Como Controlar Datas de Validade no Estoque

Como Controlar Datas de Validade no Estoque

Em uma farmácia, uma drogaria, um mercadinho ou qualquer negócio de alimentos, um produto vencido não é apenas uma embalagem para jogar fora: é dinheiro perdido, um risco para a saúde do cliente e, quando se trata de medicamentos ou alimentos, um problema com as autoridades sanitárias. Por isso, controlar as validades não é mais um trâmite administrativo: é uma das tarefas que mais dinheiro economiza em uma pequena empresa. Isso se consegue com regras simples: registrar lotes e datas desde que a mercadoria entra, despachar aplicando o método FEFO, revisar o que está perto de vencer e dar baixa a tempo no que já não pode ser comercializado.

O Custo Real de um Produto Vencido

Quando um produto vence, a perda é maior do que parece. Perde-se o valor de compra de cada unidade, o espaço que ele ocupava no depósito ou na prateleira, o tempo gasto para armazená-lo e, se o vencido passou despercebido, também a confiança de um cliente ou o custo de uma multa. Em negócios regulados, como as farmácias, um medicamento vencido que chega às mãos de um paciente pode gerar uma reclamação grave ou um relato à autoridade sanitária. A quebra por vencimento é, além disso, a mais evitável de todas: quase nunca é causada pelo produto, e sim pelo fato de ninguém ter olhado o calendário a tempo.

Nas pequenas empresas, esse controle costuma falhar por três motivos: compra-se mais do que se vende, a mercadoria nova é colocada na frente da antiga e não existe uma lista confiável do que vence e quando.

Registre Lote e Data de Validade desde a Entrada

O controle de validades começa no dia em que a mercadoria chega ao seu negócio, não quando o produto está prestes a vencer. Toda vez que receber um pedido, confira as informações impressas nas embalagens e registre-as antes de colocar a mercadoria na prateleira:

• Número do lote: o identificador impresso pelo fabricante. Para efeitos de controle, duas caixas do mesmo produto com lotes diferentes são dois produtos diferentes.
• Data de validade: deve ser registrada junto com o lote, porque é a data que decide a ordem de saída da mercadoria.
• Quantidade de unidades por lote: saber quantas unidades há em cada lote permite decidir o que fazer com cada grupo e quando.

Anotar apenas o saldo total não serve para controlar validades. Se você tem quarenta unidades de um produto divididas em três lotes com datas diferentes, precisa saber quantas unidades vencem em cada data. Daí a conveniência de um sistema que agrupe as unidades por lote ou serial e guarde a data de validade junto com cada lote.

É exatamente isso que faz a gestão de lotes do Kardex Tauro. Quando entra mercadoria de um produto configurado com lotes ou seriais, o sistema abre a captura de cada unidade, onde é possível registrar o lote e, como campo adicional, a data de validade. As unidades são agrupadas automaticamente por lote para relatórios e rastreabilidade, e a quantidade recebida é calculada a partir dos registros capturados, sem digitar o mesmo dado duas vezes nem errar o total.

FEFO: Primeiro a Vencer, Primeiro a Sair

FEFO significa primeiro a vencer, primeiro a sair, e é a regra de despacho que todo negócio com produtos de validade deveria aplicar: do estoque disponível, sai sempre primeiro o que vence antes, mesmo que tenha chegado depois. Quando os produtos não vencem, basta o método FIFO (primeiro que entra, primeiro que sai), mas quando há datas envolvidas, o FEFO é a única regra segura.

Colocar o FEFO em prática tem duas partes. A primeira é física: ao armazenar, coloque o lote que vence antes na frente e os lotes com data mais distante ao fundo; ao despachar ou abastecer o ponto de venda, retire sempre do lote mais próximo de vencer. A segunda parte é de registro: quando um produto controlado por lotes é vendido, o sistema precisa mostrar qual lote saiu. No Kardex Tauro, vender um produto com lotes ou seriais não é apenas digitar uma quantidade: é preciso selecionar as unidades ou o lote específico que está sendo entregue, para que o estoque mostre sempre quais lotes restam e com qual data de validade.

Um Quadro de Controle por Lotes

Com o registro de lotes em dia, mantenha um quadro de controle como o abaixo, com uma linha para cada lote e produto. Revise-o uma vez por semana, de preferência no mesmo dia em que fizer o percurso pelo depósito:

No exemplo, o xarope sai antes do analgésico, mesmo tendo chegado depois, e o leite em pó exige uma decisão nesta semana. O cereal vencido deve ser retirado da prateleira imediatamente e registrado como quebra: vendê-lo, mesmo com desconto, não é opção depois que a data passou.

Contagens por Validade Próxima

Um quadro de controle só funciona se for atualizado com a realidade das prateleiras. Separe um momento fixo toda semana ou a cada quinze dias para o percurso de validades: caminhe pelo depósito e pelo ponto de venda, confira cada produto com data e preste atenção especial aos que estiverem a menos de sessenta dias de vencer.

• Coloque-os na frente da prateleira e avise a equipe de vendas para oferecê-los primeiro.
• Considere uma promoção ou um desconto para vendê-los antes do prazo.
• Se o fornecedor aceitar devoluções por vencimento próximo, providencie a devolução a tempo: em muitos negócios, é a saída que recupera mais valor.
• Se não houver nenhuma saída possível, programe a baixa como quebra para que o vencido não se misture com a mercadoria válida.

Aproveite o percurso também para conferir se as datas registradas batem com as embalagens. Se encontrar uma data digitada errada ou um lote mal identificado, corrija no registro na hora: dado errado no sistema gera decisão errada no depósito.

A Quebra de Vencidos: Registre, Não Esconda

Quando um produto vence e não tem saída possível, o correto é retirá-lo da prateleira e dar baixa no estoque. Jogá-lo fora sem registrar é um erro duplo: o estoque continua mostrando saldos que já não existem e a perda fica invisível para sempre. No Kardex Tauro, a quebra ou diminuição é o documento que formaliza a saída definitiva de produtos por vencimento, dano ou outras causas: informa-se a causa, o sistema valida se as unidades existem e, ao finalizar o documento, desconta automaticamente o estoque e registra o movimento no Kardex do produto. Se o produto é controlado por lotes, as unidades baixadas ficam identificadas pelo seu lote.

Registrar as quebras por vencimento com a sua causa tem um benefício extra: gera dados úteis. Se no fim do mês as perdas por vencimento se concentram em determinadas referências, a conclusão é clara: você está comprando demais ou girando mal aquele produto, e pode corrigir a quantidade de compra ou reforçar o FEFO nessa linha.

Lista de Verificação para Evitar Perdas

• Compre de acordo com a venda real e não encha o depósito só porque o fornecedor oferece descontos por volume.
• Registre lote e data de validade de toda a mercadoria que entra, no mesmo dia do recebimento.
• Aplique o FEFO no armazenamento e no despacho, sem exceções.
• Revise as validades próximas pelo menos a cada quinze dias, com o quadro de controle atualizado.
• Treine a equipe para oferecer primeiro o que vence antes e para nunca esconder um vencido.
• Dê baixa nos vencidos como quebra assim que os detectar, para que o estoque reflita a realidade.
• Revise os relatórios de quebras por vencimento e ajuste as compras e o giro com base neles.

A Validade se Controla com Método

Controlar as datas de validade não exige grandes investimentos: exige registrar desde a entrada, despachar com uma regra clara e revisar com disciplina. Um bom sistema de estoque apoia esse método: agrupa os saldos por lote ou serial desde o ingresso, guarda a data de validade no registro de cada lote e formaliza a quebra dos vencidos com a sua causa. Com essas peças em ordem, o produto vencido deixa de ser uma perda rotineira e vira a exceção que se detecta a tempo.