El balance general: situación del negocio con inventario

El balance general: situación del negocio con inventario

Después de aprender a registrar las compras, las ventas y la utilidad del período en las lecciones anteriores del manual de contabilidad, llega el momento de reunir todo en un solo documento. Cuando el dueño de una ferretería quiere saber cómo quedó su negocio al cierre del mes, no le basta con mirar cuánto vendió: necesita ver, en una sola hoja, qué tiene, qué debe y cuánto le queda a él. Ese documento es el balance general, también llamado estado de situación financiera, y es la fotografía del negocio en una fecha determinada. En esta lección vamos a armarlo por partes con la misma ferretería de la lección anterior, partida por partida, y vamos a aprender a leerlo con preguntas sencillas.

El balance general responde tres preguntas que todo dueño de un negocio comercial debería poder contestar en cualquier momento: ¿qué tengo?, ¿qué debo? y ¿cuánto es realmente mío? Lo primero que el balance muestra es la lista de los bienes y derechos del negocio, que llamamos activo; después muestra las deudas con terceros, que llamamos pasivo; y por último muestra la diferencia, que es el patrimonio del dueño. Esa diferencia no es un número que se inventa: es exactamente el valor que hace cumplir la ecuación contable que estudiamos en las primeras lecciones del manual: el activo es igual al pasivo más el patrimonio. Si esa igualdad no se cumple, algo está mal registrado.

Una fotografía, no una película

Conviene recordar la diferencia entre los dos estados más importantes de un negocio. El estado de resultados de la lección anterior es como una película: muestra lo que ocurrió durante un período, cuánto se vendió, cuánto costó la mercancía vendida y cuánta utilidad se ganó entre el primer y el último día del mes. El balance general, en cambio, es una fotografía: muestra la situación del negocio en un momento exacto, casi siempre al cierre de un día, cuando se apaga la caja y se revisa todo lo que quedó. Por eso el balance siempre lleva una fecha, y esa fecha es la respuesta a la pregunta de qué momento se está retratando.

Al ser una fotografía, el balance cambia todos los días: cada venta modifica la caja o la cuenta por cobrar y reduce el inventario, cada compra aumenta el inventario y puede crear una deuda con el proveedor, y cada pago reduce el dinero y la deuda al mismo tiempo. Lo que el balance muestra es el resultado acumulado de todas esas operaciones hasta ese instante. Por eso los contadores dicen que el balance es el resumen final de todo lo que se ha registrado en los libros, y que el estado de resultados explica por qué cambió el patrimonio durante el período.

El activo: todo lo que el negocio tiene

El activo es la lista de todo lo que el negocio tiene y que le puede generar beneficio: el dinero en caja, el dinero en el banco, lo que le deben los clientes, la mercancía que está en los estantes y también los muebles y equipos con los que trabaja. Para ordenar esa lista, el balance separa el activo en dos grandes grupos según la velocidad con la que cada bien se convierte en dinero: el activo corriente y el activo no corriente.

El activo corriente reúne los bienes que se espera convertir en dinero, vender o consumir dentro del ciclo normal de operación del negocio, que en un negocio comercial suele ser de un año o menos. En la ferretería del ejemplo, el activo corriente está formado por la caja, los bancos, las cuentas por cobrar a los clientes que compraron a crédito y el inventario de mercancías. Todos estos bienes tienen algo importante en común: están en movimiento constante, entrando y saliendo del negocio.

Dentro del activo corriente, el inventario merece una atención especial, porque en un negocio comercial es casi siempre la partida más importante. La mercancía comprada para la venta es un activo corriente por una razón muy clara: se espera venderla en el corto plazo y convertirla nuevamente en caja. Ese recorrido, que va del dinero a la mercancía y de la mercancía otra vez al dinero, se llama ciclo de operación, y es el corazón del negocio con inventario: se compra para vender, se vende para cobrar y se cobra para volver a comprar. Mientras la mercancía esté en los estantes es un activo; en el momento en que se vende deja de ser inventario y se convierte en costo de venta, como vimos en la lección de la utilidad.

El activo no corriente reúne los bienes que el negocio usa durante mucho tiempo y que no están destinados a la venta: los estantes, la vitrina, la caja registradora, la camioneta de reparto y las herramientas de la bodega. En el balance, estos bienes no aparecen por su valor de compra completo, sino por su valor neto en libros: el costo original menos la depreciación acumulada, que estudiamos en la lección de la depreciación. La depreciación acumulada reconoce que esos bienes se van gastando con el uso, y restarla del costo original muestra cuánto vale realmente el activo fijo en la fecha del balance.

El pasivo: todo lo que el negocio debe

El pasivo es la lista de las deudas del negocio con terceros, es decir, con personas o entidades que no son el dueño: los proveedores que entregaron mercancía a crédito, el Estado por los impuestos que se generaron en el período, el banco por un préstamo y los demás acreedores por obligaciones pendientes. Al igual que el activo, el pasivo se separa en corriente y no corriente, según el plazo que queda para pagar cada deuda.

El pasivo corriente agrupa las deudas que deben pagarse dentro del ciclo de operación: las facturas pendientes con los proveedores, los impuestos por pagar que se liquidan en los próximos meses y las obligaciones a corto plazo, como la parte del préstamo que vence dentro del año. El pasivo no corriente, en cambio, reúne las deudas cuyo plazo es más largo, como el saldo de un préstamo que se pagará en varios años. Esta separación por plazo no es un detalle técnico: es lo que permite saber, de un vistazo, cuánto del dinero del negocio está comprometido con pagos cercanos.

El patrimonio: la parte que le queda al dueño

Después de listar lo que el negocio tiene y lo que el negocio debe, el balance muestra el patrimonio, que es la parte de los activos que realmente pertenece al dueño. Si el negocio vendiera todo su activo y pagara todo su pasivo, el dinero que sobraría sería exactamente el patrimonio. Por eso el patrimonio crece cuando el negocio gana utilidades y no las retira todas, y disminuye cuando el dueño se lleva dinero del negocio o cuando hay pérdidas, como vimos en la lección del patrimonio.

En el balance, el patrimonio suele mostrar dos cosas: los aportes que el dueño puso al inicio o en algún momento del camino, y las utilidades acumuladas que se han ganado y se han dejado trabajando en el negocio. La utilidad del último período, calculada en la lección anterior, también aparece aquí, porque al cerrar el mes esa utilidad aumenta el patrimonio: lo que el negocio ganó ya es, en buena parte, del dueño. Con estas tres piezas, activo, pasivo y patrimonio, ya podemos armar el balance completo del ejemplo.

El balance de la ferretería al cierre del mes

Para armar el balance en la práctica, usemos la misma ferretería de la lección anterior, al cierre del último día del mes. El contador revisó el libro de caja, los extractos del banco, las facturas pendientes de cobro y de pago, el kardex de mercancías, el registro de los activos fijos con su depreciación y el cálculo de la utilidad del período. Con toda esa información armó la siguiente fotografía del negocio en esa fecha. Observe cómo cada partida aparece en el lado que le corresponde: a la izquierda, todo lo que el negocio tiene; a la derecha, todo lo que debe y lo que le pertenece al dueño.

Revise el cuadro con calma. A la izquierda, la ferretería tiene veinte millones de pesos en activos: doce millones en activos corrientes y ocho millones en activos fijos netos, después de restar la depreciación acumulada de los muebles y los equipos. A la derecha, debe siete millones y medio: cuatro millones y medio a corto plazo, entre proveedores, impuestos y obligaciones cercanas, y tres millones a largo plazo. La diferencia entre lo que tiene y lo que debe son doce millones y medio de patrimonio, que incluyen los aportes del dueño y la utilidad del período calculada en la lección anterior.

Compruebe la ecuación: el total de activos, veinte millones, es exactamente igual al total de pasivos, siete millones y medio, más el total de patrimonio, doce millones y medio. Veinte es igual a siete y medio más doce y medio. Esa igualdad no es casualidad: es la misma ecuación contable de las primeras lecciones del manual, ahora con los números reales de la ferretería. Si al armar su propio balance los dos lados no cuadran, es señal de que falta un registro, sobra otro o hay un error en alguna partida; encontrarlo es parte del trabajo del contador.

Cómo se lee el balance: preguntas sencillas, sin fórmulas complicadas

Armar el balance es la mitad del trabajo; la otra mitad es leerlo. Para un dueño de negocio, la mejor manera de leer el balance no es memorizar fórmulas, sino hacerse preguntas sencillas y buscar la respuesta en las partidas. Cada línea del balance existe para contestar una pregunta concreta sobre el negocio, y cuando se sabe qué pregunta responde cada partida, el documento deja de ser un cuadro de números y se convierte en un diagnóstico.

Una de las preguntas más útiles que se le pueden hacer al balance es sobre las deudas de corto plazo: ¿puede el negocio pagar lo que debe en los próximos meses con lo que tiene a la mano? Para responderla no hace falta ninguna fórmula compleja: basta con comparar el total del activo corriente con el total del pasivo corriente. En la ferretería del ejemplo, el activo corriente suma doce millones y el pasivo corriente cuatro millones y medio, de modo que el negocio cuenta con más del doble de recursos líquidos y casi líquidos que deudas cercanas. Esa es una señal saludable: la ferretería podría pagar sus obligaciones de corto plazo sin tener que vender sus activos fijos ni pedir un préstamo urgente.

Si el pasivo corriente fuera más grande que el activo corriente, la lectura cambiaría por completo: el negocio tendría más deudas cercanas que recursos para pagarlas, y dependería de vender el inventario muy rápido, de cobrar pronto o de conseguir financiación para no quedarse sin liquidez. La comparación no predice el futuro ni reemplaza un análisis detallado, pero es un primer filtro muy poderoso que cualquier dueño puede hacer en un minuto con la calculadora del celular, mirando solo dos totales del balance.

Inventario alto y caja baja: dinero dormido en los estantes

Ahora observe con atención la relación entre dos partidas del activo corriente de la ferretería: el inventario y la caja. En el balance del ejemplo, la mercancía que está en los estantes vale seis millones y medio de pesos, mientras que el dinero en caja y en bancos suma cuatro millones. ¿Qué dice esa combinación? Que una parte muy grande del dinero del negocio está convertida en mercancía, esperando ser vendida. El inventario es un activo, sin duda, pero es un activo que todavía no produce dinero: produce dinero solo cuando se vende y se cobra.

Cuando el inventario es alto y la caja es baja, el contador dice que el negocio tiene dinero dormido en los estantes: hay riqueza, pero no está disponible para pagar sueldos, servicios o deudas inmediatas. Esto no es necesariamente un error, porque en un negocio comercial es normal mantener un nivel de mercancía para atender a los clientes; el problema aparece cuando el dinero dormido crece sin control, porque deja de usarse para comprar más mercancía, para aprovechar descuentos de los proveedores o para cubrir gastos inesperados. En la próxima lección vamos a estudiar con detalle cómo el inventario se convierte en caja y cómo se controla esa conversión, así que por ahora quédese con esta idea: en el balance, el inventario es un activo que sueña con volverse dinero.

Ideas para recordar

• El balance general es la fotografía del negocio en una fecha: lista qué tiene, qué debe y cuánto queda para el dueño.
• El activo se ordena en corriente y no corriente; en un negocio comercial, el inventario es casi siempre el activo corriente más importante.
• El inventario es un activo corriente porque se espera venderlo y convertirlo en caja dentro del ciclo de operación.
• El pasivo también se separa por plazo: corriente para las deudas cercanas y no corriente para las de largo plazo.
• El patrimonio es la diferencia entre el activo y el pasivo, y crece con la utilidad del período.
• El balance siempre cuadra: el activo es igual al pasivo más el patrimonio; si no cuadra, hay un registro por revisar.
• Para leer el balance bastan preguntas sencillas: ¿puedo pagar mis deudas cercanas con lo que tengo? ¿Cuánta mercancía tengo para vender?

Con el balance general armado y leído, el dueño de la ferretería ya tiene la fotografía completa de su negocio en una fecha: sabe qué tiene, qué debe y cuánto le pertenece. En los próximos artículos del manual iremos completando el cuadro con las herramientas que usa el contador para que esa fotografía sea siempre fiel a la realidad. Y si quiere practicar armando balances con sus propios números, recuerde que Kardex Tauro lo acompaña lección a lección con explicaciones claras y ejemplos de la vida real del negocio.