Modelo de ordem de serviço em Word (download grátis)

Modelo de ordem de serviço em Word (download grátis)

Uma ordem de serviço é o documento com o qual uma empresa contrata um terceiro para prestar um serviço: manutenção especializada, instalação, consultoria, transporte, conserto ou uma obra pequena. Nesse papel ficam escritos, antes de o trabalho começar, o alcance do serviço, o valor acordado, os entregáveis e a forma como o que foi entregue é recebido.

Quando a ordem não existe, tudo se apoia em conversas e mensagens. Alguém ligou, alguém prometeu, alguém começou a trabalhar na segunda-feira. Quando a cobrança chega, o prestador fatura pelo que entendeu e a área paga pelo que imaginou, e a diferença acaba sendo discutida por quem não estava na conversa original.

Este modelo em Word foi pensado para ser usado por uma pessoa de compras, da administração ou por um gestor de área que precisa contratar um serviço externo sem montar um processo longo. Ele traz as nove seções de que uma ordem precisa, com tabelas prontas para preencher e espaços para escrever. Você pode baixar, ajustar o rodapé com o nome da empresa e usar no mesmo dia.

O que é e para que serve

A ordem de serviço é um documento interno de controle, emitido antes de contratar um terceiro. Não é um contrato extenso nem um caderno de encargos: é a ficha operacional que resume o que será feito, quem faz, quanto custa e como se comprova que ficou bem feito. Seu valor não está na formalidade, mas no fato de obrigar a decidir por escrito.

Ela serve em dois momentos diferentes. Na autorização, porque obriga quem pede o serviço a explicar com precisão o que precisa e obriga quem autoriza a decidir com a informação completa à frente. E no pagamento, porque é o suporte que mostra que o trabalho foi executado, que foi recebido e que o valor corresponde ao que foi acordado.

Vale distingui-la da ordem de trabalho, que já existe neste blog. A ordem de trabalho organiza tarefas internas, com pessoal próprio ou com prestadores que já atuam no local; a ordem de serviço contrata um terceiro que não faz parte do quadro e que normalmente cobra pelo trabalho. Por isso a ordem de serviço inclui dados do prestador, condições econômicas e forma de pagamento, seções que não aparecem em uma ordem interna.

Uma ordem bem escrita não precisa ser longa. Precisa ser concreta. Dois parágrafos claros de alcance valem mais do que uma página de generalidades, porque o que se discute depois quase nunca é o preço: discute-se se o serviço estava incluído ou não. E isso só se resolve com um alcance escrito antes de começar.

Ela também cumpre uma função de arquivo. Com a ordem assinada e seus anexos, qualquer pessoa da área consegue reconstruir meses depois o que foi contratado, quem autorizou, o que foi entregue e o que ficou pendente, sem depender da memória de quem negociou.

Para que serve na prática

• Definir o alcance antes de o trabalho começar, para que ninguém precise adivinhar até onde vai o serviço.
• Registrar por escrito o valor, o adiantamento, os pagamentos por entregas e os descontos ou retenções que as partes acordaram.
• Fixar entregáveis verificáveis: o que se entrega, em que data e como se comprova que está completo.
• Identificar quem responde pelos danos a bens ou a terceiros durante a execução.
• Deixar claro qual documento é necessário para poder pagar: o termo de recebimento, o relatório do supervisor ou os comprovantes do trabalho.
• Organizar o arquivo da área, para que o histórico de contratações não dependa da memória de uma única pessoa.

O que o modelo inclui

O modelo traz as nove seções do formulário e uma tabela de controle no topo, com o código do documento, a versão, a data e o responsável. Veja o que se escreve em cada seção.

Dois avisos do formulário merecem atenção. O primeiro lembra que é um modelo geral de uso interno, que não constitui assessoria e que convém revisá-lo com o assessor ou o contador antes de usar. O segundo indica que, uma vez assinada, a ordem é arquivada com seus anexos na pasta da área e uma cópia é deixada com cada uma das partes que assinam.

Como usar passo a passo

1. Baixe o arquivo e salve com um nome que inclua o número da ordem e o ano, para encontrá-lo com facilidade na pasta da área.
2. Preencha a tabela de controle no topo: código do documento com o número sequencial, versão, data e responsável pelo documento.
3. Escreva os dados gerais e os do prestador. Confira o nome ou a razão social e o documento de identificação exatamente como aparecem nos comprovantes entregues pelo fornecedor.
4. Redija o serviço contratado em termos verificáveis. Em vez de "adequação da área", escreva o que é feito, onde e até onde chega; se houver várias frentes de trabalho, numere-as para poder recebê-las separadamente.
5. Preencha as condições econômicas e a lista de entregáveis. Cada entregável precisa de data e de uma forma de verificação que outra pessoa possa aplicar sozinha.
6. Ajuste o rodapé e o cabeçalho com o nome da sua empresa e apague as instruções entre colchetes quando não precisar mais delas.
7. Revise as duas listas de obrigações e acrescente o que a sua operação exigir, sobretudo o que se refere a pessoal, equipamentos e regras do local.
8. Assine com o prestador e a testemunha antes de o trabalho começar, entregue uma cópia ao prestador e arquive o original com os anexos.

Erros frequentes

• Descrever o serviço com uma frase genérica. "Serviço de manutenção" não diz nada; o que evita discussão é o detalhe de quais equipamentos, quais áreas e o que fica de fora.
• Deixar os entregáveis sem forma de verificação. Se ninguém sabe como o trabalho é comprovado, o recebimento vira opinião.
• Não escrever quem responde pelos danos e pela limpeza da área. É o ponto que quase nunca é conversado e o que aparece quando algo quebra.
• Autorizar sem deixar claro qual documento é necessário para pagar. Se a área de pagamentos não sabe qual comprovante deve receber, o pagamento para mesmo com o trabalho concluído.
• Aceitar mudanças de alcance apenas verbais. Qualquer ajuste que amplie o trabalho deve ser acordado por escrito antes de ser executado e refletido na mesma ordem.
• Não arquivar a ordem com seus anexos. Sem o processo completo, a ordem assinada perde boa parte de sua utilidade como comprovante.

Quando vale passar para um sistema

O modelo em Word funciona muito bem quando se contratam poucos serviços por mês e uma única pessoa mantém o controle. O problema aparece quando o volume cresce: várias áreas pedem serviços ao mesmo tempo, o mesmo prestador se repete, os números sequenciais se perdem e ninguém sabe ao certo quais ordens estão abertas e quais já foram encerradas.

Nesse ponto vale registrar as ordens em um sistema com numeração automática, status e alertas de vencimento. É a linha do Kardex Tauro: além do estoque, ele permite controlar documentos operacionais como ordens, entregas e recebimentos, e saber o que está aberto e o que já foi encerrado sem revisar pastas. Se o seu caso ainda é de poucas ordens por mês, o modelo em Word é suficiente e você não precisa de nada mais.

O importante é que a ordem exista sempre, em papel ou em sistema, com o alcance escrito e as assinaturas necessárias. O formato é o que menos importa; o hábito de escrever antes de autorizar é o que muda o resultado.

Este modelo é um guia geral de uso interno e não substitui a assessoria profissional: antes de usá-lo, revise-o com seu assessor ou contador e ajuste-o às regras que se aplicam ao seu caso. Depois de assinada, arquive a ordem com seus anexos na pasta da área e deixe uma cópia com cada uma das partes que assinam.