Modelo de carta de demissão em Word (download grátis)

Modelo de carta de demissão em Word (download grátis)

A carta de demissão é o documento com que o trabalhador comunica por escrito a sua decisão de encerrar de forma voluntária o vínculo de trabalho com uma empresa. É uma carta curta, de uma única página, escrita na primeira pessoa e entregue assinada em papel. Ao contrário das atas e das comunicações internas de uma organização, este modelo não tem timbre: não é emitido pela empresa, é escrito pelo próprio trabalhador, e por isso a redação é responsabilidade de quem se demite.

Na prática, muitas demissões são comunicadas primeiro de forma verbal, numa conversa com o superior imediato, e só depois são registradas por escrito. Essa ordem é razoável do ponto de vista humano, mas deixa uma lacuna documental: se a conversa não fica registrada, ninguém consegue comprovar depois quando a decisão foi comunicada nem qual foi o último dia combinado. A carta resolve essa lacuna. É o registro que fixa a data da comunicação, o cargo, o último dia de trabalho e o compromisso de entregar as funções e os recursos sob a sua responsabilidade.

Este modelo reúne os blocos de que uma carta de demissão precisa, na ordem em que são lidos, com os espaços marcados entre colchetes para que você só precise substituí-los pelos seus próprios dados. Nas seções seguintes explicamos quando convém usá-la, que informações reunir antes de escrevê-la e o que revisar antes de assinar e entregar.

O que é a carta de demissão e por que ela importa

A carta de demissão é uma comunicação formal e unilateral: o trabalhador decide encerrar o vínculo e coloca essa decisão por escrito. Não precisa da assinatura de mais ninguém para existir como documento; precisa, sim, de chegar às mãos da empresa e de ficar registrada. Por isso a recomendação prática é entregá-la em duas vias: uma para a empresa e outra que fica com o trabalhador com a constância de recebimento.

O seu valor é duplo. Para fora, funciona como prova da data em que a decisão foi comunicada e do último dia de trabalho assumido; essa data é o que permite verificar depois o aviso prévio. Para dentro, obriga a colocar no papel o que muitas vezes fica no ar: quais funções são entregues, quais recursos estão sob a responsabilidade do trabalhador e a quem pedir a confirmação da quitação.

A carta não é uma ata de entrega nem um termo de quitação: é o passo anterior aos dois. A entrega de funções, chaves, equipamentos e documentos é registrada depois, na ata correspondente. A carta apenas anuncia a decisão e fixa a data; o detalhe operacional vem nos documentos seguintes.

Para que serve

• Comunicar a decisão de encerrar o vínculo de forma clara e por escrito, para que não fique apenas numa conversa.
• Fixar a data da comunicação e o último dia de trabalho assumido.
• Deixar constância do aviso prévio, isto é, do tempo que transcorre entre o aviso e a saída, tal como previsto no contrato ou combinado com a empresa.
• Assumir o compromisso de entregar de forma organizada as funções, os documentos e os recursos sob a sua responsabilidade antes da data de saída.
• Pedir a confirmação de recebimento e as informações sobre o processo de acerto e quitação.
• Servir de suporte para a área de Recursos Humanos, que precisa do documento para iniciar os seus próprios procedimentos internos.

O que o modelo inclui

O modelo ocupa uma única página e segue a ordem clássica de uma carta formal. Estes são os seus blocos, tal como aparecem no arquivo:

Dados que convém ter à mão antes de escrevê-la

Uma carta de demissão tem poucos espaços em branco, mas cada um exige um dado exato. Reuni-los antes de abrir o arquivo evita deixar o documento pela metade e evita corrigi-lo depois de assinado.

Como usá-la passo a passo

1. Abra o arquivo no Word e salve uma cópia com o seu nome, para não trabalhar sobre o original.
2. Preencha a cidade e a data da carta. Essa é a data considerada como data da comunicação, portanto escreva-a apenas quando o documento estiver pronto para ser entregue.
3. Preencha o bloco do destinatário com o nome da empresa e o nome e o cargo do superior imediato. Se não souber o endereço exato, indique ao menos a cidade e a área.
4. Escreva o assunto e o parágrafo de demissão com o cargo exato e a data de admissão. O cargo deve coincidir com o do contrato: não use abreviações nem nomes internos.
5. Defina e escreva o último dia de trabalho e mencione o aviso prévio previsto no contrato ou combinado com a empresa. Confira essa data duas vezes: é o dado em que mais se erra.
6. Complete o parágrafo do compromisso de entrega. Vale ser concreto: funções, documentos, equipamentos, chaves e acessos que ficam sob a sua responsabilidade.
7. Revise a despedida, a assinatura e os dados de contato, e ajuste a linha de cópia conforme os destinatários reais.
8. Imprima duas vias e assine. Como esta carta é escrita pelo trabalhador e não pela empresa, não tem timbre nem rodapé corporativo, de modo que não há dados da companhia a substituir no cabeçalho: o único elemento que deve coincidir é o nome da empresa no bloco do destinatário e no parágrafo de demissão.

Como escolher o último dia de trabalho

O último dia de trabalho não é uma data qualquer: é o resultado da soma do aviso prévio ao dia em que a empresa recebe a carta. Por isso convém fazer o cálculo antes de escrever, com o calendário à vista, e não depois de o documento estar redigido.

Três regras práticas ajudam. Primeira: conte o aviso prévio a partir da data de entrega do documento e não a partir da data em que conversou sobre a decisão, porque são dias diferentes. Segunda: confirme se o aviso prévio combinado é contado em dias corridos ou em dias úteis, já que o resultado muda bastante. Terceira: se a data calculada cair num dia não útil, ajuste para o dia útil seguinte antes de escrevê-la, e não depois de assinar.

Se o trabalhador e a empresa combinarem uma data diferente da que resulta do aviso prévio, registre esse acordo no parágrafo do último dia e do aviso prévio, com uma frase simples do tipo: a data de saída foi combinada com a empresa. A carta precisa poder ser lida sozinha, sem explicações adicionais de quem a escreveu.

Quem assina a carta e quem a recebe

A assinatura é do trabalhador, não da empresa. Por isso a carta não é protocolada como uma comunicação corporativa: é entregue no setor de Recursos Humanos ou ao superior imediato, e se pede um comprovante. Se a entrega for pessoal, leve duas vias; se for por correio eletrônico, guarde a mensagem enviada e a resposta de confirmação.

Um ponto que costuma gerar dúvidas: o trabalhador não precisa que a empresa aprove a demissão para que a demissão exista. A carta comunica uma decisão, não pede autorização. A confirmação solicitada no modelo diz respeito ao recebimento do documento e ao procedimento de acerto e quitação, e não a se a saída é aceita ou não.

Erros frequentes ao redigir uma carta de demissão

• Entregá-la sem data ou com a data em branco: sem data, a carta não serve para verificar o aviso prévio.
• Escrever mal o cargo ou o nome da empresa. Um cargo diferente do contrato obriga a corrigir o documento depois.
• Confundir o último dia de trabalho com o dia da assinatura. São duas datas distintas e cumprem funções distintas.
• Deixar os colchetes do modelo sem substituir. É o erro mais visível e o que mais desconfiança gera.
• Entregar apenas uma via e ficar sem constância de recebimento.
• Anunciar a demissão de palavra e nunca entregar o documento, o que deixa o processo sem suporte.

O que revisar antes de assinar e entregar

• Que o seu nome, o documento e os dados de contato estejam completos e bem escritos.
• Que o cargo e a data de admissão coincidam com o contrato.
• Que as duas datas-chave estejam corretas: a data da carta e o último dia de trabalho.
• Que o parágrafo do aviso prévio reflita o que foi combinado, sem prometer prazos que depois não possam ser cumpridos.
• Que o texto mantenha um tom sereno e agradecido: é um documento que fica arquivado e que pode ser lido de novo.
• Que fique claro o compromisso de entrega de funções e recursos, e a que área se dirige o pedido de acerto e quitação.
• Que não fiquem colchetes, comentários do Word nem texto de exemplo.

O aviso do modelo: guarde a sua constância

O arquivo inclui no final uma advertência que vale a pena levar a sério: guarde uma cópia desta carta com a data e o carimbo ou a assinatura de recebimento, porque é a sua constância do aviso prévio. A carta que se entrega e não se registra em nenhum lugar é, na prática, uma carta que não existe. Peça que recebam o documento e que devolvam uma via marcada, ou envie-o por um meio que deixe rastro da entrega.

Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor antes de utilizá-lo num caso concreto e ajuste os prazos e as condições ao que foi combinado no seu contrato.

Quando vale a pena passar para um sistema

Uma carta de demissão se resolve com um arquivo de Word e uma assinatura, portanto não precisa de software. O que se complica é o que vem depois: a entrega de funções, de chaves e de equipamentos e, quando o trabalhador tem produto sob a sua responsabilidade, a entrega do estoque da área. É aí que o papel começa a ficar curto, porque a contagem, as diferenças e o rastro de quem entregou o quê se perdem entre pastas.

Se a sua empresa movimenta mercadoria e as saídas de pessoal se repetem, convém que essa entrega seja registrada num sistema em que o estoque e os movimentos já estejam carregados. Com o Kardex Tauro a listagem de estoque e a ficha de estoque da área saem do mesmo lugar onde se opera, de modo que a ata de entrega é preenchida com números que não precisam ser reconstruídos à mão. Não é uma obrigação nem uma regra geral: é uma decisão que se justifica quando o volume de referências e a frequência das transferências fazem com que a contagem manual custe mais tempo do que economiza.