Modelo de relatório técnico em Word (download grátis)

Modelo de relatório técnico em Word (download grátis)

Um relatório técnico é o documento com o qual uma pessoa demonstra que reviu algo, que o reviu de uma forma que outra pessoa consegue repetir e que chegou a uma conclusão sustentada em provas. Não é um resumo de impressões nem uma lista de queixas: é o relato ordenado de um trabalho, com os seus suportes à vista. O modelo de relatório técnico em Word que pode descarregar nesta página existe exatamente para isso: para que escreva o seu relatório dentro de uma estrutura que já separa os achados das conclusões, e as conclusões das recomendações. É aí que a maioria dos relatórios internos falha. Fica tudo misturado em parágrafos longos e, no fim, ninguém sabe o que foi verificado, o que se deduziu disso e o que se decidiu fazer.

Usam-no chefes de armazém, supervisores de produção, auditores internos, responsáveis de qualidade, de segurança e de manutenção, técnicos de campo, coordenadores de compras e, em geral, qualquer pessoa que tenha de prestar contas de uma revisão. Serve também quando o relatório é pedido de fora: um cliente que precisa de perceber por que se atrasou uma expedição, um fornecedor que tem de compreender uma não conformidade ou uma direção que pede explicações sobre uma diferença de inventário.

O ficheiro é um documento .docx editável, com campos entre parênteses retos para substituir pelos seus próprios dados, tabelas já preparadas para os achados, a análise e as recomendações, e um bloco de assinaturas no final. Traz um código de documento, [IN-___], e um número de versão, de modo que o relatório que assina hoje se distinga da versão que alguém reviu ontem.

O que é um relatório técnico e para que serve

Um relatório técnico responde a uma pergunta concreta com informação que alguém recolheu de forma ordenada. A pergunta muda conforme o caso: se um lote ficou bem armazenado, se uma máquina está em condições de continuar a operar, se a contagem física coincide com o que diz o sistema, se um fornecedor cumpriu o que prometeu, se um desvio de processo se repete ou foi um caso isolado. O que não muda é a lógica: define-se um objetivo, delimita-se o âmbito, explica-se o método, apresentam-se os factos com o seu suporte, analisam-se as causas, conclui-se e recomenda-se.

A diferença entre um relatório que serve e um que fica arquivado sem ninguém o ler está numa só coisa: a rastreabilidade. Cada afirmação tem de poder ser seguida até algo que existe fora do documento. Uma fotografia com data, uma listagem de inventário, um correio eletrónico, uma ata, uma medição, o registo de uma balança, a ficha de uma máquina. Se essa cadeia não existir, o que há é uma opinião bem apresentada.

Protege também quem o assina. Um relatório assinado e com anexos deixa constância do que foi revisto, quando e com que âmbito. Se meses depois alguém perguntar por que não se detetou um problema, o relatório mostra que o trabalho foi feito dentro do âmbito acordado e com os meios disponíveis. Isso vale tanto para o auditor interno como para o técnico que fez a visita.

Achado, conclusão e recomendação: a diferença que ordena o relatório

São três coisas distintas e quase sempre aparecem escritas de forma misturada. Vale a pena fixá-las, porque a ordem de todo o documento depende delas.

Um achado é um facto que observou, mediu ou contou, e que pode mostrar. Não é uma opinião nem um adjetivo. Que o corredor de expedição tenha caixas a bloquear a saída é um achado; que o armazém esteja desorganizado não é, porque não se pode comprovar nem assinalar numa planta. O achado precisa de três coisas: suporte, magnitude e local. Sem essas três, é um comentário.

Uma conclusão é a leitura de conjunto que faz dos seus achados, e não deve apoiar-se em mais nada. Se conclui que o controlo de inventário é fraco, tem de poder indicar quais achados o demonstram e quantos são. Uma conclusão que não se apoia em achados é uma impressão pessoal e, na prática, é a primeira coisa a ser discutida numa reunião, porque não há nada que a sustente.

Uma recomendação é uma ação concreta para corrigir a causa de um achado, com responsável e prazo, ainda que sejam sugeridos. Melhorar o controlo não é uma recomendação; reorganizar a zona de trânsito antes da próxima expedição, sob responsabilidade de quem supervisiona o armazém, é uma recomendação, porque alguém fica nomeado e há uma data para a verificar.

Porque se insiste tanto nesta separação? Porque um relatório sem evidências e sem causas só serve para discutir. Quando o achado não tem suporte, o leitor discute o facto: isso não é assim, eu passei na semana passada e estava bem. Quando não há análise de causa, discute-se a interpretação: o problema não é o armazém, é a área que faz o pedido. Quando a recomendação não tem responsável nem prazo, discute-se se é preciso fazer alguma coisa. Em contrapartida, um relatório com evidência anexa e causas comprovadas conduz a conversa para o único ponto que interessa: o que se faz, quem faz e até quando.

Por isso a análise é uma secção separada e não um parágrafo dentro dos achados. Separar o facto da sua causa obriga a formular a causa provável, a descrever a consequência e, sobretudo, a escrever como se comprovou. Esse último campo é o que salva um relatório: se não conseguir dizer como comprovou a causa, o que tem é uma hipótese, e deve escrevê-lo como tal para que o leitor saiba quão firme é a afirmação.

Para que serve, em concreto

• Documentar uma inspeção de armazém, de fábrica, de depósito ou de obra, com data, local e suportes.
• Sustentar uma diferença de inventário: quanto, onde e desde quando, e que evidência a respalda.
• Fechar uma verificação de qualidade ou de segurança antes de aprovar uma entrega ou de retomar uma operação.
• Transformar um problema que se repete numa ação com responsável e data.
• Responder a um pedido externo: um cliente, um fornecedor, a sede ou qualquer área que já conhece a sua operação.
• Alimentar um acompanhamento: comparar o relatório anterior com o atual e mostrar o que mudou e o que não mudou.

O que inclui o modelo

O ficheiro tem dez secções numeradas e uma tabela de controlo na primeira página. A tabela de controlo identifica o documento: código, versão, data, responsável, quem aprova e área ou processo. Estas são as secções e o que se escreve em cada uma.

Como usá-lo passo a passo

1. Abra o ficheiro e guarde uma cópia com o nome do relatório. Não trabalhe sobre o modelo original: assim mantém-no limpo para a próxima vez.
2. Substitua os campos entre parênteses retos da primeira página e da tabela de controlo: código, versão, data, responsável do documento, quem aprova e área ou processo. Altere também o nome da empresa no rodapé.
3. Escreva o objetivo numa ou duas frases antes de redigir qualquer outra coisa. Se não o conseguir formular em duas frases, ainda não sabe que relatório está a escrever.
4. Delimite o âmbito: o que foi revisto, o que ficou de fora, com que antecedentes e que limitações. Deixar escrito o que ficou de fora protege-o mais tarde.
5. Descreva o método nos quatro pontos da secção: como obteve a informação, o que mediu ou contou e com que instrumento, durante quanto tempo ou em quantas visitas, e quem o acompanhou ou validou a recolha.
6. Preencha a tabela de achados por ordem e numere cada um: achado ou resultado, evidência ou suporte, magnitude ou diferença observada e onde se observou. A numeração é o que depois permite citar cada achado na análise e nas conclusões.
7. Complete a análise com uma linha por achado: causa provável, consequência e como se comprovou a causa. Se não a conseguiu comprovar, escreva exatamente isso.
8. Redija as conclusões apoiadas nos achados numerados, depois as recomendações com responsável sugerido, prioridade e prazo, e feche com os anexos e as assinaturas. Antes de imprimir ou exportar para PDF, verifique o rodapé, a numeração e que cada anexo esteja citado no texto.

Erros frequentes

• Confundir achado com opinião: escreve-se que algo está mal, mas não se consegue indicar onde nem quanto.
• Saltar da observação para a recomendação sem passar pela causa. Corrige-se o sintoma e o problema volta no período seguinte.
• Recomendações sem responsável nem prazo, que ninguém pode verificar e que voltam iguais no relatório seguinte.
• Não delimitar o âmbito nem deixar escrito o que ficou de fora da revisão.
• Anexar evidência sem a citar no texto. Um anexo que nunca é mencionado é um ficheiro solto que ninguém liga a um achado.
• Reutilizar o relatório do período anterior sem mudar a data, a versão, os dados gerais nem as conclusões.

Quando vale a pena passar para um sistema

O Word chega e sobra quando o relatório é ocasional, quando o leem poucas pessoas e quando a evidência se arquiva à mão. Deixa de chegar quando os relatórios se acumulam e ninguém os consegue comparar entre si; é aí que começa a doer. Se faz contagens, entradas, saídas e ajustes todas as semanas, a evidência do relatório não é uma fotografia solta, é um movimento dentro de um histórico, e convém tê-la num sistema que a guarde com data e utilizador.

Kardex Tauro é um software de inventários que faz essa parte do trabalho: registra os movimentos, conserva o histórico e permite retirar as listagens de que precisa para anexar ao relatório sem voltar a contar. Não substitui o relatório técnico nem o critério de quem o assina: o objetivo, a análise de causas e as recomendações continuam a ser seus, e este modelo continua a ser o lugar natural para os escrever. O que Kardex Tauro substitui é o trabalho de reconstruir à mão o que aconteceu, que é precisamente o que acaba por ser discutido quando não há suporte.

Este modelo é um guia geral de uso interno: adapte-o à sua operação e reveja-o com quem for adequado antes de lhe dar carácter oficial dentro da sua empresa.