O que é inventário?

Se o seu negócio vende produtos, guarda matérias-primas ou prepara pedidos, com certeza você já ouviu a palavra "inventário" mais vezes do que consegue contar. Mas você sabe realmente o que é um inventário e por que ele é tão importante para a saúde da sua empresa? Neste artigo explicamos isso de forma clara e prática, desde a definição contábil até os tipos que existem e sua relação com o kardex. Em termos simples, o inventário é o conjunto de mercadorias que uma empresa mantém em estoque para vender, transformar ou consumir em sua operação. É a resposta a uma pergunta bem concreta: o que eu tenho hoje no meu armazém, na minha loja ou no meu depósito? E para responder bem não basta olhar as prateleiras: é preciso um registro organizado, detalhado e valorado de cada produto.

Definição de inventário em termos de negócio e contabilidade

Do ponto de vista contábil, o inventário é um registro detalhado e valorado das existências de uma empresa em um determinado momento. Essa definição tem três partes que vale a pena entender separadamente. É um registro, ou seja, uma lista ordenada e organizada, e não uma simples quantidade solta. É detalhado, porque identifica cada produto, sua referência, sua unidade de medida, sua quantidade e sua localização dentro do armazém. E é valorado, porque a cada item é atribuído um valor monetário, normalmente seu custo de aquisição ou de produção. No balanço patrimonial, o inventário faz parte do ativo circulante, isto é, dos bens que a empresa espera transformar em dinheiro no curto prazo. Para um negócio comercial, o inventário costuma ser o maior ativo e o que compromete mais recursos. Para uma empresa industrial, o inventário inclui matérias-primas, produtos em elaboração e produtos acabados. Nos dois casos, uma má gestão do inventário se traduz diretamente em prejuízo: capital parado em produtos que não giram, faltas que geram vendas perdidas ou perdas que nunca são detectadas. Vamos usar um exemplo genérico: uma loja de ferragens guarda parafusos, tintas, ferramentas e materiais de encanamento. O inventário dela é a lista completa de todos esses itens, com a quantidade exata e o valor de cada um. Sem essa lista, o dono não sabe quanto está faltando para atender um pedido grande, nem quanto dinheiro está investido no depósito, nem se alguém está levando mercadoria sem pagar.

Para que serve um inventário

Manter um inventário bem controlado não é uma formalidade chata que interessa apenas aos contadores. É uma ferramenta de gestão que responde perguntas essenciais no dia a dia do negócio:

Saber o que está disponível: conhecer a qualquer momento quantas unidades de cada produto existem e se elas são suficientes para atender os pedidos pendentes.
Saber quanto vale o que você tem: conhecer o valor total das mercadorias permite calcular indicadores como o giro de estoque e evita deixar dinheiro parado em produtos que não vendem.
Detectar o que está faltando: comparar o que deveria existir com o que realmente existe revela faltas causadas por erros, devoluções mal registradas ou roubo.
Evitar roubos e perdas: um inventário com controles periódicos desestimula furtos internos e ajuda a identificar perdas por vencimento, dano ou armazenamento inadequado.
Tomar melhores decisões de compra: com dados confiáveis, você compra nas quantidades certas, no momento certo e sem exageros.
Manter a contabilidade e os impostos em dia: o inventário é a base para calcular o custo das mercadorias vendidas e para declarar corretamente às autoridades.

Em outras palavras, o inventário transforma o que está no depósito em informação acionável. E informação acionável é o que separa um negócio que reage aos problemas de um negócio que os previne.

Tipos de inventário

Existem várias formas de classificar os inventários. Uma das mais usadas se baseia no momento em que ele é feito e na forma de registrar as movimentações. De acordo com essa classificação, encontramos os seguintes tipos:

Inventário inicial: é o que se faz no começo de um período contábil. Corresponde às existências com as quais a empresa inicia o ano ou o ciclo de operações.
Inventário final: é o que se faz no encerramento do período contábil para conhecer com exatidão as existências com as quais ele termina. Esse dado alimenta as demonstrações financeiras.
Inventário periódico: é o sistema em que a empresa não registra cada entrada e saída individualmente, mas determina suas existências por meio de uma contagem no final do período.
Inventário permanente: é o sistema em que cada entrada e cada saída é registrada imediatamente, de modo que o saldo contábil sempre reflita a mercadoria disponível. Também é chamado de inventário perpétuo.
Inventário físico: é o processo de contar, conferir e valorar diretamente todas as mercadorias que realmente estão no armazém ou no depósito.

Tabela: tipos de inventário e sua descrição

Tipo de inventário	Descrição
Inventário inicial	Existências com as quais a empresa começa um período contábil.
Inventário final	Existências apuradas no final do período para as demonstrações financeiras.
Inventário periódico	Sistema que calcula as existências por meio de uma contagem ao final do período, sem registro permanente das movimentações.
Inventário permanente	Sistema que registra cada entrada e saída e mantém o saldo atualizado o tempo todo.
Inventário físico	Contagem e conferência direta das mercadorias reais que estão no armazém.

Tipos de inventário conforme a natureza das existências

Outra forma de classificar o inventário é pelo tipo de bem que o compõe. Essa classificação é especialmente útil para empresas industriais:

Matérias-primas: os insumos que a empresa compra para transformá-los em produtos acabados, como a madeira para uma marcenaria ou o tecido para uma fábrica de roupas.
Mercadorias: os produtos acabados que uma empresa comercial compra para revender sem transformá-los, como os itens que estão nas prateleiras de uma loja.
Produtos em elaboração: os bens que já iniciaram sua transformação, mas ainda não estão prontos para a venda.
Produtos acabados: os bens que já concluíram seu processo de produção e estão prontos para serem vendidos ou despachados.

Diferença entre inventário físico e contagem de inventário

É comum confundir inventário físico com contagem, mas eles não são exatamente a mesma coisa. A contagem de inventário é a ação pontual de contar as unidades de um produto ou de todo o depósito: confere-se quantas existem e anota-se o resultado. O inventário físico, por sua vez, é um processo mais amplo, que inclui o planejamento, a contagem, a conferência com os registros, a análise das diferenças e a valoração das existências. A contagem é uma das etapas do inventário físico, não o processo completo. Além disso, existem duas formas de fazer essa contagem. A contagem geral é feita uma vez por período sobre todas as existências, normalmente no encerramento do ano. Já a contagem cíclica é feita periodicamente sobre uma parte do inventário; por exemplo, a cada semana são contadas as categorias de maior movimentação. A contagem cíclica permite manter o inventário confiável durante todo o ano sem parar a operação do negócio.

Como o inventário se relaciona com o kardex

O kardex e o inventário são duas peças do mesmo sistema de controle. O kardex é o registro individual das entradas e saídas de cada produto, com sua data, sua quantidade, seu valor e seu saldo. Quando cada movimentação é lançada no kardex, o saldo contábil deveria coincidir com o que existe fisicamente no depósito. O inventário físico é a prova final: permite confirmar que essa coincidência existe ou encontrar as diferenças quando ela não existe. Se o kardex diz que existem cinquenta unidades de um produto e a contagem física encontra quarenta e sete, alguma coisa aconteceu: uma venda lançada errado, uma devolução que não foi anotada, uma unidade danificada ou uma perda. Essa diferença é analisada, ajustada e documentada. Por isso, um bom kardex não elimina a necessidade de fazer inventários físicos, mas os torna muito mais rápidos e confiáveis: se os registros estão em dia, a contagem só precisa conferir, não reconstruir a história do produto. Manter o kardex atualizado também é o ponto de partida para ter um inventário permanente. Com o registro de cada movimentação, você sabe quanto existe de cada item sem precisar contar tudo a todo momento. E quando chega o dia do inventário físico, as diferenças são mínimas e se resolvem em minutos, não em dias. Em resumo, o inventário não é um documento que se arquiva uma vez por ano: é uma prática contínua de controle que protege o dinheiro, a mercadoria e as decisões do negócio. Saber o que você tem, quanto vale e o que está faltando é a base para comprar bem, vender melhor e crescer sem surpresas. Se você quer deixar as planilhas de lado e manter o controle das suas existências em dia, ferramentas como o Kardex Tauro ajudam você a registrar cada entrada e saída e a manter seu inventário sempre sob controle.

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