Modelo de acordo de confidencialidade do trabalhador em Word (download grátis)

Modelo de acordo de confidencialidade do trabalhador em Word (download grátis)

Quase toda empresa guarda informações que sustentam o negócio: a carteira de clientes com as condições de cada conta, os preços de compra e as margens usadas nas negociações, os processos internos de produção ou de depósito, os inventários e o seu giro, o planejamento comercial do ano e os dados pessoais de trabalhadores, clientes e fornecedores. Essas informações passam pelas mãos de toda a equipe a cada semana e, na maioria das empresas pequenas, circulam sem nenhuma regra escrita.

O acordo de confidencialidade do trabalhador é o documento com que a empresa coloca essas regras no papel desde o primeiro dia. Em uma única página são identificadas as partes, é definido o que se considera informação reservada, são enumeradas as obrigações de cuidado e fica claro o que o trabalhador deve devolver no dia em que sai.

Este modelo em Word foi pensado para empresas pequenas e médias que precisam de um formato curto, claro e fácil de assinar. Ele é preenchido em poucos minutos, assinado em duas vias e arquivado na pasta do trabalhador, junto com o contrato e os demais documentos de admissão. Nas seções a seguir explicamos o que o arquivo contém, como preenchê-lo passo a passo e o que convém conferir antes de pedir a assinatura.

O que é e para que serve

É um documento interno firmado pela empresa e pelo trabalhador para definir o tratamento da informação reservada. Ele anda separado do contrato de trabalho: enquanto o contrato define o cargo, a jornada e as condições, este acordo define quais informações são reservadas, como devem ser cuidadas e o que acontece quando a relação de trabalho termina.

Diferente de uma cláusula curta escondida dentro do contrato, o acordo tem espaço próprio para explicar o alcance: o que se entende por informação confidencial, o que fica de fora, quanto tempo dura a obrigação e como são devolvidos os documentos e os equipamentos. Esse detalhe é o que faz diferença quando é preciso explicar as regras de novo a um trabalhador recém-contratado ou a alguém que muda de área.

O valor dele é duplo. Para dentro, organiza o trabalho: cada pessoa sabe o que pode compartilhar, com quem e por qual canal. Para fora, deixa registro: se a informação reservada aparece onde não deveria, a empresa pode mostrar que existia uma regra escrita, entregue, explicada e aceita, e não um costume silencioso. Em documentos desse tipo, a assinatura e a data são a prova de que as regras foram conhecidas.

Para que serve na prática

• Deixar claro desde o primeiro dia qual informação é reservada e qual não é.
• Proteger a carteira de clientes, os preços, os custos, as margens e as condições negociadas.
• Cuidar dos processos internos, das fórmulas, dos fornecedores e das informações de inventário e depósito.
• Lembrar o cuidado com os dados pessoais de trabalhadores, clientes e fornecedores.
• Registrar por escrito o que o trabalhador deve devolver quando a relação de trabalho termina.
• Padronizar a assinatura para todos os cargos, com o mesmo formato e a mesma explicação.

O que o modelo inclui

O arquivo já vem com os cabeçalhos diagramados e os campos entre colchetes prontos para substituir. Estas são as seções que ele traz:

Como usar passo a passo

1. Baixe o arquivo e abra no Word. Salve com o nome do trabalhador e a data, por exemplo confidencialidade-sobrenome-nome.
2. Substitua no cabeçalho e no rodapé os dados da empresa: razão social, identificação e endereço, se a sua versão os tiver. Se o documento traz uma tabela de controle com código e versão, atualize antes de assinar.
3. Preencha os dados das partes: empresa e trabalhador, com documento de identidade e cargo exato. O cargo deve ser o mesmo do contrato e da pasta do trabalhador.
4. Revise a lista de informação confidencial e ajuste os cinco tipos à realidade do cargo. Se o trabalhador lida com fórmulas ou desenvolvimentos, acrescente; se nunca toca em inventário, retire esse item em vez de deixá-lo por hábito.
5. Leia em voz alta com o trabalhador as cinco obrigações. Pergunte se ficou claro o que ele pode e o que não pode fazer e anote essa explicação no registro de integração ou na pasta.
6. Defina o prazo posterior ao término do contrato. Escreva o número de meses ou anos no campo previsto e revise a redação dessa vigência com o seu assessor trabalhista antes de usá-la.
7. Assine duas vias: uma para a empresa e uma para o trabalhador. Cada assinatura deve trazer nome completo, documento e data.
8. Arquive a via assinada na pasta do trabalhador e registre a assinatura na lista de entrega de documentos de admissão, para saber o que ficou pendente.

O que conferir antes de assinar

• Que o nome e o documento do trabalhador batam com os do contrato e os da pasta.
• Que o cargo escrito aqui seja o mesmo do contrato e do registro de integração.
• Que a lista de informação confidencial descreva a operação real e não uma cópia genérica que não serve para ninguém.
• Que o prazo posterior ao contrato esteja em um campo editável e realmente revisado.
• Que as assinaturas tragam nome completo, documento e data, e que exista uma via para o trabalhador.

Os erros que mais se repetem com esse documento quase nunca estão no texto. Estão na forma como ele é usado. Esta tabela resume os mais comuns e como evitá-los.

Quando convém passar para um sistema

O modelo resolve a assinatura, não o acompanhamento. Enquanto a empresa tem cinco ou dez trabalhadores, uma pasta com separadores resolve. O problema aparece com a rotatividade: quando entram pessoas todo mês, quando existem várias unidades e quando a pasta de cada trabalhador acumula contrato, acordo, integração e exames, saber quem assinou o quê, em qual versão e com qual documento pendente vira um trabalho à parte. Nesse ponto vale mais um sistema que guarde a pasta completa, avise dos documentos que faltam e deixe o histórico a um clique, em vez de depender da memória de quem arquiva. Esse é exatamente o terreno do Kardex Tauro: se a sua operação já exige controle de inventário e rastreabilidade de documentos por trabalhador, o modelo em Word passa a ser o respaldo impresso, e não a fonte principal.

Uso interno e alcance deste modelo

Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor trabalhista e adapte-o à atividade da sua empresa antes de usá-lo. Ele não substitui a assessoria profissional nem o contrato de trabalho; complementa os dois, e a sua redação deve acompanhar o tipo de informação que a sua operação realmente trata.

Explique sempre o alcance ao trabalhador em uma conversa e deixe uma via assinada com ele. Um documento que a pessoa não entendeu é um documento que, na prática, não protege ninguém.