Como Classificar Produtos por Importância
Como Classificar Produtos por Importância
Em qualquer depósito há produtos que valem muito e produtos que valem pouco, e quase sempre são os poucos que concentram a maior parte do dinheiro investido. Um negócio pode ter quatrocentas referências no catálogo, mas, se somarmos os saldos, descobrimos que dez ou vinte delas representam a maior parte do valor do estoque. O restante, mesmo ocupando espaço, prateleiras e horas de contagem, pesa muito pouco no balanço.
Classificar os produtos por importância serve exatamente para isso: para saber quais são as referências críticas e para tratar cada item de acordo com o que ele realmente contribui para o negócio. Com uma boa classificação, decide-se com critério onde fazer contagens com mais frequência, quais produtos merecem controle rigoroso, onde concentrar o dinheiro das compras e quais podem ser administrados com controles simples. Este artigo explica o método mais usado para conseguir isso, a classificação ABC, passo a passo e com um exemplo numérico completo.
O que é a classificação ABC e por que ela é útil
A classificação ABC ordena os produtos do estoque em três grupos de acordo com a importância econômica, medida pelo valor anual que cada um representa para o negócio. A ideia de fundo é simples e se confirma em quase todos os almoxarifados, independentemente do tamanho: poucos produtos concentram a maior parte do valor.
- Classe A: poucos produtos, mas de alto valor. Em um estoque típico, concentram cerca de 80 % do valor anual com apenas uma pequena parte das referências. São os que exigem o maior cuidado do negócio.
- Classe B: um grupo intermediário, que costuma representar cerca de 15 % do valor anual e merece controle periódico.
- Classe C: a maioria das referências, mas de baixo valor: apenas 5 % do valor anual. São controladas com o mínimo esforço possível.
Esses percentuais —80, 15 e 5— não são uma lei exata, mas um guia de referência que cada negócio pode ajustar. O importante é entender que a atenção recebida por um produto deve ser proporcional ao dinheiro que ele representa: um erro em um produto da classe A custa muito mais do que um erro em um da classe C. O método serve para concentrar os recursos de controle onde eles rendem mais.
Passo a passo para classificar os produtos
Para fazer a classificação, é preciso ter uma lista de produtos com os movimentos do último ano. Se o negócio usa o Kardex Tauro, essa informação já está organizada: o sistema registra os saldos e os movimentos de cada produto e permite agrupar os itens em grupos ou categorias para trabalhar a lista por linhas. Com esses dados, seguem-se estes passos:
- Calcular o valor anual de cada produto. Multiplica-se a quantidade vendida ou despachada durante o ano pelo custo unitário de aquisição. Por exemplo, se 300 unidades de uma referência foram vendidas no ano e cada unidade custa 50 000, o valor anual é de 15 milhões.
- Ordenar a lista do maior para o menor de acordo com esse valor anual, para que os produtos mais importantes fiquem nas primeiras posições.
- Calcular o percentual acumulado. Somam-se os valores de todos os produtos para achar o total, calcula-se qual percentual do total cada um representa e então acumulam-se os percentuais do primeiro ao último item da lista.
- Definir os cortes. Os produtos que acumularem até 80 % do valor são classe A; os que vierem a seguir até 95 % são classe B; o restante, até 100 %, é classe C.
- Revisar a classificação periodicamente, a cada trimestre ou semestre, porque os produtos mudam de classe conforme mudam as vendas e os custos.
Exemplo numérico de uma classificação ABC
Tomemos uma pequena distribuidora que trabalha com dez linhas de produto. No fim do ano, com os movimentos registrados, calculou-se o valor anual de cada linha e elas foram ordenadas da maior para a menor. O valor total da mercadoria movimentada no ano foi de R$ 100 000 000. A tabela mostra o resultado:
| Produto | Valor anual | % acumulado | Classe |
|---|---|---|---|
| Ferramentas elétricas | R$ 50 000 000 | 50,0 % | A |
| Tintas e esmaltes | R$ 30 000 000 | 80,0 % | A |
| Cabos e extensões | R$ 8 000 000 | 88,0 % | B |
| Artigos de ferragens | R$ 5 000 000 | 93,0 % | B |
| Parafusos e fixadores | R$ 2 000 000 | 95,0 % | B |
| Brocas e discos de corte | R$ 1 800 000 | 96,8 % | C |
| Lixas e abrasivos | R$ 1 200 000 | 98,0 % | C |
| Produtos de limpeza | R$ 800 000 | 98,8 % | C |
| Embalagens e sacolas | R$ 700 000 | 99,5 % | C |
| Artigos de papelaria | R$ 500 000 | 100,0 % | C |
O resultado é revelador: duas linhas, apenas 20 % dos produtos, concentram 80 % do valor anual, exatamente a proporção anunciada pela regra. Mais três linhas somam outros 15 % do valor, e as cinco restantes, metade da lista, contribuem com apenas 5 %. Se o negócio dedicasse a mesma atenção para contar ferramentas elétricas e para contar papelaria, estaria desperdiçando tempo e deixando o dinheiro desprotegido.
O que fazer com cada classe
Classe A: controle rigoroso e contagens frequentes
Os produtos da classe A são os que movimentam mais dinheiro e os que mais exigem atenção. Para eles, recomenda-se:
- Contagens frequentes, semanais ou quinzenais, para detectar qualquer diferença assim que ela aparecer.
- Registro de movimentos em dia e revisão de cada saída importante, com seu documento de apoio.
- Estoque de segurança acompanhado e compras planejadas com fornecedores confiáveis, porque ficar sem um produto da classe A afeta na hora as vendas e o fluxo de caixa.
Classe B: controle periódico
Os produtos da classe B merecem acompanhamento mensal ou bimestral: são contados com menos frequência do que os da classe A, mas acompanha-se a rotação e os saldos para confirmar que se comportam como o esperado. Um erro neles não é catastrófico, mas vale a pena corrigi-lo a tempo.
Classe C: controle simples
Na classe C há muitos produtos e pouco valor, de modo que o objetivo é gastar o mínimo de tempo possível com eles:
- Contagens semestrais ou anuais, ou por amostragem quando for necessário.
- Pedidos grandes e pouco frequentes, para não dedicar compras constantes a eles.
- Verificações simples de estoque, sem investir horas de trabalho em itens que quase não pesam no balanço.
Como aplicar a classificação nas contagens e nas compras
A utilidade prática da classificação aparece em duas decisões diárias do negócio. Nas contagens, ela permite montar um programa de contagens cíclicas: a classe A é contada toda semana ou a cada quinze dias, a classe B todo mês e a classe C uma ou duas vezes por ano. Assim, o dinheiro mais importante do estoque é verificado constantemente e os erros são corrigidos cedo, sem precisar parar o depósito para uma contagem geral.
Nas compras, a classificação orienta quanto pedir e com que frequência. Para os produtos da classe A, convém comprar em quantidades que não imobilizem muito capital e manter um acompanhamento próximo do ponto de pedido. Para os da classe C, ao contrário, fazem-se pedidos grandes e espaçados que reduzam o tempo dedicado a eles. A classe B fica no meio-termo, com reposição periódica conforme a rotação.
Uma classificação que se mantém viva
A classificação ABC não é um trabalho de uma vez só: os produtos entram e saem de classe com o tempo, e por isso vale a pena recalculá-la de tempos em tempos com os movimentos reais do negócio. O Kardex Tauro facilita essa manutenção, porque permite agrupar os produtos em grupos ou categorias, manter os saldos e os movimentos de cada um sempre atualizados e recalcular o valor anual quando for preciso. Classificar os produtos por importância não é uma burocracia: é a forma de garantir que o controle do estoque se concentre onde o dinheiro realmente está.