¿Cómo funciona el método PEPS?

¿Cómo funciona el método PEPS?

Quien compra y vende mercancía se encuentra tarde o temprano con una pregunta incómoda: si el mismo producto se compró dos veces a precios distintos, ¿cuál es el costo de la mercancía que se vende? ¿El de la primera compra, el de la segunda o una mezcla de ambos? La respuesta cambia el valor del inventario, el costo de la venta y, al final, la utilidad del negocio.

El método PEPS —primeras en entrar, primeras en salir— responde esa pregunta con una regla sencilla: lo que llegó primero a la bodega es lo primero que debe salir, y se valora con el costo del lote más antiguo disponible. En inglés se conoce como FIFO (first in, first out). En este artículo explicamos cómo funciona, cómo se aplica en un kardex y en qué negocios conviene usarlo.

Qué significa PEPS

PEPS es un método de valoración de inventarios. Su función no es decir cuántas unidades hay, sino asignar un costo a cada salida y dejar el saldo correctamente valorado cuando el precio de compra cambia entre un pedido y otro.

La idea se entiende mejor con una imagen: imagine una fila de cajas en una bodega. Si el negocio despacha en el mismo orden en que recibió la mercancía, las primeras en entrar serán las primeras en salir. Eso es lo que propone PEPS: el inventario fluye en orden de llegada y cada salida se valora con el lote más antiguo que todavía tenga unidades.

PEPS no es el único método que existe. El costo promedio ponderado mezcla todos los lotes y calcula un costo medio para cada salida, y el UEPS (últimas en entrar, primeras en salir) hace lo contrario. Cada uno produce cifras distintas, y por eso la elección importa: no es un detalle contable menor, es una decisión que afecta cuánto inventario reporta el negocio y qué utilidad muestra.

Cómo se calcula el costo de las salidas con PEPS

La regla de cálculo es estricta y se aplica lote por lote, en este orden:

1. Identifique el lote más antiguo que tenga unidades disponibles en el kardex.
2. Tome de ese lote las unidades que necesita la salida.
3. Si el lote más antiguo no alcanza, continúe con el siguiente lote más antiguo, y así sucesivamente.
4. El costo de la salida es la suma de las unidades tomadas de cada lote, multiplicadas por el costo unitario de ese lote.

Un ejemplo corto: suponga que en el kardex quedan 100 unidades de una compra a $8 y llegan 200 unidades compradas a $10. Si se venden 150 unidades, con PEPS salen primero las 100 unidades más antiguas, a $8, y las 50 restantes salen del lote nuevo, a $10. El costo de la salida es 100 × $8 + 50 × $10 = $1.300, y el saldo queda en 150 unidades del lote reciente, valoradas a $10.

Una salida puede tomar unidades de varios lotes cuando el más antiguo no alcanza, pero siempre se agota primero el más antiguo.

Ejemplo numérico completo en el kardex

Veamos el método aplicado a un producto concreto: el aceite de cocina que vende una tienda de barrio. El negocio lleva su kardex durante marzo y registra dos compras a precios distintos y una venta. La tabla resume el movimiento:

Repasemos fila por fila. El 2 de marzo entran 100 unidades a $8 y el saldo queda en $800. El 9 de marzo entran 200 unidades a $10: el saldo suma $2.800, pero ya no hay un solo costo: son 100 unidades del lote de $8 y 200 del lote de $10, y el kardex debe conservar esa separación para poder aplicar PEPS después.

El 15 de marzo se venden 150 unidades. Con PEPS, la salida se valora así: las 100 unidades del lote de $8 salen primero y valen $800; las 50 que faltan se toman del lote de $10 y valen $500. El costo de la venta es $1.300 y el saldo queda en 150 unidades, todas del lote de $10, valoradas en $1.500.

La comprobación final del saldo se ve en esta segunda tabla:

Si el negocio hubiera vendido cada unidad a $15, los ingresos de esa venta habrían sido $2.250 y la utilidad bruta, con PEPS, de $950 ($2.250 - $1.300). Con el costo promedio ponderado, el costo unitario habría sido de $9,33 ($2.800 ÷ 300) y el costo de las 150 unidades de unos $1.400, con una utilidad menor. El mismo movimiento produce dos resultados distintos: por eso conviene elegir un método y aplicarlo siempre de la misma manera.

Ventajas y desventajas del método PEPS

Ventajas

• Refleja el flujo físico real cuando la mercancía se despacha en orden de llegada, como ocurre con alimentos, bebidas y productos de temporada.
• El saldo queda valorado con los costos más recientes, lo que acerca el valor del inventario al costo de reposición.
• Obliga a sacar primero lo más antiguo, y eso reduce mermas, vencimientos y mercancía obsoleta acumulada.
• Es fácil de explicar, de entender y de revisar: cualquier persona que lleve el kardex puede seguir la regla lote por lote.

Desventajas

• Exige identificar los lotes: cada compra debe quedar registrada con su fecha y su costo, lo que requiere más disciplina administrativa.
• Cuando los precios suben, la utilidad contable tiende a ser mayor, porque las salidas se valoran con costos antiguos y más bajos.
• No sirve cuando la mercancía no se puede distinguir por lotes, como los graneles, los líquidos mezclados o los productos que se revuelven en la bodega.

¿En qué negocios tiene sentido aplicar PEPS?

PEPS tiene sentido en los negocios donde la mercancía vieja pierde valor o se daña si se queda en la bodega. Es el caso típico de los productos perecederos —frutas, verduras, lácteos, pan, carnes—, donde despachar lo más antiguo primero no es una preferencia contable sino una necesidad. También encaja en las tiendas de ropa y moda, donde cada temporada deja prendas que valen menos con el tiempo, y en farmacias y droguerías, donde los medicamentos tienen fecha de vencimiento y debe rotar primero lo que vence antes. Las distribuidoras de alimentos, las panaderías y los supermercados pequeños aplican ese mismo criterio todos los días, aunque no siempre le pongan nombre.

En cambio, PEPS pierde sentido cuando los lotes no se pueden diferenciar: el carbón, la arena, los líquidos a granel o los productos que se mezclan en un mismo tanque o silo no tienen primera ni última entrada. Para esos casos, el costo promedio ponderado suele ser más práctico.

PEPS frente a otros métodos

Con PEPS, el saldo conserva los costos más recientes. Con el promedio ponderado, cada compra recalcula un costo medio que suaviza los cambios de precio, y es la opción natural cuando no se identifican lotes. Con UEPS saldría primero la mercancía más reciente y el saldo quedaría con costos antiguos; es el método menos usado y el que más se aleja del valor real de reposición. Para la mayoría de las pequeñas empresas, la decisión práctica se reduce a PEPS o promedio ponderado, y debe ser coherente: cambiar a mitad de año sin justificación solo complica la comparación entre períodos.

Cómo llevar PEPS en el kardex

El kardex es el formato donde el negocio registra, producto por producto, cada entrada, cada salida y el saldo que queda. Aplicar PEPS sobre el kardex no exige fórmulas complicadas: basta con registrar cada compra con su fecha y su costo, tener presente cuál lote es el más antiguo y valorar cada salida contra ese lote, tal como se hizo en el ejemplo de marzo.

Un programa de kardex como Kardex Tauro es un apoyo útil para ese registro: el programa lleva las entradas y las salidas en el kardex y actualiza el costo promedio cuando se registran compras, de modo que la información está siempre al día. El método PEPS no se aplica solo: lo aplica el negocio al decidir cómo valora sus salidas, y el kardex de Kardex Tauro es el documento donde esa decisión se estudia, se aplica y se comprueba mes a mes.