Modelo de proposta comercial em Word (download grátis)

Modelo de proposta comercial em Word (download grátis)

Uma proposta comercial se ganha ou se perde em duas frentes: o que o cliente entendeu quando você explicou a oferta e o que ficou escrito no papel. A primeira depende da conversa; a segunda depende do documento. Na prática, é a segunda que gera problema, porque um preço enviado por mensagem, sem escopo, sem prazos e sem assinatura, deixa em aberto justamente as perguntas que depois viram discussão: o que o valor cobre, até quando ele se mantém, quem assume os deslocamentos, o que acontece se o cliente pedir uma mudança e a partir de que data se conta a entrega.

Este modelo de proposta comercial em Word foi feito para fechar essa lacuna. É um arquivo .docx com o timbre da empresa, a cidade e a data, o bloco do destinatário, o assunto, a saudação e cinco seções numeradas — o que entendemos da sua necessidade, o que a proposta inclui, o investimento, as condições comerciais e a aceitação — além de uma tabela de investimento com linha de total e um bloco de assinaturas para as duas partes. Os campos entre colchetes são os que se substituem: nomes, cargos, datas, valores, prazos e moeda.

Quem usa são as pessoas que vendem: donos de pequenas empresas, representantes comerciais, gerentes de área, distribuidores, oficinas, prestadores de serviço e equipes técnicas que orçam obra ou manutenção. Serve tanto para uma empresa de uma só pessoa quanto para um departamento comercial com vários vendedores, desde que todos saiam com o mesmo formato. Quando toda proposta tem a mesma cara e diz as mesmas coisas, o cliente compara ofertas e não apresentações.

O que é uma proposta comercial

Uma proposta comercial é o documento em que o fornecedor explica a um possível cliente o que oferece, por que aquilo ajuda, quanto custa e em que condições. Não é uma lista de preços nem um catálogo: é um texto ordenado que primeiro mostra que você entendeu o problema e depois apresenta a solução com seus números e suas regras.

Vale separá-la de dois documentos com os quais ela costuma se confundir. Um orçamento responde à pergunta de quanto custa; uma proposta responde o que o cliente precisa, o que se oferece para resolver e quanto isso custa. Um contrato, por sua vez, já obriga as partes por um período; a proposta é o passo anterior, a oferta que o cliente aceita ou recusa. Quando essa aceitação é assinada no próprio documento, a proposta passa a ser o registro comum do que foi combinado antes de começar.

Por isso este modelo tem bloco de assinaturas. A seção de aceitação não é enfeite: é o ponto em que o cliente registra que revisou o escopo, os valores e as condições, e que autoriza o início dos trabalhos. Sem essa assinatura, qualquer mudança de ideia depois volta a ser discutida do zero.

Para que serve uma proposta comercial

• Apresentar a mesma estrutura de oferta a todos os clientes, para que nenhuma proposta saia sem escopo, sem preço ou sem prazo.
• Deixar por escrito o que o trabalho inclui e, principalmente, o que fica de fora, que é a causa mais comum de reclamação.
• Fixar desde o começo a validade da oferta, a moeda e a forma de pagamento, antes de o cliente tratar o preço como definitivo.
• Negociar prazo de entrega e garantia uma única vez, em vez de repetir a conversa a cada pedido.
• Obter uma aceitação assinada que autorize o início da produção, do despacho ou da instalação.
• Servir de suporte ao pedido de compra, à fatura e à entrega, e de base para o contrato quando o cliente exigir um.
• Comparar versões quando o cliente pede ajustes: fica claro o que mudou entre a primeira proposta e a terceira.

O que o modelo inclui

O arquivo segue a ordem de uma carta comercial: primeiro os dados, depois o conteúdo e no fim as assinaturas. Estas são as suas partes.

O que significa cada campo entre colchetes

Os colchetes marcam os dados que mudam em cada proposta. São os que precisam ser definidos antes da assinatura, porque são os que depois viram cobrança.

Como usar o modelo passo a passo

1. Substitua os dados do timbre: nome da empresa, identificação, endereço, cidade, telefone, correio eletrônico e site. Se a sua empresa mantém uma numeração de documentos comerciais, escreva o número no cabeçalho ou no rodapé, para poder citá-lo quando o cliente perguntar pela proposta.
2. Escreva a cidade e a data do dia da emissão, não a data em que você começou a prepará-la.
3. Complete o bloco do destinatário com a empresa cliente, a pessoa a quem se dirige, o cargo e a cidade.
4. Redija o assunto com o produto ou o serviço, sem abreviações internas que o cliente não entenda.
5. Escreva a seção 1 em duas ou três linhas e use as palavras do cliente. Se ele disse que perde tempo contando à mão, não escreva que ele tem uma oportunidade de melhoria nos processos.
6. Monte a tabela da seção 2 com os componentes, o detalhe de cada um e o seu prazo. Use a coluna de detalhe para deixar claro o que não está incluído.
7. Preencha a tabela de investimento: conceito, quantidade, valor unitário e valor total. Some duas vezes e confira se o total bate com o que o texto diz.
8. Complete as condições comerciais: validade, moeda, forma de pagamento, prazo de entrega ou início e garantia ou suporte.
9. Revise nomes, cargos e contatos antes de enviar. Um nome escrito errado no destinatário é a primeira coisa que se nota.
10. Envie a proposta e, quando o cliente aceitar, assinem as duas colunas da seção 5 com documento e cargo. Guarde o original assinado e uma cópia, e anote o número do documento na pasta comercial.

Erros frequentes em uma proposta comercial

• Enviar os valores sem conferir a soma nem a moeda: o erro aparece depois do envio e obriga a corrigir na frente do cliente.
• Deixar o escopo aberto com frases do tipo e o que for preciso ou ajustes menores incluídos. Tudo o que não foi escrito se paga duas vezes: em dinheiro e em confiança.
• Omitir a validade da oferta, que é o que permite recalcular quando o cliente responde tarde.
• Prometer prazos que dependem de terceiros — fornecedores, transportadoras, instaladores — sem dizer isso na seção de escopo.
• Copiar uma proposta anterior e esquecer de trocar o nome do cliente, o assunto ou a data. É um erro comum e difícil de disfarçar.
• Aceitar mudanças por telefone ou mensagem e não reenviar a versão corrigida, de modo que cliente e fornecedor ficam com documentos diferentes.
• Apresentar a proposta sem saber quem assina do lado do cliente, e a aceitação fica esperando por alguém que nunca viu o documento.

Quando vale a pena passar para um sistema

Um modelo em Word resolve bem a oferta enquanto o negócio anda com poucos produtos e poucos clientes. O problema aparece quando o volume cresce: circulam três versões da mesma proposta, o cliente muda quantidades em cima da hora, o preço oferecido já não coincide com o que está cadastrado no sistema e o estoque prometido foi comprometido duas vezes. A proposta continua sendo o documento comercial certo, mas precisa se alimentar de dados que não moram em um arquivo do Word.

Se a sua equipe já gasta mais tempo conferindo estoque e preços do que vendendo, e se as propostas dependem do estoque real, vale a pena olhar uma ferramenta que una as duas coisas. O Kardex Tauro aponta para esse passo: mantém estoque, preços e movimentações em um mesmo lugar, para que a proposta saia com dados que existem. A transição não precisa ser de uma vez: pode começar pelos produtos de maior giro e deixar a carta e a proposta em Word para as negociações especiais.

Este modelo é geral e não constitui assessoria jurídica. Antes de usá-lo como documento oficial da empresa, revise-o com o seu assessor jurídico e contábil e adapte-o à sua operação, à sua forma de vender e às regras do país onde atua. Os campos entre colchetes devem estar completos e aprovados antes da assinatura.