Modelo de ata de terminação e liquidação de contrato em Word

Modelo de ata de terminação e liquidação de contrato em Word

Todo contrato chega ao fim: pelo vencimento do prazo, pela entrega do que foi combinado, por acordo entre as partes ou porque algo se rompeu no caminho. O problema quase nunca é o fim, e sim a memória. Quando o contrato termina e ninguém assina nada, cada parte guarda a versão que mais lhe convém: uma acredita que sobrou saldo, a outra tem certeza de que pagou tudo, uma garante que devolveu os equipamentos e a outra jura que nunca os viu. Sem um papel assinado no mesmo dia, essas discussões se resolvem pelo cansaço, pela pressão ou por quem fala mais alto.

O modelo de ata de terminação e liquidação de contrato em Word é o documento que evita esse cenário. Ele é assinado no fechamento, com as duas partes presentes, e registra o que foi entregue, o que foi pago e o que ficou pendente. É um formato de uso interno, pensado para que qualquer pessoa da área administrativa consiga preenchê-lo sem ajuda de um advogado, e para que o resultado seja um papel que as duas partes reconheçam como seu.

Usam esse documento principalmente pequenas e médias empresas que trabalham com fornecedores, prestadores independentes, empresas de serviços e profissionais que faturam por projeto. Ele também serve quando o contrato que termina é de locação de equipamento, de manutenção, de obra ou de fornecimento. Em todos esses casos a ata cumpre a mesma função: transformar um encerramento informal em um encerramento documentado, com data, assinatura e comprovação.

O que a ata é e o que ela não é

A ata de terminação e liquidação é um documento curto, assinado quando um contrato deixa de estar em vigor. Ela não altera o contrato original nem modifica as obrigações que já existiam: o que ela faz é registrar o estado final dessas obrigações. Na prática, é a fotografia do último dia, tirada de comum acordo e assinada por quem tem algo a dizer sobre essa relação.

Essa fotografia tem duas metades. Uma é a metade da entrega e responde à pergunta sobre o que ficou nas mãos de quem: produtos, relatórios, arquivos, chaves, acessos, equipamentos. A outra é a metade das contas e responde à pergunta sobre quanto foi pago, quanto foi descontado e quanto resta. Quando o documento não existe, as duas perguntas ficam abertas e são respondidas mais tarde com cobranças, e-mails incômodos e, no pior dos casos, com uma dívida que ninguém quer pagar.

Vale também deixar claro o que a ata não é. Ela não é uma liquidação contábil completa, não substitui o contrato original e não serve para inventar condições que nunca foram combinadas. Tampouco é um documento para assinar sozinho: se uma das partes se recusa a assinar, o correto é registrar essa recusa e anotar os motivos, em vez de preencher o formulário com uma única assinatura e apresentá-lo depois como se fosse um acordo entre as duas partes.

Por que fechar um contrato sem ata gera discussões de dinheiro

O desentendimento quase nunca aparece no dia do fechamento. Ele surge três meses depois, quando alguém revisa as próprias contas e encontra uma diferença que já não consegue provar. Nesse momento a discussão deixa de ser sobre o contrato e passa a ser sobre a palavra de cada um, e nenhuma das partes tem com que sustentar a sua versão dos fatos.

Há três discussões típicas que nascem exatamente dessa ausência. A primeira é o saldo: sem um valor assinado, o que um lado considera pagamento pendente o outro trata como desconto já aplicado. A segunda é o entregável: sem uma tabela que diga o que foi recebido e o que não foi, qualquer trabalho pela metade se transforma em trabalho concluído ou em trabalho que nunca existiu, dependendo de quem conta a história. A terceira é a devolução: equipamentos, documentos, acessos a sistemas e chaves que ninguém registrou e que depois ninguém sabe onde ficaram.

Existe um quarto efeito que costuma passar desapercebido e que também custa dinheiro. A ata fecha a porta do contrato anterior para que a do próximo possa ser aberta. Enquanto um contrato não estiver formalmente encerrado, muitas empresas não conseguem assinar um novo com o mesmo fornecedor, não conseguem liberar uma garantia e não conseguem fechar o orçamento do projeto. A ata é o documento que permite dizer, sem discussão, que aquele capítulo terminou e que é seguro seguir adiante.

Para que serve na prática

• Registra por escrito a data exata em que o contrato deixou de estar em vigor, para que ninguém discuta depois se ele ainda estava ativo.
• Anota o que foi entregue e o que não foi, com detalhe suficiente para saber se falta algo e quem deve completar.
• Transforma o saldo final em um valor acordado, e não em um valor contestado.
• Documenta a devolução de bens, documentos, acessos e equipamentos que pertencem à outra parte.
• Serve de apoio para liberar garantias, encerrar o projeto na contabilidade e arquivar o processo completo.
• Protege quem entrega e quem recebe, porque ambos podem demonstrar em que condições tudo foi encerrado.

Nenhum desses usos exige um formato complicado. O que eles exigem é disciplina: preencher no mesmo dia, com os comprovantes à vista e com as duas partes presentes. Uma ata assinada com pressa continua sendo muito melhor do que um acordo verbal lembrado com confiança.

O que o modelo inclui

O arquivo em Word já traz as seções montadas e numeradas, com espaços em branco para preencher à mão ou no computador, uma tabela de controle com o código do documento e os avisos de uso. Estas são as seções reais do arquivo:

No início do arquivo fica a tabela de controle, com o código do documento [TL-___] que identifica essa ata dentro do processo, a versão, a data e o responsável. No fim estão os dois avisos: um que lembra que o modelo não é assessoria jurídica e outro com a recomendação de arquivamento e de deixar uma cópia com cada parte que assina.

Como usar passo a passo

1. Baixe o arquivo e salve com um nome que inclua o número do contrato e a data de encerramento, para conseguir encontrá-lo depois sem procurar muito.
2. Abra o documento e revise o rodapé: substitua o nome da empresa, os dados de contato e qualquer referência interna pelos da sua organização.
3. Preencha a tabela de controle com o código de documento que lhe corresponde, a versão e o responsável, para que a ata fique identificada dentro do processo do contrato.
4. Complete os dados gerais, as partes e os dados do contrato que se encerra, copiando-os do contrato original e não da memória.
5. Marque o motivo da terminação e descreva em uma ou duas linhas o contexto do encerramento, sem adjetivos e sem cobranças.
6. Preencha a tabela de entregáveis e a tabela de contas com os comprovantes à vista: notas fiscais, recibos, atas anteriores e comprovantes de pagamento.
7. Registre a devolução de bens, documentos e acessos, incluindo o que não é devolvido e a razão pela qual não é devolvido.
8. Imprima duas cópias, revisem juntas as duas partes, assinem ambas e entregue uma a cada lado antes que alguém saia da reunião.

O que revisar antes de assinar a quitação

A declaração de quitação é a parte mais delicada do documento, porque é ela que fecha a porta. Antes de assiná-la, revise com calma estes pontos:

• Entregáveis: verifique se cada compromisso está classificado como recebido, parcial ou não recebido, e se a classificação é a mesma nas duas cópias assinadas.
• Garantias: se o contrato inclui uma garantia ou um prazo de correção, a quitação não deve encerrá-la. Deixe escrito que ela continua em vigor, sobre o que e até quando.
• Confidencialidade: o dever de não divulgar informações sobrevive à terminação. Antes de assinar, confirme que a ata não o encerra e que ele segue vivo.
• Devolução de bens: confira se a tabela inclui equipamentos, chaves, cartões, acessos a sistemas, arquivos e qualquer documento que pertença à outra parte.
• Saldo: confirme que a soma dos adiantamentos e dos pagamentos bate com os comprovantes e que o saldo final é um valor que as duas partes conseguem justificar.
• Pendências: se ficar algo em aberto, escreva com responsável e data no ponto de assuntos pendentes, em vez de deixar fora da ata.

Erros frequentes ao preencher a ata

• Assinar a quitação quando ainda existem entregáveis pendentes, o que depois complica qualquer cobrança.
• Deixar o saldo como uma faixa ou como uma frase, em vez de um valor concreto e sustentado por comprovantes.
• Não registrar a devolução de acessos, documentos e equipamentos, que é o que mais problemas causa mais adiante.
• Preencher a ata dias depois do encerramento, quando ninguém lembra do detalhe e cada parte lembra do que lhe convém.
• Assinar uma cópia sem data, sem a testemunha ou sem os dados completos de uma das partes, o que enfraquece o documento.

Onde arquivar a ata e como consultá-la depois

A ata assinada pertence ao processo do contrato, e não a uma pasta solta de correspondência. Guarde-a junto ao contrato original, aos seus anexos, às notas fiscais e aos comprovantes de pagamento, e deixe uma cópia nas mãos de cada parte que assina. Se o mesmo contrato gerou atas anteriores, vale numerá-las e mantê-las no mesmo lugar, porque qualquer revisão posterior começa pela mais recente e segue de trás para frente.

Mantê-la organizada tem um efeito prático imediato: quando alguém pergunta meses depois por que determinado valor foi pago ou por que um saldo não foi cobrado, a resposta está no processo e não na memória de quem acompanhou o encerramento. Esse processo é também o insumo natural para revisar fornecedores, comparar desempenho e decidir com quem voltar a contratar.

Quando vale a pena passar para um sistema

O modelo funciona bem quando os encerramentos são poucos e cada um pode ser revisado com calma. O problema aparece quando a empresa lida com vários contratos ao mesmo tempo, com entregáveis distribuídos em datas diferentes e saldos que dependem de pagamentos parciais: nesse ponto o arquivo em Word fica curto, porque não avisa, não calcula e não cruza informações com o estoque nem com o que está pendente de recebimento. É aí que faz sentido apoiar-se em um sistema como o Kardex Tauro, no qual o contrato, os seus entregáveis, as suas devoluções e os seus saldos ficam no mesmo lugar e a ata é montada com informação que já está carregada, e não com o que alguém conseguir lembrar no dia da assinatura. Não é uma mudança obrigatória para todo mundo: é a decisão sensata quando o volume de contratos começa a superar a capacidade de revisá-los um por um.

Este modelo é um guia geral de uso interno e não constitui assessoria jurídica. Antes de usá-lo em um caso concreto, revise-o com o seu assessor e ajuste-o às regras que se aplicam a você.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.

Outros modelos da mesma família

• contrato de trabalho
• ata de defesa prévia
• ata de entrega de uniforme e EPI