Ajustes de inventario y su registro contable

Ajustes de inventario y su registro contable

El kardex guarda lo que debería haber: las entradas, las salidas y el saldo que resulta de aplicarlas una por una. Pero lo que debería haber no siempre coincide con lo que hay. Un conteo físico que encuentra menos unidades de las registradas, una caja que aparece rota en la bodega, un lote vencido que nadie retiró del estante o una mercancía recibida que nunca se anotó son situaciones que separan el papel de la realidad. Cuando eso ocurre, la contabilidad no se queda esperando: se ajusta. Esta lección se ocupa de la parte que le sigue al hallazgo, el registro de los ajustes, es decir, el asiento que devuelve el inventario a la verdad, caso por caso.

En la lección dedicada al conteo físico ya viste cómo se hace el levantamiento de existencias y cómo se compara el saldo contable con lo que realmente hay para detectar diferencias. Esa comparación es el punto de partida, no la meta: una vez que la diferencia está identificada y cuantificada, alguien tiene que decidir qué la causó y dejar constancia contable de la corrección. Esa decisión es la que se estudia aquí. No se trata de repetir cómo se origina cada diferencia, sino de entender qué cuenta debe recibir la contrapartida cuando el inventario se ajusta.

Por qué el saldo del kardex se separa de la realidad

Las diferencias entre el kardex y la realidad se agrupan en tres grandes causas. La primera son los errores de registro: se digitó mal una cantidad, se registró dos veces una entrada o se facturó una salida que nunca salió del almacén. La segunda son los hechos internos que ocurren sin dejar asiento: un hurto, un daño durante la manipulación, mercancía vencida que sigue en el estante, un derrame o una donación que se entregó sin documento. La tercera es el paso del tiempo sobre el valor: productos que quedaron desactualizados, que ya nadie compra o cuyo precio de venta cayó por debajo de su costo. Cada causa deja una huella distinta en las existencias y, como verás en esta lección, exige una contrapartida distinta en el asiento.

Conviene aclarar un punto desde el comienzo: el ajuste no es un castigo ni una mala noticia contable. Es el mecanismo normal por el cual los libros vuelven a decir la verdad. Una empresa que nunca ajusta no es una empresa perfecta: es una empresa que probablemente tiene su inventario sobrevalorado o subvalorado sin saberlo, y que tomará decisiones sobre cifras equivocadas.

La secuencia que protege el ajuste

Un ajuste de inventario nunca se registra porque sí. Detrás de cada asiento debe existir una secuencia que lo respalde, porque el inventario es uno de los activos más sensibles de la empresa y un ajuste mal hecho puede esconder un robo o inflar un resultado. La secuencia recomendada es esta:

• Conteo físico de las existencias o evidencia del hecho interno (informe de daño, denuncia, registro de vencimientos).
• Comparación contra el kardex para cuantificar la diferencia: cuántas unidades faltan o sobran y a qué costo unitario.
• Acta de conteo o informe del hecho, con cantidades, referencias de los productos, causa probable y fecha.
• Aprobación del responsable según la política de la empresa: administrador, gerente o contador, dependiendo del monto.
• Registro del ajuste con su soporte, de modo que el movimiento quede identificado por su motivo y su responsable.

La regla se puede resumir en una frase: nadie ajusta sin soporte. Un asiento de inventario sin acta y sin aprobación es más peligroso que la diferencia que pretende corregir, porque rompe la confianza sobre toda la información del almacén. En Kardex Tauro, los ajustes de inventario se registran como movimientos que afectan el kardex del producto y quedan asociados a su documento y a su motivo, de modo que la trazabilidad del ajuste se puede revisar después sin depender de la memoria de nadie.

Ajuste 1: sobrante de inventario

El sobrante ocurre cuando hay más mercancía de la que el kardex registra. Las causas típicas son hallazgos de productos que se creían perdidos o agotados, donaciones recibidas que no se documentaron, devoluciones de clientes que entraron al almacén sin asiento o errores de registro que subestimaron una entrada. El efecto es claro: las existencias reales son mayores que el saldo contable y el activo aparece subvalorado.

El asiento del sobrante tiene una forma fija:

Asiento del sobrante Débito: Inventario de mercancías, por el valor del sobrante. Crédito: Ingresos diversos (sobrantes de inventario) o una cuenta específica de sobrantes.

La cuenta del crédito admite dos opciones usuales: una cuenta de ingresos diversos o una cuenta propia llamada "sobrantes". Cuál utilizar depende del catálogo de cuentas de la empresa y del criterio del contador, porque algunas políticas prefieren no mezclar sobrantes con otros ingresos ocasionales y crean una cuenta exclusiva para identificarlos en el estado de resultados. Lo esencial es la naturaleza del registro: el sobrante no nació de una venta, de modo que no es ingreso operativo, sino un ingreso ocasional que mejora el resultado del período en que se descubre.

Un ejemplo pequeño ayuda a fijar la idea. Una bodega encuentra 25 unidades de un repuesto que el kardex daba por agotadas. El costo unitario del repuesto es de $8.000, de modo que el valor del hallazgo es de $200.000. El asiento debita inventario por $200.000 y acredita ingresos diversos por $200.000. Después del registro, el saldo del kardex vuelve a coincidir con las unidades que realmente están en el estante.

Ajuste 2: faltante por robo o por error de registro

El faltante es el caso inverso: hay menos mercancía de la que el kardex registra. Sus causas más frecuentes son el robo o hurto, interno o externo, y los errores de registro que inflaron una entrada o no descontaron una salida. En ambos casos el inventario del balance está sobrevalorado: dice que hay activos que ya no existen o que nunca existieron.

La naturaleza del faltante define la contrapartida:

• Si el faltante se explica por un error de registro con evidencia clara, por ejemplo una salida anotada dos veces o una entrada duplicada, la solución natural es corregir el movimiento y no reconocer un gasto.
• Si el faltante responde a un robo o a una desaparición sin explicación, la contrapartida es una cuenta de gasto o pérdida, como "gastos por faltantes" o "pérdida por hurto", según el catálogo y el criterio del contador.

El asiento general del faltante es el siguiente:

Asiento del faltante Débito: Gasto por faltante de inventario (o pérdida por robo). Crédito: Inventario de mercancías, por el valor del faltante.

Observa la diferencia de fondo con el sobrante: aquí el activo disminuye y la contrapartida es una cuenta de resultado negativa. El faltante deja de estar escondido dentro del inventario y pasa a verse como lo que es: una pérdida del período. Si la empresa tiene seguro contra hurto, la parte cubierta por la póliza se maneja como un derecho de cobro a la aseguradora y solo la parte no cubierta queda como gasto, pero ese matiz depende de cada póliza y de la política contable.

Ajuste 3: merma por daño o vencimiento

La merma es la pérdida física de cantidad o de aptitud de la mercancía: roturas, derrames, evaporación, pérdida de peso en el manejo, daño por mala manipulación o vencimiento de productos perecederos. A diferencia del robo, la merma no implica necesariamente que alguien se haya llevado la mercancía: muchas veces el producto sigue existiendo, pero ya no se puede vender o pesa menos de lo que debería.

La clave contable de la merma está en distinguir la merma normal de la merma anormal. La merma normal es la que la operación espera y tolera: el pequeño porcentaje de rotura que cualquier almacén sufre al recibir, almacenar o despachar mercancía. La merma anormal es la que escapa a lo esperado: un incendio, una inundación, un accidente grave de manipulación o una contaminación masiva de un lote.

La distinción no es un capricho: define si el registro va contra el costo o contra el gasto.

Merma normal Débito: Costo de la mercancía (mayor costo del inventario vendible). Crédito: Inventario de mercancías.

Merma anormal Débito: Gasto por pérdida anormal de inventario. Crédito: Inventario de mercancías.

El principio general, que tiene como referencia conceptual la norma internacional de contabilidad sobre inventarios (NIC 2), dice que las pérdidas normales de la operación forman parte del costo de las existencias que sí se venden, mientras que las pérdidas anormales se reconocen como gasto del período en que ocurren. Este material presenta el principio en su forma general como guía de registro; el tratamiento a fondo de la merma, con sus clases y su medición, se estudió en la lección dedicada a ese tema, y el asiento que ves aquí es su aplicación práctica.

Ajuste 4: deterioro y obsolescencia

Hay un cuarto caso en el que la mercancía está físicamente intacta y aun así vale menos: el deterioro de valor. Ocurre cuando un producto quedó obsoleto, cuando su empaque se dañó, cuando pertenece a una línea descontinuada o cuando su precio de venta razonable cayó por debajo de su costo. El inventario no desapareció, pero ya no se puede recuperar el dinero que costó, y la contabilidad prudente no espera a la venta para reconocer esa pérdida: la reconoce en el momento en que se detecta.

La referencia conceptual es la misma norma de inventarios que se mencionó en la merma: las existencias se miden, en principio, al menor valor entre su costo y el valor que se espera recuperar de ellas. Cuando ese valor recuperable es menor que el valor en libros, la diferencia se reconoce como una pérdida de valor.

Asiento del deterioro Débito: Gasto por deterioro de inventario. Crédito: Inventario de mercancías (baja directa) o provisión por deterioro de inventario.

La elección entre acreditar directamente el inventario o acreditar una provisión depende de la política de la empresa y del criterio del contador. Si la mercancía se va a destruir o descartar, lo usual es la baja directa del inventario. Si la mercancía sigue existiendo y lo que cambió es su valor esperado, muchas empresas prefieren la provisión, que es una cuenta compensadora que reduce el inventario en el balance sin borrar las unidades del kardex. El detalle de esta medición se desarrolló en la lección de deterioro; aquí interesa el registro y su lógica: gasto del período contra el valor del inventario.

Cómo decidir el asiento según el hecho

La tabla siguiente resume los cuatro tipos de ajuste y la cuenta que recibe la contrapartida en cada caso. Es la herramienta de consulta rápida para el momento de registrar.

Ejemplo completo: un faltante de $600.000 por robo

Llevemos los conceptos a un caso numérico completo. Una empresa comercial cierra el mes con un saldo de inventario en libros de $12.000.000 según su kardex. Para el cierre se realiza un conteo físico de la bodega y el resultado real es de $11.400.000 en mercancía. La diferencia es de $600.000 y, después de revisar los movimientos del período y descartar errores de registro, la investigación concluye que hubo hurto interno de mercancía.

El procedimiento queda así: se levanta el acta de conteo con la diferencia encontrada, se anexa el informe de la investigación que concluye el hurto, el responsable aprueba el ajuste y el contador procede a registrarlo. No hay asiento sin esos documentos. El registro es el siguiente:

Después del asiento, el saldo del inventario en el balance queda en $11.400.000, que es exactamente el valor real de la mercancía que hay en la bodega, y la pérdida de $600.000 queda visible en el estado de resultados como gasto del período. Observa el efecto completo: antes del ajuste el balance decía que existían $12.000.000 en inventario cuando en realidad había $11.400.000, es decir, el activo estaba sobrevalorado y la pérdida estaba oculta. Después del ajuste, el inventario dice la verdad y el resultado del mes refleja el costo del hurto.

Qué revisar después de ajustar

Registrar el ajuste cierra el capítulo contable, pero abre una pregunta de control interno: por qué pasó y qué se va a hacer para que no se repita. La recurrencia es el dato más valioso que deja un ajuste:

• Si los faltantes por robo se repiten, el problema no es de contabilidad sino de custodia: conviene revisar quién tiene acceso a la bodega, cómo se controlan las salidas y si el almacén debería quedar cerrado bajo responsabilidad de una sola persona.
• Si las mermas normales superan lo esperado, el problema puede estar en la manipulación, en las condiciones de almacenamiento o en los tiempos de rotación del inventario.
• Si el deterioro y la obsolescencia aparecen con frecuencia, la empresa está comprando más de lo que vende y debe revisar sus políticas de abastecimiento.
• Los conteos físicos periódicos, con o sin aviso, son la mejor defensa: una diferencia recién nacida es fácil de investigar; una diferencia de seis meses ya no tiene testigos.

El registro del ajuste también debe quedar visible para la revisión futura: con el documento, el motivo y el responsable asociados al movimiento. En Kardex Tauro el ajuste se registra como un movimiento manual que afecta el kardex del producto, de modo que el historial del artículo muestra la corrección junto con las compras, las ventas y los demás movimientos, y cualquier revisión posterior encuentra el ajuste explicado por su soporte.

Conclusión

Ajustar no es maquillar los libros: ajustar es reconocer la verdad del inventario dentro de la contabilidad. Los cuatro casos de esta lección, sobrantes, faltantes, mermas y deterioro de valor, se resuelven con la misma disciplina: hecho verificado, diferencia cuantificada contra el kardex, soporte documentado y aprobado, y un asiento cuya contrapartida refleja la naturaleza de lo ocurrido. El sobrante es un ingreso ocasional, la merma normal es costo, y el faltante, la merma anormal y el deterioro son gastos o pérdidas del período. Cuando esa disciplina se cumple, el balance vuelve a decir la verdad y la gerencia puede decidir sobre cifras confiables.

Los nombres exactos de las cuentas dependen del catálogo de cuentas de cada empresa y del criterio de su contador, y la aplicación de las normas contables debe verificarse con la versión vigente en cada país. Este material presenta los principios generales con fines formativos; ante un caso concreto, consulte a su contador para confirmar la cuenta y el tratamiento aplicables.