O balanço patrimonial: a situação do negócio com estoque

O balanço patrimonial: a situação do negócio com estoque

Depois de aprender a registrar as compras, as vendas e o lucro do período nas lições anteriores deste manual de contabilidade, chegou o momento de reunir tudo em um único documento. Quando o dono de uma loja de ferragens quer saber como ficou o negócio no fechamento do mês, não basta olhar quanto foi vendido: ele precisa ver, em uma única página, o que o negócio tem, o que deve e quanto sobra para ele. Esse documento é o balanço patrimonial, também chamado de demonstração da posição financeira, e é a fotografia do negócio em uma data determinada. Nesta lição vamos montá-lo peça por peça com a mesma loja de ferragens da lição anterior, item por item, e vamos aprender a lê-lo com perguntas simples.

O balanço patrimonial responde a três perguntas que todo dono de um negócio comercial deveria saber responder a qualquer momento: o que eu tenho, o que eu devo e quanto é realmente meu? A primeira coisa que o balanço mostra é a lista dos bens e direitos do negócio, que chamamos de ativo; depois mostra as dívidas com terceiros, que chamamos de passivo; e por último mostra a diferença, que é o patrimônio líquido do dono. Essa diferença não é um número que alguém inventa: é exatamente o valor que faz valer a equação contábil que estudamos nas primeiras lições do manual: o ativo é igual ao passivo mais o patrimônio líquido. Se essa igualdade não se cumpre, algo está registrado errado.

Uma fotografia, não um filme

Vale lembrar a diferença entre as duas demonstrações mais importantes de um negócio. A demonstração do resultado da lição anterior é como um filme: mostra o que aconteceu durante um período, quanto foi vendido, quanto custou a mercadoria vendida e quanto de lucro foi ganho entre o primeiro e o último dia do mês. O balanço patrimonial, por sua vez, é uma fotografia: mostra a situação do negócio em um momento exato, quase sempre no fechamento de um dia, quando se apaga o caixa e se revisa tudo o que ficou. Por isso o balanço sempre traz uma data, e essa data é a resposta para a pergunta de qual momento está sendo retratado.

Por ser uma fotografia, o balanço muda todos os dias: cada venda altera o caixa ou a conta a receber e reduz o estoque, cada compra aumenta o estoque e pode criar uma dívida com o fornecedor, e cada pagamento reduz o dinheiro e a dívida ao mesmo tempo. O que o balanço mostra é o resultado acumulado de todas essas operações até aquele instante. Por isso os contadores dizem que o balanço é o resumo final de tudo o que foi registrado nos livros, e que a demonstração do resultado explica por que o patrimônio mudou durante o período.

O ativo: tudo o que o negócio tem

O ativo é a lista de tudo o que o negócio tem e que pode lhe trazer benefício: o dinheiro no caixa, o dinheiro no banco, o que os clientes devem, a mercadoria que está nas prateleiras e também os móveis e equipamentos com os quais trabalha. Para organizar essa lista, o balanço separa o ativo em dois grandes grupos conforme a velocidade com que cada bem se transforma em dinheiro: o ativo circulante e o ativo não circulante.

O ativo circulante reúne os bens que se espera transformar em dinheiro, vender ou consumir dentro do ciclo normal de operação do negócio, que em um negócio comercial costuma ser de um ano ou menos. Na loja de ferragens do exemplo, o ativo circulante é formado pelo caixa, pelos bancos, pelas contas a receber dos clientes que compraram a prazo e pelo estoque de mercadorias. Todos esses bens têm algo importante em comum: estão em movimento constante, entrando e saindo do negócio.

Dentro do ativo circulante, o estoque merece atenção especial, porque em um negócio comercial é quase sempre o item mais importante. A mercadoria comprada para a venda é um ativo circulante por uma razão muito clara: espera-se vendê-la no curto prazo e transformá-la novamente em caixa. Esse percurso, que vai do dinheiro à mercadoria e da mercadoria de volta ao dinheiro, chama-se ciclo de operação, e é o coração do negócio com estoque: compra-se para vender, vende-se para receber e recebe-se para comprar de novo. Enquanto a mercadoria estiver nas prateleiras, é um ativo; no momento em que é vendida, deixa de ser estoque e vira custo da venda, como vimos na lição do lucro.

O ativo não circulante reúne os bens que o negócio usa por muito tempo e que não se destinam à venda: as prateleiras, a vitrine, a caixa registradora, a caminhonete de entregas e as ferramentas do depósito. No balanço, esses bens não aparecem pelo valor total da compra, mas pelo seu valor líquido contábil: o custo original menos a depreciação acumulada, que estudamos na lição da depreciação. A depreciação acumulada reconhece que esses bens vão se gastando com o uso, e subtraí-la do custo original mostra quanto vale de verdade o ativo fixo na data do balanço.

O passivo: tudo o que o negócio deve

O passivo é a lista das dívidas do negócio com terceiros, ou seja, com pessoas ou entidades que não são o dono: os fornecedores que entregaram mercadoria a prazo, o governo pelos impostos gerados no período, o banco por um empréstimo e os demais credores por obrigações pendentes. Assim como o ativo, o passivo se separa em circulante e não circulante, conforme o prazo que falta para pagar cada dívida.

O passivo circulante reúne as dívidas que devem ser pagas dentro do ciclo de operação: as faturas pendentes com os fornecedores, os impostos a pagar que serão quitados nos próximos meses e as obrigações de curto prazo, como a parte do empréstimo que vence dentro do ano. O passivo não circulante, por sua vez, reúne as dívidas com prazo mais longo, como o saldo de um empréstimo que será pago ao longo de vários anos. Essa separação por prazo não é um detalhe técnico: é o que permite saber, de uma olhada, quanto do dinheiro do negócio está comprometido com pagamentos próximos.

O patrimônio líquido: a parte que fica para o dono

Depois de listar o que o negócio tem e o que o negócio deve, o balanço mostra o patrimônio líquido, que é a parte dos ativos que realmente pertence ao dono. Se o negócio vendesse todo o seu ativo e pagasse todo o seu passivo, o dinheiro que sobrasse seria exatamente o patrimônio líquido. Por isso o patrimônio cresce quando o negócio ganha lucros e não os retira todos, e diminui quando o dono tira dinheiro do negócio ou quando há prejuízos, como vimos na lição do patrimônio.

No balanço, o patrimônio líquido costuma mostrar duas coisas: os aportes que o dono fez no início ou em algum momento do caminho, e os lucros acumulados que foram ganhos e deixados trabalhando no negócio. O lucro do último período, calculado na lição anterior, também aparece aqui, porque ao fechar o mês esse lucro aumenta o patrimônio: o que o negócio ganhou já pertence, em boa parte, ao dono. Com essas três peças, ativo, passivo e patrimônio líquido, já podemos montar o balanço completo do exemplo.

O balanço da loja de ferragens no fechamento do mês

Para montar o balanço na prática, vamos usar a mesma loja de ferragens da lição anterior, no fechamento do último dia do mês. O contador revisou o livro de caixa, os extratos do banco, as faturas pendentes de recebimento e de pagamento, o kardex de mercadorias, o registro dos ativos fixos com sua depreciação e o cálculo do lucro do período. Com toda essa informação, ele montou a seguinte fotografia do negócio naquela data. Observe como cada item aparece no lado que lhe corresponde: à esquerda, tudo o que o negócio tem; à direita, tudo o que deve e o que pertence ao dono.

Revise o quadro com calma. À esquerda, a loja de ferragens tem vinte milhões de pesos em ativos: doze milhões em ativos circulantes e oito milhões em ativos fixos líquidos, depois de subtrair a depreciação acumulada dos móveis e dos equipamentos. À direita, deve sete milhões e meio: quatro milhões e meio no curto prazo, entre fornecedores, impostos e obrigações próximas, e três milhões no longo prazo. A diferença entre o que tem e o que deve são doze milhões e meio de patrimônio líquido, que incluem os aportes do dono e o lucro do período calculado na lição anterior.

Confira a equação: o total do ativo, vinte milhões, é exatamente igual ao total do passivo, sete milhões e meio, mais o total do patrimônio líquido, doze milhões e meio. Vinte é igual a sete e meio mais doze e meio. Essa igualdade não é coincidência: é a mesma equação contábil das primeiras lições do manual, agora com os números reais da loja de ferragens. Se ao montar o seu próprio balanço os dois lados não fecharem, é sinal de que falta um registro, sobrou outro ou há um erro em algum item; encontrá-lo faz parte do trabalho do contador.

Como ler o balanço: perguntas simples, sem fórmulas complicadas

Montar o balanço é metade do trabalho; a outra metade é lê-lo. Para um dono de negócio, a melhor maneira de ler o balanço não é memorizar fórmulas, mas fazer perguntas simples e procurar a resposta nos itens. Cada linha do balanço existe para responder a uma pergunta concreta sobre o negócio, e quando se sabe qual pergunta cada item responde, o documento deixa de ser um quadro de números e vira um diagnóstico.

Uma das perguntas mais úteis que se pode fazer ao balanço é sobre as dívidas de curto prazo: o negócio consegue pagar o que deve nos próximos meses com o que tem à mão? Para responder, não é preciso nenhuma fórmula complexa: basta comparar o total do ativo circulante com o total do passivo circulante. Na loja de ferragens do exemplo, o ativo circulante soma doze milhões e o passivo circulante quatro milhões e meio, de modo que o negócio conta com mais do que o dobro de recursos líquidos e quase líquidos em relação às dívidas próximas. Esse é um sinal saudável: a loja conseguiria pagar suas obrigações de curto prazo sem precisar vender seus ativos fixos nem pedir um empréstimo urgente.

Se o passivo circulante fosse maior do que o ativo circulante, a leitura mudaria por completo: o negócio teria mais dívidas próximas do que recursos para pagá-las, e dependeria de vender o estoque muito rápido, de receber logo ou de conseguir financiamento para não ficar sem liquidez. A comparação não prevê o futuro nem substitui uma análise detalhada, mas é um primeiro filtro muito poderoso que qualquer dono pode fazer em um minuto com a calculadora do celular, olhando apenas dois totais do balanço.

Estoque alto e caixa baixo: dinheiro dormindo nas prateleiras

Agora observe com atenção a relação entre dois itens do ativo circulante da loja de ferragens: o estoque e o caixa. No balanço do exemplo, a mercadoria que está nas prateleiras vale seis milhões e meio de pesos, enquanto o dinheiro no caixa e nos bancos soma quatro milhões. O que essa combinação diz? Que uma parte muito grande do dinheiro do negócio está transformada em mercadoria, esperando para ser vendida. O estoque é um ativo, sem dúvida, mas é um ativo que ainda não produz dinheiro: só produz dinheiro quando é vendido e recebido.

Quando o estoque é alto e o caixa é baixo, o contador diz que o negócio tem dinheiro dormindo nas prateleiras: há riqueza, mas ela não está disponível para pagar salários, contas de serviços ou dívidas imediatas. Isso não é necessariamente um erro, porque em um negócio comercial é normal manter um nível de mercadoria para atender os clientes; o problema aparece quando o dinheiro dormindo cresce sem controle, porque deixa de ser usado para comprar mais mercadoria, para aproveitar descontos dos fornecedores ou para cobrir gastos inesperados. Na próxima lição vamos estudar com detalhe como o estoque se transforma em caixa e como essa transformação é controlada, então por enquanto fique com esta ideia: no balanço, o estoque é um ativo que sonha em virar dinheiro.

Ideias para lembrar

• O balanço patrimonial é a fotografia do negócio em uma data: lista o que tem, o que deve e quanto sobra para o dono.
• O ativo se organiza em circulante e não circulante; em um negócio comercial, o estoque é quase sempre o ativo circulante mais importante.
• O estoque é um ativo circulante porque se espera vendê-lo e transformá-lo em caixa dentro do ciclo de operação.
• O passivo também se separa por prazo: circulante para as dívidas próximas e não circulante para as de longo prazo.
• O patrimônio líquido é a diferença entre o ativo e o passivo, e cresce com o lucro do período.
• O balanço sempre fecha: o ativo é igual ao passivo mais o patrimônio líquido; se não fechar, há um registro para revisar.
• Para ler o balanço bastam perguntas simples: consigo pagar minhas dívidas próximas com o que tenho? Quanta mercadoria tenho para vender?

Com o balanço patrimonial montado e lido, o dono da loja de ferragens já tem a fotografia completa do seu negócio em uma data: sabe o que tem, o que deve e quanto lhe pertence. Nos próximos artigos do manual, vamos completando o quadro com as ferramentas que o contador usa para que essa fotografia seja sempre fiel à realidade. E se você quiser praticar a montagem de balanços com os seus próprios números, lembre-se de que o Kardex Tauro acompanha você lição a lição com explicações claras e exemplos da vida real do negócio.