Ajustes de estoque e seu registro contábil

Ajustes de estoque e seu registro contábil

O kardex guarda o que deveria existir: as entradas, as saídas e o saldo que resulta de aplicá-las uma a uma. Mas o que deveria existir nem sempre coincide com o que existe de fato. Uma contagem física que encontra menos unidades do que as registradas, uma caixa encontrada quebrada no depósito, um lote vencido que ninguém retirou da prateleira ou uma mercadoria recebida que nunca foi lançada são situações que separam o papel da realidade. Quando isso acontece, a contabilidade não fica esperando: ela ajusta. Esta lição trata da etapa que vem depois da constatação, o registro dos ajustes, ou seja, o lançamento que devolve o estoque à verdade, caso a caso.

Na lição dedicada à contagem física você já viu como é feita a apuração das existências e como o saldo contábil é comparado com o que realmente existe para detectar diferenças. Essa comparação é o ponto de partida, não a meta: uma vez que a diferença está identificada e quantificada, alguém precisa decidir o que a causou e deixar o registro contábil da correção. Essa decisão é o que se estuda aqui. Não se trata de repetir como cada diferença surge, mas de entender qual conta deve receber a contrapartida quando o estoque é ajustado.

Por que o saldo do kardex se afasta da realidade

As diferenças entre o kardex e a realidade se agrupam em três grandes causas. A primeira são os erros de registro: uma quantidade digitada errada, uma entrada lançada duas vezes ou uma venda faturada de mercadoria que nunca saiu do armazém. A segunda são os fatos internos que acontecem sem lançamento: um furto, um dano durante a movimentação, mercadoria vencida que continua na prateleira, um derramamento ou uma doação entregue sem documento. A terceira é a ação do tempo sobre o valor: produtos que ficaram desatualizados, que ninguém compra mais ou cujo preço de venda caiu abaixo do custo. Cada causa deixa uma marca diferente nas existências e, como você verá nesta lição, exige uma contrapartida diferente no lançamento.

Vale deixar claro um ponto desde o começo: o ajuste não é um castigo nem uma má notícia contábil. É o mecanismo normal pelo qual os livros voltam a dizer a verdade. Uma empresa que nunca ajusta não é uma empresa perfeita: é uma empresa que provavelmente tem o estoque superavaliado ou subavaliado sem saber, e que vai tomar decisões sobre números errados.

A sequência que protege o ajuste

Um ajuste de estoque nunca é registrado por simples vontade. Por trás de cada lançamento deve existir uma sequência que o sustente, porque o estoque é um dos ativos mais sensíveis da empresa e um ajuste mal feito pode esconder um furto ou inflar um resultado. A sequência recomendada é esta:

• Contagem física das existências ou evidência do fato interno (relatório de dano, boletim de ocorrência, controle de vencimentos).
• Comparação com o kardex para quantificar a diferença: quantas unidades faltam ou sobram e a qual custo unitário.
• Ata de contagem ou relatório do fato, com quantidades, referências dos produtos, causa provável e data.
• Aprovação do responsável conforme a política da empresa: administrador, gerente ou contador, dependendo do valor.
• Registro do ajuste com seu suporte, de modo que a movimentação fique identificada pelo motivo e pelo responsável.

A regra pode ser resumida em uma frase: ninguém ajusta sem suporte. Um lançamento de estoque sem ata e sem aprovação é mais perigoso do que a diferença que pretende corrigir, porque quebra a confiança sobre toda a informação do armazém. No Kardex Tauro, os ajustes de estoque são registrados como movimentações que afetam o kardex do produto e ficam vinculados ao seu documento e ao seu motivo, de modo que a trilha do ajuste possa ser revisada depois sem depender da memória de ninguém.

Ajuste 1: sobra de estoque

A sobra acontece quando há mais mercadoria do que o kardex registra. As causas típicas são achados de produtos que se acreditavam perdidos ou esgotados, doações recebidas que não foram documentadas, devoluções de clientes que voltaram ao armazém sem lançamento ou erros de registro que subestimaram uma entrada. O efeito é claro: as existências reais são maiores do que o saldo contábil e o ativo aparece subavaliado.

O lançamento da sobra tem uma forma fixa:

Lançamento da sobra Débito: Estoque de mercadorias, pelo valor da sobra. Crédito: Receitas diversas (sobras de estoque) ou uma conta específica de sobras.

A conta do crédito admite duas opções usuais: uma conta de receitas diversas ou uma conta própria chamada "sobras". Qual usar depende do plano de contas da empresa e do critério do contador, porque algumas políticas preferem não misturar sobras com outras receitas ocasionais e criam uma conta exclusiva para identificá-las na demonstração do resultado. O essencial é a natureza do registro: a sobra não nasceu de uma venda, portanto não é receita operacional, e sim receita ocasional que melhora o resultado do período em que é descoberta.

Um exemplo pequeno ajuda a fixar a ideia. Um depósito encontra 25 unidades de uma peça de reposição que o kardex dava como esgotada. O custo unitário da peça é de $8.000, de modo que o valor do achado é de $200.000. O lançamento debita o estoque em $200.000 e credita receitas diversas em $200.000. Depois do registro, o saldo do kardex volta a coincidir com as unidades que realmente estão na prateleira.

Ajuste 2: falta por furto ou por erro de registro

A falta é o caso inverso: há menos mercadoria do que o kardex registra. Suas causas mais frequentes são o furto, interno ou externo, e os erros de registro que inflaram uma entrada ou não baixaram uma saída. Nos dois casos o estoque do balanço está superavaliado: diz que existem ativos que já não existem ou que nunca existiram.

A natureza da falta define a contrapartida:

• Se a falta se explica por um erro de registro com evidência clara, por exemplo uma saída lançada duas vezes ou uma entrada duplicada, a solução natural é corrigir a movimentação e não reconhecer uma despesa.
• Se a falta vem de um furto ou de um desaparecimento sem explicação, a contrapartida é uma conta de despesa ou perda, como "despesas com faltas" ou "perda por furto", conforme o plano de contas e o critério do contador.

O lançamento geral da falta é o seguinte:

Lançamento da falta Débito: Despesa com falta de estoque (ou perda por furto). Crédito: Estoque de mercadorias, pelo valor da falta.

Observe a diferença de fundo em relação à sobra: aqui o ativo diminui e a contrapartida é uma conta negativa de resultado. A falta deixa de ficar escondida dentro do estoque e passa a aparecer pelo que é: uma perda do período. Se a empresa tem seguro contra furto, a parte coberta pela apólice é tratada como um direito a receber da seguradora e só a parte não coberta fica como despesa, mas esse detalhe depende de cada apólice e da política contábil da empresa.

Ajuste 3: quebra ou perda por dano e vencimento

A perda física é a diminuição da quantidade ou da aptidão da mercadoria: quebras, derramamentos, evaporação, perda de peso na movimentação, dano por mau manuseio ou vencimento de produtos perecíveis. Ao contrário do furto, a perda física não significa necessariamente que alguém levou a mercadoria: muitas vezes o produto continua existindo, mas não pode mais ser vendido ou pesa menos do que deveria.

A chave contábil da perda está em distinguir a perda normal da perda anormal. A perda normal é aquela que a operação espera e tolera: a pequena porcentagem de quebra que qualquer armazém sofre ao receber, armazenar ou despachar mercadoria. A perda anormal é a que foge do esperado: um incêndio, uma inundação, um acidente grave de manuseio ou a contaminação em massa de um lote.

A distinção não é um capricho: ela define se o registro vai contra o custo ou contra a despesa.

Perda normal Débito: Custo da mercadoria (maior custo do estoque vendável). Crédito: Estoque de mercadorias.

Perda anormal Débito: Despesa com perda anormal de estoque. Crédito: Estoque de mercadorias.

O princípio geral, que tem como referência conceitual a norma internacional de contabilidade sobre estoques (NIC 2, na sigla em espanhol, correspondente ao IAS 2), diz que as perdas normais da operação fazem parte do custo das existências que de fato são vendidas, enquanto as perdas anormais são reconhecidas como despesa do período em que ocorrem. Este material apresenta o princípio em sua forma geral como guia de registro; o tratamento aprofundado da perda, com suas classes e sua mensuração, foi estudado na lição dedicada a esse tema, e o lançamento que você vê aqui é sua aplicação prática.

Ajuste 4: deterioração e obsolescência

Há um quarto caso em que a mercadoria está fisicamente intacta e mesmo assim vale menos: a perda de valor. Isso acontece quando um produto ficou obsoleto, quando sua embalagem foi danificada, quando pertence a uma linha descontinuada ou quando seu preço de venda razoável caiu abaixo do custo. O estoque não desapareceu, mas o dinheiro que ele custou não pode mais ser recuperado, e a contabilidade prudente não espera a venda para reconhecer essa perda: ela a reconhece no momento em que é detectada.

A referência conceitual é a mesma norma de estoques mencionada na perda: as existências são mensuradas, em princípio, pelo menor valor entre o custo e o valor que se espera recuperar delas. Quando esse valor recuperável é menor do que o valor contábil, a diferença é reconhecida como perda de valor.

Lançamento da deterioração Débito: Despesa com deterioração de estoque. Crédito: Estoque de mercadorias (baixa direta) ou provisão para deterioração de estoque.

A escolha entre creditar diretamente o estoque ou creditar uma provisão depende da política da empresa e do critério do contador. Se a mercadoria vai ser destruída ou descartada, o usual é a baixa direta do estoque. Se a mercadoria continua existindo e o que mudou foi seu valor esperado, muitas empresas preferem a provisão, uma conta redutora que diminui o estoque no balanço sem apagar as unidades do kardex. O detalhe dessa mensuração foi desenvolvido na lição sobre deterioração; aqui interessa o lançamento e sua lógica: despesa do período contra o valor do estoque.

Como decidir o lançamento conforme o fato

A tabela a seguir resume os quatro tipos de ajuste e a conta que recebe a contrapartida em cada caso. É a ferramenta de consulta rápida para o momento de registrar.

Exemplo completo: uma falta de $600.000 por furto

Vamos levar os conceitos a um caso numérico completo. Uma empresa comercial encerra o mês com um saldo de estoque nos livros de $12.000.000 segundo seu kardex. Para o encerramento, é feita uma contagem física do depósito e o resultado real é de $11.400.000 em mercadoria. A diferença é de $600.000 e, depois de revisar as movimentações do período e descartar erros de registro, a investigação conclui que houve furto interno de mercadoria.

O procedimento fica assim: é lavrada a ata de contagem com a diferença encontrada, anexa-se o relatório da investigação que conclui o furto, o responsável aprova o ajuste e o contador procede ao registro. Não há lançamento sem esses documentos. O registro é o seguinte:

Depois do lançamento, o saldo do estoque no balanço fica em $11.400.000, exatamente o valor real da mercadoria que está no depósito, e a perda de $600.000 fica visível na demonstração do resultado como despesa do período. Observe o efeito completo: antes do ajuste o balanço dizia que existiam $12.000.000 em estoque quando na verdade havia $11.400.000, ou seja, o ativo estava superavaliado e a perda estava oculta. Depois do ajuste, o estoque diz a verdade e o resultado do mês reflete o custo do furto.

O que revisar depois de ajustar

Registrar o ajuste encerra o capítulo contábil, mas abre uma pergunta de controle interno: por que aconteceu e o que será feito para não se repetir. A recorrência é o dado mais valioso que um ajuste deixa:

• Se as faltas por furto se repetem, o problema não é de contabilidade, e sim de guarda: vale revisar quem tem acesso ao depósito, como as saídas são controladas e se o armazém deve ficar fechado sob a responsabilidade de uma única pessoa.
• Se as perdas normais passam do esperado, o problema pode estar no manuseio, nas condições de armazenagem ou nos tempos de giro do estoque.
• Se a deterioração e a obsolescência aparecem com frequência, a empresa está comprando mais do que vende e deve revisar suas políticas de compras.
• As contagens físicas periódicas, com ou sem aviso, são a melhor defesa: uma diferença recém-nascida é fácil de investigar; uma diferença de seis meses já não tem testemunhas.

O registro do ajuste também deve ficar visível para a revisão futura: com o documento, o motivo e o responsável vinculados à movimentação. No Kardex Tauro o ajuste é registrado como uma movimentação manual que afeta o kardex do produto, de modo que o histórico do item mostre a correção ao lado das compras, das vendas e das demais movimentações, e qualquer revisão posterior encontre o ajuste explicado pelo seu suporte.

Conclusão

Ajustar não é maquiar os livros: ajustar é reconhecer a verdade do estoque dentro da contabilidade. Os quatro casos desta lição, sobras, faltas, perdas físicas e perda de valor, são resolvidos com a mesma disciplina: fato verificado, diferença quantificada contra o kardex, suporte documentado e aprovado, e um lançamento cuja contrapartida reflete a natureza do ocorrido. A sobra é receita ocasional, a perda normal é custo, e a falta, a perda anormal e a deterioração são despesas ou perdas do período. Quando essa disciplina é cumprida, o balanço volta a dizer a verdade e a administração pode decidir com números confiáveis.

Os nomes exatos das contas dependem do plano de contas de cada empresa e do critério de seu contador, e a aplicação das normas contábeis deve ser verificada com a versão vigente em cada país. Este material apresenta os princípios gerais com fins educativos; diante de um caso concreto, consulte seu contador para confirmar a conta e o tratamento aplicáveis.