Vendas a prazo: a conta a receber e sua administração contábil

Vendas a prazo: a conta a receber e sua administração contábil

Vender a prazo é tão natural num comércio de bairro quanto vender à vista: o cliente leva a mercadoria hoje e promete pagar em oito, quinze ou trinta dias. Essa confiança vende mais, fideliza os clientes e permite que uma família compre o que precisa mesmo sem ter o dinheiro na mão naquele momento. Mas, do ponto de vista contábil, a promessa de pagamento não é um apontamento mental que possa ser esquecido: é um direito do negócio, um ativo que deve ser registrado, medido e controlado com o mesmo cuidado com que se cuida do dinheiro da gaveta ou da mercadoria da prateleira.

Quando o vendedor entrega o produto e o comprador não paga naquele instante, o negócio adquire o direito de receber um valor no futuro. Esse direito tem um nome contábil preciso: conta a receber. A conta a receber não é dinheiro que já se tem, mas é dinheiro que se espera receber, e por isso ocupa um lugar no ativo do negócio. A diferença em relação à venda à vista é exatamente essa: na venda à vista entra dinheiro no caixa, enquanto na venda a prazo entra um documento ou um compromisso que, mais adiante, se transformará em dinheiro quando o cliente pagar.

Nesta lição são revisados, com lançamentos passo a passo e um exemplo numérico completo, o registro contábil da venda a prazo, do pagamento do cliente e do adiantamento que alguns clientes entregam antes de receber a mercadoria. Também é explicado por que é importante saber há quanto tempo cada saldo está em aberto e como se mantém o extrato de conta de cada cliente. Ao final, o leitor poderá responder com números, e não com a memória, as três perguntas básicas do prazo: para quem se vendeu, quanto esse cliente deve e desde quando.

Por que o prazo cria uma conta a receber e não uma receita de caixa

A primeira ideia que precisa ficar clara é que a venda a prazo não produz dinheiro no momento da venda. O negócio entrega a mercadoria e recebe em troca um direito de cobrança, e não cédulas. Por isso o lançamento da venda não toca a conta Caixa: toca a conta Contas a receber, que representa exatamente esse direito. Registrar o dinheiro como se já tivesse entrado seria um erro grave, porque o saldo de caixa mostraria um dinheiro que não existe e o negócio gastaria com base num valor que ainda não recebeu.

A contabilidade trabalha pelo regime de competência: uma receita é reconhecida quando a operação se realiza, ou seja, quando a mercadoria é entregue e o recebimento é acordado, e não quando o dinheiro chega. Isso significa que a venda a prazo é sim uma receita do período, mesmo que o cliente ainda não tenha pago. O que muda não é o momento da receita, mas o lugar onde o valor fica registrado: em vez de o Caixa aumentar, aumenta a conta Contas a receber. Os dois efeitos da operação são um aumento do ativo pelo direito de cobrança e um aumento das receitas pela venda realizada.

Pense na diferença com um empréstimo pessoal. Quando um amigo lhe pede dinheiro emprestado, você não diz que ganhou esse dinheiro: você diz que tem um direito a recebê-lo. O mesmo acontece com o crédito comercial. O cliente que leva mercadoria sem pagar não está dando lucro de presente ao negócio: está criando uma conta a receber, um ativo financiado pelo esforço do vendedor. O lucro da venda será conhecido quando o preço de venda for comparado com o custo da mercadoria, mas o direito de receber o preço completo nasce no momento da fatura.

Antes de conceder prazo, é prudente definir algumas condições mínimas, porque a conta a receber só vale se depois puder ser cobrada. As condições típicas de um pequeno negócio são:

• Identificar bem o cliente: nome completo, documento e endereço, mesmo que seja um cliente de confiança do bairro.
• Definir um limite de crédito: quanto cada cliente pode dever no máximo, conforme o histórico de pagamentos dele.
• Fixar o prazo: oito, quinze ou trinta dias, deixando isso registrado por escrito ou na nota de venda.
• Receber uma assinatura ou uma nota: o cliente assina a nota ou o vale da venda a prazo, para que depois não haja dúvida sobre o valor nem sobre a data.

O registro contábil não exige que o cliente seja um grande comerciante nem que exista um contrato formal: basta que a operação seja real, mensurável e documentada. Mas quanto mais organizada for a identificação do cliente, mais fácil será administrar a conta a receber depois e cobrar na data acordada.

O registro da venda a prazo

Quando o negócio fatura uma venda a prazo, dois lançamentos devem ser feitos juntos. O primeiro reconhece a receita e o direito de cobrança: debita-se Contas a receber e credita-se Vendas. O segundo retira a mercadoria do estoque, com o mesmo tratamento do custo das vendas estudado na lição 12: debita-se Custo das vendas e credita-se Estoque. O primeiro lançamento diz quanto o cliente deve; o segundo diz quanto custou ao negócio a mercadoria que já saiu da prateleira.

Lembre-se do comportamento das contas visto em lições anteriores: Contas a receber é um ativo e aumenta pelo débito; Vendas é uma receita e aumenta pelo crédito. Ao debitar a conta a receber, o negócio reconhece que agora tem mais direitos de cobrança; ao creditar Vendas, reconhece que realizou uma operação de receita. A equação patrimonial permanece em equilíbrio, porque os dois lados do lançamento se compensam: sobe um ativo e sobe o patrimônio por meio da receita.

Vejamos o exemplo que acompanhará toda a lição. Uma loja de ferragens vende a prazo, para um cliente conhecido, mercadoria no valor de R$ 1.500.000, com trinta dias de prazo, e o cliente assina a nota de venda. O lançamento da venda fica assim: débito em Contas a receber de R$ 1.500.000 e crédito em Vendas de R$ 1.500.000. Se a mercadoria vendida tivesse custado R$ 900.000 para o negócio, o segundo lançamento fica assim: débito em Custo das vendas de R$ 900.000 e crédito em Estoque de R$ 900.000.

É importante entender que a conta a receber nasce pelo valor total da fatura, ou seja, pelos R$ 1.500.000 do preço de venda, e não pelo lucro. O cliente deve o preço completo que aceitou pagar; o lucro de R$ 600.000, que é a diferença entre o preço de venda e o custo, é um resultado medido à parte. Se o negócio registrasse a conta a receber apenas pelo lucro, depois não saberia quanto cobrar do cliente, que é justamente o valor mais importante de todo o processo.

O pagamento do cliente: entra o caixa e diminui a conta

Quando o cliente chega para pagar, o negócio recebe dinheiro e a conta a receber diminui. O lançamento é simples: debita-se Caixa pelo valor recebido e credita-se Contas a receber pelo mesmo valor. O caixa sobe porque entrou dinheiro; a conta a receber diminui porque o direito de cobrança está sendo cumprido. Se o cliente pagar a metade, registra-se a metade; se pagar tudo, a conta a receber fica zerada e o assunto está encerrado.

O pagamento nunca deve ser registrado como uma venda nova. Essa é uma das confusões mais frequentes nos pequenos negócios e merece atenção: a venda já foi registrada no dia em que a mercadoria foi entregue, e a receita já foi reconhecida naquele momento. Quando o cliente paga, o negócio não está ganhando de novo: está transformando um direito de cobrança em dinheiro. Se o pagamento fosse lançado como venda, as receitas apareceriam duplicadas, o negócio acreditaria que vende mais do que realmente vende e, além disso, a conta a receber continuaria mostrando um saldo em aberto que já foi pago.

No exemplo da loja de ferragens, o cliente paga R$ 800.000 em dinheiro. O lançamento é: débito em Caixa de R$ 800.000 e crédito em Contas a receber de R$ 800.000. A conta a receber, que vinha de R$ 1.500.000, diminui para R$ 700.000 por efeito desse pagamento. Mais adiante veremos como fica o saldo quando também é aplicado o adiantamento que o cliente havia entregue antes da venda.

O adiantamento do cliente: um passivo aplicado à venda

Há clientes que entregam dinheiro antes de receber a mercadoria, em parte ou no todo, para reservar um pedido ou garantir a compra. Esse dinheiro que chega antecipadamente ainda não é receita do negócio, mesmo já estando fisicamente no caixa. Enquanto a mercadoria não for entregue nem a venda for faturada, o negócio tem a obrigação de devolver esse dinheiro ou de entregar os produtos acordados, e essa obrigação é um passivo. A conta que representa esse passivo chama-se Adiantamentos de clientes.

O lançamento do adiantamento é: débito em Caixa pelo valor recebido e crédito em Adiantamentos de clientes pelo mesmo valor. Observe que a conta Adiantamentos de clientes se comporta como um espelho da conta a receber: na conta a receber, o negócio tem o direito de receber dinheiro do cliente; no adiantamento, o cliente tem o direito de receber a mercadoria ou o dinheiro de volta do negócio. Por isso o adiantamento é classificado no passivo e não na receita.

Quando a venda se concretiza e é faturada, o adiantamento deve ser aplicado, ou seja, deve virar parte do pagamento daquela venda. Há duas formas de aplicar o adiantamento, conforme a fatura seja emitida. Se a venda for faturada pelo valor total e o adiantamento for descontado depois, o lançamento é: débito em Adiantamentos de clientes e crédito em Contas a receber, o que reduz o saldo a receber. Se o adiantamento cobrir a venda inteira e não sobrar saldo, ele pode ser aplicado diretamente contra a venda: débito em Adiantamentos de clientes e crédito em Vendas. Nos dois casos, o passivo é baixado e a receita fica corretamente reconhecida.

No exemplo, o cliente entregou um adiantamento de R$ 500.000 antes de a loja de ferragens faturar a mercadoria. Quando a fatura de R$ 1.500.000 é emitida e o adiantamento é aplicado, o lançamento é: débito em Adiantamentos de clientes de R$ 500.000 e crédito em Contas a receber de R$ 500.000. Assim, a dívida do cliente, que nasceu em R$ 1.500.000, diminui para R$ 1.000.000 pela aplicação do adiantamento. Depois chega o pagamento de R$ 800.000 e o saldo final fica em R$ 200.000, que é o que o cliente ainda deve.

Os lançamentos do exemplo completo

Vale a pena ver todos os movimentos do exemplo reunidos numa única tabela, na ordem em que ocorreram, para entender como os lançamentos se relacionam entre si e como cada um afeta uma conta diferente:

A tabela mostra uma regra prática valiosa: os adiantamentos são recebidos contra um passivo, as vendas a prazo são registradas contra uma conta a receber e os pagamentos são recebidos contra essa mesma conta a receber. Quem entende essa lógica pode registrar sem medo qualquer operação a prazo, porque todas seguem o mesmo padrão: primeiro nasce o direito ou a obrigação, depois o dinheiro se movimenta e, ao final, o saldo fica no valor correto.

Ao terminar os movimentos, o saldo da conta a receber do cliente é calculado assim: R$ 1.500.000 da venda, menos R$ 500.000 do adiantamento aplicado, menos R$ 800.000 do pagamento, sobram R$ 200.000 em aberto. Esses R$ 200.000 são a resposta contábil à pergunta de quanto o cliente deve e devem coincidir exatamente com o que o negócio espera receber.

O saldo do cliente passo a passo

Para administrar o prazo não basta registrar lançamentos soltos: é preciso poder dizer, a qualquer momento, quanto cada cliente deve. A conta geral de contas a receber do negócio se apoia num controle auxiliar por cliente, e o saldo de cada cliente se movimenta a cada operação. A tabela seguinte mostra o efeito de cada movimento sobre o saldo do cliente do exemplo:

O cálculo do saldo de um cliente responde sempre à mesma fórmula: saldo anterior, mais as vendas a prazo novas, menos os pagamentos recebidos e menos os adiantamentos aplicados, resulta no saldo atual. Se o negócio mantém esse controle auxiliar em dia, não precisa perguntar a ninguém quanto lhe devem: o registro diz, e o cliente que discute um saldo se resolve mostrando os movimentos um a um.

A carteira de crédito e a sua antiguidade

O conjunto de todas as contas a receber do negócio chama-se carteira de crédito. A carteira não é uma lista abstrata: é dinheiro vendido que ainda não voltou para o caixa, e o seu tamanho deve ser revisto com regularidade. Uma carteira muito grande em relação às vendas do mês pode indicar que se está distribuindo prazo de graça; uma carteira que ninguém acompanha acaba virando prejuízo que ninguém previu.

Cada conta a receber da carteira tem uma antiguidade, que é o tempo que está em aberto desde o vencimento. Saber há quanto tempo se deve é tão importante quanto saber quanto se deve, porque a chance de receber uma dívida diminui à medida que o tempo passa. Um cliente que deve desde quinze dias provavelmente pagará; um cliente que deve desde seis meses é outro problema. A antiguidade da carteira permite separar os saldos saudáveis dos que começam a ser arriscados e dirigir o esforço de cobrança para onde ele é mais necessário.

Uma forma simples de acompanhar a antiguidade é agrupar os saldos por faixas de dias de atraso. A provisão para as contas que provavelmente não serão recebidas será estudada na lição L21, mas desde já vale classificar a carteira para saber o quão saudável ela está. A tabela seguinte mostra uma classificação típica para um pequeno negócio:

Revisar a antiguidade da carteira toda semana ou a cada quinze dias permite agir antes que um saldo se torne incobrável. Quando o negócio sabe quais clientes estão se atrasando, pode decidir se continua vendendo a prazo para eles, se exige adiantamento ou se reduz o limite, em vez de descobrir o problema quando já é tarde demais.

O extrato de conta do cliente

O extrato de conta é o resumo que o negócio entrega ao cliente para mostrar como ficou o saldo dele. Nele são relacionados o saldo anterior, os movimentos do período, que incluem as vendas a prazo novas, os pagamentos recebidos, os adiantamentos aplicados e eventuais ajustes, e o saldo atual ao final do período. É, numa única folha, a história da relação comercial do cliente com o negócio.

Entregar o extrato todo mês, ou a cada quinze dias quando o prazo é frequente, tem três vantagens práticas. Primeiro, o cliente confirma que o saldo coincide com o que ele lembra, e as diferenças são resolvidas enquanto a operação ainda está fresca. Segundo, um documento que mostra a dívida em aberto renova o compromisso de pagamento e facilita a cobrança, porque o cliente não pode mais dizer que não sabia quanto devia. Terceiro, o próprio negócio se obriga a manter o controle auxiliar em dia, porque não pode entregar um extrato que não esteja respaldado pelos seus registros.

Quando um cliente diz que já pagou e o registro mostra outra coisa, o extrato resolve a discussão: os pagamentos registrados são revisados, a data e o valor são confirmados, e se esclarece se o pagamento foi aplicado na conta correta. É frequente o problema não ser a falta de pagamento, mas um pagamento anotado errado ou aplicado a outro cliente, e por isso convém anotar sempre, no recebimento, o nome do cliente e a fatura que está sendo paga.

Erros comuns na administração do crédito

A maioria dos problemas com as contas a receber não nasce da má-fé dos clientes, mas de erros de registro que se repetem sem correção. Estes são os mais frequentes nos pequenos negócios:

• Registrar o pagamento do cliente como uma venda nova. A venda já foi registrada quando a mercadoria foi entregue; o pagamento apenas troca a conta a receber por caixa. Lançá-lo como venda duplica as receitas e deixa a dívida do cliente em aberto nos registros.
• Não controlar a quem se deve dar acompanhamento. Vender a prazo sem anotar o nome do cliente, a data, o prazo e o valor transforma a carteira numa memória frágil, que falha quando o negócio cresce e os clientes se multiplicam.
• Receber adiantamentos e não aplicá-los. Se o adiantamento fica guardado no passivo e nunca é aplicado à fatura, o saldo do cliente não diminui, o passivo cresce sem justificativa e, no final, não se sabe se o cliente pagou ou não.
• Registrar a venda a prazo e esquecer o custo das vendas. Sem o segundo lançamento, o estoque aparece com mercadoria que já saiu e o lucro fica maior do que o real.
• Tratar todos os saldos da mesma forma. Não revisar a antiguidade da carteira impede de enxergar a tempo os clientes que se atrasam e deixa os problemas crescerem em silêncio.
• Confundir o adiantamento com receita do período. O adiantamento é um passivo até que a mercadoria seja entregue ou a venda seja faturada; declará-lo como receita antes do tempo engana sobre o lucro verdadeiro do negócio.

Se o negócio reconhece algum desses erros no seu jeito de trabalhar, a correção começa pelo registro: revisar a carteira, identificar os pagamentos anotados errado e colocar cada saldo na conta que lhe corresponde. Erros de registro se corrigem com mais registro, nunca com menos.

O controle do crédito no dia a dia

Para terminar, algumas regras práticas que resumem a lição. Primeiro, registrar na hora: a venda a prazo é anotada no mesmo dia em que a mercadoria é entregue, e não quando alguém se lembrar. Segundo, usar um único lugar de registro, seja um caderno de carteira ou o programa do negócio, para que não existam duas versões da verdade. Terceiro, revisar a carteira com frequência, olhando tanto os valores quanto a antiguidade de cada saldo. Quarto, conferir o controle auxiliar por cliente com a conta geral de contas a receber pelo menos uma vez por mês, para confirmar que os números batem.

O programa Kardex Tauro pode apoiar esse trabalho mantendo os controles auxiliares por cliente, calculando a antiguidade de cada saldo e mostrando o extrato de conta pronto para entregar, mas vale a pena entender o lançamento que existe por trás de cada movimento: saber por que a conta a receber é debitada quando se vende a prazo e por que é creditada quando o cliente paga. O programa é um apoio para o registro; a compreensão do registro é do dono do negócio.

Vender a prazo multiplica as vendas, mas transforma cada venda numa conta a receber que exige administração. Com lançamentos bem feitos, um controle auxiliar por cliente e uma carteira acompanhada pela antiguidade, o negócio sabe sempre quanto lhe devem, desde quando e de quem cobrar primeiro, e o crédito deixa de ser uma promessa frágil para se tornar um ativo bem administrado.