Cómo clasificar productos por importancia

Cómo clasificar productos por importancia

En cualquier bodega hay productos que valen mucho y productos que valen poco, y casi siempre son los menos los que concentran la mayor parte del dinero invertido. Un negocio puede tener cuatrocientas referencias en su catálogo, pero si se suman los saldos se descubre que diez o veinte de ellas representan la mayor parte del valor del inventario. El resto, aunque ocupa espacio, estanterías y horas de conteo, pesa muy poco en el balance.

Clasificar los productos por importancia sirve precisamente para eso: para saber cuáles son las referencias críticas y para tratar cada artículo según lo que realmente aporta al negocio. Con una buena clasificación se decide con criterio dónde hacer conteos con más frecuencia, qué productos merecen control estricto, en cuáles conviene concentrar el dinero de las compras y cuáles pueden manejarse con controles simples. En este artículo se explica el método más usado para lograrlo, la clasificación ABC, paso a paso y con un ejemplo numérico completo.

Qué es la clasificación ABC y por qué es útil

La clasificación ABC ordena los productos del inventario en tres grupos según su importancia económica, medida por el valor anual que cada uno representa para el negocio. La idea de fondo es simple y se cumple en casi todos los almacenes, sin importar su tamaño: pocos productos concentran la mayor parte del valor.

• Clase A: pocos productos, pero de alto valor. En un inventario típico concentran cerca del 80 % del valor anual con apenas una parte pequeña de las referencias. Son los que exigen el mayor cuidado del negocio.
• Clase B: un grupo intermedio, que suele representar alrededor del 15 % del valor anual y merece un control periódico.
• Clase C: la mayoría de las referencias, pero de bajo valor: apenas el 5 % del valor anual. Se controlan con el mínimo esfuerzo posible.

Esos porcentajes —80, 15 y 5— no son una ley exacta, sino una guía de referencia que cada negocio puede ajustar. Lo importante es entender que la atención que recibe un producto debe ser proporcional al dinero que representa: un error en un producto clase A cuesta mucho más que un error en uno clase C. El método sirve para concentrar los recursos de control donde más rinden.

Paso a paso para clasificar los productos

Para hacer la clasificación se necesita una lista de productos con sus movimientos del último año. Si el negocio usa Kardex Tauro, esa información ya está organizada: el sistema registra las existencias y los movimientos de cada producto, y permite agrupar los artículos en grupos o categorías para trabajar la lista por líneas. Con esos datos se siguen estos pasos:

1. Calcular el valor anual de cada producto. Se multiplica la cantidad vendida o despachada durante el año por su costo unitario de adquisición. Por ejemplo, si de una referencia se vendieron 300 unidades en el año y cada unidad cuesta 50 000 pesos, su valor anual es de 15 millones de pesos.
2. Ordenar la lista de mayor a menor según ese valor anual, para que los productos más importantes queden en los primeros lugares.
3. Calcular el porcentaje acumulado. Se suman los valores de todos los productos para hallar el total, se calcula qué porcentaje del total representa cada uno y luego se acumulan los porcentajes desde el primero hasta el último de la lista.
4. Definir los cortes. Los productos que acumulen hasta el 80 % del valor son clase A; los que sigan hasta el 95 % son clase B; el resto, hasta el 100 %, son clase C.
5. Revisar la clasificación con periodicidad, cada trimestre o cada semestre, porque los productos cambian de clase a medida que cambian las ventas y los costos.

Ejemplo numérico de una clasificación ABC

Tomemos una pequeña distribuidora que maneja diez líneas de producto. Al final del año, con los movimientos registrados, se calculó el valor anual de cada línea y se ordenaron de mayor a menor. El valor total de la mercancía movida en el año fue de $ 100 000 000. La tabla muestra el resultado:

El resultado es revelador: dos líneas, apenas el 20 % de los productos, concentran el 80 % del valor anual, justo la proporción que anuncia la regla. Tres líneas más suman otro 15 % del valor, y las cinco restantes, que son la mitad de la lista, apenas aportan el 5 %. Si el negocio dedicara la misma atención a contar las herramientas eléctricas que a contar la papelería, estaría gastando mal su tiempo y dejando desprotegido su dinero.

Qué hacer con cada clase

Clase A: control estricto y conteos frecuentes

Los productos clase A son los que más dinero mueven y los que más exigencias tienen. Para ellos se recomienda:

• Conteos frecuentes, semanales o quincenales, para detectar cualquier diferencia apenas aparezca.
• Registro de movimientos al día y revisión de cada salida importante, con su documento de respaldo.
• Stock de seguridad vigilado y compras planeadas con proveedores confiables, porque quedarse sin un producto clase A afecta de inmediato las ventas y el flujo de caja.

Clase B: control periódico

Los productos clase B merecen un seguimiento mensual o bimensual: se cuentan con menos frecuencia que la clase A, pero se vigila que su rotación y sus saldos se comporten dentro de lo esperado. Un error en ellos no es catastrófico, pero sí conviene corregirlo a tiempo.

Clase C: control simple

En la clase C hay muchos productos y poco valor, de modo que el objetivo es gastar el menor tiempo posible en ellos:

• Conteos semestrales o anuales, o por muestreo cuando se requiere.
• Pedidos grandes y poco frecuentes, para no dedicarles compras constantes.
• Controles sencillos de existencias, sin invertir horas de trabajo en artículos que apenas pesan en el balance.

Cómo aplicar la clasificación en los conteos y en las compras

La utilidad práctica de la clasificación aparece en dos decisiones diarias del negocio. En los conteos, permite montar un programa de conteos cíclicos: la clase A se cuenta cada semana o cada quince días, la clase B cada mes y la clase C una o dos veces al año. Así, el dinero más importante del inventario se verifica constantemente y los errores se corrigen pronto, sin necesidad de paralizar la bodega con un conteo general.

En las compras, la clasificación orienta cuánto pedir y con qué frecuencia. De los productos clase A conviene comprar en cantidades que no inmovilicen demasiado capital y mantener un control cercano del punto de pedido. De los clase C, en cambio, se hacen pedidos grandes y espaciados que reduzcan el tiempo dedicado a ellos. La clase B se maneja en un punto medio, con reposición periódica según su rotación.

Una clasificación que se mantiene viva

La clasificación ABC no es un trabajo de una sola vez: los productos entran y salen de clase con el tiempo, y por eso conviene recalcularla cada cierto periodo con los movimientos reales del negocio. Kardex Tauro facilita ese mantenimiento, porque permite agrupar los productos en grupos o categorías, mantener las existencias y los movimientos de cada uno siempre actualizados y volver a calcular el valor anual cuando se necesite. Clasificar los productos por importancia no es un trámite administrativo: es la forma de asegurar que el control del inventario se concentre donde el dinero realmente está.