Modelo de termo de quitação trabalhista em Word (download grátis)

Modelo de termo de quitação trabalhista em Word (download grátis)

Quando uma pessoa encerra o vínculo com a empresa, a companhia precisa fechar várias portas ao mesmo tempo: receber os equipamentos, retirar os acessos, acertar as contas da área e confirmar que não sobrou nada pendente. Esse fechamento é feito por escrito, e a folha que o resume é o termo de quitação trabalhista. É um documento curto, mas é exatamente o que evita que a saída fique em um acordo verbal ou dependa da memória do supervisor que também está saindo.

O termo de quitação é assinado na parte final do desligamento, quando já existe uma data efetiva e já foram recolhidos os bens, os acessos e os documentos que estavam em poder da pessoa. Funciona como uma lista de verificação com assinaturas: cada área responde pelo que é seu, o trabalhador registra o que devolveu e o setor de Recursos Humanos arquiva a folha na pasta do desligamento. Se o formulário for preenchido às pressas no dia da assinatura, o que sobra é uma página assinada que não prova nada.

Vale esclarecer o alcance, porque este documento costuma ser confundido com outros. O termo de quitação é um controle interno: não substitui o acerto final, não substitui a declaração de trabalho e não é um juízo sobre a conduta do trabalhador. O valor dele é outro e bem concreto: registra por escrito que os bens, os acessos e os pendentes foram encerrados, com o nome e a assinatura de quem responde por cada parte.

O que é um termo de quitação trabalhista

O termo de quitação trabalhista é o documento com o qual a empresa confirma, área por área, que o trabalhador devolveu tudo o que tinha em seu poder e que não restam compromissos abertos antes da saída. Em algumas empresas ele se chama termo de devolução de bens, em outras apenas quitação de desligamento; o nome muda, a função é a mesma: encerrar um ciclo com evidência.

Ele tem dois lados. Para a empresa é um controle, porque obriga cada área a revisar, em um único momento, o que aquela pessoa tinha sob sua responsabilidade. Para o trabalhador é uma prova, porque lhe resta um papel que mostra que devolveu o que foi pedido; isso importa quando, meses depois, alguém pergunta por um equipamento, por uma chave ou por um acesso que ninguém mais lembra.

Por isso vale preenchê-lo com calma e com dados verificáveis. O que se escreve em cada linha precisa ser um fato comprovável: tal equipamento foi devolvido, tal usuário foi desativado, tal adiantamento ficou pendente. O termo de quitação não é o lugar para opinar sobre o desempenho da pessoa nem para qualificar sua conduta; isso pertence a outros documentos e a outras conversas. Quando o modelo é usado para registrar opiniões pessoais, ele perde força como comprovação e expõe a empresa a discussões de que não precisa.

Para que serve na prática

• Registra por escrito a devolução de equipamentos, ferramentas, chaves, uniformes e demais itens atribuídos ao cargo.
• Confirma a retirada dos acessos: usuário do sistema, e-mail corporativo, pastas compartilhadas e credenciais de serviços.
• Revela os pendentes que o trabalhador ainda deve encerrar, como adiantamentos sem prestação de contas ou relatórios entregues pela metade.
• Encerra as contas a receber ou a pagar que a pessoa administrava em sua área e evita que fiquem abertas depois da saída.
• Reúne em uma só folha a assinatura das três partes envolvidas no desligamento, em vez de deixar o fechamento espalhado por vários e-mails.
• Serve de suporte para quem audita os desligamentos e pergunta se os bens que saíram voltaram a aparecer no depósito.

O que o modelo inclui

O arquivo em Word traz o cabeçalho, as três seções e o espaço para as assinaturas. Esta é a estrutura real da folha, do jeito que ela está montada:

As seis áreas da verificação

A seção 2 é o coração do documento. Cada linha da tabela pertence a uma área que revisa o que é seu e responde com um status e uma observação curta. Estas são as seis que o modelo traz, com o que cada uma deve olhar antes de assinar:

Na coluna de status costumam bastar três respostas curtas: devolvido, pendente e não se aplica. O não se aplica é tão importante quanto os outros dois, porque evita que uma área assine por compromisso linhas que não são dela. Se uma linha ficar pendente, anote na observação quem vai encerrá-la e até quando; uma folha com um pendente claro é mais útil do que uma folha impecável que ninguém revisou.

Como usar, passo a passo

1. Baixe o arquivo e salve-o na pasta do desligamento com o nome do trabalhador e a data, para que a folha fique junto dos demais documentos da saída.
2. Substitua o nome da empresa no cabeçalho e no rodapé, e atualize o código do documento e a versão na tabela de controle, para que o arquivo não herde os dados do modelo.
3. Preencha a seção 1 com os dados do colaborador: nome, documento, cargo, área, datas de admissão e de desligamento, e o tipo de encerramento do vínculo.
4. Antes de enviar a folha, confirme com Recursos Humanos quais áreas devem participar daquele desligamento em específico. Nem todo cargo passa pelo depósito, e nem todo cargo cuida de carteira de clientes.
5. Envie a folha a cada área para que revise os bens, os acessos e os pendentes que lhe dizem respeito, e para que devolva a linha preenchida com sua observação.
6. Reúna as respostas e revise com o trabalhador os pontos que ficarem pendentes, antes da assinatura. Se algo estiver aberto, esse é o momento de encerrar ou de deixar documentado.
7. Recolha as três assinaturas: o colaborador, o chefe imediato e Recursos Humanos, cada um com nome, cargo, documento e data legíveis.
8. Arquive o original na pasta do trabalhador e entregue uma cópia ao colaborador. A cópia evita reclamações posteriores e encerra a conversa com um papel na mão.

O que revisar antes de assinar

• Que a data de desligamento coincida com a que aparece nos demais documentos do processo.
• Que nenhuma linha fique em branco. Um campo vazio é lido como descuido da área e como pergunta sem resposta.
• Que as observações descrevam fatos verificáveis e não opiniões sobre a pessoa. O que não se pode comprovar não se escreve.
• Que dados pessoais, bancários ou de saúde não tenham sido copiados para a folha sem necessidade; o modelo não os pede.
• Que o nome da empresa, o código do documento e a versão estejam atualizados e não sejam os do modelo original.
• Que as três assinaturas correspondam a pessoas reais do processo e que nenhuma tenha sido acrescentada depois, a distância, sem revisão.

Quando vale a pena passar para um sistema

Com poucos desligamentos por mês e um único local de trabalho, a folha em Word é preenchida sem dificuldade e não há motivo para mudar. O cenário muda quando a pessoa cuidava de estoque, ferramentas, ativos fixos ou mercadoria em vários depósitos: aí o termo de quitação feito à mão fica lento e, sobretudo, difícil de conferir, porque ninguém sabe com certeza quantas unidades estavam registradas no nome daquele trabalhador nem em qual depósito elas estavam. Nesse cenário faz sentido que o software de estoque mostre os movimentos e as atribuições reais, e que o termo de quitação seja montado confrontando essa informação com o que o trabalhador devolve. Kardex Tauro serve justamente para isso: quando os bens que saem e os que voltam vivem no mesmo sistema, o encerramento do desligamento deixa de ser uma pesquisa entre áreas e passa a ser uma comparação entre o que foi atribuído e o que foi devolvido. Se a sua operação ainda não chegou a esse ponto, o modelo em Word é suficiente e não custa nada.

Alcance e uso responsável deste modelo

Este modelo é um guia geral de uso interno: é entregue para que cada empresa o adapte à sua operação e o revise com seu assessor trabalhista antes de utilizá-lo. Não é assessoria jurídica e não substitui o acerto final de salários e benefícios, nem os documentos que a empresa deva emitir ao trabalhador. Cada país e cada empresa têm suas próprias regras sobre o que deve ser assinado ao terminar um vínculo, então vale ajustar o formato ao que exige a lei vigente do seu país e ao procedimento interno que você já tenha definido. A recomendação prática é simples: registre apenas fatos verificáveis, guarde a cópia assinada e não transforme este documento em uma opinião sobre o trabalhador.