Cómo controlar fechas de vencimiento en inventarios

Cómo controlar fechas de vencimiento en inventarios

En una farmacia, una droguería, un minimercado o cualquier negocio de alimentos, un producto vencido no es solo un empaque que se bota: es dinero perdido, un riesgo para la salud del cliente y, cuando se trata de medicamentos o alimentos, un problema con las autoridades sanitarias. Por eso, controlar los vencimientos no es un trámite administrativo más: es una de las tareas que más dinero le ahorra a una pequeña empresa. Se logra con reglas simples: registrar lotes y fechas desde que entra la mercancía, despachar aplicando el método FEFO, revisar lo que está por vencer y dar de baja a tiempo lo que ya no se puede comercializar.

El costo real de un producto vencido

Cuando un producto se vence, la pérdida es mayor de lo que parece. Se pierde el valor de compra de cada unidad, el espacio que ocupaba en la bodega o en el estante, el tiempo invertido en almacenarlo y, si el vencido pasó desapercibido, también la confianza de un cliente o el costo de una sanción. En negocios regulados como las farmacias, un medicamento vencido que llega a manos de un paciente puede generar una queja grave o un reporte ante la autoridad sanitaria. La merma por vencimiento es, además, la más evitable de todas: casi nunca la causa el producto, sino el hecho de que nadie miró el calendario a tiempo.

En las pequeñas empresas este control suele fallar por tres razones: se compra más de lo que se vende, la mercancía nueva se guarda delante de la vieja y no existe una lista confiable de qué vence y cuándo.

Registre lote y fecha de vencimiento desde la entrada

El control de vencimientos empieza el día en que la mercancía llega a su negocio, no cuando el producto está a punto de vencer. Cada vez que reciba un pedido, revise los datos que traen los empaques y regístrelos antes de poner la mercancía en el estante:

• Número de lote: el identificador que el fabricante imprime en el empaque. Para efectos de control, dos cajas del mismo producto con lotes distintos son dos productos diferentes.
• Fecha de vencimiento: debe registrarse junto con el lote, porque es la fecha la que decide el orden de salida de la mercancía.
• Cantidad de unidades por lote: saber cuántas unidades hay de cada lote permite decidir qué hacer con cada grupo y cuándo.

Anotar solo la existencia total no sirve para controlar vencimientos. Si usted tiene cuarenta unidades de un producto repartidas en tres lotes con fechas distintas, necesita saber cuántas unidades vencen en cada fecha. De ahí la conveniencia de un sistema que agrupe las unidades por lote o serial y guarde la fecha de vencimiento junto con cada lote.

Eso es exactamente lo que hace la gestión de lotes de Kardex Tauro. Cuando se recibe mercancía de un producto configurado con lotes o seriales, el sistema abre la captura de cada unidad, donde se puede registrar el lote y, como dato adicional, la fecha de vencimiento. Las unidades se agrupan automáticamente por lote para los reportes y la trazabilidad, y la cantidad ingresada se calcula a partir de los registros capturados, sin digitar dos veces el mismo dato ni equivocarse en el total.

FEFO: primero en vencer, primero en salir

FEFO significa primero en vencer, primero en salir, y es la regla de despacho que toda empresa con productos de vencimiento debería aplicar: de la mercancía disponible, siempre sale primero la que vence antes, sin importar que haya llegado después. Cuando los productos no vencen, basta con el método FIFO (primero en entrar, primero en salir), pero cuando hay fechas de por medio el FEFO es la única regla segura.

Llevar el FEFO a la práctica tiene dos partes. La primera es física: al almacenar, ubique el lote que vence antes al frente y los lotes con fecha más lejana al fondo; al despachar o surtir el punto de venta, tome siempre del lote más próximo a vencer. La segunda parte es de registro: cuando se vende un producto manejado por lotes, el sistema debe quedar informando cuál lote salió. En Kardex Tauro, al vender un producto con lotes o seriales no basta con digitar una cantidad: hay que seleccionar las unidades o el lote específico que se entrega, de modo que el inventario siempre muestre qué lotes quedan y con qué fecha de vencimiento.

Un cuadro de control por lotes

Con el registro de lotes al día, conviene mantener un cuadro de control como el siguiente, con una fila por lote y por producto. Revíselo una vez por semana, idealmente el mismo día en que hace el recorrido por la bodega:

En el ejemplo, el jarabe sale antes que el analgésico aunque llegó después, y la leche en polvo exige una decisión esta semana. El cereal vencido debe retirarse del estante de inmediato y registrarse como merma: venderlo, incluso con descuento, no es una opción cuando la fecha ya pasó.

Conteos por vencimiento próximo

Un cuadro de control solo sirve si se actualiza con la realidad de los estantes. Reserve un momento fijo cada semana o cada quince días para el recorrido de vencimientos: camine por la bodega y por el punto de venta, revise cada producto con fecha y preste atención especial a los que estén a menos de sesenta días de vencer.

• Muévalos al frente del estante y avise al personal de ventas para ofrecerlos primero.
• Considere una promoción o un descuento para sacarlos antes de la fecha límite.
• Si el proveedor acepta devoluciones por vencimiento próximo, gestione la devolución a tiempo: en muchos negocios es la salida que más valor recupera.
• Si no hay ninguna salida posible, programe la baja como merma para que el vencido no se mezcle con la mercancía vigente.

Aproveche el recorrido para verificar que las fechas registradas coincidan con las de los empaques. Si encuentra una fecha mal digitada o un lote mal identificado, corríjalo de inmediato en el registro: un dato errado en el sistema genera decisiones erradas en la bodega.

La merma de vencidos: regístrela, no la esconda

Cuando un producto vence y no tiene salida posible, lo correcto es retirarlo del estante y darlo de baja del inventario. Botarlo sin registrar es un error doble: el inventario sigue mostrando existencias que ya no existen y la pérdida queda invisible para siempre. En Kardex Tauro, la merma o disminución es el documento que formaliza la salida definitiva de productos por vencimiento, daño u otras causas: se indica la causa, el sistema valida que las unidades existan y, al finalizar el documento, descuenta automáticamente las existencias y registra el movimiento en el Kardex del producto. Si el producto maneja lotes, las unidades dadas de baja quedan identificadas con su lote.

Registrar las mermas por vencimiento con su causa tiene un beneficio adicional: produce datos útiles. Si al final del mes las mermas por vencimiento se concentran en ciertas referencias, la conclusión es clara: está comprando de más o rotando mal ese producto, y puede corregir la cantidad de compra o reforzar el FEFO en esa línea.

Lista de verificación para evitar pérdidas

• Compre contra la venta real y no llene la bodega solo porque el proveedor ofrece descuentos por volumen.
• Registre lote y fecha de vencimiento de toda la mercancía que entra, el mismo día de la recepción.
• Aplique FEFO en el almacenamiento y en el despacho, sin excepciones.
• Revise los vencimientos próximos al menos cada quince días, con el cuadro de control actualizado.
• Capacite al personal para ofrecer primero lo que vence antes y para nunca ocultar un vencido.
• Dé de baja los vencidos como merma apenas los detecte, para que el inventario refleje la realidad.
• Revise los reportes de mermas por vencimiento y ajuste las compras y la rotación con base en ellos.

El vencimiento se controla con método

Controlar las fechas de vencimiento no exige grandes inversiones: exige registrar desde la entrada, despachar con una regla clara y revisar con disciplina. Un sistema de inventario bien configurado apoya ese método: agrupa las existencias por lote o serial desde el ingreso, guarda la fecha de vencimiento en el registro de cada lote y formaliza la merma de los vencidos con su causa. Con esas piezas en orden, el producto vencido deja de ser una pérdida habitual y se convierte en la excepción que se detecta a tiempo.