Ativos fixos e depreciação

Ativos fixos e depreciação

Um negócio que vende mercadorias não compra apenas mercadorias para revender: também compra a registradora com a qual cobra os clientes, a vitrine onde expõe os produtos, o computador onde mantém os seus registros, o veículo que entrega os pedidos e, em muitos casos, a máquina que prepara ou transforma o que vende. Todos esses bens têm algo em comum: não são comprados para serem vendidos, e sim para serem usados durante vários anos. Esta lição explica o que é um ativo fixo, por que a sua compra não é uma despesa do mês, como ela é registrada na contabilidade e o que é a depreciação, isto é, a forma como o custo do bem é distribuído pelos anos em que o negócio o utiliza.

O que é um ativo fixo

Um ativo fixo é um bem tangível que o negócio adquire para usar na sua operação diária e que espera continuar usando por mais de um período contábil. São exemplos típicos a registradora ou caixa registradora, a vitrine ou a prateleira do local, o computador e a impressora, o veículo de entregas, as máquinas, os equipamentos de refrigeração, as ferramentas maiores e os móveis com que se atende aos clientes. A palavra fixo não significa que o bem não possa se mover: um veículo se move o dia inteiro e continua sendo um ativo fixo. O que é fixo é o seu papel dentro do negócio: ele fica trabalhando como ferramenta do negócio, em vez de sair dele como uma mercadoria vendida.

Três características ajudam a reconhecer um ativo fixo. Primeiro, ele é usado: o negócio precisa dele para produzir, atender clientes, administrar ou vender, e por isso ele não se destina à revenda. Segundo, ele dura: a sua vida útil é medida em anos e não em semanas, de modo que o desgaste é distribuído por muitos períodos. Terceiro, ele representa um investimento significativo: um bem durável de pouco valor pode ser tratado como despesa do período sem maior problema, mas um bem de custo importante merece registro e controle próprios, porque a sua informação vai afetar os demonstrativos do negócio durante muitos anos.

A diferença fundamental: estoque e ativo fixo

A classificação mais importante desta lição é a que separa o estoque do ativo fixo, porque é dela que depende o caminho que o custo vai seguir dentro da contabilidade. O estoque é formado pelos bens que o negócio compra com a intenção de vendê-los ou de consumi-los dentro dos serviços que cobra: a mercadoria, a matéria-prima, as embalagens e as peças de reposição entregues ao cliente. O ativo fixo, por sua vez, é formado pelos bens que o negócio compra para usar: eles não entram em uma venda comum e acompanham a operação durante anos.

A diferença não está no nome do bem nem no que ele custa, e sim no destino que o negócio lhe dá: ele foi comprado para ser vendido ou para ser usado? Um mesmo objeto pode ser estoque em um negócio e ativo fixo em outro. A vitrine que a loja compra para expor a sua mercadoria é um ativo fixo da loja; a mesma vitrine fabricada por uma marcenaria para vendê-la é estoque da marcenaria. A tabela seguinte resume os casos típicos do negócio comercial.

Repare no caso das peças de reposição: se o negócio as vende ou as instala dentro de um serviço que cobra, elas são estoque, porque saem do negócio a cada trabalho. Se, em vez disso, são peças para a manutenção dos próprios equipamentos, não são vendidas nem cobradas, e são tratadas como despesa de manutenção do período. O que decide a classificação é sempre o uso que o negócio vai dar ao bem.

Como se registra a compra de um ativo fixo

Quando o negócio compra um ativo fixo à vista, ele entrega dinheiro de Caixa ou de Bancos e recebe um bem que vai usar durante anos. Essa troca não é uma despesa do mês: a despesa ainda não existe, porque o bem está inteiro e continua trabalhando. Também não vai para o estoque, porque não será vendido. Por isso o registro é uma troca de um ativo por outro: debita-se, ou seja, aumenta-se a conta do ativo fixo, e credita-se, ou seja, diminui-se a conta de Caixa ou de Bancos.

Suponha que o negócio compre à vista uma registradora por 2.400.000. O lançamento do dia da compra fica assim:

• Débito: Ativo fixo, equipamento de caixa, por 2.400.000: aumenta o ativo do negócio.
• Crédito: Caixa ou Bancos, por 2.400.000: diminui o dinheiro disponível.

Nesse lançamento não aparece nenhuma despesa e o lucro do mês não é reduzido pela compra: o dinheiro simplesmente se transformou em um bem que o negócio vai continuar usando. Se a compra for a prazo, muda apenas a segunda linha: em vez de Caixa ou Bancos, credita-se a conta Fornecedores ou Contas a pagar, porque nasce uma dívida, e o ativo fixo fica registrado pelo mesmo valor. Quando essa dívida for paga mais tarde, o pagamento também não será uma despesa: será a liquidação de uma obrigação que já ficou registrada na época.

O custo de aquisição

Por quanto o ativo fixo é registrado? Não apenas pelo preço da nota fiscal. Tudo o que o negócio precisa pagar para deixar o bem comprado, entregue e pronto para funcionar faz parte do custo de aquisição: o preço do bem, o frete e o transporte até o local, a instalação e a montagem, os testes de partida e os ajustes iniciais. Todos esses valores somam ao ativo e nenhum deles é despesa do mês, porque sem esses pagamentos o bem não estaria trabalhando no negócio.

Suponha que o negócio compre uma máquina para a sua oficina ou para a área de produção do local. A nota fiscal indica um preço, mas fazer a máquina funcionar custou mais:

O ativo fixo é registrado por 9.000.000 e não por 8.300.000, e esse é o valor que vai ser depreciado durante a vida útil. Se o negócio gastasse de uma vez o frete e a instalação, o ativo ficaria registrado por menos do que realmente custou e a depreciação dos anos seguintes seria menor do que deveria.

Vida útil e valor residual

A vida útil é o tempo, normalmente expresso em anos, durante o qual o negócio espera usar o bem em condições normais de trabalho. Não existe uma lista universal que a defina: ela depende do tipo de bem, da intensidade do uso, da manutenção que ele recebe e dos planos do próprio negócio. O contador ajuda a escolher um critério razoável e a aplicá-lo de forma consistente a cada ano. A ideia central é que a vida útil seja uma estimativa própria do negócio sobre quanto tempo o bem vai lhe servir, e não um número copiado sem pensar.

O valor residual é a parte do custo que o negócio estima poder recuperar ao final da vida útil, por exemplo vendendo o bem usado ou aproveitando as suas partes. Como essa parte deve ser recuperada, ela não é depreciada: apenas a diferença entre o custo e o valor residual é distribuída. Com a máquina do exemplo, se o negócio estima que ao final de cinco anos poderá recuperar 1.000.000 ao vendê-la usada, o que é distribuído como despesa é 9.000.000 menos 1.000.000, ou seja, 8.000.000.

A depreciação linear: fórmula e exemplo

A depreciação é a distribuição do custo do ativo fixo como despesa ao longo da sua vida útil. A forma mais simples, e a mais usada nos pequenos negócios, é a depreciação linear: a cada ano é reconhecido o mesmo valor de despesa, porque se supõe que o bem presta um serviço parecido em todos os períodos. A fórmula é: depreciação anual igual à diferença entre o custo de aquisição e o valor residual, dividida pela vida útil em anos.

Com a máquina do exemplo, o cálculo fica assim: custo de 9.000.000, valor residual de 1.000.000 e vida útil de cinco anos. A base a depreciar é 8.000.000 e, dividida por cinco anos, resulta em uma depreciação anual de 1.600.000. Esse valor corresponde a cerca de 133.333 por mês, porque 1.600.000 dividido por doze meses é aproximadamente 133.333. Cada ano completo de uso gera, então, 1.600.000 de despesa de depreciação.

A tabela seguinte mostra o que acontece com a máquina ano após ano: a depreciação do ano é somada à depreciação acumulada e o valor contábil líquido, que é o custo menos o valor acumulado, cai período após período até chegar, ao final do quinto ano, ao valor residual estimado de 1.000.000.

Ao final do quinto ano a máquina não tem mais base para depreciar: todo o custo, menos o valor residual, já virou despesa. Se o negócio continuar usando a máquina depois desse ano, ele simplesmente para de registrar depreciação, ou revisa com o contador se convém atualizar a estimativa da vida útil.

O lançamento periódico da depreciação

A depreciação não é registrada uma única vez quando o bem é comprado: ela é registrada em cada período, mês a mês, enquanto o bem está em uso. Em cada registro, o negócio reconhece a despesa do período e, ao mesmo tempo, acumula o valor que o ativo consumiu. O lançamento mensal da máquina do exemplo, de cerca de 133.333, fica assim:

• Débito: Despesa de depreciação, por 133.333: reconhece a despesa do mês.
• Crédito: Depreciação acumulada, por 133.333: acumula o valor consumido do ativo.

Dois detalhes importam nesse lançamento. Primeiro, o crédito não vai para Caixa nem para Bancos: a depreciação não é uma saída de dinheiro, porque o dinheiro já saiu quando o bem foi comprado. A depreciação reconhece que o ativo está sendo consumido pelo uso, mesmo que ninguém esteja pagando nada naquele momento. Segundo, a conta Depreciação acumulada não é uma despesa: ela é uma conta que subtrai do ativo, por isso é chamada de conta retificadora. A despesa de depreciação, por sua vez, reduz o lucro do período, assim como fazem a despesa com salários ou a despesa com serviços públicos.

O ativo no balanço: valor contábil líquido

No balanço patrimonial o ativo fixo não é apresentado pelo seu custo de compra, e sim pelo seu valor contábil líquido, que é o custo menos a depreciação acumulada. Com a máquina do exemplo, ao final do terceiro ano o balanço mostrará o ativo fixo pelo seu custo de 9.000.000, subtrairá a depreciação acumulada de 4.800.000 e apresentará um valor contábil líquido de 4.200.000.

Esse valor não pretende ser o preço de mercado do bem: se a máquina fosse vendida naquele mesmo dia, talvez se obtivesse mais ou menos do que 4.200.000. O valor contábil líquido diz outra coisa: quanto do custo original ainda falta para ser transformado em despesa por meio do uso futuro do bem. É a informação de que o negócio precisa para saber que parte do seu investimento já foi consumida, quanto ainda falta recuperar com o trabalho do bem e em que momento convém começar a planejar a sua substituição.

Erros comuns com ativos fixos

Cuidar bem dos ativos fixos não é difícil, mas três erros se repetem nos pequenos negócios e distorcem a informação contábil durante anos.

• Gastar o ativo inteiro no ano da compra. Se a máquina de 9.000.000 for levada de uma só vez para despesas, o lucro daquele ano aparece muito baixo e o dos anos seguintes muito alto, porque o negócio continua usando um bem cujo custo já desapareceu dos registros. A compra apenas troca um ativo por outro; é a depreciação anual de 1.600.000 que vai transformando o custo em despesa, ano após ano.
• Depreciar o estoque. A mercadoria não é depreciada: o seu custo vira custo da venda quando ela é vendida. Se fosse também depreciada, a despesa seria contada duas vezes e o custo da mercadoria vendida ficaria desorganizado.
• Não manter o registro dos ativos fixos. Se a compra é lançada como despesa ou simplesmente não é lançada, o negócio perde o controle do seu investimento, não calcula a depreciação e o balanço fica incompleto. Para cada bem convém anotar a sua data de compra, o seu custo total, o lugar onde está e quem o usa.

A boa notícia é que classificar bem cada compra desde o início não exige mais trabalho, e sim método: quando o negócio registra os seus documentos em ordem e cada operação fica identificada pela sua natureza, o contador recebe a informação pronta para revisar e o fechamento de cada mês fica mais rápido. Um negócio que mantém a sua operação diária organizada com um sistema como o Kardex Tauro e aplica as ideias desta lição sabe, a qualquer momento, quanto ainda falta depreciar dos seus equipamentos e quanto representam de verdade as suas despesas do período.