Activos fijos y depreciación

Activos fijos y depreciación

Un negocio que vende mercancías no solo compra mercancía para revender: también compra la registradora con la que cobra, la vitrina donde exhibe los productos, el computador donde lleva sus cuentas, el vehículo que reparte los pedidos y, en muchos casos, la maquinaria que prepara o transforma lo que vende. Todos esos bienes tienen algo en común: no se compran para venderlos, sino para usarlos durante varios años. En esta lección se explica qué es un activo fijo, por qué su compra no es un gasto del mes, cómo se registra en la contabilidad y en qué consiste la depreciación, que es la forma en que el costo del bien se reparte entre los años en que el negocio lo utiliza.

Qué es un activo fijo

Un activo fijo es un bien tangible que el negocio adquiere para usarlo en su operación diaria y que espera seguir usando durante más de un periodo contable. Son ejemplos típicos la registradora o caja registradora, la vitrina o la estantería del local, el computador y la impresora, el vehículo de reparto, la maquinaria, los equipos de refrigeración, las herramientas mayores y los muebles con que se atiende a los clientes. La palabra fijo no significa que el bien no pueda moverse: un vehículo se mueve todo el día y sigue siendo un activo fijo. Lo fijo es su papel dentro del negocio: queda trabajando como herramienta del negocio, en lugar de salir de él como una mercancía vendida.

Tres características ayudan a reconocer un activo fijo. Primero, se usa: el negocio lo necesita para producir, atender clientes, administrar o vender, y por eso no está destinado a la reventa. Segundo, dura: su vida útil se mide en años y no en semanas, de modo que el desgaste se reparte entre muchos periodos. Tercero, representa una inversión significativa: un bien duradero de poco valor puede tratarse como gasto del periodo sin mayor problema, pero un bien de costo importante merece un registro y un control propios, porque su información va a afectar los estados del negocio durante muchos años.

La diferencia clave: inventario y activo fijo

La clasificación más importante de esta lección es la que separa el inventario del activo fijo, porque de ella depende el camino que el costo va a seguir dentro de la contabilidad. El inventario está formado por los bienes que el negocio compra con la intención de venderlos o de consumirlos dentro de los servicios que cobra: la mercancía, la materia prima, los empaques y los repuestos que se entregan al cliente. El activo fijo, en cambio, está formado por los bienes que el negocio compra para usarlos: no entran en una venta ordinaria y acompañan la operación durante años.

La diferencia no está en el nombre del bien ni en lo que cuesta, sino en el destino que el negocio le da: se compró para venderlo o se compró para usarlo. Un mismo objeto puede ser inventario en un negocio y activo fijo en otro. La vitrina que la tienda compra para exhibir su mercancía es un activo fijo de la tienda; la misma vitrina fabricada por una carpintería para venderla es inventario de la carpintería. La tabla siguiente resume los casos típicos del negocio comercial.

Observe el caso de los repuestos: si el negocio los vende o los instala dentro de un servicio que cobra, son inventario, porque salen del negocio con cada operación. Si, en cambio, son repuestos para mantener los propios equipos, no se venden ni se cobran, y se tratan como gasto de mantenimiento del periodo. Lo que decide la clasificación es siempre el uso que el negocio le va a dar al bien.

Cómo se registra la compra de un activo fijo

Cuando el negocio compra un activo fijo al contado, entrega dinero de Caja o de Bancos y recibe un bien que va a usar durante años. Ese intercambio no es un gasto del mes: el gasto todavía no existe, porque el bien está íntegro y sigue trabajando. Tampoco va al inventario, porque no se va a vender. Por eso el registro es un cambio de un activo por otro: se debita, es decir se aumenta, la cuenta del activo fijo, y se acredita, es decir se disminuye, la cuenta de Caja o de Bancos.

Suponga que el negocio compra al contado una registradora por 2.400.000. El asiento del día de la compra queda así:

• Débito: Activo fijo, equipo de caja, por 2.400.000: aumenta el activo del negocio.
• Crédito: Caja o Bancos, por 2.400.000: disminuye el dinero disponible.

En este asiento no aparece ningún gasto y la utilidad del mes no se reduce por la compra: el dinero simplemente se convirtió en un bien que el negocio va a seguir usando. Si la compra es a crédito, cambia solo la segunda línea: en lugar de Caja o Bancos se acredita la cuenta Proveedores o Cuentas por pagar, porque nace una deuda, y el activo fijo queda registrado por el mismo valor. Cuando después se pague esa deuda, el pago tampoco será un gasto: será la cancelación de una obligación que ya quedó registrada en su momento.

El costo de adquisición

¿Por cuánto se registra el activo fijo? No solo por el precio de la factura. Todo lo que el negocio debe pagar para dejar el bien comprado, entregado y listo para funcionar forma parte del costo de adquisición: el precio del bien, el flete y el transporte hasta el local, la instalación y el montaje, las pruebas de puesta en marcha y los ajustes iniciales. Todos esos valores se suman al activo y ninguno es gasto del mes, porque sin esos desembolsos el bien no estaría trabajando en el negocio.

Suponga que el negocio compra una máquina para su taller o para el área de producción del local. La factura indica un precio, pero llegar a tener la máquina funcionando costó más:

El activo fijo se registra por 9.000.000 y no por 8.300.000, y esa es la cifra que se va a depreciar durante la vida útil. Si el negocio gastara de una vez el flete y la instalación, el activo quedaría registrado por menos de lo que realmente costó y la depreciación de los años siguientes sería menor de lo que corresponde.

Vida útil y valor residual

La vida útil es el tiempo, normalmente expresado en años, durante el cual el negocio espera usar el bien en condiciones normales de trabajo. No existe una lista universal que la fije: depende del tipo de bien, de la intensidad del uso, del mantenimiento que reciba y de los planes del propio negocio. El contador ayuda a elegir un criterio razonable y a aplicarlo de manera consistente cada año. La idea central es que la vida útil sea una estimación propia del negocio sobre cuánto tiempo le va a servir el bien, y no un dato copiado sin pensar.

El valor residual es la parte del costo que el negocio estima poder recuperar al final de la vida útil, por ejemplo vendiendo el bien usado o aprovechando sus partes. Como esa parte se espera recuperar, no se deprecia: solo se reparte la diferencia entre el costo y el valor residual. Con la máquina del ejemplo, si el negocio estima que al cabo de cinco años podrá recuperar 1.000.000 al venderla usada, lo que se reparte como gasto es 9.000.000 menos 1.000.000, es decir 8.000.000.

La depreciación lineal: fórmula y ejemplo

La depreciación es la distribución del costo del activo fijo como gasto a lo largo de su vida útil. La forma más sencilla, y la más usada en los negocios pequeños, es la depreciación lineal: cada año se reconoce la misma cantidad de gasto, porque se supone que el bien presta un servicio parecido en todos los periodos. La fórmula es: depreciación anual igual a la diferencia entre el costo de adquisición y el valor residual, dividida entre la vida útil en años.

Con la máquina del ejemplo se calcula así: costo de 9.000.000, valor residual de 1.000.000 y vida útil de cinco años. La base a depreciar es 8.000.000 y, dividida entre cinco años, da una depreciación anual de 1.600.000. Ese valor corresponde a unos 133.333 por mes, porque 1.600.000 dividido entre doce meses es aproximadamente 133.333. Cada año completo de uso genera, entonces, 1.600.000 de gasto por depreciación.

La tabla siguiente muestra lo que ocurre año tras año con la máquina: la depreciación del año se suma a la depreciación acumulada y el valor neto en libros, que es el costo menos lo acumulado, baja periodo tras periodo hasta quedar, al terminar el quinto año, en el valor residual estimado de 1.000.000.

Al terminar el quinto año la máquina ya no tiene base que depreciar: todo el costo, menos el valor residual, se convirtió en gasto. Si el negocio sigue usando la máquina después de ese año, simplemente deja de registrar depreciación, o revisa con el contador si conviene actualizar la estimación de la vida útil.

El asiento periódico de la depreciación

La depreciación no se registra una sola vez cuando se compra el bien: se registra en cada periodo, mes a mes, mientras el bien se usa. En cada registro el negocio reconoce el gasto del periodo y, al mismo tiempo, acumula el valor que el activo ha consumido. El asiento mensual de la máquina del ejemplo, por unos 133.333, queda así:

• Débito: Gasto por depreciación, por 133.333: reconoce el gasto del mes.
• Crédito: Depreciación acumulada, por 133.333: acumula el valor consumido del activo.

Dos detalles importan en este asiento. Primero, el crédito no va a Caja ni a Bancos: la depreciación no es una salida de dinero, porque el dinero ya salió cuando se compró el bien. La depreciación reconoce que el activo se está consumiendo con el uso, aunque nadie esté pagando nada en ese momento. Segundo, la cuenta Depreciación acumulada no es un gasto: es una cuenta que resta del activo, por eso se la llama cuenta de valuación o cuenta compensatoria. El gasto por depreciación, en cambio, sí reduce la utilidad del periodo, igual que lo hacen el gasto de sueldos o el gasto de servicios públicos.

El activo en el balance: valor neto en libros

En el balance general el activo fijo no se presenta por su costo de compra, sino por su valor neto en libros, que es el costo menos la depreciación acumulada. Con la máquina del ejemplo, al terminar el tercer año el balance mostrará el activo fijo por su costo de 9.000.000, restará la depreciación acumulada de 4.800.000 y presentará un valor neto en libros de 4.200.000.

Ese valor no pretende ser el precio de mercado del bien: si la máquina se vendiera ese mismo día, quizá se obtendría más o menos que 4.200.000. El valor neto en libros dice otra cosa: cuánto del costo original todavía falta por convertir en gasto mediante el uso futuro del bien. Es la información que el negocio necesita para saber qué parte de su inversión ya se consumió, cuánto le falta por recuperar con el trabajo del bien y en qué momento conviene empezar a planear su reemplazo.

Errores comunes con los activos fijos

Manejar bien los activos fijos no es difícil, pero hay tres errores que se repiten en los negocios pequeños y que distorsionan la información contable durante años.

• Gastar el activo completo en el año de la compra. Si la máquina de 9.000.000 se lleva de una sola vez a gastos, la utilidad de ese año aparece muy baja y la de los años siguientes muy alta, porque el negocio sigue usando un bien cuyo costo ya desapareció de los libros. La compra solo cambia un activo por otro; es la depreciación anual de 1.600.000 la que va convirtiendo el costo en gasto, año tras año.
• Depreciar el inventario. La mercancía no se deprecia: su costo se convierte en costo de venta cuando se vende. Si además se depreciara, el gasto se contaría dos veces y el costo de la mercancía vendida quedaría desordenado.
• No llevar el registro de los activos fijos. Si la compra se anota como gasto o simplemente no se anota, el negocio pierde la pista de su inversión, no calcula la depreciación y el balance queda incompleto. Para cada bien conviene anotar su fecha de compra, su costo total, el lugar donde está y quién lo usa.

La buena noticia es que clasificar bien cada compra desde el principio no exige más trabajo, sino método: cuando el negocio registra sus documentos en orden y cada operación queda identificada por su naturaleza, el contador recibe la información lista para revisar y el cierre de cada mes se vuelve más rápido. Un negocio que lleva su operación diaria ordenada con un sistema como Kardex Tauro y aplica las ideas de esta lección sabe, en cualquier momento, cuánto le falta por depreciar de sus equipos y cuánto representan de verdad sus gastos del periodo.