Contas e plano de contas: como a informação é codificada

Contas e plano de contas: como a informação é codificada

Se todas as operações de um negócio que compra e vende mercadorias fossem anotadas em uma única lista misturada, no fim do mês seria impossível saber quanto foi vendido, quanto se deve aos fornecedores ou quanta mercadoria ainda está no estoque. A contabilidade resolve esse problema com duas ferramentas simples: a conta, que acumula um único tipo de operação, e o plano de contas, que ordena e codifica todas as contas do negócio. Esta lição explica o que é cada uma, como funciona a codificação numérica e por que vale a pena definir o plano antes de registrar o primeiro movimento.

O que é uma conta contábil

Uma conta contábil é o lugar onde se acumula, durante um período, tudo o que acontece com um mesmo tipo de operação ou de recurso. Uma boa imagem é a de uma gaveta com uma etiqueta: cada vez que o negócio faz algo relacionado àquela etiqueta, o movimento é guardado nessa gaveta e, no fim do mês, cada gaveta é aberta para ver o que há dentro. A conta Caixa, por exemplo, guarda todas as entradas e saídas de dinheiro em espécie; a conta Estoque de mercadorias guarda o custo das mercadorias compradas e também o custo das que são vendidas, devolvidas ou ajustadas. Nenhum movimento fica solto: tudo termina dentro da gaveta que lhe corresponde.

Para que as gavetas funcionem, cada conta precisa de três coisas: um nome que não se confunda com o de outra, uma definição de quais operações ela acumula e um código dentro do plano. Os nomes são cuidados na prática, porque é deles que depende a comparabilidade: não é a mesma coisa Fornecedores, que é a quem devemos pelas mercadorias, e Contas a pagar, que são as dívidas em geral; nem Clientes, que são os que nos devem pelas vendas, e Contas a receber, que é a carteira como um todo.

• Nome claro e único: Caixa, Bancos, Estoque de mercadorias, Fornecedores, Vendas, Despesas administrativas.
• Definição do que entra e do que sai, com exemplos de operações reais do negócio.
• Código numérico: o endereço que localiza a conta dentro do plano e facilita encontrá-la.

Pense em um negócio que vende mercadorias no varejo. Quando um cliente paga em dinheiro, a cédula entra na conta Caixa. Quando o negócio compra mercadorias a prazo, nasce uma dívida na conta Fornecedores. Quando essa mercadoria é vendida, ela sai do Estoque de mercadorias e o seu custo vai para a conta de custo das mercadorias vendidas. A mesma operação toca várias contas, como foi visto na lição da partida dobrada, mas cada conta acumula somente o seu próprio tipo de informação. Por isso, no fim do período, é possível responder com precisão quanto dinheiro existe, quanto os clientes devem, quanta mercadoria resta e quanto foi vendido.

O plano de contas: a lista ordenada do negócio

O plano de contas é a lista completa, ordenada e codificada de todas as contas que um negócio pode usar. Ele funciona como o dicionário da contabilidade: define quais contas existem, como se chamam, o que significa cada uma e com qual número são identificadas. Quando todos usam o mesmo plano, o dono, o auxiliar, o contador e o sistema, uma palavra significa a mesma coisa para todos: se alguém escreve o código 1405 Estoque de mercadorias, não há dúvida sobre o que está sendo falado.

O plano não é uma lista chata de nomes soltos: ele é organizado em níveis que seguem a estrutura das demonstrações contábeis. No nível mais alto estão os grandes grupos da equação patrimonial e do resultado: os ativos, que são o que o negócio tem; os passivos, que são o que ele deve; o patrimônio líquido, que são os recursos dos donos; as receitas, que são o que se ganha ao vender; e as despesas, que são o que custa operar. Dentro de cada grupo, as contas são ordenadas da mais líquida para a menos líquida, ou pela sua natureza, de modo que o plano já deixa preparada a informação para o balanço patrimonial e para a demonstração do resultado.

Um plano bem desenhado parece um prédio com andares: lá em cima estão os grandes grupos e, descendo, as gavetas ficam cada vez mais específicas. Essa estrutura de níveis é o que permite codificar com números e encontrar qualquer conta apenas olhando para o seu código.

Como a informação é codificada

Codificar significa atribuir a cada conta um número que funcione como endereço. A convenção mais difundida usa o primeiro dígito para indicar o grande grupo: 1 para ativos, 2 para passivos, 3 para patrimônio líquido, 4 para receitas e 5 para despesas. Trata-se de uma convenção de numeração muito comum no ensino e em muitos planos de contas do mundo, mas não é uma norma universal obrigatória: cada negócio pode adaptar a sua numeração, e o plano formal é definido pelo contador conforme a legislação local. O importante é entender a lógica: um número bem formado diz em qual grupo a conta vive, o quão geral ou específica ela é e onde procurá-la.

A estrutura típica tem três níveis: grupo, conta e subconta. O grupo é indicado com um dígito; a conta, com os dois primeiros dígitos; a subconta, com os quatro primeiros. Assim, dentro do grupo 1, que é Ativos, o código 11 identifica a conta Disponível, e o código 1105 identifica a subconta Caixa, a gaveta onde se acumula o dinheiro em espécie. Se mais adiante o negócio precisar de mais detalhe, são acrescentados dígitos adicionais para desdobrar por filial, por tipo de produto ou por auxiliar: o plano cresce sem se quebrar.

Do grupo à gaveta: um plano de contas em ação

Para ver como um código é lido, vale percorrer as contas de um negócio comercial de cima para baixo. A tabela a seguir mostra o código genérico de exemplo, o nome da conta e o que cada uma acumula.

Repare como se lê a linha 1105: o primeiro dígito diz que é um ativo, os dois primeiros dígitos dizem que é dinheiro disponível e os quatro dígitos completos apontam para a gaveta exata, o caixa físico. O mesmo padrão se repete em todo o plano: o número 22 diz que a conta vive no grupo 2, o dos passivos, e que se trata de dívidas com fornecedores. Quando se registra uma compra a prazo, o movimento cai na gaveta 2205, ou na que o plano tiver definido, e não em qualquer outra conta. Essa disciplina de usar sempre a mesma gaveta é o que torna os saldos finais confiáveis.

O kit básico: contas que todo negócio com estoque precisa

Quando um negócio começa a manter contabilidade organizada, ele não precisa de cem contas: precisa de um plano pequeno e bem pensado que cubra as suas operações reais. A tabela a seguir mostra as contas mínimas de um negócio que compra e vende mercadorias, com um código genérico de exemplo e o tipo a que cada conta pertence.

A tabela deixa de fora duas contas de resultado que também são indispensáveis, mas que não são criadas no início: o custo das mercadorias vendidas e as despesas administrativas. O custo das mercadorias vendidas se alimenta sozinho a cada venda: quando a mercadoria sai do estoque, o seu custo é registrado nessa conta, um tema desenvolvido em uma próxima lição. As despesas administrativas são alimentadas por cada gasto do negócio: aluguel, serviços, papelaria, salários de escritório. A conta Impostos a pagar é usada para o que o negócio deve declarar, e as regras exatas dependem da legislação local e do contador. Com o tempo também aparecem devoluções de clientes, recebimentos parciais e outros movimentos que usam contas adicionais: o plano vai ganhando essas contas conforme o negócio cresce, e o importante é começar com o mínimo e usá-lo sempre da mesma maneira.

Por que codificar a informação

Codificar não é um capricho técnico: é o que torna a contabilidade rápida, organizada e comparável. Estas são as razões práticas para usar códigos em vez de nomes soltos.

• Rapidez: registrar o código 1105 é mais rápido e menos sujeito a erro do que escrever Caixa em cada documento, e o sistema procura a conta pelo número.
• Organização: os movimentos chegam sempre à mesma gaveta, mesmo quando outra pessoa os registra ou quando são registrados muito tempo depois.
• Relatórios comparáveis: ao fechar o período, soma-se cada código e obtém-se o saldo de cada conta; com um plano estável, os relatórios de um ano se comparam com os do anterior.
• Uma mesma língua: o contador, o auxiliar e o sistema falam com os mesmos códigos; quando o contador pede o detalhe da conta 1405, todos sabem exatamente o que entregar.
• Base para crescer: incluir contas novas não desorganiza as existentes, porque o código deixa espaço para subcontas e auxiliares adicionais.

Na prática, o código funciona como o número de um documento de identidade: ninguém precisa memorizar a lista inteira, mas quando um código aparece, qualquer pessoa sabe de que conta se trata apenas olhando os seus primeiros dígitos.

Conselho prático: plano pequeno no início e formal com o contador

O erro mais comum de um negócio pequeno não é ter um plano incompleto, mas não ter plano nenhum e registrar cada operação com o nome que veio à cabeça de quem anotou. Um mês depois, ninguém sabe se Despesas diversas significa o mesmo que Outras despesas. Por isso, o conselho é começar com um plano pequeno, como o da tabela anterior, usá-lo de maneira consistente desde o primeiro registro e ampliá-lo somente quando aparecer uma operação nova e real. Quando o negócio cresce ou chega o momento da contabilidade formal, o contador revisa o plano, ajusta-o à legislação local e define os códigos definitivos: o plano de contas é um instrumento de trabalho que se adapta ao negócio, não um molde rígido.

Se o negócio usa um programa de estoques que registra os documentos com as suas contas, como acontece com o Kardex Tauro, a informação chega à contabilidade ordenada e codificada: cada compra, cada venda e cada pagamento fica identificado com a conta que lhe corresponde, e o contador recebe os movimentos prontos para classificar e revisar. Codificar bem desde o primeiro dia economiza horas de conciliação no fim de cada mês.