Encerramento contábil do período

Encerramento contábil do período

O encerramento contábil do período é o grande final do ciclo estudado nas primeiras lições deste manual: primeiro os movimentos do dia a dia são registrados, depois eles são organizados no razão e nas fichas de estoque, mais adiante é elaborado o balancete de verificação e, por fim, o período é encerrado. Encerrar não significa terminar o negócio nem guardar os livros em uma gaveta: significa colocar uma fronteira organizada entre o que já passou e o que vem, para saber quanto o negócio ganhou ou perdeu nesse trecho e para que o período seguinte comece com números limpos. Esta lição explica esse final passo a passo, com o exemplo da loja de ferragens que acompanha todo o curso.

Serão vistos aqui cinco momentos do encerramento: os ajustes finais do período, a apuração do resultado, a transferência desse resultado para o patrimônio líquido, a transformação do estoque final em estoque inicial e o início do novo período com as contas de resultado zeradas. Também serão mostrados um exemplo numérico completo, um calendário prático para encerrar cada mês e cada ano, o papel das fichas de estoque e dos documentos em dia e os erros mais comuns que convém evitar. Ao final, o leitor saberá exatamente o que acontece nos livros quando um mês termina e quando um ano termina.

Um mesmo encerramento, dois ritmos: o mensal e o anual

Vale esclarecer desde o início que um pequeno negócio encerra dois tipos de período com o mesmo método: o mês e o ano. O encerramento mensal é leve e tem um propósito de controle: revisar o caixa, comparar o estoque com as fichas, verificar se as despesas estão fugindo do orçamento e confirmar que os lançamentos do mês ficaram completos. O encerramento anual é o mesmo processo, porém completo e definitivo: todos os ajustes são feitos, o resultado do ano é apurado, esse resultado é levado ao patrimônio líquido e as contas são preparadas para o ano seguinte. Quem aprende a encerrar bem um mês já aprendeu metade do encerramento anual, porque os passos são os mesmos e só muda a profundidade.

Neste manual, a palavra período é usada para os dois casos: cada mês é um período contábil e cada ano também é. O encerramento mensal mantém os livros em dia e evita que os erros se acumulem; o encerramento anual entrega os números definitivos com os quais o dono sabe quanto o negócio ganhou no ano. Os passos explicados a seguir servem para os dois ritmos.

Passo um: os ajustes finais do período

Antes de apurar o resultado, é preciso garantir que cada conta reflita a realidade do negócio no último dia do período. Durante o mês, os movimentos foram lançados conforme aconteciam, mas alguns valores só são conhecidos com certeza no final: quanta mercadoria realmente sobrou no depósito, quanto os móveis e as ferramentas se desgastaram ou quais despesas ficaram pendentes de pagamento. Os lançamentos que corrigem essas diferenças são chamados de ajustes e são o primeiro passo do encerramento.

O ajuste mais importante para um negócio de compra e venda é o do estoque. A ficha de estoque de cada produto diz quantas unidades deveriam existir no depósito, mas a realidade só é confirmada com a contagem: caixas, sacolas e unidades são contadas, os totais são comparados com as fichas e a diferença é anotada. Se houver menos mercadoria do que o registrado, a diferença pode ter se perdido, danificado, sido roubada ou entregue por engano, e deve sair do estoque como falta; se houver mais, o excedente também é registrado. O estoque final do período deve ser o resultado da contagem, e não o saldo das fichas, porque a contagem mostra o que existe de verdade.

O segundo ajuste habitual é a depreciação do período. Os móveis, a vitrine, a caixa registradora, a moto das entregas e as ferramentas são usados todos os dias e, com o uso, perdem valor. A depreciação distribui esse desgaste entre os períodos em que o bem presta serviço: a cada mês, uma parte é reconhecida como despesa. No encerramento, verifica-se se a depreciação do mês ou do ano foi lançada, para que a despesa fique no período certo e o valor dos bens nos livros seja razoável.

O terceiro ajuste são as provisões. Quando se sabe que um cliente provavelmente não vai pagar a dívida, reconhece-se uma provisão para créditos de liquidação duvidosa; quando há uma ação judicial, uma reclamação ou uma obrigação incerta, provisiona-se o valor estimado. A provisão não é uma despesa paga: é uma despesa reconhecida por precaução, para que o resultado do período não pareça melhor do que realmente é. No encerramento, revisa-se se as provisões do período estão completas.

Por fim, revisam-se as despesas que ficaram pelo caminho. Uma conta de luz que chegou depois do fechamento do mês, ou um salário pago nos primeiros dias do mês seguinte, são despesas do período que ainda não foram pagas: elas são reconhecidas como pendentes. No sentido contrário, um seguro ou um aluguel pagos antecipadamente cobrem vários meses e devem ser distribuídos entre eles, em vez de lançados de uma só vez. São ajustes simples, mas esquecê-los muda o resultado.

Passo dois: apurar o resultado do período

Com os ajustes feitos, todas as contas dizem a verdade e chega o momento central do encerramento: apurar quanto o negócio ganhou ou perdeu no período. As contas de receita e as contas de despesa são temporárias: elas acumulam os valores de um único período e, quando o período termina, precisam ficar zeradas para receber os movimentos do seguinte. Esse esvaziamento é feito transferindo os saldos para uma conta especial chamada Resultado do exercício, que reúne todas as receitas de um lado e todas as despesas do outro.

O movimento é simples: cada conta de receita entrega seu saldo à conta de resultado e cada conta de despesa faz o mesmo. O que sobra na conta Resultado do exercício é a diferença entre o que foi ganho e o que foi gasto: se as receitas superam as despesas, há lucro; se as despesas superam as receitas, há prejuízo. Ao terminar a transferência, as contas de vendas, de serviços, de despesas e de custo das mercadorias vendidas ficam zeradas, prontas para recomeçar.

O exemplo da loja de ferragens mostra isso com clareza. No período, o negócio vendeu mercadorias por 17.500.000; a mercadoria vendida custou 10.000.000 e as despesas do período somaram 5.000.000. Para encerrar as contas, debita-se a conta Vendas em 17.500.000 e credita-se a conta Resultado do exercício no mesmo valor; depois, debita-se Resultado do exercício em 15.000.000 e creditam-se o custo das mercadorias vendidas em 10.000.000 e as despesas em 5.000.000. Ao final, a conta Resultado do exercício fica com saldo de 2.500.000 a favor do negócio: esse é o lucro do período.

Esse par de lançamentos é o lançamento de encerramento das contas de resultado e merece ser bem compreendido, porque é a engrenagem que reinicia o jogo: vendas, descontos, devoluções, custo das mercadorias vendidas, salários, contas de consumo e demais contas temporárias ficam zeradas, e a conta Resultado do exercício fica com um único valor, o lucro ou o prejuízo do período. Se o negócio mantém os registros em dia, esse passo vira poucos lançamentos por ano e pode ser conferido com o balancete de verificação, no qual os saldos de receita e de despesa devem coincidir com os totais transferidos.

Passo três: o resultado vai para o patrimônio líquido

O lucro do período não pode ficar flutuando em uma conta separada: ele pertence ao dono ou aos sócios, e por isso o passo seguinte é levá-lo ao patrimônio líquido, a parte dos livros onde se acumula o valor que realmente pertence aos donos do negócio. Se o período encerrou com lucro, o patrimônio líquido aumenta; se encerrou com prejuízo, ele diminui, porque o negócio gastou mais do que gerou e essa falta consome parte do valor acumulado.

Na prática, a conta Resultado do exercício entrega seu saldo à conta de lucros acumulados ou diretamente à conta do sócio, conforme a forma como o negócio está organizado. Se o dono retira dinheiro para despesas pessoais, essa retirada também aparece no patrimônio líquido ao final do período. É importante enxergar o patrimônio líquido como um todo: os aportes do dono, os lucros que foram ficando no negócio e as retiradas já feitas. Um encerramento bem feito atualiza essa fotografia completa.

Esse passo liga o encerramento ao que foi estudado sobre patrimônio líquido em lições anteriores: as contas de patrimônio líquido são permanentes, como as de ativo e passivo, e por isso não são esvaziadas no fechamento. A única coisa que muda com o encerramento é o valor delas: sobe se houve lucro, desce se houve prejuízo ou retiradas. A conta Resultado do exercício é então a ponte entre as contas temporárias, que são esvaziadas, e as contas permanentes, que continuam.

Passo quatro: o estoque final vira o estoque inicial do período seguinte

O estoque tem um privilégio especial no encerramento: o valor final não desaparece nem recomeça do zero, ele se torna o ponto de partida do período seguinte. A mercadoria que ficou no depósito no último dia do ano é exatamente a que está no depósito no primeiro dia do ano novo, e por isso o estoque final deste período é transferido como estoque inicial do novo período. Esse valor é o primeiro número do custo das mercadorias vendidas do período que começa: ao que existia no início somam-se as compras e subtrai-se o que sobrar no final.

Por isso o ajuste do estoque do passo um é tão importante: se a contagem não for feita ou a diferença não for lançada, o erro é arrastado para o período seguinte e o custo das mercadorias vendidas do novo período nasce errado. As fichas de estoque recomeçam com o estoque inicial como primeiro lançamento de cada produto e, a partir daí, entradas e saídas continuam sendo anotadas como sempre. Encerrar bem um período é a melhor forma de abrir bem o seguinte.

Passo cinco: o novo período começa com as contas de resultado zeradas

Com o resultado levado ao patrimônio líquido, os livros ficam prontos para o período novo. As contas patrimoniais, isto é, as de ativo, passivo e patrimônio líquido, conservam seus saldos: o dinheiro em caixa, o que os clientes devem, o que se deve aos fornecedores, a mercadoria no depósito e o patrimônio do negócio continuam existindo e não podem sumir dos livros. As contas de resultado, por sua vez, começam o período novo zeradas: ainda não se vendeu nada, ainda não se gastou nada, e o resultado do exercício anterior já cumpriu sua função.

Quando o calendário marca o primeiro dia do período novo, o ciclo contábil recomeça exatamente como foi estudado nas primeiras lições: chega a primeira venda, registra-se a primeira despesa, atualizam-se as fichas de estoque e a história volta a ser escrita. A diferença é que agora os livros começam com números verificados e com um resultado conhecido, e isso dá ao dono uma base firme para decidir: sabe quanto ganhou, quanto vale o estoque e quanto precisa cobrar ou pagar.

Os passos do encerramento em uma tabela

Um calendário prático para o encerramento

O encerramento não é feito somente em dezembro: um negócio organizado encerra as contas todo mês e faz uma revisão maior todo ano. A diferença está na profundidade, não no método. O calendário a seguir resume o que convém revisar mês a mês e o que fica para o encerramento anual, para que nenhuma conta chegue ao fim do ano com surpresas acumuladas.

O papel do software e dos documentos em dia

O encerramento é feito com os papéis do negócio: notas de venda, recibos de compra, comprovantes de pagamento, extratos bancários e fichas de estoque. Se esses documentos estão em dia e cada um foi lançado quando aconteceu, o encerramento vira uma revisão rápida e não uma reconstrução de meses perdidos. Um sistema como o Kardex Tauro ajuda a manter essa informação organizada e disponível, porque os movimentos são lançados uma única vez e depois podem ser consultados por período, por conta ou por produto.

Não se trata de inventar funções mágicas: o software não faz o encerramento sozinho, mas o torna mais rápido e com menos erros. Se as fichas de estoque da mercadoria estão atualizadas, a contagem é comparada em minutos; se as despesas foram lançadas com seus comprovantes, o total do período sai de um relatório e não da soma de recibos soltos; se as contas a receber estão em dia, a provisão é calculada sobre dados confiáveis. O papel da ferramenta, como o Kardex Tauro neste curso, é liberar tempo para que o contador ou o dono se concentre na revisão e nas decisões, que são a parte que nenhum programa faz por eles.

Erros comuns ao encerrar o período

A experiência dos pequenos negócios mostra que o encerramento falha quase sempre pelos mesmos descuidos. Os mais frequentes são estes:

• Encerrar sem ajustar o estoque. Se a mercadoria não é contada ou a diferença não é lançada, o custo das mercadorias vendidas, o resultado e o estoque inicial do período seguinte nascem com erro.
• Não fazer o encerramento mensal. O negócio que só encerra em dezembro acumula meses de erros e passa os primeiros meses do ano reconstruindo o que deveria ter sido revisado mês a mês.
• Esquecer as despesas pendentes ou pagas antecipadamente. Uma conta que chega atrasada ou um seguro pago antecipadamente, mal colocados, inflam ou reduzem o resultado do período errado.
• Misturar as contas do negócio com as pessoais do dono. Despesas da família pagas com o caixa do negócio sujam o resultado e o patrimônio líquido se não forem separadas e lançadas direito.
• Não conferir o balancete de verificação antes de encerrar. Se o total dos débitos não coincide com o dos créditos, o erro é descoberto no encerramento, quando é mais difícil de rastrear.

O encerramento contábil do período é, no fundo, um ato de organização: coloca uma data de corte na história do negócio, diz quanto se ganhou, deixa o estoque medido e abre o período seguinte com contas limpas. O dono que encerra todo mês sabe sempre onde está pisando, e o que encerra todo ano sabe quanto vale o próprio esforço. Com os registros em dia, com o estoque contado e com o exemplo da loja de ferragens em mãos, o grande final do ciclo contábil deixa de ser um mistério de fim de ano e vira uma rotina clara, repetida período após período.