Modelo de circular interna em Word (download grátis)

Modelo de circular interna em Word (download grátis)

Uma circular interna é o documento curto com que a empresa comunica a mesma mensagem a várias pessoas ao mesmo tempo: uma mudança de horário, uma nova instrução de trabalho, uma medida de segurança, uma política de limpeza ou a data em que um procedimento passa a valer. Usa-se quando a mensagem não é para uma pessoa só, mas para um grupo inteiro: toda a equipe de depósito, todo o pessoal administrativo, todos os motoristas ou todos os supervisores de área.

A circular se diferencia do memorando pelo alcance dos destinatários. O memorando resolve um assunto entre dois: quem escreve e quem recebe. A circular, por sua vez, é dirigida a um grupo e afixada em local visível, de modo que todos a leiam no mesmo momento e com as mesmas palavras. Por isso ela serve para instruções que precisam ficar claras para todos, e não apenas para o primeiro que as ouviu.

O problema real das circulares não está no texto, e sim na constância. Uma instrução transmitida de boca, numa conversa rápida ou numa mensagem que depois é apagada é uma instrução que, em poucas semanas, ninguém lembra ter recebido. Quando alguém descumpre uma medida que a empresa comunicou, a primeira pergunta é sempre a mesma: ficou registrado que essa pessoa recebeu? O modelo que você pode baixar nesta página resolve exatamente essa parte: além do corpo da circular, ele traz um bloco de comprovação de recebimento com espaço para nome, documento e assinatura.

O que é exatamente uma circular interna

Uma circular interna é uma comunicação escrita de caráter geral e descendente: desce de um nível de decisão para o restante do pessoal. Não é uma carta pessoal nem uma resposta a um caso particular; é uma mensagem única, redigida uma só vez e dirigida a muitas pessoas. Reconhece-se por cinco elementos: um assunto concreto, um destinatário coletivo, uma data de vigência, um responsável identificado e um mecanismo de constância.

A vigência é o que separa uma circular de um simples aviso. O aviso informa; a circular estabelece desde quando vale uma instrução e quem responde por ela. Por isso o modelo reserva um bloco de dados para responder a quatro perguntas antes de escrever o corpo: a quem se dirige, desde quando vale, quem é o responsável e qual área a emite. Quando essas quatro respostas estão claras, o texto sai em minutos e quase não deixa espaço para interpretação.

Há uma terceira diferença que costuma passar despercebida: a circular é guardada. O aviso sai do mural, a mensagem se perde no telefone e a instrução falada se dilui; a circular assinada fica arquivada junto com a folha de comprovação. É essa folha que permite reconstruir, meses depois, o que foi comunicado, a quem e em que data.

Para que serve uma circular interna

• Comunicar mudanças de horário, turnos, escalas ou dias de atendimento ao público.
• Divulgar novas instruções de trabalho: como se recebe uma mercadoria, como se separa um pedido, como se reporta uma ocorrência.
• Informar medidas de segurança e saúde: uso de equipamento de proteção, rotas de saída, restrições de acesso a áreas.
• Anunciar políticas internas de limpeza, uso de áreas comuns, estacionamento ou uso de equipamentos da empresa.
• Comunicar mudanças administrativas: novos responsáveis de área, novos canais para pedir autorizações, novos horários de faturamento.
• Deixar registrado que uma instrução chegou ao pessoal, para poder conferi-la quando for preciso.

Em todos esses casos o objetivo é o mesmo: que a mensagem chegue completa e seja dita bem uma única vez, em vez de ser repetida de pessoa em pessoa com variações. Uma circular bem feita economiza dezenas de conversas e, acima de tudo, impede que cada um aplique a instrução do seu jeito.

O que o modelo de circular interna inclui

O modelo traz os blocos já montados e em ordem, tirados de uma circular real de uso interno. A tabela a seguir resume o que se escreve em cada um.

O bloco de comprovação é o mais esquecido e o mais necessário. O modelo já o traz com três linhas prontas, então basta imprimir e passar a folha entre o pessoal no momento em que a circular é afixada. A tabela a seguir mostra como esse bloco fica no arquivo.

Como usar o modelo, passo a passo

A ordem dos passos importa: primeiro se definem o alcance e a vigência, depois se redige e só no fim se assina e se distribui. Se o texto vier antes, quase sempre é preciso reescrevê-lo.

1. Substitua o cabeçalho: apague as três linhas de exemplo e escreva o nome real da empresa, a área que emite e os dados de contato. Se a sua empresa usa um código interno para as comunicações, escreva-o ao lado da data.
2. Defina a data e o assunto. A data deve ser a de emissão real e o assunto, uma única linha concreta, sem enfeites.
3. Preencha o bloco de dados: a quem se dirige, desde quando vale, quem é o responsável e qual área emite.
4. Escreva o corpo em dois parágrafos: o primeiro diz o que se comunica e o segundo, desde quando vale e quem é abrangido.
5. Redija as três instruções numeradas. Cada uma deve começar com um verbo e dizer, de forma conferível, o que a pessoa tem de fazer.
6. Revise o parágrafo de fechamento e deixe claro a quem se pergunta e por qual canal.
7. Assine a circular, imprima o bloco de comprovação e afixe a circular nos pontos visíveis enquanto a folha de assinaturas circula pelo pessoal.
8. Guarde uma cópia. Arquive a circular junto com a folha de comprovação assinada, na mesma pasta e com a mesma data, para encontrá-la meses depois.

O que revisar antes de afixar a circular

• Que o assunto diga o tema exato e não um rótulo vago como comunicado ou informação importante.
• Que a vigência tenha data. Uma circular sem data de início vale algum dia.
• Que as instruções sejam conferíveis: se não dá para verificar o cumprimento, também não dá para exigi-lo.
• Que o destinatário esteja definido. Todo o pessoal e o pessoal do depósito não são o mesmo grupo.
• Que o bloco de comprovação tenha espaço para documento e data, e não só para a assinatura.
• Que o texto caiba em uma página: se for preciso virar a folha, boa parte do pessoal não lerá o outro lado.

Quando vale a pena passar para um sistema

Uma circular em Word cumpre bem o seu papel enquanto as comunicações são poucas e a equipe é pequena. A partir de certo ponto, sustentar a constância no papel vira um trabalho à parte: é preciso correr atrás de quem não assinou, guardar as folhas numa pasta que só uma pessoa conhece e responder, toda vez que a pergunta aparece, o que foi comunicado, a quem e em que data. Quando a empresa precisa saber tudo isso sem depender de uma pasta física, um sistema começa a se pagar. O Kardex Tauro guarda modelos e registros num mesmo lugar e permite relacionar cada comunicação interna com as pessoas que devem confirmar o recebimento, o que ajuda quando várias áreas emitem circulares ao mesmo tempo. Dito com honestidade: se a operação é pequena e as circulares são poucas, o modelo baixado é suficiente; o sistema faz sentido quando o volume ou a necessidade de prova ultrapassam o que uma pasta aguenta.

Antes de decidir, faça uma pergunta simples: quanto tempo você leva hoje para mostrar que uma instrução foi comunicada a todo o pessoal e em que data? Se a resposta se mede em dias de busca, é hora de avaliar a mudança. Se se resolve abrindo uma pasta, o modelo continua sendo a melhor ferramenta.