Modelo de instrução de trabalho em Word (download grátis)

Modelo de instrução de trabalho em Word (download grátis)

Existe um momento em qualquer operação em que todo o trabalho depende de uma única pessoa: aquela que sabe como se faz. Esse conhecimento mora na cabeça dela, num caderno com anotações soltas e na memória de quem está no posto há anos. No dia em que essa pessoa adoece, sai de férias ou pede demissão, a tarefa fica no ar e ninguém sabe por onde começar. A instrução de trabalho existe exatamente para romper essa dependência. É o documento curto, concreto e numerado que descreve como uma tarefa determinada é executada num posto determinado, com quais materiais, quais controles e o que fazer quando algo dá errado.

Este modelo foi pensado para supervisores de produção, chefes de área, responsáveis pela qualidade, responsáveis pelo controle interno e também para o próprio trabalhador que executa a tarefa todos os dias. Funciona igual numa oficina, numa planta, num depósito, num laboratório, numa cozinha, numa área de serviço ou num posto administrativo onde a ordem dos passos muda o resultado. O arquivo vem em Word, editável, com as seções numeradas e as tabelas prontas para preencher à mão ou no computador, com espaço para a assinatura de quem elabora e de quem aprova.

Antes de entrar no assunto, vale esclarecer algo que confunde muita gente: uma instrução de trabalho não é a mesma coisa que um procedimento nem que uma política, ainda que os três morem na mesma pasta. A política diz o que se decide, o que se permite e o que se proíbe. O procedimento diz qual sequência geral se segue para alcançar um resultado. A instrução diz, passo a passo, como uma tarefa pontual é executada num posto pontual. Por isso a instrução é a mais curta das três, a mais prática e a única que faz sentido imprimir e colar ao lado do posto de trabalho.

O que é e para que serve

Uma instrução de trabalho é a descrição ordenada de uma tarefa. Reúne, em uma ou duas páginas, tudo o que uma pessoa precisa para executá-la bem: o objetivo da tarefa, a abrangência (o que cobre e o que não cobre), os dados e materiais utilizados, os equipamentos, os elementos de proteção individual, os passos na ordem correta, os pontos de controle onde algo deve ser verificado antes de continuar, o que é proibido e o que se faz quando algo sai do previsto.

Escreve-se com frases curtas, no imperativo e sem enfeite. "Verifique se a etiqueta corresponde ao lote antes de fechar a caixa" é um bom passo de instrução. "É preciso ter cuidado com a etiquetagem" não serve para nada, porque não diz o que fazer nem como comprovar. O teste de uma boa instrução é simples: uma pessoa nova, com o papel na mão e sem ajuda de ninguém, deveria conseguir executar a tarefa e saber se a fez corretamente.

Essa última coluna explica por que a instrução vai para a parede. Um procedimento é consultado quando aparece uma dúvida grande e há tempo de ir até o escritório abrir a pasta; uma instrução é lida com as mãos ocupadas, no meio do passo, em pleno turno. Colada ao lado do posto, na altura dos olhos, plastificada ou dentro de uma capa, ela cumpre três funções ao mesmo tempo: lembrete para quem já sabe fazer a tarefa, material de treinamento para quem acabou de chegar e evidência para quem audita o processo. O mesmo documento guardado numa pasta compartilhada, ao contrário, quase nunca é lido.

Para que serve

• Padronizar: que a mesma tarefa seja feita do mesmo jeito no turno da manhã e no turno da noite, e que o resultado não dependa de quem está no posto.
• Treinar sem depender de ninguém: a pessoa nova aprende lendo e praticando, e o colega mais experiente deixa de ser o único canal de aprendizagem da área.
• Reduzir erros repetidos: quando um erro já aconteceu, corrige-se o passo correspondente e a mudança fica visível para todos, com a nova versão.
• Deixar claro o que não se deve fazer: quase nenhuma instrução séria é escrita apenas como lista do que fazer; a parte mais útil costuma ser a das proibições e dos atalhos não permitidos.
• Dar suporte a auditorias e revisões: quem revisa o processo quer ver o documento aprovado, com data, versão e assinatura, e não uma explicação verbal que muda conforme quem conta.
• Facilitar a substituição: quando alguém falta, quem o substitui tem por onde começar sem que a área inteira pare para explicar a tarefa às pressas.

O que o modelo inclui

O arquivo traz dez seções numeradas, pensadas para serem preenchidas nessa ordem e para caber em poucas páginas. A tabela de controle do cabeçalho leva o código do documento no formato [IT-___], que é o número com o qual ele é identificado e procurado depois no arquivo da área.

A seção dos passos é o coração da instrução; as outras existem para que essa tabela faça sentido. Se alguém preencher o documento inteiro menos essa tabela, o que tem nas mãos ainda não é uma instrução de trabalho.

Como usar, passo a passo

1. Abra o arquivo no Word e salve uma cópia com o nome do posto antes de escrever qualquer coisa. Manter cada instrução num arquivo separado evita que uma sobrescreva a outra quando alguém atualiza.
2. Substitua os dados do rodapé: nome da empresa, área e data. O rodapé é a primeira coisa que se esquece e a primeira que se vê quando o documento é impresso ou publicado.
3. Atribua o código do documento na tabela de controle do cabeçalho, seguindo a série que a empresa já usa. Se for a primeira, defina a série e anote-a para não repeti-la depois.
4. Escreva o objetivo em uma só frase, com um verbo que descreva o resultado. Se o objetivo ocupa dois parágrafos, provavelmente a tarefa são duas tarefas diferentes.
5. Levante os passos com a pessoa que faz o trabalho, e não da escrivaninha. Peça que ela explique a tarefa enquanto você escreve e pare em cada ponto onde ela olha, mede ou confere algo.
6. Acrescente um ponto de controle onde um erro ainda possa ser detectado a tempo. A regra prática é simples: controle antes de um passo irreversível, antes de uma mistura e antes de fechar ou embalar.
7. Preencha a coluna do que fazer se algo der errado, sem frases vagas. Escreva a quem se avisa, se a tarefa para e o que se faz com o material ou o produto afetado.
8. Numere, assine, aprove e publique a versão com data. Cada vez que algo mudar, atualize a versão e registre nos dados gerais qual versão ela substitui, para que as cópias impressas antigas possam ser retiradas da área.

Erros frequentes

• Confundir a instrução com o procedimento e acabar escrevendo uma explicação geral da área que ninguém consegue usar em pé no posto.
• Redigir passos que não podem ser verificados, do tipo "garantir a qualidade do processo", sem dizer como se comprova o cumprimento.
• Deixar o documento sem versão e sem data, de modo que ninguém sabe qual é a cópia vigente quando há três impressas circulando na área.
• Esquecer o rodapé e publicar uma instrução com o nome de outra empresa ou com o da empresa anterior.
• Escrevê-la sem o trabalhador e depois exigir que ele a cumpra: quando o passo real não coincide com o escrito, a instrução perde autoridade e é abandonada.
• Nunca atualizá-la. Uma instrução desatualizada é pior do que não tê-la, porque ensina errado e ainda é citada como prova de que o controle existia.

Quando vale a pena passar a um sistema

O modelo em Word funciona bem enquanto o número de instruções é administrável e a operação muda pouco. A partir de certo ponto ele começa a custar: alguém precisa lembrar quais versões continuam vigentes, reimprimir a folha quando um passo muda, recuperar a instrução assinada e cruzar os registros que a tarefa gera no dia a dia. Quando isso acontece, a pasta de documentos deixa de bastar e aparece o trabalho administrativo que ninguém quer fazer.

Se a sua operação já chegou a esse ponto, vale a pena olhar o Kardex Tauro: ele centraliza os documentos, controla as versões e guarda os registros que a instrução gera, de modo que a cópia vigente é sempre a que está no sistema, e não a que alguém conseguiu imprimir no mês passado.

Dito isso, nenhuma ferramenta conserta uma instrução mal escrita. Se os passos não foram testados no local, o Kardex Tauro só fará com que o documento errado circule mais rápido. A sequência saudável é sempre a mesma: primeiro a instrução é escrita, testada e assinada no posto; depois se decide como a versão dela será controlada.

Como qualquer documento de controle interno, este modelo é um guia geral de uso interno: ajuste-o à sua operação e revise-o com a área de qualidade antes de publicá-lo.