Descontos em vendas: comerciais, por pronto pagamento e promoções

Descontos em vendas: comerciais, por pronto pagamento e promoções

Nas lições anteriores do manual de contabilidade aprendemos como se registra uma venda: nasce uma receita pelo valor combinado, o estoque sai do depósito pelo seu custo e a diferença entre os dois é o lucro que o negócio espera obter. Mas na vida real nem sempre se cobra o preço completo. Um cliente compra em grande quantidade e pede um desconto por volume, outro paga a fatura antes do prazo e espera um benefício, e de vez em quando o negócio entrega uma unidade de brinde para animar as vendas. Todas essas situações são formas de vender por menos do que o preço de tabela, e cada uma tem um tratamento contábil diferente. Nesta lição vamos estudar os três tipos de desconto que aparecem com mais frequência em um pequeno negócio com estoque: o desconto comercial, o desconto por pronto pagamento e as promoções.

A pergunta que vamos responder é sempre a mesma: quando o cliente paga menos do que diz o preço de tabela, quanto se registra como receita, o que se faz com a diferença e o que acontece com o estoque? Se essas perguntas não forem respondidas bem, as demonstrações do negócio mostram vendas que nunca entraram no caixa, custos incompletos e um kardex que não coincide com o que está na prateleira. Por isso convém deixar claras desde hoje as três regras que desenvolveremos ao longo da lição: a venda é registrada pelo valor líquido, a diferença que nasce depois da fatura é reconhecida conforme a política definida pelo contador, e a mercadoria entregue de brinde jamais é gratuita para a contabilidade, porque tem um custo que precisa ser reconhecido.

Uma ideia de fundo: a venda vale o que o cliente realmente paga

Antes de classificar os descontos, convém fixar o princípio que governa todos os casos: na contabilidade, a receita de uma venda é o valor que o negócio tem direito de receber, e esse valor é medido pelo que o cliente paga de fato depois de aplicadas todas as reduções. Se um artigo está marcado em cem e é vendido por noventa, o negócio não vendeu por cem e depois gastou dez: vendeu por noventa. Essa forma de pensar evita o erro mais frequente dos principiantes, que consiste em registrar o preço de tabela como se fosse a receita e tratar a redução como uma despesa. A redução não é uma despesa: é uma diminuição do valor da venda.

Em outras palavras, a contabilidade não registra preços de catálogo; registra transações reais. Quando a transação diz que o cliente pagou noventa, a receita é noventa. Quando a transação diz que pagou oitenta, a receita é oitenta. Esse princípio vale independentemente do motivo da redução e é a base de tudo o que veremos nesta lição. A diferença entre os três casos que vamos estudar não está no princípio, mas no momento em que a redução nasce e na conta que recebe a diferença: na mesma fatura, depois da fatura ou na forma de mercadoria extra entregue sem cobrança.

1. Desconto comercial: a redução que vai na mesma fatura

O desconto comercial é aquele negociado antes de fechar a venda e que aparece incluído na mesma fatura. Os motivos são variados: um cliente que compra por volume, um comprador habitual que é premiado pela fidelidade, uma liquidação de temporada ou um acordo pontual com um bom cliente. O importante não é o motivo comercial, mas a forma: o desconto comercial é conhecido e aceito antes de a fatura ser emitida, por isso a fatura já sai com o preço reduzido. O negócio nunca espera cobrar o preço de tabela: desde o primeiro momento sabe que cobrará o valor líquido.

Vejamos um exemplo simples. Um negócio vende mercadoria cujo preço de tabela soma $1.000.000 e concede ao cliente um desconto comercial de 10% por comprar no atacado. Dez por cento de $1.000.000 são $100.000, de modo que a fatura é emitida por $900.000. Quanto se registra como receita? Exatamente $900.000, o valor líquido da fatura. A conta a receber nasce por $900.000 e, quando o cliente paga, o caixa recebe $900.000. Em nenhum momento aparece uma conta de desconto, uma despesa ou uma redução de receita separada: o desconto comercial nunca é contabilizado, porque nunca existiu um valor cobrável de $1.000.000.

Esse ponto merece ser repetido, porque é onde mais se equivocam os negócios que começam a escriturar: o desconto comercial não é registrado como despesa. Se o negócio anotasse a venda por $1.000.000 e depois criasse uma despesa de $100.000 pelo desconto, estaria inventando duas coisas que não existem: uma receita que nunca receberá e uma despesa em que nunca incorreu. O resultado final desse lançamento seria um lucro menor do que o real, uma conta a receber inflada até alguém corrigi-la e uma demonstração de resultados que não conta a verdade do negócio. A regra é simples: quando a redução está na mesma fatura, registra-se apenas o valor líquido.

No kardex de estoque o desconto comercial também não gera movimentos especiais. O kardex trabalha com custos, não com preços de venda: o que importa é quantas unidades saem e a que custo unitário saem. O preço pelo qual a mercadoria é vendida afeta a receita, e o custo pelo qual foi comprada afeta o custo da venda; o desconto comercial reduz a receita, mas não muda o custo das unidades vendidas. Por isso, nesse caso, a contabilidade se limita a uma venda pelo valor líquido e à saída do estoque pelo seu custo habitual.

2. Desconto por pronto pagamento: pagar antes e pagar menos

O desconto por pronto pagamento é diferente: nasce depois da fatura e depende de quando o cliente paga. A mecânica é a seguinte. O negócio vende e fatura pelo valor total, sem redução alguma, porque nesse momento não sabe se o cliente pagará rápido. A fatura inclui uma condição de pagamento, por exemplo "2% de desconto se pagar dentro dos 10 dias seguintes à data da fatura". Se o cliente pagar dentro do prazo, tem direito de pagar menos do que o valor faturado; se pagar depois, deve o valor completo. Essa condição é o que torna o caso interessante: a venda foi registrada pelo valor total e depois, na hora de cobrar, acontece que o cliente paga menos.

Vamos usar um exemplo com os mesmos valores do caso anterior. A fatura é emitida por $1.000.000 com a condição de pagar em até dez dias para obter um desconto de 2%. O cliente aproveita a condição e paga no oitavo dia. Dois por cento de $1.000.000 são $20.000, de modo que o cliente entrega $980.000 e fica totalmente quite. A conta a receber, que nasceu por $1.000.000, é extinta por completo. Para onde vão os $20.000 que o negócio deixou de receber? Essa diferença é a essência do tratamento contábil do pronto pagamento.

Há dois critérios aceitos para registrar esses $20.000, e o contador do negócio deve escolher um, documentá-lo e aplicá-lo sempre da mesma forma. O primeiro critério, que é o mais simples e o mais usado em pequenos negócios, trata a diferença como uma redução de receita: o negócio registrou uma venda de $1.000.000, mas na realidade seu benefício com essa operação foi de $980.000, porque o dinheiro chegou antes e isso tem um custo. Sob esse critério, cria-se uma conta como Descontos sobre vendas ou Abatimento por pronto pagamento, que reduz o total de vendas do período. O segundo critério trata a diferença como uma despesa financeira: como o negócio preferiu receber o dinheiro rápido e por isso aceitou cobrar menos, essa diferença é o preço que paga por antecipar suas cobranças, e é registrada em uma conta como Despesas financeiras ou Juros sobre carteira. Os dois critérios são aceitos; o que não é aceito é mudar de critério de um mês para outro ou de um cliente para outro.

Qual critério o negócio escolhe? É aqui que entra a política contábil. O contador define o padrão que melhor reflete a realidade da operação e o deixa por escrito. Se o negócio quiser apresentar o efeito como uma venda menor, usa a conta de descontos sobre vendas; se preferir mostrá-lo como um custo de financiar sua carteira, usa a despesa financeira. O essencial é que a diferença nunca desapareça dos registros: deve ficar sempre claro que a fatura foi emitida por $1.000.000, que o caixa recebeu $980.000 e que os $20.000 restantes são explicados pela conta escolhida. Um erro clássico é registrar a venda por $1.000.000, receber $980.000 e "perdoar" os $20.000 sem anotá-los em conta alguma; assim o caixa nunca bate com os registros e o negócio perde a pista do próprio dinheiro.

Vale anotar também que o desconto por pronto pagamento é concedido sobre vendas a prazo. Se a venda é à vista, não faz sentido oferecer um prêmio por pagar rápido, porque o pagamento já é imediato. Por isso esse desconto está sempre associado a uma conta a receber: a venda é faturada, nasce a conta a receber pelo valor total e, quando o pagamento chega dentro do prazo, a diferença entre o valor da fatura e o dinheiro recebido é reconhecida conforme a política escolhida. Se o pagamento chegar fora do prazo, o cliente paga o valor completo e não há diferença a registrar.

3. Promoções: leve 2 pague 1, bonificações e vales de desconto

As promoções são a terceira forma de vender por menos e provavelmente a que gera mais confusão, porque nem sempre reduzem o preço: às vezes presenteiam mercadoria. Os casos mais comuns em um pequeno negócio são o leve 2 pague 1, em que o cliente paga uma unidade e recebe duas; a bonificação, em que por certa quantidade de unidades compradas são entregues unidades adicionais sem custo, como levar cinco e receber uma extra; e o vale de desconto, que é entregue ao cliente para ser usado em uma compra futura. Aqui não vamos analisar se a promoção convém comercialmente: essa decisão é tomada à parte, com seus próprios estudos. Nosso trabalho é contábil: saber quanto se registra como receita, quanto como custo e o que acontece com o estoque.

A primeira regra das promoções é a mesma de toda a lição: a receita é registrada pelo que o cliente paga de fato. Em um leve 2 pague 1, se o artigo vale $100.000 e o cliente paga um e recebe dois, a receita é $100.000, não $200.000. Em uma bonificação de cinco mais uma, se o cliente paga cinco unidades e recebe seis, a receita é o valor das cinco. O que o cliente não paga não é receita, por mais unidades que saiam do depósito. Essa regra parece óbvia, mas quando se vende muito e o caixa registra os artigos pelo preço de tabela, as vendas do sistema podem ficar infladas se a promoção não for bem administrada no ponto de venda.

A segunda regra é a que quase ninguém lembra: a mercadoria entregue de brinde não é gratuita para a contabilidade. Essa unidade extra saiu do depósito e custou ao negócio o mesmo que as demais: tem um custo de compra, ocupou espaço no kardex e precisa ser registrada. Quando o negócio entrega uma unidade de brinde, está entregando um valor real, e esse valor deve ser reconhecido nos livros. Conforme a política definida pelo contador, o custo das unidades de brinde pode ser tratado de duas maneiras: como um maior custo da venda, somado ao custo das unidades pagas, ou como uma despesa de promoção, em uma conta separada que mostre quanto custa ao negócio promover suas vendas. Os dois caminhos são válidos; o que não é válido é não registrar nada e deixar que o custo da unidade de brinde desapareça.

O vale de desconto merece um esclarecimento à parte. Quando o negócio entrega o vale, normalmente não registra nada, porque ainda não sabe se o cliente vai usá-lo nem quando. O vale começa a afetar a contabilidade quando é usado: nesse momento o cliente compra e paga menos, e a venda é registrada pelo valor efetivamente cobrado, da mesma forma que um desconto por pronto pagamento. Se o vale nunca for usado e vencer, também não se registra nada, porque nunca houve uma transação real. O segredo é não contabilizar o vale como despesa no dia em que é entregue: nesse dia o negócio não entregou nem dinheiro nem mercadoria, apenas uma promessa de redução futura.

Resumo: cada desconto e seu registro

A tabela a seguir resume os três casos e serve de guia rápida sempre que tivermos uma redução para registrar. A coluna do meio diz quando nasce cada tipo de desconto, e a última coluna indica a conta que recebe o efeito.

Como se vê, a diferença entre os casos está na conta que recebe a redução e no momento do registro. No desconto comercial não há redução a registrar, porque a venda já nasce reduzida. No pronto pagamento a redução é uma diferença entre o faturado e o cobrado, e vai para uma conta de menor receita ou de despesa financeira. Nas promoções a redução toma a forma de um custo adicional pela mercadoria presenteada. Se tivermos claro qual dos três casos estamos vendo, o registro contábil deixa de ser um mistério.

Exemplo numérico passo a passo: leve 3, pague 2

Para terminar de colocar as regras em prática, vamos fazer um exemplo completo com uma promoção muito comum nos negócios de bairro: "leve 3, pague 2". Suponhamos que um produto seja vendido normalmente por $100.000 a unidade e que seu custo unitário seja de $60.000. A promoção oferece três unidades pelo preço de duas. O cliente chega, aproveita a oferta e leva três unidades pagando apenas duas. Vamos ver os números em ordem: quanto o cliente paga, quanto de receita é registrado, quantas unidades saem do depósito e quanto custa a promoção.

Vamos ler a tabela com atenção. O cliente pagou $200.000 e por isso a receita registrada é $200.000, embora tenham saído do depósito três unidades que normalmente seriam vendidas por $300.000. A diferença de $100.000 não é uma receita perdida que deva aparecer nos livros: simplesmente nunca existiu, porque a promoção fixou o preço da operação em $200.000. Pelo lado do estoque, a história é diferente: saíram do depósito três unidades, não duas. O custo das três unidades é de $180.000, e esse custo precisa ficar registrado por inteiro. As duas unidades pagas contribuem com $120.000 para o custo da venda, e a unidade de brinde contribui com $60.000 adicionais que, conforme a política do contador, são somados ao custo da venda ou mostrados como despesa de promoção.

Se quiséssemos ver o lançamento contábil do exemplo, teríamos duas partes. Na primeira, o caixa recebe $200.000 e a receita é reconhecida: débito em Caixa por $200.000 e crédito em Vendas por $200.000. Na segunda, sai o estoque: débito em Custo da venda por $120.000, débito em Despesa de promoção por $60.000 (ou débito em Custo da venda por $180.000 se a política for somar tudo ao custo) e crédito em Estoque por $180.000. O detalhe importante é o crédito em Estoque pelas três unidades: se o kardex baixasse apenas duas unidades porque o cliente pagou duas, o estoque do sistema ficaria mostrando uma unidade fantasma que já não está na prateleira, e esse erro se repetiria em cada promoção até que as contagens físicas revelassem a diferença.

A ferramenta de estoque do negócio ajuda justamente nesse ponto. Quando a promoção é administrada no sistema do ponto de venda e o kardex registra a saída das três unidades pelo seu custo, a contabilidade recebe informação completa e o lançamento anterior é feito sem adivinhações. Um kardex organizado, como o que se mantém com o módulo de estoque do Kardex Tauro, não decide a política contábil, mas garante que os dados de unidades e custos cheguem completos ao contador para que o registro da promoção seja correto.

Erros comuns ao registrar descontos e promoções

Para encerrar a lição, vamos repassar os erros que aparecem com mais frequência nos negócios que começam a registrar reduções em suas vendas. Reconhecê-los com antecedência é a melhor forma de evitá-los.

• Registrar a venda pelo valor bruto e tratar o desconto comercial como despesa: inventa uma receita que nunca será cobrada e uma despesa em que nunca se incorreu, e deixa o lucro do negócio mal calculado.
• "Perdoar" o desconto por pronto pagamento sem anotá-lo em conta alguma: o caixa recebe menos do que diz a fatura e a diferença fica solta, de modo que os registros nunca batem com o banco.
• Registrar a promoção pelo preço de tabela de todas as unidades entregues: se o cliente pagou duas unidades e recebeu três, a receita é o valor das duas; anotar o valor das três infla as vendas do período.
• Não baixar do estoque as unidades de brinde: a unidade extra saiu do depósito e, se o kardex não a registrar, o saldo do sistema mostra mercadoria que já não existe.
• Esquecer que a unidade de brinde tem custo: a mercadoria entregue sem cobrança não é grátis para o negócio, e seu custo deve ser reconhecido como maior custo da venda ou como despesa de promoção.
• Mudar de critério no pronto pagamento sem uma política escrita: umas vezes tratar como menor receita e outras como despesa financeira, conforme a conveniência do momento, impede comparar os resultados entre períodos.

Para encerrar

Nesta lição vimos que os descontos nas vendas não são um tema à parte na contabilidade, mas uma aplicação do princípio mais importante desta parte do curso: a receita é registrada pelo valor que o cliente paga de fato, e tudo o que o negócio entrega tem um custo que precisa ser reconhecido. O desconto comercial é registrado pelo valor líquido desde a fatura, sem contas de despesa. O desconto por pronto pagamento deixa uma diferença entre o faturado e o cobrado, reconhecida como menor receita ou como despesa financeira, conforme a política que o contador define e documenta. E as promoções obrigam a registrar a receita pelo que foi efetivamente cobrado e a baixar do estoque todas as unidades entregues, inclusive as de brinde, cujo custo é reconhecido como maior custo da venda ou como despesa de promoção.

Se o negócio aplicar essas regras com constância, suas demonstrações financeiras mostrarão vendas reais, custos completos e um estoque que coincide com a realidade. Nas próximas lições continuaremos percorrendo o ciclo das vendas e veremos o que acontece quando a mercadoria já vendida volta para o negócio, mas isso será tema de outra lição. Por enquanto, da próxima vez que vir um cartaz de oferta em um armazém, já saberá que atrás de cada redução há uma decisão contábil simples: registrar a venda pelo que o cliente paga e reconhecer tudo o que a promoção custa.