Modelo de acordo de confidencialidade do trabalhador em Word
Modelo de acordo de confidencialidade do trabalhador em Word
Quase toda empresa guarda informações que sustentam o negócio: a carteira de clientes com as condições de cada conta, os preços de compra e as margens usadas nas negociações, os processos internos de produção ou de depósito, os inventários e o seu giro, o planejamento comercial do ano e os dados pessoais de trabalhadores, clientes e fornecedores. Essas informações passam pelas mãos de toda a equipe a cada semana e, na maioria das empresas pequenas, circulam sem nenhuma regra escrita.
O acordo de confidencialidade do trabalhador é o documento com que a empresa coloca essas regras no papel desde o primeiro dia. Em uma única página são identificadas as partes, é definido o que se considera informação reservada, são enumeradas as obrigações de cuidado e fica claro o que o trabalhador deve devolver no dia em que sai.
Este modelo em Word foi pensado para empresas pequenas e médias que precisam de um formato curto, claro e fácil de assinar. Ele é preenchido em poucos minutos, assinado em duas vias e arquivado na pasta do trabalhador, junto com o contrato e os demais documentos de admissão. Nas seções a seguir explicamos o que o arquivo contém, como preenchê-lo passo a passo e o que convém conferir antes de pedir a assinatura.
⬇ Baixar acordo de confidencialidade do trabalhador (.docx)O que é e para que serve
É um documento interno firmado pela empresa e pelo trabalhador para definir o tratamento da informação reservada. Ele anda separado do contrato de trabalho: enquanto o contrato define o cargo, a jornada e as condições, este acordo define quais informações são reservadas, como devem ser cuidadas e o que acontece quando a relação de trabalho termina.
Diferente de uma cláusula curta escondida dentro do contrato, o acordo tem espaço próprio para explicar o alcance: o que se entende por informação confidencial, o que fica de fora, quanto tempo dura a obrigação e como são devolvidos os documentos e os equipamentos. Esse detalhe é o que faz diferença quando é preciso explicar as regras de novo a um trabalhador recém-contratado ou a alguém que muda de área.
O valor dele é duplo. Para dentro, organiza o trabalho: cada pessoa sabe o que pode compartilhar, com quem e por qual canal. Para fora, deixa registro: se a informação reservada aparece onde não deveria, a empresa pode mostrar que existia uma regra escrita, entregue, explicada e aceita, e não um costume silencioso. Em documentos desse tipo, a assinatura e a data são a prova de que as regras foram conhecidas.
Para que serve na prática
- Deixar claro desde o primeiro dia qual informação é reservada e qual não é.
- Proteger a carteira de clientes, os preços, os custos, as margens e as condições negociadas.
- Cuidar dos processos internos, das fórmulas, dos fornecedores e das informações de inventário e depósito.
- Lembrar o cuidado com os dados pessoais de trabalhadores, clientes e fornecedores.
- Registrar por escrito o que o trabalhador deve devolver quando a relação de trabalho termina.
- Padronizar a assinatura para todos os cargos, com o mesmo formato e a mesma explicação.
O que o modelo inclui
O arquivo já vem com os cabeçalhos diagramados e os campos entre colchetes prontos para substituir. Estas são as seções que ele traz:
| Seção | O que se escreve ali |
|---|---|
| Cabeçalho, data e tabela de controle | Dados da empresa, cidade e data da assinatura e, se a sua empresa usa, o código e a versão do formato. |
| 1. Partes | Nome ou razão social da empresa e dados do trabalhador: nome completo, documento de identidade e cargo. |
| 2. Informação confidencial | Lista de cinco tipos de informação reservada: preços e custos, clientes e fornecedores, processos internos, inventários e dados pessoais. |
| 3. Obrigações | Cinco obrigações numeradas: não divulgar, usar a informação apenas para o trabalho, cuidar dos registros, avisar sobre acessos indevidos e não copiar nem levar informação embora. |
| 4. Vigência | Durante o contrato e por um prazo depois do término, com o espaço para escrever esse prazo. |
| 5. Devolução de documentos e equipamentos | Compromisso de entregar documentos, arquivos, equipamentos, chaves e acessos no dia em que a relação de trabalho termina. |
| Assinaturas e via | Assinatura da empresa e do trabalhador com nome, documento e cargo, além do espaço para a via do trabalhador. |
| Avisos finais | Duas notas: o aviso de uso interno do modelo e a recomendação de explicar o alcance ao trabalhador antes de assinar. |
Como usar passo a passo
- Baixe o arquivo e abra no Word. Salve com o nome do trabalhador e a data, por exemplo confidencialidade-sobrenome-nome.
- Substitua no cabeçalho e no rodapé os dados da empresa: razão social, identificação e endereço, se a sua versão os tiver. Se o documento traz uma tabela de controle com código e versão, atualize antes de assinar.
- Preencha os dados das partes: empresa e trabalhador, com documento de identidade e cargo exato. O cargo deve ser o mesmo do contrato e da pasta do trabalhador.
- Revise a lista de informação confidencial e ajuste os cinco tipos à realidade do cargo. Se o trabalhador lida com fórmulas ou desenvolvimentos, acrescente; se nunca toca em inventário, retire esse item em vez de deixá-lo por hábito.
- Leia em voz alta com o trabalhador as cinco obrigações. Pergunte se ficou claro o que ele pode e o que não pode fazer e anote essa explicação no registro de integração ou na pasta.
- Defina o prazo posterior ao término do contrato. Escreva o número de meses ou anos no campo previsto e revise a redação dessa vigência com o seu assessor trabalhista antes de usá-la.
- Assine duas vias: uma para a empresa e uma para o trabalhador. Cada assinatura deve trazer nome completo, documento e data.
- Arquive a via assinada na pasta do trabalhador e registre a assinatura na lista de entrega de documentos de admissão, para saber o que ficou pendente.
O que conferir antes de assinar
- Que o nome e o documento do trabalhador batam com os do contrato e os da pasta.
- Que o cargo escrito aqui seja o mesmo do contrato e do registro de integração.
- Que a lista de informação confidencial descreva a operação real e não uma cópia genérica que não serve para ninguém.
- Que o prazo posterior ao contrato esteja em um campo editável e realmente revisado.
- Que as assinaturas tragam nome completo, documento e data, e que exista uma via para o trabalhador.
Os erros que mais se repetem com esse documento quase nunca estão no texto. Estão na forma como ele é usado. Esta tabela resume os mais comuns e como evitá-los.
| Erro comum | Como evitar |
|---|---|
| Assinar o mesmo texto para todos os cargos | Ajustar a lista de informação confidencial à área: depósito, vendas, contabilidade e tecnologia não lidam com as mesmas coisas. |
| Deixar o prazo posterior ao contrato em branco | Escrever o prazo no campo previsto e revisar a redação com o seu assessor trabalhista. |
| Entregar o papel sem explicar | Passar as obrigações com o trabalhador e anotar a explicação no registro de integração. |
| Guardar apenas o original da empresa | Assinar duas vias e entregar uma via assinada ao trabalhador. |
| Nunca atualizar a lista quando a operação muda | Revisar o formato sempre que mudar um processo, um sistema ou um fornecedor importante. |
Quando convém passar para um sistema
O modelo resolve a assinatura, não o acompanhamento. Enquanto a empresa tem cinco ou dez trabalhadores, uma pasta com separadores resolve. O problema aparece com a rotatividade: quando entram pessoas todo mês, quando existem várias unidades e quando a pasta de cada trabalhador acumula contrato, acordo, integração e exames, saber quem assinou o quê, em qual versão e com qual documento pendente vira um trabalho à parte. Nesse ponto vale mais um sistema que guarde a pasta completa, avise dos documentos que faltam e deixe o histórico a um clique, em vez de depender da memória de quem arquiva. Esse é exatamente o terreno do Kardex Tauro: se a sua operação já exige controle de inventário e rastreabilidade de documentos por trabalhador, o modelo em Word passa a ser o respaldo impresso, e não a fonte principal.
Uso interno e alcance deste modelo
Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor trabalhista e adapte-o à atividade da sua empresa antes de usá-lo. Ele não substitui a assessoria profissional nem o contrato de trabalho; complementa os dois, e a sua redação deve acompanhar o tipo de informação que a sua operação realmente trata.
Explique sempre o alcance ao trabalhador em uma conversa e deixe uma via assinada com ele. Um documento que a pessoa não entendeu é um documento que, na prática, não protege ninguém.
⬇ Baixar acordo de confidencialidade do trabalhador (.docx)Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.
