prima que na verdade já foi consumida, peças bem adiantadas são reprocessadas, material é descartado sem registro, as contagens físicas nunca fecham e os pedidos atrasam porque não se encontra o que já está em processo. A falta mais cara não é a que roubam: é a que se perde dentro do próprio galpão.

Controlar com ordens de produção

O controle do produto em processo começa no documento que autoriza a fabricação. A ordem de produção identifica o lote: o que será feito, em qual quantidade e para quando. Cada saída de matéria-prima é lançada na ordem e não no estoque geral; quando parte do lote termina, é recebida na hora como produto acabado e o restante segue como trabalho em processo. Assim, o valor em processo é conhecido a todo momento: é a matéria-prima consumida nas ordens que continuam abertas.

Sistemas como o Kardex Tauro permitem gerenciar ordens de produção que vinculam automaticamente o consumo de matéria-prima a cada ordem e incluem recebimentos parciais do produto à medida que a fabricação avança. O restante, definir etapas, medir o progresso e fazer contagens, é método de controle que qualquer negócio consegue aplicar com disciplina: registrar é o primeiro passo, e conferir com contagens periódicas se o que está anotado como em processo realmente existe no chão de fábrica é o segundo.

Exemplo de um lote em processo

Um ateliê de costura recebe uma ordem de produção de 200 camisas. O corte já terminou e o tecido de todo o lote, no valor de 1.400.000, foi consumido contra a ordem. Das 200 peças, 120 estão na costura e 80 já estão prontas, revisadas e aguardando recebimento. A situação do lote fica assim:

Os números descrevem o mesmo lote: a primeira linha registra o consumo total do tecido e as duas seguintes mostram como as 200 peças se dividem entre as 120 que seguem em processo e as 80 que estão prontas. Quando as 80 forem recebidas, a ordem ficará com 120 unidades em processo e um valor pendente de 840.000 em matéria-prima.

Como medir o valor do que está em processo

Até aqui o valor em processo foi calculado como matéria-prima consumida, e essa é a base correta e mais simples. Mas uma roupa pela metade vale mais do que o tecido que contém: já carrega horas de trabalho de pessoas e o uso de máquinas, energia e instalações. Para medir o valor completo do que está pela metade, somam-se três componentes:

• Matéria-prima consumida: o que já saiu do almoxarifado com destino à ordem e ficou incorporado ou comprometido no lote.
• Mão de obra direta: o tempo de trabalho já aplicado sobre as peças, valorizado pela tarifa que o trabalho custa à empresa, salário e encargos incluídos.
• Custos indiretos de produção: uma parte proporcional do que custa manter o galpão funcionando, energia, manutenção, supervisão, aluguel, mesmo quando não dá para apontar peça por peça.

Um exemplo ajuda a entender. Voltemos ao ateliê das 200 camisas: as 120 que seguem na costura já consumiram o tecido que lhes corresponde, 840.000. Além disso, cada camisa leva meia hora de costura e a hora da costureira custa 5.000 ao ateliê, então as 120 peças representam 60 horas de trabalho e 300.000 de mão de obra. Sobre essa base, o ateliê estima os custos indiretos em 15 por cento, ou seja, mais 171.000. O valor do lote em processo fica assim:

O percentual de custos indiretos e a tarifa de mão de obra são decisões de cada negócio, tomadas com a própria experiência; o importante é o método: primeiro soma-se o que dá para medir com documentos, matéria-prima e horas trabalhadas, e depois entra uma parcela razoável do que custa manter a produção funcionando. Se esse cálculo parecer demais para começar, um ponto de partida prudente é valorizar o que está em processo pela matéria-prima consumida: é um número conservador, conferível a qualquer momento contra os consumos lançados nas ordens, e suficiente para saber se o dinheiro investido cresce, fica parado ou está se perdendo.

Qual documento usar em cada momento

O controle se sustenta com documentos claros para cada movimento do processo:

Estoque invisível: por que a contagem precisa incluir o que está pela metade

Quando chega o dia da contagem física, muitos negócios contam a matéria-prima do almoxarifado e o produto acabado das prateleiras, e deixam de fora o que está nas mesas de trabalho, entre as máquinas ou na câmara de maturação. Esse é o estoque invisível: existe, vale dinheiro e se moveu, mas não aparece nem como saída de matéria-prima nem como entrada de produto acabado. A falta que surge no final quase nunca é roubo: é estoque que mudou de forma sem que ninguém anotasse.

Por isso a contagem precisa percorrer o processo inteiro e não parar nos almoxarifados. A regra é simples: tudo o que não estiver no seu lugar habitual de armazenamento é contado onde está, identificado com a ordem a que pertence. A maneira de contar muda conforme a etapa em que se encontra:

A frequência mínima recomendável é uma contagem mensal das ordens abertas e uma contagem geral no fechamento do período que percorra as cinco etapas da tabela. Quando o que está pela metade entra na contagem, as diferenças que antes eram atribuídas a roubos ou a erros de fornecedores aparecem pelo que são: movimentos do galpão que nunca foram lançados, e isso se corrige com método, não com suspeitas.

Perguntas frequentes sobre o produto em processo

O trabalho em processo aparece no balanço da empresa?

Sim. Junto com a matéria-prima e o produto acabado, o que está em processo faz parte dos estoques: é um ativo da empresa, porque representa dinheiro investido em bens que ainda serão vendidos, e não uma despesa já perdida. A forma exata de apresentá-lo e o momento em que vira custo das vendas dependem do método contábil e das normas do país; o que não muda é o princípio: o que está pela metade tem valor, e a empresa precisa conseguir identificá-lo, medi-lo e defendê-lo a qualquer momento.

Posso vender um produto em processo?

A venda normal é de produto acabado: o que está pela metade não cumpre as especificações que o cliente espera, e entregá-lo antes do tempo gera reclamações, devoluções e retrabalhos que custam mais do que a espera. Se um item em processo vai ser vendido como segunda linha, como sobra ou como sucata, primeiro ele precisa ser recebido nessa condição e sair do estoque com um motivo de saída, para que o valor fique registrado no documento certo e não suma do controle.

De quanto em quanto tempo devo contar o produto em processo?

Não existe uma frequência única, porque depende do ciclo do negócio. Um ateliê cujas ordens duram semanas pode contar as ordens abertas toda semana ou todo mês; uma linha que produz todos os dias deve ancorar a contagem no fim do turno; quem cuida de lotes em maturação confere cada lote quando o ciclo termina. Há um sinal prático que não falha: se a contagem de matéria-prima ou de produto acabado não fecha, revise primeiro o que está em processo, porque é lá que está a diferença quase sempre.

O que faço com o produto em processo de uma ordem cancelada?

Uma ordem cancelada não desaparece sozinha: ficam matéria-prima consumida e peças pela metade, e esse valor precisa ser definido no documento. Primeiro devolve-se ao almoxarifado a matéria-prima que não foi usada; depois decide-se o que fazer com o que ficou em processo: terminar se falta pouco, desmontar para recuperar os materiais ou descartar se recuperar custa mais do que o material. Cada movimento é lançado com o seu motivo e a ordem é fechada formalmente; deixá-la aberta para sempre infla o valor do estoque em processo com coisas que nunca vão ser terminadas.

É possível controlar o produto em processo sem um módulo especializado?

Sim: com uma ordem escrita para cada lote, consumos lançados contra essa ordem, recebimentos por remessas e contagens periódicas chega-se a um controle básico completo. O que um módulo de ordens de produção agrega é que todos esses movimentos ficam vinculados entre si e o valor em processo é calculado sozinho, sem planilhas paralelas que ficam desatualizadas assim que alguém para de preenchê-las.

Dicas para manter o controle

• Registre o consumo assim que a matéria-prima sair, não no fim do mês.
• Receba a produção em remessas: não espere a ordem inteira terminar.
• Revise toda semana as ordens abertas e o seu andamento.
• Treine a equipe para informar o que se move entre as etapas.
• Investigue as diferenças da contagem antes de ajustá-las.

O produto em processo não é um problema: é o sinal de que o negócio está produzindo. O risco está em não saber quanto existe, onde está e quanto vale. Com ordens de produção, consumos lançados e recebimentos na hora certa, o estoque em processo deixa de ser um buraco negro e vira mais um número que dá para acompanhar e planejar toda semana. Se o seu sistema registra as ordens e os movimentos do galpão, como faz o Kardex Tauro, metade do trabalho já está feita.