Modelo de termo de compromisso em Word (download grátis)

Um termo de compromisso é o documento onde fica escrito o que foi prometido, quem prometeu, para quando e como será verificado se foi cumprido. Ele nasce quase sempre de uma conversa: uma reunião de acompanhamento, um retorno de desempenho, uma constatação que precisa ser encerrada, uma melhoria combinada de palavra e que ninguém anotou. Enquanto o acordo vive apenas na memória das pessoas, cada uma lembra de um jeito diferente, o prazo fica indefinido e no fim ninguém sabe ao certo se foi cumprido ou não.

Ele é usado principalmente por equipes pequenas e médias que ainda não têm um módulo de tarefas nem um registro central de acordos. Também aparece em processos mais organizados: encerramento de constatações de auditoria interna, planos de melhoria, compromissos de capacitação, acordos entre áreas que dependem uma da outra e conversas de desempenho nas quais é preciso registrar o que foi combinado sem transformar o assunto em uma punição.

Este modelo de termo de compromisso em Word já vem com as seções prontas: dados gerais, partes, antecedentes, compromisso assumido, prazos e entregáveis, condições, acompanhamento, descumprimento, observações e assinaturas. O código do documento é [AC-___] e vai na tabela de controle do rodapé, junto com a versão e a data. O arquivo abre em qualquer versão recente do Word e pode ser impresso do jeito que está, sem instalar nada.

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O que é e para que serve um termo de compromisso

Vale dizer logo de início: o termo de compromisso não é um contrato e não substitui o contrato de trabalho, o regulamento interno nem um acordo formal entre empresas. É um documento interno de registro. O valor dele está em transformar uma conversa em um compromisso com nome, data e forma de verificação, para que o acompanhamento deixe de depender da memória de quem estava na reunião.

A diferença entre uma promessa e um compromisso útil é a possibilidade de verificação. "Vou melhorar o atendimento ao cliente" não dá para acompanhar: não diz o que, nem quando, nem como se comprova. Um compromisso bem redigido se parece mais com isto: "atualizar a lista de preços da área de vendas e entregar revisada antes de sexta-feira", com um entregável que outra pessoa pode receber, revisar e aprovar. Se ninguém consegue dizer com clareza se o compromisso foi cumprido, o termo não serve para nada.

Assinar importa por três motivos. Primeiro, registra os fatos e o acordo como aconteceram, sem interpretações posteriores. Segundo, organiza o acompanhamento: existe um responsável por revisar o andamento e um espaço onde isso é anotado. Terceiro, protege os dois lados: quem assume o compromisso, porque o texto limita o alcance do que se espera dele, e quem o recebe, porque passa a ter um respaldo quando precisa explicar por que uma tarefa continuava pendente.

Para que serve na prática

Encerrar por escrito os acordos de uma reunião de acompanhamento, para que não se percam quando a semana termina.
Registrar um plano de melhoria que saiu de uma conversa de desempenho, com passos e datas claras.
Encerrar constatações de auditoria interna com um responsável definido e um prazo que possa ser revisado.
Registrar compromissos de capacitação, de atualização de conhecimentos ou de acompanhamento de uma pessoa nova.
Formalizar acordos entre áreas que dependem uma da outra, como a entrega periódica de informações.
Ter um respaldo organizado quando alguém afirma que nada foi combinado, sem entrar em discussões de memória.

O que o modelo inclui

O arquivo traz dez seções que seguem a mesma ordem do modelo. Esta tabela resume o que se escreve em cada uma e por que isso importa.

Seção	O que se escreve ali
Dados gerais (termo, data, local)	Número ou código do termo, data da reunião ou da assinatura e local onde é firmado. O mesmo código se repete na tabela de controle do rodapé.
Partes (quem assume e quem recebe o compromisso)	Nome completo, documento, cargo e área de cada parte. Uma assume o compromisso; a outra o recebe e faz o acompanhamento.
Antecedentes (tabela data/fato)	Tabela curta com os fatos que deram origem ao compromisso, em ordem cronológica e com data. Só fatos, sem adjetivos nem opiniões.
Compromisso assumido	A redação central: o que será feito, com que alcance e com que resultado esperado. Precisa ser lido em uma única frase concreta.
Prazos, entregáveis e forma de verificação (tabela)	Tabela com três colunas: o que se entrega, para quando e como se comprova. Cada entregável tem a sua própria data e a sua própria verificação.
Condições e apoios necessários	O que a pessoa precisa para cumprir: informação, ferramenta, aprovação, tempo ou apoio de outra área.
Acompanhamento (quem, com que frequência, onde)	Quem revisa o andamento, com que frequência e em que espaço isso é revisado. Sem isso, o termo é arquivado e esquecido.
Descumprimento	O que acontece se o compromisso não for cumprido e como um atraso é justificado. Redige-se como acordo prévio, não como ameaça.
Observações	Espaço livre para esclarecimentos, assuntos pendentes fora do alcance ou contexto que vale a pena deixar anotado.
Assinaturas (quem se compromete, quem recebe, testemunha)	Três espaços de assinatura com nome e documento. A testemunha dá peso ao que foi combinado quando as outras duas partes não estão no mesmo nível.

Como usar, passo a passo

Substitua os dados da empresa. No cabeçalho e no rodapé aparece o nome da empresa do modelo. Troque pelo seu, ajuste a área ou o processo a que o documento pertence e, se a sua empresa tem logotipo, é o momento de colocá-lo.
Atribua o código do documento. Na tabela de controle do rodapé, escreva o número sequencial no espaço [AC-___], junto com a versão e a data de emissão. Esse código é o que permite localizar o termo depois no arquivo da empresa.
Preencha os dados gerais: número do termo, data e local. Se o termo registra o que foi tratado em uma reunião, use a data dessa reunião, e não o dia em que alguém finalmente decidiu imprimir.
Identifique as partes com nome completo, documento, cargo e área. Uma parte assume o compromisso e a outra o recebe; se houver testemunha, registre-a desde o início.
Redija os antecedentes como fatos com data, um por linha da tabela. Evite rótulos: em vez de "a área trabalhou mal", escreva a data e o fato concreto que foi observado.
Escreva o compromisso em uma única frase verificável. Se não conseguir dizer como ele será comprovado, reescreva antes de assinar. Um compromisso que ninguém pode verificar não pode ser acompanhado.
Preencha a tabela de prazos, entregáveis e forma de verificação com uma linha por entregável. Cada linha precisa da sua própria data e da sua própria forma de comprovação, não de um prazo geral para tudo.
Defina condições, apoios e acompanhamento e colha as três assinaturas, com uma cópia para cada parte. Combine desde o início em qual espaço o andamento será revisado.

Erros frequentes

Deixar o rodapé com o nome da empresa do modelo, de modo que o termo parece ter sido emitido por outra organização.
Esquecer o código [AC-___] ou a data na tabela de controle: o documento existe, mas ninguém o encontra depois.
Escrever compromissos genéricos, sem entregável e sem prazo, que no mês seguinte podem ser interpretados de qualquer maneira.
Anotar um prazo sem forma de verificar o cumprimento, de modo que o acompanhamento fica a critério de quem lembra melhor.
Preencher os antecedentes com opiniões e rótulos em vez de fatos com data, o que torna todo o documento discutível.
Assinar uma única via, ou assinar sem que a pessoa que assumiu o compromisso receba a sua cópia e possa consultá-la quando precisar.

Quando vale a pena passar para um sistema

O modelo resolve bem o caso de poucos compromissos, sobretudo quando o acompanhamento fica com uma mesma pessoa e os acordos são de uma só equipe. O problema aparece quando a empresa tem vinte ou trinta compromissos abertos ao mesmo tempo: ninguém enxerga quais vencem nesta semana e o acompanhamento depende de alguém lembrar de abrir a pasta. Quando o que foi prometido envolve estoques, almoxarifados, entregas ou custos, faz mais sentido que o compromisso se apoie em um registro com rastreabilidade. O Kardex Tauro é um software de inventário que organiza esse tipo de movimento e deixa o rastro que depois permite comprovar se o combinado foi cumprido; para os compromissos que não envolvem estoque, o modelo continua sendo suficiente.

Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor antes de aplicá-lo na sua empresa, porque cada operação e cada caso particular têm as suas próprias nuances e vale ajustar o texto à sua realidade.

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