Caixa: registro, arqueação e diferenças

Caixa: registro, arqueação e diferenças

O dinheiro entra e sai de um negócio todos os dias: o cliente paga a compra, o dono paga o transporte da mercadoria, um funcionário pede troco para atender a fila, compram-se sacolas e papelaria, recebe-se o pagamento de um cliente que devia. Cada um desses movimentos passa pelo caixa, e a contabilidade acompanha todos eles com uma única conta: a conta Caixa. Esta lição explica o que essa conta registra, como são lançadas as entradas e as saídas de dinheiro e o que o dono deve fazer quando conta o dinheiro no fim do dia e descobre que sobra ou que falta dinheiro. É uma das lições mais práticas deste manual, porque o caixa pode ser tocado, contado e descuadrado: saber administrá-lo com ordem é uma habilidade usada todos os dias.

O curso já tem um módulo que ensina a registrar entradas e saídas de caixa dentro do sistema: qual botão apertar, quais campos preencher e como o movimento fica guardado. Esta lição não repete esse caminho. Aqui se estuda a contabilidade da conta Caixa, que é o complemento necessário: qual conta é debitada e qual é creditada em cada movimento, por que o saldo do caixa deve coincidir sempre com o dinheiro que existe fisicamente, como se faz uma arqueação e quais lançamentos são feitos quando a arqueação aponta uma diferença. Quem domina as duas partes, a operacional e a contábil, tem o controle completo do dinheiro do negócio.

O que a conta Caixa registra

A conta Caixa é uma conta de ativo. Ela registra todo o dinheiro que entra e sai do negócio: as cédulas e as moedas que estão no estabelecimento, prontas para serem usadas na operação do dia. Entra dinheiro quando há venda à vista, quando um cliente paga parte da dívida, quando se vende um bem usado ou quando o dono faz um aporte. Sai dinheiro quando se paga uma despesa menor, quando se compra algo à vista, quando se faz um empréstimo a um funcionário ou quando o dono retira dinheiro para uso pessoal. Como é uma conta de ativo, seu saldo normal é devedor: o caixa é debitado quando o dinheiro entra e creditado quando o dinheiro sai.

O caixa não registra tudo o que parece dinheiro. Cheques, transferências e o dinheiro depositado no banco pertencem à conta Bancos, e não à conta Caixa. Os pagamentos com cartão de crédito ou de débito também não passam pelo caixa: são contas a receber que viram dinheiro quando o banco os credita. Se o negócio misturasse numa só conta o dinheiro do caixa, os cheques a receber e os depósitos, o saldo deixaria de significar alguma coisa e nenhuma arqueação seria possível. Por isso a primeira regra é de organização: na conta Caixa vive somente o dinheiro físico do negócio.

A segunda regra é de separação: o dinheiro do negócio não se mistura com o dinheiro do dono nem com o dos funcionários. Quando o dono tira dinheiro do caixa para uma despesa pessoal, isso não é um simples empréstimo silencioso: é uma retirada que precisa ficar registrada, como uma conta a receber do dono ou como uma redução do patrimônio dele, conforme o que o negócio decidir. Quando o dono coloca dinheiro próprio no caixa para cobrir falta de recursos, isso também é registrado, como aporte ou como empréstimo do sócio. O caixa não é um bolso pessoal: é uma conta que deve sempre poder ser explicada nota por nota.

As entradas de caixa e o seu lançamento

As entradas de caixa mais comuns de um pequeno negócio são três. A primeira e mais frequente é a venda à vista: o cliente paga e leva a mercadoria ou o serviço. A segunda é o pagamento de clientes: quem comprou a prazo entrega uma parte do saldo que deve. A terceira reúne as demais entradas: venda de um equipamento usado, reembolso de uma despesa paga pelo negócio, empréstimo recebido, aporte do dono ou recuperação de um dinheiro que tinha sido dado como adiantamento. Todas têm algo em comum: entra dinheiro no caixa e, pela partida dobrada, alguma outra coisa precisa se mover no outro lado do lançamento.

O lançamento de uma entrada de caixa sempre debita a conta Caixa. O crédito depende da origem do dinheiro, porque cada origem tem a sua contrapartida. Se o dinheiro vem de uma venda à vista, o crédito vai para a conta de receitas de vendas: a receita é reconhecida no mesmo momento em que o dinheiro entra. Se vem de um pagamento de cliente, o crédito vai para a conta Clientes, que diminui porque a dívida daquele cliente cai. Se vem da venda de um bem usado, o crédito vai para a conta do bem que foi vendido ou para a conta de receitas pela venda de ativos. Registrar a origem correta é o que permite saber, no fim do mês, de onde veio cada parte do dinheiro que entrou.

Toda entrada de caixa precisa ter o seu comprovante. Uma venda à vista fica respaldada pela nota fiscal ou pelo cupom da venda; um pagamento de cliente, pelo recibo de caixa que se entrega ao cliente. Sem comprovante, uma entrada não pode ser demonstrada e, numa revisão do negócio, não haveria como justificar o dinheiro que foi recebido. A ordem é simples: primeiro acontece o fato, depois existe o documento e por último se faz o lançamento.

As saídas de caixa e o seu lançamento

As saídas de caixa são as retiradas de dinheiro do negócio: o pagamento de uma conta de serviço público do estabelecimento, a compra de papelaria ou de material de limpeza, o transporte de mercadoria, uma manutenção menor, o pagamento a um fornecedor que exige dinheiro ou as pequenas despesas do dia. A maior parte dos pagamentos grandes é feita pelo banco, mas todo negócio tem sempre um grupo de pagamentos pequenos feitos com o dinheiro do caixa, e todos precisam ser lançados para que o saldo da conta continue verdadeiro.

O lançamento de uma saída de caixa é o espelho do lançamento de uma entrada: a conta Caixa é creditada, porque o dinheiro sai, e é debitada a conta que explica o destino do dinheiro. Se se paga um serviço, debita-se a conta de despesas com serviços. Se se compra papelaria, debita-se a conta de despesas com papelaria ou a conta do ativo correspondente. Se se paga uma dívida, debita-se a conta a pagar que está sendo quitada. A saída de caixa é respaldada pelo comprovante de pagamento, assinado por quem recebe o dinheiro e por quem o entrega, além da nota fiscal ou do recibo dado pelo beneficiário.

Tabela 1: lançamentos de caixa de um dia de trabalho

Os dois primeiros lançamentos da tabela são os movimentos comuns do dia: o dinheiro entra com a venda e sai com o pagamento. Os dois últimos são os lançamentos das diferenças da arqueação, explicados nas próximas seções. Repare que nos quatro casos a partida dobrada se cumpre: o que é debitado é sempre igual ao que é creditado, e a conta Caixa fica sempre do lado certo.

A arqueação de caixa: contar o dinheiro para conferir o saldo

A arqueação de caixa é a contagem física do dinheiro que está no caixa. Ela é feita no fim do dia, quando não entram mais clientes, ou a qualquer momento, se o dono quiser fazer uma verificação surpresa. O objetivo é muito simples: comparar o dinheiro que existe fisicamente com o saldo que os registros mostram. Se os dois coincidem, o caixa está batendo. Se não coincidem, há uma diferença que precisa ser investigada e lançada no mesmo dia; deixar para depois é o caminho mais curto para perder o rastro do dinheiro.

A arqueação é feita em cinco passos. Primeiro, separam-se as cédulas e as moedas por valor. Segundo, conta-se quantas há de cada um. Terceiro, multiplica-se a quantidade pelo valor de cada denominação e soma-se o total: esse é o dinheiro contado. Quarto, consulta-se o saldo segundo os livros, isto é, o valor que deveria haver no caixa conforme os registros de entradas e saídas do dia. Quinto, comparam-se os dois valores e anota-se a diferença, se existir, no formulário de arqueação, que é assinado por quem contou e por quem conferiu. O ideal é que a contagem seja feita por uma pessoa e a conferência por outra, para que o controle não dependa de uma pessoa só.

Tabela 2: uma arqueação passo a passo, com números

No exemplo, o responsável contou $1.880.000, mas os registros dizem que no caixa deveria haver $1.890.000. Há uma falta de $10.000 que as vendas do dia não explicam: pode ter sido um erro ao dar o troco, um lançamento digitado errado ou algo mais grave. A arqueação não diz qual é a causa; ela apenas diz que existe uma diferença. O próximo passo é procurá-la e, enquanto isso, deixar o caixa batendo com o lançamento correspondente. Se o dinheiro contado tivesse superado o saldo dos livros, a diferença se chamaria sobra e seria tratada como se explica adiante.

Sobras de caixa: quando sobra dinheiro

Uma sobra aparece quando o dinheiro contado é maior que o saldo dos livros: há mais dinheiro do que os registros dizem que deveria haver. A primeira pergunta é de quem é esse dinheiro. Pode ser de um cliente que pagou a mais e não recebeu o troco, de um erro ao registrar uma venda por um valor menor do que o real ou de uma entrada que nunca foi lançada. O que quase nunca é, sem mais investigação, é um presente para o caixa nem um ganho garantido para o negócio: primeiro é preciso procurar a causa.

Enquanto a causa é investigada, a sobra é lançada como receita, numa conta que pode se chamar Sobras de caixa. O lançamento é simples: debita-se a conta Caixa, porque o dinheiro físico ficou acima do saldo contábil e a conta precisa bater, e credita-se a conta de sobras. Se mais adiante aparecer o cliente que pagou a mais, o negócio devolve o dinheiro e o lançamento é revertido. Se depois de uma busca razoável ninguém aparecer, a sobra fica como receita do negócio. Na Tabela 1, a sobra de $5.000 foi lançada exatamente assim: a conta Caixa de $5.000 contra Sobras de caixa de $5.000.

Faltas de caixa: quando falta dinheiro

A falta é o caso contrário: o dinheiro contado é menor do que o saldo dos livros. Falta dinheiro e o negócio precisa saber por quê. As causas mais frequentes são erros ao dar o troco, lançamentos errados, pagamentos feitos e nunca registrados e, no pior dos casos, a apropriação indevida. A arqueação detecta a falta, mas não a explica: a investigação começa revisando os movimentos do dia, os comprovantes e as pessoas que mexeram no caixa.

O tratamento contábil da falta depende do que a investigação encontrar. Se não for identificado um responsável, a falta é lançada como despesa ou perda do negócio: debita-se uma conta como Perdas por falta de caixa e credita-se a conta Caixa. Se for identificada a pessoa responsável, por exemplo um caixa que reconhece ter dado o troco errado, o valor não se perde para o negócio: ele vira uma conta a receber do funcionário, que é debitada, enquanto a conta Caixa é creditada. Quando o funcionário paga a falta ou ela é descontada do salário, debita-se a conta Caixa ou a conta de folha e credita-se a conta a receber. Antes de escolher entre despesa e conta a receber, vale investigar com calma: lançar como perda uma falta que tem responsável faz o negócio perder um dinheiro que poderia recuperar.

O fundo fixo de caixa pequena

Muitos negócios mantêm um fundo fixo de caixa pequena: uma quantia pequena de dinheiro, sempre a mesma, destinada às despesas miúdas do dia, como transporte, café de uma reunião, papelaria de última hora ou uma entrega. A regra do fundo é que ele só é usado para despesas miúdas e que cada despesa precisa trazer o seu comprovante. Quando o fundo vai acabando, ele é reposto: somam-se os comprovantes das despesas e entrega-se dinheiro, ou faz-se uma transferência, pelo valor total desses comprovantes. Nesse momento as despesas são lançadas, debitando cada conta de despesa correspondente e creditando a conta de onde saiu o dinheiro da reposição. O fundo em si nunca muda de valor: é sempre o mesmo valor aprovado, e por isso se chama fundo fixo.

Erros comuns com o caixa

A experiência dos negócios mostra que os problemas com o caixa quase sempre vêm dos mesmos erros, todos evitáveis:

• Usar o caixa como bolso pessoal. Pagar despesas pessoais com o dinheiro do negócio, sem registro, ou pegar dinheiro emprestado do caixa e devolver depois sem deixar rastro. Esse dinheiro some dos registros e a arqueação nunca bate.
• Não fazer arqueações. Sem contagens periódicas, as pequenas diferenças se acumulam por semanas e, quando o problema finalmente aparece, já não há como saber quando começou nem quem esteve envolvido.
• Lançar despesas sem comprovante. Uma despesa anotada sem o seu comprovante não pode ser demonstrada e deixa o caixa sem explicação: na arqueação, ninguém sabe dizer o que aconteceu com aquele dinheiro.
• Esconder as diferenças. Bater o caixa empurrando a falta do dia para o registro do dia seguinte, ou guardando a sobra para cobrir uma futura falta, transforma um erro pequeno num problema grande.
• Misturar os dinheiros. Receber pagamentos pessoais no caixa do negócio, guardar o troco de casa na mesma gaveta ou usar um só caixa para vários negócios destrói a informação que a conta Caixa deveria dar.

O controle do caixa, em resumo

A conta Caixa é um ativo que se move todos os dias com lançamentos respaldados por comprovantes, e a arqueação é o controle que a protege: contar, comparar, investigar e lançar. As diferenças têm tratamento definido: a falta é uma despesa ou uma perda quando não há responsável, e uma conta a receber quando há; a sobra é uma receita que fica numa conta separada enquanto se procura o dono. Manter os registros em dia, fazer arqueações frequentes e não misturar o dinheiro do negócio com o dinheiro pessoal são os três hábitos que mantêm o caixa saudável. Ferramentas como o Kardex Tauro ajudam a registrar os movimentos de caixa e a saber a qualquer momento qual deveria ser o saldo, para que a arqueação do fim do dia seja uma verificação rápida e confiável, e não um mistério arrastado de um mês para o outro. Com essa rotina, o dinheiro vira a informação mais transparente do negócio.