Bancos y conciliación bancaria

Bancos y conciliación bancaria

Bienvenido a una nueva lección de nuestro manual de contabilidad para pequeños negocios. En las lecciones anteriores hemos hablado de las cuentas, de la ecuación patrimonial y de la partida doble, es decir, de las reglas con las que un negocio registra lo que tiene, lo que debe y lo que le deben. Hoy vamos a hablar de una cuenta que todo comercio conoce muy bien: la cuenta de Bancos, que es el dinero que la empresa mantiene en una institución financiera. Y junto con ella veremos la herramienta que evita la mayoría de los errores, sobregiros y sorpresas con ese dinero: la conciliación bancaria.

Qué registra la cuenta Bancos

En contabilidad, la cuenta Bancos representa el dinero que el negocio tiene depositado en cuentas corrientes, cuentas de ahorro u otros productos bancarios abiertos a su nombre. Es una cuenta del activo, porque ese dinero es un bien que le pertenece a la empresa. Por eso funciona al revés de lo que muchos dueños imaginan: cuando el negocio consigna dinero o recibe una transferencia, la cuenta Bancos se debita y su saldo aumenta; cuando paga con cheque, envía una transferencia o el banco le cobra algo, la cuenta se acredita y su saldo disminuye. El saldo normal de la cuenta Bancos es deudor y significa, sencillamente, cuánto dinero le debe el banco al negocio por los fondos que tiene depositados.

En la práctica, la cuenta Bancos registra todos los movimientos que el negocio realiza con su banco. Los más comunes son:

• las consignaciones y los depósitos, tanto en efectivo como en cheques recibidos de los clientes;
• los cheques girados para pagar proveedores, empleados, arriendos o cualquier gasto del negocio;
• las transferencias enviadas y las recibidas, entre cuentas propias o hacia terceros;
• los retiros en cajero o en ventanilla para alimentar la caja del negocio;
• los pagos automáticos y los débitos por servicios públicos, cuotas o compromisos autorizados;
• las notas débito y las notas crédito que el banco emite sobre la cuenta, como comisiones o intereses.

Cada uno de esos movimientos debe quedar anotado en el libro o auxiliar de Bancos el mismo día en que ocurre, o el día en que el negocio se entera de él. Ese registro oportuno es la base de todo lo demás: un libro al día se concilia en minutos, mientras que un libro con semanas de atraso convierte la conciliación en un rompecabezas.

El extracto del banco y el libro del negocio

El banco, por su lado, lleva su propio registro de la misma cuenta: el extracto bancario. Ese documento resume todos los movimientos que el banco reconoció durante un período, que normalmente es un mes: consignaciones abonadas, cheques pagados, transferencias, comisiones cobradas, intereses ganados y el saldo con que quedó la cuenta al cierre del período.

Aquí está la clave de esta lección: el libro del negocio y el extracto del banco registran la misma cuenta, pero desde dos puntos de vista distintos y en momentos distintos. El negocio anota el cheque el día en que lo gira; el banco solo lo descuenta el día en que el beneficiario lo presenta y lo cobra. El banco carga la comisión el día en que la aplica; el negocio se entera cuando lee el extracto. La consignación que el negocio hace un viernes por la tarde aparece en su libro ese mismo día, pero el banco puede abonarla hasta el lunes siguiente. Por eso el saldo del libro y el saldo del extracto casi nunca son iguales el mismo día, y eso, por sí solo, no significa que haya un error.

Por qué los dos saldos casi nunca coinciden: las partidas conciliatorias

A cada diferencia entre el libro y el extracto se le llama partida conciliatoria. Las partidas aparecen porque un movimiento siempre se registra primero en un lado y solo después en el otro. Las más frecuentes son estas:

• Cheques emitidos y aún no cobrados, también llamados cheques en tránsito. El negocio los descontó de su libro el día en que los giró, pero el banco todavía no los ha pagado porque el beneficiario no los ha cobrado. Por esta partida, el extracto aparece más alto que el libro.
• Consignaciones pendientes de abono. El negocio depositó dinero, en especial el último día del mes o después del corte del extracto, y ya lo sumó en su libro, pero el banco todavía no lo ha abonado. Por esta partida, el extracto aparece más bajo que el libro.
• Notas débito del banco. Comisiones por el manejo de la cuenta, cheques de clientes devueltos, cuotas o cobros autorizados: el banco ya los restó del saldo, pero el negocio todavía no los registró en su libro.
• Notas crédito del banco. Intereses ganados por los saldos de la cuenta, rendimientos o abonos a favor del negocio: el banco ya los sumó, pero el negocio aún no los anota.
• Errores de uno u otro lado. Un cheque anotado en el libro por un valor distinto al girado, una consignación abonada dos veces por el banco o un movimiento registrado en la cuenta equivocada. Los errores pueden estar en el libro del negocio o en el registro del banco.

Observe que esas partidas se dividen en dos grupos muy distintos. Las dos primeras son diferencias de tiempo: se resuelven solas cuando el beneficiario cobra el cheque o cuando el banco abona la consignación, y mientras tanto no exigen ningún ajuste en el libro. Las notas débito, las notas crédito y los errores del negocio, en cambio, son diferencias reales: el saldo del libro está incompleto o está mal calculado y debe corregirse mediante asientos. Si el error es del banco, el libro no se toca: se presenta el reclamo con el soporte y se espera la corrección del banco.

La siguiente tabla resume cuándo cada partida está en cada lado y cuándo obliga a ajustar el libro:

La regla es sencilla: solo se ajusta el libro cuando la partida ya está en el extracto pero el negocio no la había registrado, o cuando el negocio la registró mal. Las partidas que solo están en el libro porque el banco todavía no las procesa no generan asiento: se anotan en la conciliación y se verifican el mes siguiente.

El proceso de conciliación, paso a paso

Conciliar es comparar el libro de Bancos contra el extracto del banco, explicar cada diferencia y dejar el libro al día. Se hace así:

1. Obtenga el extracto del período y reúna el auxiliar de Bancos, la relación de cheques girados y los comprobantes de consignación del mes.
2. Compare movimiento por movimiento: cada consignación, cheque, transferencia o nota del extracto debe encontrar su pareja en el libro. Revise valores y fechas aproximadas, porque el banco puede registrar un movimiento uno o dos días después que el negocio.
3. Marque como conciliado todo lo que coincida en los dos lados. Lo que quede sin pareja es una diferencia que debe explicarse.
4. Liste las diferencias y clasifíquelas: ¿está solo en el libro, como un cheque en tránsito o una consignación pendiente? ¿Está solo en el extracto, como una comisión, un interés o un cheque devuelto? ¿Es un error de alguno de los dos?
5. Ajuste el libro: registre con asientos las notas débito, las notas crédito y los errores propios. Las diferencias de tiempo no se registran; se dejan anotadas en la conciliación para comprobarlas el mes siguiente.
6. Compruebe el cuadre: el saldo del libro después de los ajustes debe ser igual al saldo del extracto después de sumar o restar las partidas de tiempo.
7. Guarde la conciliación junto con el extracto del mes: es el soporte que explica los cambios del libro y deja evidencia para el contador o para una revisión futura.

Algunas personas prefieren cuadrar primero los saldos con las partidas de tiempo y hacer los asientos al final; otras registran primero los asientos y cuadran después. Los dos caminos llevan al mismo resultado. Lo importante es trabajar con método, con el extracto a la mano y sin dejar diferencias sin explicar.

Los asientos que nacen de la conciliación

La conciliación no termina cuando los números cuadran: termina cuando el libro queda al día. Cada partida que está en el extracto pero no en el libro exige su asiento, porque el dinero ya se movió y la contabilidad debe reflejarlo. Los casos más comunes son tres.

El primero son las comisiones y los gastos bancarios. Cuando el banco cobra la cuota de manejo de la cuenta o una comisión por un servicio, el negocio tiene un gasto nuevo que todavía no está registrado. El asiento debita la cuenta de gastos bancarios y acredita la cuenta Bancos: el libro baja por el valor de la comisión y queda a la par con el extracto.

El segundo son los intereses ganados. Si el banco abonó intereses por los saldos de la cuenta, el negocio recibió un ingreso financiero que aún no está contabilizado. El asiento debita la cuenta Bancos y acredita la cuenta de ingresos financieros o intereses ganados: el libro sube.

El tercero son los cheques de clientes devueltos. Cuando el negocio consigna el cheque de un cliente y el banco lo devuelve por falta de fondos, el banco descuenta ese valor de la cuenta. El asiento debita la cuenta por cobrar del cliente, o revierte el abono que ya se le había dado a su factura, y acredita la cuenta Bancos. La deuda del cliente vuelve a estar vigente y el negocio debe gestionar el cobro por otra vía.

Si el error fue del negocio, por ejemplo un cheque anotado en el libro por un valor distinto al girado, se corrige con un asiento que traslada la diferencia entre las cuentas afectadas. Y si el error fue del banco, no se hace ningún asiento: se presenta el reclamo con el soporte y se registra el ajuste cuando el banco lo confirme. Una regla de oro cierra este punto: todo asiento que salga de la conciliación debe tener su soporte, ya sea el extracto, la nota del banco o el comprobante, igual que cualquier otro registro contable. La conciliación no autoriza a inventar ajustes para forzar el cuadre.

Un ejemplo numérico completo

Veamos una conciliación con números, porque así se entiende mejor. Al final del mes, el dueño de un negocio revisa su cuenta corriente. Según el libro de Bancos, el saldo es de $4.500.000. El extracto enviado por el banco muestra un saldo de $5.000.000. Hay una diferencia de $500.000 y debe explicarse antes de dar nada por bueno.

Al comparar movimiento por movimiento aparecen cuatro partidas. La primera: el negocio giró cheques por $800.000 en los últimos días del mes y los beneficiarios todavía no los han cobrado, de modo que el banco no los ha pagado y su saldo aparece más alto. La segunda: el negocio consignó $250.000 el último día hábil y el banco todavía no abona esa consignación, de modo que su saldo aparece más bajo. La tercera: el extracto muestra una comisión de $100.000 por el manejo de la cuenta, que el negocio no había registrado. La cuarta: el banco abonó $50.000 por intereses ganados, que tampoco están en el libro.

La conciliación se resume en la siguiente tabla. Al saldo del libro se le resta la comisión y se le suman los intereses. Al saldo del extracto se le restan los cheques en tránsito y se le suma la consignación pendiente:

Los dos lados llegan a $4.450.000: la conciliación cuadra. En el libro quedaron registrados dos asientos, uno por la comisión y otro por los intereses, y las diferencias de tiempo quedaron anotadas en la conciliación para comprobarse el mes siguiente. Cuando el proveedor cobre su cheque y el banco abone la consignación, esas dos partidas desaparecerán solas del extracto y los saldos volverán a estar de acuerdo.

Buenas prácticas con la cuenta de Bancos

La conciliación es una de esas tareas que solo dan problemas cuando no se hacen. Con estas prácticas se vuelve rápida y confiable:

• Concilie por lo menos una vez al mes, antes de cerrar la contabilidad del período. La frecuencia mensual es el mínimo recomendado; si el negocio gira muchos cheques o mueve mucho dinero, hágalo cada quincena o cada semana.
• Archive el extracto y la conciliación de cada mes, en papel o en digital, para que el contador o una revisión futura puedan reconstruir lo que pasó con la cuenta.
• Investigue las partidas que se quedan viejas: un cheque en tránsito de hace tres meses o una consignación que nunca apareció merecen una llamada al banco o al beneficiario.
• Registre los movimientos en el libro el mismo día en que ocurren: no se puede conciliar sobre apuntes incompletos ni sobre recibos sueltos en un cajón.
• Concilie todas las cuentas bancarias del negocio, incluida la de ahorros: cada una exige su propia conciliación.
• Cuando el tamaño del negocio lo permita, separe responsabilidades: quien concilia no debería ser la misma persona que autoriza cheques y maneja los fondos.

La frecuencia mensual debería ser tan fija como el pago del arriendo o de la nómina. Un negocio que concilia cada mes sabe, con certeza, cuánto dinero tiene en el banco; el que no concilia descubre los problemas cuando ya son caros de resolver.

Con esto cerramos la lección: la cuenta Bancos guarda el efectivo del negocio que está en el banco, y la conciliación bancaria es la brújula que confirma que ese saldo es real. Dominar este hábito evita sobregiros, dobles pagos, estados financieros equivocados y discusiones con el banco. Y recuerde que el dinero de la cuenta y la mercancía del inventario son los dos grandes tesoros de un negocio comercial: mientras la conciliación protege el primero, un control de inventario ordenado protege el segundo, y ese control puede apoyarse en un buen programa como Kardex Tauro, que registra cada entrada y cada salida de mercancía con su costo, al día y sin depender de la memoria de nadie.