Bancos e conciliação bancária

Bancos e conciliação bancária

Bem-vindo a mais uma lição do nosso manual de contabilidade para pequenos negócios. Nas lições anteriores falamos sobre as contas, sobre a equação patrimonial e sobre a partida dobrada, ou seja, as regras com as quais um negócio registra o que tem, o que deve e o que lhe devem. Hoje vamos falar de uma conta que todo comércio conhece muito bem: a conta Bancos, que é o dinheiro que a empresa mantém em uma instituição financeira. E junto com ela veremos a ferramenta que evita a maioria dos erros, dos cheques sem fundos, dos saldos negativos e das surpresas com esse dinheiro: a conciliação bancária.

O que a conta Bancos registra

Na contabilidade, a conta Bancos representa o dinheiro que o negócio mantém depositado em contas correntes, contas de poupança ou outros produtos bancários abertos em seu nome. É uma conta do ativo, porque esse dinheiro é um bem que pertence à empresa. Por isso funciona ao contrário do que muitos donos imaginam: quando o negócio deposita dinheiro ou recebe uma transferência, a conta Bancos é debitada e seu saldo aumenta; quando paga com cheque, envia uma transferência ou o banco cobra alguma coisa, a conta é creditada e seu saldo diminui. O saldo normal da conta Bancos é devedor e significa, simplesmente, quanto dinheiro o banco deve ao negócio pelos fundos que ele tem depositados.

Na prática, a conta Bancos registra todos os movimentos que o negócio realiza com o seu banco. Os mais comuns são:

• os depósitos e as consignações, tanto em dinheiro quanto em cheques recebidos dos clientes;
• os cheques emitidos para pagar fornecedores, empregados, aluguéis ou qualquer despesa do negócio;
• as transferências enviadas e recebidas, entre contas próprias ou para terceiros;
• os saques no caixa eletrônico ou no guichê para abastecer o caixa do negócio;
• os pagamentos automáticos e os débitos de serviços públicos, parcelas ou compromissos autorizados;
• as notas de débito e as notas de crédito que o banco emite sobre a conta, como tarifas ou juros.

Cada um desses movimentos deve ficar anotado no livro ou auxiliar de Bancos no mesmo dia em que acontece, ou no dia em que o negócio fica sabendo dele. Esse registro no prazo certo é a base de tudo o mais: um livro atualizado se concilia em minutos, enquanto um livro com semanas de atraso transforma a conciliação em um quebra-cabeça.

O extrato bancário e o livro do negócio

O banco, por sua vez, mantém o seu próprio registro da mesma conta: o extrato bancário. Esse documento resume todos os movimentos que o banco reconheceu durante um período, normalmente um mês: depósitos creditados, cheques pagos, transferências, tarifas cobradas, juros recebidos e o saldo com que a conta ficou no encerramento do período.

Aqui está a chave desta lição: o livro do negócio e o extrato do banco registram a mesma conta, mas de dois pontos de vista diferentes e em momentos diferentes. O negócio anota o cheque no dia em que o emite; o banco só o desconta no dia em que o beneficiário o apresenta e o recebe. O banco lança a tarifa no dia em que a aplica; o negócio fica sabendo quando lê o extrato. O depósito que o negócio faz em uma sexta-feira à tarde aparece no seu livro no mesmo dia, mas o banco pode creditá-lo somente na segunda-feira seguinte. Por isso o saldo do livro e o saldo do extrato quase nunca são iguais no mesmo dia, e isso, por si só, não significa que haja um erro.

Por que os dois saldos quase nunca coincidem: as partidas de conciliação

Cada diferença entre o livro e o extrato é chamada de partida de conciliação. As partidas aparecem porque um movimento sempre é registrado primeiro de um lado e só depois do outro. As mais frequentes são estas:

• Cheques emitidos e ainda não compensados, também chamados de cheques em trânsito. O negócio já os descontou do seu livro no dia em que os emitiu, mas o banco ainda não os pagou porque o beneficiário não os apresentou. Por causa dessa partida, o extrato aparece maior do que o livro.
• Depósitos ainda não creditados pelo banco. O negócio depositou dinheiro, principalmente no último dia do mês ou depois do corte do extrato, e já somou no seu livro, mas o banco ainda não creditou. Por causa dessa partida, o extrato aparece menor do que o livro.
• Notas de débito do banco. Tarifas de manutenção da conta, cheques de clientes devolvidos, cobranças ou débitos autorizados: o banco já os subtraiu do saldo, mas o negócio ainda não os registrou no seu livro.
• Notas de crédito do banco. Juros recebidos sobre os saldos da conta, rendimentos ou créditos a favor do negócio: o banco já os somou, mas o negócio ainda não os anotou.
• Erros de um lado ou de outro. Um cheque anotado no livro por um valor diferente do emitido, um depósito creditado duas vezes pelo banco ou um movimento lançado na conta errada. Os erros podem estar no livro do negócio ou no registro do banco.

Observe que essas partidas se dividem em dois grupos bem diferentes. As duas primeiras são diferenças de tempo: resolvem-se sozinhas quando o beneficiário recebe o cheque ou quando o banco credita o depósito e, enquanto isso, não exigem nenhum ajuste no livro. Já as notas de débito, as notas de crédito e os erros do negócio são diferenças reais: o saldo do livro está incompleto ou mal calculado e precisa ser corrigido por lançamentos. Se o erro for do banco, o livro não é tocado: apresenta-se a reclamação com o comprovante e aguarda-se a correção do banco.

A tabela a seguir resume quando cada partida está em cada lado e quando ela obriga a ajustar o livro:

A regra é simples: o livro só é ajustado quando a partida já está no extrato, mas o negócio não a tinha registrado, ou quando o negócio a registrou errado. As partidas que estão apenas no livro porque o banco ainda não as processou não geram lançamento: ficam anotadas na conciliação e são verificadas no mês seguinte.

O processo de conciliação, passo a passo

Conciliar é comparar o livro de Bancos com o extrato do banco, explicar cada diferença e deixar o livro em dia. O processo é este:

1. Obtenha o extrato do período e reúna o auxiliar de Bancos, a relação de cheques emitidos e os comprovantes de depósito do mês.
2. Compare movimento por movimento: cada depósito, cheque, transferência ou nota do extrato deve encontrar o seu par no livro. Confira valores e datas aproximadas, porque o banco pode registrar um movimento um ou dois dias depois do negócio.
3. Marque como conciliado tudo o que coincidir nos dois lados. O que ficar sem par é uma diferença que precisa ser explicada.
4. Liste as diferenças e classifique-as: está só no livro, como um cheque em trânsito ou um depósito ainda não creditado? Está só no extrato, como uma tarifa, um juro ou um cheque devolvido? É um erro de algum dos dois lados?
5. Ajuste o livro: registre com lançamentos as notas de débito, as notas de crédito e os erros próprios. As diferenças de tempo não são registradas; ficam anotadas na conciliação para serem conferidas no mês seguinte.
6. Confira o fechamento: o saldo do livro depois dos ajustes deve ser igual ao saldo do extrato depois de somar ou subtrair as partidas de tempo.
7. Guarde a conciliação junto com o extrato do mês: é o comprovante que explica as mudanças do livro e deixa evidência para o contador ou para uma revisão futura.

Algumas pessoas preferem primeiro fechar os saldos com as partidas de tempo e fazer os lançamentos no final; outras registram primeiro os lançamentos e fecham depois. Os dois caminhos levam ao mesmo resultado. O importante é trabalhar com método, com o extrato à mão e sem deixar nenhuma diferença sem explicação.

Os lançamentos que nascem da conciliação

A conciliação não termina quando os números fecham: termina quando o livro fica em dia. Cada partida que está no extrato, mas não está no livro, exige o seu lançamento, porque o dinheiro já se moveu e a contabilidade precisa refletir isso. Os casos mais comuns são três.

O primeiro são as tarifas e as despesas bancárias. Quando o banco cobra a tarifa de manutenção da conta ou uma comissão por um serviço, o negócio tem uma despesa nova que ainda não foi registrada. O lançamento debita a conta de despesas bancárias e credita a conta Bancos: o livro diminui pelo valor da tarifa e fica igual ao extrato.

O segundo são os juros recebidos. Se o banco creditou juros sobre os saldos da conta, o negócio recebeu uma receita financeira que ainda não foi contabilizada. O lançamento debita a conta Bancos e credita a conta de receitas financeiras ou juros recebidos: o livro aumenta.

O terceiro são os cheques de clientes devolvidos. Quando o negócio deposita o cheque de um cliente e o banco o devolve por falta de fundos, o banco desconta esse valor da conta. O lançamento debita a conta a receber do cliente, ou estorna o pagamento que já havia sido aplicado na fatura dele, e credita a conta Bancos. A dívida do cliente volta a ficar vigente e o negócio precisa cobrar por outro caminho.

Se o erro foi do negócio, por exemplo um cheque anotado no livro por um valor diferente do emitido, ele é corrigido com um lançamento que transfere a diferença entre as contas afetadas. E se o erro foi do banco, nenhum lançamento é feito: apresenta-se a reclamação com o comprovante e registra-se o ajuste quando o banco confirmar. Uma regra de ouro encerra este ponto: todo lançamento que sai da conciliação deve ter o seu comprovante, seja o extrato, a nota do banco ou o recibo, como qualquer outro registro contábil. A conciliação não autoriza a inventar ajustes para forçar o fechamento.

Um exemplo numérico completo

Vamos ver uma conciliação com números, porque é assim que se entende melhor. No final do mês, o dono de um negócio revisa a sua conta corrente. Segundo o livro de Bancos, o saldo é de $4.500.000. O extrato enviado pelo banco mostra um saldo de $5.000.000. Há uma diferença de $500.000, e ela precisa ser explicada antes de dar qualquer coisa por certa.

Ao comparar os movimentos um a um, aparecem quatro partidas. A primeira: o negócio emitiu cheques no valor de $800.000 nos últimos dias do mês e os beneficiários ainda não os apresentaram, então o banco não os pagou e o seu saldo aparece maior. A segunda: o negócio depositou $250.000 no último dia útil e o banco ainda não creditou esse depósito, então o seu saldo aparece menor. A terceira: o extrato mostra uma tarifa de $100.000 pela manutenção da conta, que o negócio não tinha registrado. A quarta: o banco creditou $50.000 de juros recebidos, que também não estão no livro.

A conciliação fica resumida na tabela a seguir. Do saldo do livro subtrai-se a tarifa e somam-se os juros. Do saldo do extrato subtraem-se os cheques em trânsito e soma-se o depósito ainda não creditado:

Os dois lados chegam a $4.450.000: a conciliação fecha. No livro ficaram registrados dois lançamentos, um pela tarifa e outro pelos juros, e as diferenças de tempo ficaram anotadas na conciliação para serem conferidas no mês seguinte. Quando o fornecedor receber o cheque e o banco creditar o depósito, essas duas partidas desaparecem sozinhas do extrato e os saldos voltam a ficar de acordo.

Boas práticas com a conta Bancos

A conciliação é uma daquelas tarefas que só dão problema quando não são feitas. Com estas práticas, ela fica rápida e confiável:

• Concilie pelo menos uma vez por mês, antes de encerrar a contabilidade do período. A frequência mensal é o mínimo recomendado; se o negócio emite muitos cheques ou movimenta muito dinheiro, faça a cada quinzena ou toda semana.
• Arquive o extrato e a conciliação de cada mês, em papel ou digital, para que o contador ou uma revisão futura possam reconstruir o que aconteceu com a conta.
• Investigue as partidas que ficam velhas: um cheque em trânsito de três meses atrás ou um depósito que nunca apareceu merecem uma ligação ao banco ou ao beneficiário.
• Registre os movimentos no livro no mesmo dia em que acontecem: não se concilia com apontamentos incompletos nem com recibos soltos em uma gaveta.
• Concilie todas as contas bancárias do negócio, inclusive a de poupança: cada uma exige a sua própria conciliação.
• Quando o tamanho do negócio permitir, separe responsabilidades: quem concilia não deveria ser a mesma pessoa que autoriza cheques e administra os fundos.

A frequência mensal deveria ser tão fixa quanto o pagamento do aluguel ou da folha de pagamento. Um negócio que concilia todo mês sabe, com certeza, quanto dinheiro tem no banco; o que não concilia descobre os problemas quando eles já estão caros de resolver.

Com isto encerramos a lição: a conta Bancos guarda o dinheiro do negócio que está no banco, e a conciliação bancária é a bússola que confirma que esse saldo é real. Dominar esse hábito evita saldos negativos, pagamentos em duplicidade, demonstrações financeiras erradas e discussões com o banco. E lembre-se de que o dinheiro da conta e a mercadoria do estoque são os dois grandes tesouros de um negócio comercial: enquanto a conciliação protege o primeiro, um controle de estoque organizado protege o segundo, e esse controle pode contar com um bom programa como o Kardex Tauro, que registra cada entrada e cada saída de mercadoria com o seu custo, em dia e sem depender da memória de ninguém.