Modelo de política de estoque em Word (download grátis)

Modelo de política de estoque em Word (download grátis)

A política de estoque é o documento em que a empresa decide, de uma vez e por escrito, como quer que seu material seja tratado: quem pode movimentá-lo, com qual documento, de quanto em quanto tempo se conta e o que fazer quando a contagem não bate com o sistema. Em muitas pequenas e médias empresas esse controle vive no costume: cada depósito tem seu próprio jeito de registrar, o ajuste é autorizado por quem está de plantão e ninguém sabe ao certo o que aconteceu com a caixa que apareceu aberta. Enquanto uma única pessoa cuida de tudo, o costume funciona; quando entra gente nova, quando abre um segundo depósito ou quando várias áreas mexem no mesmo item, o costume se quebra e as diferenças começam a aparecer sem explicação.

Este modelo de política de estoque em Word serve para colocar esse acordo no papel. Quem baixa é quem conduz a operação — o encarregado do depósito, o administrador ou o contador —, a direção revisa e aprova, e depois o documento é apresentado a todos que movimentam, contam, compram ou faturam mercadoria. Não é um formulário para preencher todo dia: é o documento de referência que define as regras do jogo e que dá sustentação aos registros preenchidos diariamente, como as entradas de depósito, as saídas, as contagens e as baixas.

Vale separá-la dos documentos com que costuma ser confundida. A política diz o que é permitido e o que não é, e quem responde por cada decisão. O procedimento explica como uma tarefa é executada, passo a passo. O manual reúne vários procedimentos de uma mesma área. Os três são necessários, mas a ordem importa: primeiro se acerta a política e depois se escrevem os procedimentos que a cumprem. Quando a política não existe, cada procedimento acaba resolvendo do seu jeito as mesmas questões de fundo.

O que é uma política de estoque

Uma política de estoque é um documento interno, aprovado pela direção, que descreve as regras gerais para reconhecer, registrar, guardar e conferir as existências da empresa. Ela trabalha com quatro ideias que se repetem ao longo de todo o arquivo: a existência, ou seja, o que a empresa tem no depósito e ainda não vendeu nem consumiu; a movimentação, que é cada entrada, saída, transferência ou ajuste que altera essa existência; a contagem, que é a conferência física contra o registro; e o produto não conforme, que é o que está danificado, vencido, incompleto ou fora de especificação e não deveria ser vendido como se estivesse em bom estado.

Seu valor não está na redação bonita, mas em deixar decisões já tomadas. Quando aparece uma diferença, a conversa não começa do zero: a política já disse quem investiga, quem autoriza e com qual documento a correção é feita. Isso economiza tempo e, principalmente, tira o assunto do terreno pessoal: já não se trata de o encarregado acreditar ou não no auxiliar, mas de o movimento ter ou não documento aprovado. Essa mudança de conversa é, na prática, a maior contribuição do documento.

A política também define a fronteira entre o que se controla dentro do sistema e o que se controla por fora. A mercadoria em trânsito, a que está em consignação, os produtos de terceiros que chegam às nossas instalações e os nossos que estão em instalações de outros costumam ser as fontes de erro mais caras, porque duas áreas as registram ao mesmo tempo e a soma nunca fecha. A política resolve esse ponto de uma vez: cada uma é controlada à parte e com seu próprio documento.

Para que serve este modelo

• Fixar uma única forma de registrar entradas, saídas, transferências e ajustes, para que dois depósitos não façam a mesma coisa de jeitos diferentes.
• Decidir por escrito quem pode autorizar um ajuste e em quais casos é necessária uma segunda assinatura.
• Definir de quanto em quanto tempo se conta: o que se confere todos os dias, o que se confere por semana e o que entra na contagem geral.
• Acertar o que se faz com o produto danificado, vencido ou incompleto, e quem decide seu destino final.
• Manter a mercadoria em trânsito e em consignação separada do estoque próprio, para que ela não infle os números nem os esconda.
• Sustentar a exatidão do estoque diante da contabilidade, de uma auditoria ou de um cliente que confere as existências.
• Servir de base para os procedimentos e manuais da área, que são escritos depois e sempre citando esta política.

O que o modelo inclui

O arquivo é um documento de três ou quatro páginas com a estrutura típica de uma política interna. Estas são as suas partes, exatamente como aparecem no modelo:

O coração do documento são as oito diretrizes, porque é ali que a política se torna exigível. No modelo elas estão redigidas assim: toda movimentação é registrada no mesmo dia em que acontece; nenhuma saída é entregue sem documento aprovado; todas as localizações estão identificadas e nenhuma mercadoria é guardada fora do seu lugar; faz-se contagem periódica e toda diferença é investigada antes do ajuste; os ajustes são feitos somente com autorização e com documento de suporte; o produto não conforme é separado e seu destino é decidido por escrito; a mercadoria em trânsito e em consignação é controlada à parte; e o acesso ao sistema é restrito às pessoas autorizadas. São oito regras simples e é justamente por isso que funcionam: qualquer um consegue lembrá-las e qualquer um pode cobrá-las.

Papéis e responsabilidades: quem responde por quê

Uma política sem responsáveis é uma declaração de boas intenções. O modelo inclui uma tabela de papéis que vale preencher com cargos e não com nomes, para que o documento sobreviva à rotatividade do pessoal.

A tabela de indicadores do arquivo pede quatro dados: o indicador, a meta, a frequência de medição e a fonte de onde sai o número. A exatidão do estoque é o indicador central, porque resume o resultado de todo o resto; os outros três apontam para a oportunidade do registro, para o cumprimento das contagens e para o tratamento do produto não conforme. As metas ficam em um campo editável, do tipo [faixa de valor], porque cada operação tem seu próprio ponto de partida: um depósito com milhares de referências não se mede do mesmo jeito que um com cem. Convém começar com metas alcançáveis e apertá-las depois de três ou quatro medições, nunca o contrário.

Como usá-lo passo a passo

1. Baixe o arquivo, abra-o no Word e substitua o nome da empresa e os dados do cabeçalho e do rodapé pelos seus. Confira também a data e a área responsável que aparecem no documento.
2. Escreva o código na tabela de controle, no campo [PI-___], e anote a versão e a data desta aprovação. Esse código é o que os procedimentos e formulários que dependem da política vão citar.
3. Redija o objetivo em duas ou três linhas e delimite a abrangência com precisão: nomeie os depósitos e unidades cobertos, os tipos de mercadoria e os processos incluídos, e deixe por escrito o que fica de fora.
4. Ajuste as quatro definições ao jeito de falar da operação e leia as oito diretrizes uma por uma, apagando ou reescrevendo o que não se aplica. Se a empresa não trabalha com consignação, retire essa regra ou escreva a que realmente usa; se as contagens são mensais, diga isso.
5. Preencha a tabela de papéis com cargos e não com nomes, e confirme quem autoriza cada tipo de decisão, principalmente os ajustes.
6. Defina metas realistas, a frequência de medição e a fonte dos quatro indicadores, incluída a exatidão do estoque, e deixe anotado o dia em que são reportados.
7. Assine os dois campos, o de quem elabora e o de quem aprova, apresente o documento à equipe e guarde-o onde ficam as políticas vigentes.
8. Anote a data da próxima revisão na seção de vigência. Uma política que ninguém revisa acaba descrevendo uma operação que já não existe.

O que revisar antes de aprová-la

• Que as diretrizes e a tabela de papéis digam a mesma coisa. Se uma regra exige autorização para ajustar, a tabela deve nomear quem autoriza; as contradições internas são a falha mais comum desse tipo de política.
• Que não fiquem campos sem substituir: os colchetes do código, os prazos em dias e as faixas de valor devem trazer dados da própria empresa.
• Que a frequência de contagem seja possível com o pessoal e o tempo disponíveis. Uma regra que ninguém consegue cumprir é pior do que não existir.
• Que cada indicador tenha fonte e responsável definidos. Indicador sem fonte acaba preenchido com estimativas e deixa de servir para decidir.
• Que a versão, a data e o código coincidam entre a tabela de controle, as assinaturas e o rodapé.
• Que a política não prometa o que a operação ainda não consegue entregar, por exemplo controle por localização quando hoje não há localizações identificadas. É melhor escrever uma regra a menos e sustentá-la.

Quando vale a pena passar para um sistema

A política em Word organiza as regras, mas o cumprimento diário depende de onde o registro é feito. Enquanto o registro viver em cadernos, em planilhas soltas ou na memória de quem despacha, cada contagem vira uma reconstrução: procura-se o documento, compara-se com vários arquivos e decide-se em quem acreditar. Esse esforço cresce com o volume e chega um ponto em que conferir custa mais do que despachar. Um sistema como Kardex Tauro permite que as movimentações sejam registradas na hora, que as existências por localização sejam consultadas sem abrir pastas e que as diferenças apareçam no mesmo lugar onde os ajustes são autorizados; a política passa então a ser o documento que explica o que o sistema já faz. Não é preciso uma mudança grande para valer a pena: se hoje sua equipe gasta mais tempo justificando diferenças do que entregando pedidos, é um bom momento para avaliar.

Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com seu assessor antes de aprová-lo.