Registro contábil de uma compra de estoque

Registro contábil de uma compra de estoque

Quando um negócio compra mercadoria para revender, receber as caixas no depósito e guardar a nota fiscal do fornecedor não encerra o processo. Falta o passo que transforma essa operação em informação útil: registrá-la na contabilidade por meio de um lançamento contábil. O lançamento da compra resume, com débitos e créditos, qual mercadoria entrou, a que custo real, quanto foi pago ou ficou devendo, e qual parte da nota fiscal corresponde a um imposto que o negócio poderá recuperar. Fazer isso bem desde o primeiro dia evita erros que depois se multiplicam: um custo registrado errado hoje produz um lucro mal calculado amanhã, quando essa mesma mercadoria for vendida.

Nesta lição do manual de contabilidade veremos por que o custo do estoque é maior do que o preço da nota fiscal, o que fazer com o imposto sobre vendas da compra, como registrar uma compra à vista e como registrar uma compra a prazo. Terminaremos com um exemplo numérico completo, com os lançamentos apresentados em tabelas, para que você possa repetir o procedimento com os seus próprios valores.

O custo do estoque não é apenas o preço da nota fiscal

Quem está começando costuma acreditar que o custo de uma mercadoria é somente o valor que aparece na nota fiscal do fornecedor. Essa ideia é incompleta. A contabilidade procura registrar o estoque por tudo o que o negócio precisou desembolsar para ter a mercadoria no seu depósito, pronta para ser vendida. Como regra geral, fazem parte do custo do estoque: o preço pago ao fornecedor pela mercadoria; os fretes e carretos necessários para trazê-la até o depósito; os seguros de transporte contratados para esse trajeto; e outros custos diretamente necessários para deixar a mercadoria pronta para a venda, como carga, descarga ou manuseio inicial quando o fornecedor não os assume.

Por isso, ao falar do custo de uma compra, convém pensar em quatro grupos:

• o preço da mercadoria conforme a nota fiscal do fornecedor;
• fretes, seguros de transporte e demais custos necessários para receber a mercadoria;
• impostos que não podem ser recuperados e que, como regra geral, somam ao custo;
• impostos recuperáveis ou descontáveis, que não são custo, mas um direito a favor do negócio.

Essa é a lógica geral usada na maioria dos países, e você deve confirmá-la com o seu contador conforme a norma local. O importante, por enquanto, é a ideia central: o custo do estoque é o custo total de deixá-lo pronto para vender, e não apenas o preço que aparece na nota fiscal. Quando a mercadoria for vendida, esse custo total será o que se compara com a receita para calcular o lucro da venda.

O que fazer com o imposto sobre vendas da compra

Quando o fornecedor emite a nota fiscal de uma compra, é comum que ela inclua, além do valor da mercadoria, um imposto sobre vendas. Para decidir como registrá-lo há uma única pergunta-chave: esse imposto pode ser recuperado ou descontado? Se o negócio está autorizado a tratá-lo como recuperável ou descontável, então ele não é um custo da mercadoria: é um direito que a empresa poderá abater dos impostos que ela própria precisar apurar quando vender. Por isso ele é registrado em uma conta de ativo, por exemplo imposto sobre vendas a recuperar ou imposto descontável, e não dentro da conta Estoques.

Se, ao contrário, o negócio não puder recuperar esse imposto, porque não é obrigado a cobrá-lo, porque a norma local não permite ou porque a compra não cumpre os requisitos, então o imposto passa a fazer parte do custo da mercadoria e é debitado na conta Estoques junto com o preço e o frete. Nesta lição não mencionamos alíquotas nem artigos de nenhum país: os percentuais e os requisitos dependem da legislação local, mas a lógica é sempre a mesma. O que precisa ficar claro é que confundir um imposto recuperável com um custo encarece o estoque nos livros e distorce o lucro futuro.

Comprar à vista ou a prazo

Outra decisão que afeta o lançamento é como a compra é paga. Em uma compra à vista, o negócio entrega o dinheiro ao fornecedor no momento em que recebe a mercadoria ou logo depois; no lançamento, o crédito vai para a conta Caixa ou Bancos. Em uma compra a prazo, o fornecedor entrega a mercadoria hoje e o negócio pagará mais adiante, conforme o prazo combinado; então nasce uma obrigação que a contabilidade reconhece na conta Fornecedores.

É importante entender que a forma de pagamento não muda o custo do estoque: a mercadoria custa o mesmo, pague-se hoje ou daqui a trinta dias. O que muda é a contrapartida do lançamento. Se a compra é à vista, a contrapartida é uma saída de dinheiro. Se é a prazo, a contrapartida é um passivo com o fornecedor, que vai sendo quitado a cada pagamento posterior. Quando chegar o momento de pagar a nota fiscal a prazo, debita-se Fornecedores e credita-se Caixa ou Bancos, sem tocar na conta Estoques, porque a mercadoria já ficou registrada pelo seu custo no dia da compra.

Quadro: tratamento de cada item da compra

Antes de montar o lançamento, convém classificar cada valor que aparece na nota fiscal e cada despesa relacionada com a compra. O quadro seguinte resume o tratamento dos itens mais frequentes: se somam ao custo do estoque, se são uma despesa ou se são um direito a favor do negócio que será recuperado mais adiante.

A regra prática é simples: tudo o que for necessário para deixar a mercadoria pronta para vender soma ao custo do estoque; o imposto que pode ser recuperado é um direito e não soma; e juros ou encargos por pagar com atraso são uma despesa do período e também não somam ao custo da mercadoria.

O lançamento da compra, passo a passo

Com essas ideias claras, vamos montar o lançamento com um exemplo completo. Suponha que um negócio compre mercadoria a prazo por $4.000.000. A nota fiscal do fornecedor inclui, além do valor da mercadoria, um imposto sobre vendas recuperável de $120.000. O fornecedor concede prazo para pagamento, de modo que o total que o negócio fica devendo é $4.120.000. Em separado, o negócio paga à vista um frete de $150.000 para que a mercadoria chegue até o depósito. Não usamos alíquotas nem normas de nenhum país: são valores hipotéticos para mostrar a mecânica do registro.

O primeiro lançamento registra a compra a prazo. Debita-se a conta Estoques pelo custo da mercadoria, debita-se a conta de imposto recuperável pelo valor que o negócio poderá abater e credita-se a conta Fornecedores pelo total que ficou pendente de pagamento:

Repare que o imposto recuperável não entrou no custo da mercadoria: os $4.000.000 da conta Estoques são o custo da mercadoria, e os $120.000 ficaram em uma conta de ativo que a empresa usará mais adiante para abater dos seus próprios impostos a pagar.

O segundo lançamento registra o frete pago à vista, porque esse transporte é um custo necessário para ter a mercadoria pronta para vender e, portanto, soma ao estoque:

Depois desses dois lançamentos, a conta Estoques acumula $4.150.000, que é o custo real da mercadoria: os $4.000.000 do preço mais os $150.000 do frete. O negócio desembolsou $150.000 na hora pelo frete e deverá pagar $4.120.000 ao fornecedor dentro do prazo combinado.

Se, em vez de comprar a prazo, o negócio tivesse pago tudo à vista, a compra e o frete seriam registrados em um único lançamento: debita-se Estoques pelo custo total de $4.150.000, debita-se o imposto recuperável por $120.000 e credita-se Caixa pela soma total paga de $4.270.000:

Compare os três lançamentos e verá que o custo do estoque não muda conforme a forma de pagamento: é sempre $4.150.000. O único item que muda é a contrapartida: Fornecedores quando a compra é a prazo, ou Caixa quando tudo é pago à vista. E nos três casos, o imposto recuperável fica separado, como um direito a favor do negócio.

A conta Estoques e o kardex trabalham juntos

Ao registrar essas compras, a conta Estoques acumula o custo total da mercadoria disponível. Mas uma única conta não diz quantas unidades existem de cada produto nem por quanto ficou cada unidade. Essa informação vive no kardex: o registro detalhado, produto por produto, de entradas, saídas e saldos, com os seus custos unitários. As duas ferramentas convivem e se complementam: o kardex mostra o detalhe que explica o valor da conta Estoques, e a conta Estoques mostra o total que deve coincidir com a soma dos kardex de todos os produtos. Um bom sistema, como o Kardex Tauro, mantém esse detalhe em dia e permite que o valor contábil do estoque seja explicado movimento por movimento.

Na prática, cada entrada de mercadoria por compra é registrada duas vezes no negócio. Na contabilidade, com o lançamento que você acabou de aprender, para que a conta Estoques reflita o custo. No kardex, com a entrada detalhada por produto, para conhecer quantidades e custos unitários. Quando os dois registros são feitos com a mesma base, a nota fiscal do fornecedor, o frete pago e o imposto recuperável, o saldo da conta Estoques e a soma dos kardex coincidem. Se aparecer uma diferença, é um sinal de alerta que obriga a revisar os movimentos antes que o erro cresça.

Por que é importante registrar bem a compra

O lançamento da compra parece uma formalidade, mas é a base de dois números muito visíveis do negócio: o valor do estoque que é informado e o lucro de cada venda futura. Se o custo da mercadoria ficar registrado errado, por exemplo se o frete for esquecido ou se o imposto recuperável entrar dentro do custo, o erro não fica no dia da compra: ele viaja junto com a mercadoria. No dia em que essa mercadoria for vendida, o lucro será calculado comparando a receita com um custo errado, e o resultado pode mostrar um ganho que não existe ou esconder uma perda real.

Além disso, um estoque superavaliado ou subavaliado afeta decisões de compra, cálculos de impostos, pedidos de empréstimo e até o preço pelo qual o produto é oferecido. Por isso vale a pena revisar cada nota fiscal de compra antes de registrá-la: confirmar o preço, somar os fretes e os custos de recebimento, separar o imposto recuperável e verificar se o total do lançamento fecha. Registrar a compra corretamente não é burocracia: é a forma de garantir que o lucro mostrado pela contabilidade seja o lucro real do negócio.

Este artigo é material educacional de caráter geral e não constitui assessoria contábil, tributária ou jurídica. As normas e os tratamentos podem variar conforme o país e o tipo de negócio. Antes de aplicar esses princípios ao seu caso concreto, consulte o seu contador ou assessor de confiança.