Modelo de ata de defesa prévia em Word

Modelo de ata de defesa prévia em Word

A ata de defesa prévia é o documento em que fica registrada, por escrito, a manifestação do trabalhador sobre os fatos que a empresa lhe atribui em um procedimento disciplinar interno. Não é uma punição nem uma sentença: é o registro de uma diligência em que alguém é ouvido antes de a empresa decidir. A ata é preenchida no mesmo dia da reunião e, a partir daí, tudo o que foi conversado passa a ter um respaldo organizado, com data, nome e assinatura.

Na prática, este modelo é usado principalmente por três perfis. Primeiro, o gestor imediato, que identifica a ocorrência e precisa documentá-la sem transformá-la em conversa de corredor. Segundo, a área de Recursos Humanos ou de Gestão de Pessoas, que conduz o procedimento e guarda o processo. E terceiro, o responsável pelo controle interno ou pela auditoria interna, que verifica se a documentação está completa antes de alguém precisar dela. Em uma empresa pequena, o mesmo gerente acumula os três papéis e precisa de um formulário que não deixe pontas soltas.

O modelo que você pode baixar nesta página reúne os pontos que uma diligência de defesa prévia costuma registrar: quem foi convocado e por quê, quais fatos lhe são atribuídos e com quais comprovações, quem participou, qual foi a sua manifestação, quais registros ficaram e quem assina. É um arquivo editável em Word, pensado para ser preenchido à mão ou no computador durante a reunião e arquivado depois no prontuário do trabalhador.

O que é uma diligência de defesa prévia

Uma diligência de defesa prévia é uma reunião formal, convocada por escrito, na qual o trabalhador conhece os fatos que lhe são atribuídos e apresenta a sua explicação. A ata é a memória dessa reunião: o relato do que aconteceu, na ordem em que aconteceu e com as palavras que foram usadas. Esse relato é o que permite, mais tarde, reconstruir a conversa sem depender da lembrança de ninguém.

O seu valor é duplo. De um lado, é um instrumento de organização: deixa claro o que foi perguntado, o que foi respondido e o que permanece em aberto, para que a decisão posterior não se apoie em lembranças vagas nem em versões de segunda mão. De outro, é um instrumento de defesa para as duas partes. Protege o trabalhador, porque a sua manifestação fica registrada sem que ninguém a resuma depois conforme a conveniência. E protege a empresa, porque demonstra que houve oportunidade real de ser ouvido e que a decisão foi tomada com a informação disponível. Um processo com ata assinada transmite uma ideia simples: aqui alguém foi ouvido antes de a decisão ser tomada.

Também é importante deixar claro o que a ata não é. Não é a decisão, não substitui o relato de quem comunicou o fato, não é uma carta de punição e não contém a avaliação final do caso. A ata reúne fatos e manifestações; a decisão é comunicada separadamente, por escrito, com cópia da ata no processo. Misturar as duas coisas é um dos erros mais frequentes e mais caros, porque transforma uma diligência organizada em um documento confuso que depois ninguém consegue defender com tranquilidade.

Para que serve

• Registrar que o trabalhador foi informado do motivo da convocação e dos fatos que lhe são atribuídos.
• Guardar a sua manifestação completa, com as suas próprias palavras e na ordem em que foi apresentada, sem resumos posteriores.
• Anotar as provas e as testemunhas que ele apresenta, e como cada uma pode ser verificada.
• Documentar quem esteve presente e em qual função, incluindo o acompanhante que o trabalhador decida levar.
• Servir de respaldo único diante de reclamações posteriores, internas ou externas, quando alguém questionar o que aconteceu.
• Alimentar o processo do caso, junto com a convocação, as comprovações do fato e a comunicação da decisão.

O que o modelo inclui

O arquivo traz uma tabela de controle do documento no cabeçalho, com código, versão, data e responsável pela diligência, e sete seções. Esta é a estrutura real do formulário:

No rodapé aparece o nome da empresa. Antes de imprimir, substitua esse texto de exemplo pelo da sua organização e ajuste o código do documento para que corresponda à série que você já utiliza. Os registros da seção 6 vêm redigidos e você só precisa completar os espaços em branco; se a sua empresa acrescentar um registro próprio, escreva-o no mesmo estilo curto e verificável.

Como usar, passo a passo

1. Verifique se existe uma convocação prévia por escrito e deixe à mão as comprovações dos fatos que você vai descrever.
2. Abra o arquivo e substitua o nome da empresa no rodapé pelo da sua organização.
3. Substitua o código do documento na tabela de controle seguindo a sua série interna e anote a versão e a data da diligência.
4. Complete os dados do trabalhador e o motivo da convocação, incluindo a data e a forma como ele foi convocado.
5. Redija os fatos um por um, em frases curtas e verificáveis: o que aconteceu, quando e com qual comprovação. Evite adjetivos e juízos de valor, porque a ata não avalia: ela registra.
6. Registre os presentes com nome, cargo e função, e deixe constância de se o trabalhador compareceu acompanhado ou por conta própria.
7. Durante a reunião, anote as respostas na ordem em que são dadas, sem corrigir nem completar o que o trabalhador quis dizer. Se algo não estiver claro, peça que ele repita e escreva o que ele confirmar.
8. Leia a ata em voz alta antes de encerrar a reunião, faça as correções necessárias com o trabalhador presente e recolha as assinaturas. Guarde uma cópia no processo e entregue outra ao trabalhador se o seu procedimento interno previr isso.

As quatro perguntas da manifestação do trabalhador

A quinta seção do formulário é construída como uma tabela de duas colunas: a pergunta à esquerda e a resposta do trabalhador à direita. As quatro perguntas são deliberadamente abertas, para que a manifestação não fique limitada a um sim ou a um não.

Anote as respostas na ordem em que são dadas e não as resuma de memória depois da reunião. Se o trabalhador levar um acompanhante, registre o nome e a função dessa pessoa: é um dos registros mais consultados quando o processo é revisado meses depois. Se o trabalhador se recusar a assinar, deixe constância escrita da recusa, com a hora e os nomes de quem estava presente.

Erros frequentes antes de assinar

• Redigir a conclusão como se fosse a decisão. A seção de registros não é o lugar para anunciar uma punição.
• Descrever os fatos com adjetivos ou juízos de valor em vez de datas, ações e comprovações verificáveis.
• Deixar a ata sem a assinatura do trabalhador e sem o registro do motivo pelo qual ela não foi assinada.
• Corrigir o documento depois de assinado sem deixar rastro da correção, da data e de quem a fez.
• Não entregar nem arquivar uma cópia, de modo que o processo fica incompleto justamente quando é mais necessário.
• Fazer perguntas capciosas ou deixar o tom subir: uma ata que se lê como um interrogatório perde credibilidade em qualquer revisão posterior.

Quando vale a pena migrar para um sistema

Para uma empresa com poucas diligências por ano, um arquivo de Word bem preenchido é suficiente: ele é preenchido, assinado, digitalizado e arquivado no prontuário. O problema aparece quando o volume cresce e o processo de cada caso fica distribuído entre pastas, e-mails e gavetas, e ninguém consegue dizer com certeza se falta um documento ou se um prazo já venceu. É nesse momento que vale a pena migrar para um sistema que centralize os casos, guarde os anexos, controle os vencimentos e avise quando um documento não está lá. O Kardex Tauro nasceu justamente para manter esse controle sobre registros e movimentações internas, sem depender da memória de quem atende o caso. Se a sua empresa realiza uma ou duas diligências por mês, o modelo resolve o dia; se já são várias por semana e em várias unidades, vale a pena avaliar a migração para um sistema.

Uso interno e alcance deste modelo

Este modelo é um formulário de uso interno da empresa: serve para registrar uma diligência e a manifestação do trabalhador, e nada mais. Não é assessoria jurídica e não substitui a análise que cada caso exige. Antes de aplicá-lo, verifique com o advogado trabalhista da sua empresa o procedimento interno aplicável à organização e ao local onde ela atua: quem pode convocar, com quanta antecedência, quem pode acompanhar o trabalhador, como a decisão é comunicada e por quanto tempo os documentos são guardados. Um mesmo formulário não é usado da mesma forma em todas as empresas nem em todos os lugares, e adaptá-lo à sua realidade faz parte do trabalho, não é um passo opcional.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.