Plantilla de acuerdo de confidencialidad entre empresas en Word (descarga gratis)
Plantilla de acuerdo de confidencialidad entre empresas en Word (descarga gratis)
Cuando dos empresas empiezan a conversar sobre un proyecto, un suministro o una posible alianza, lo primero que circula no es el dinero sino la información: precios, descuentos, márgenes, listas de clientes, fórmulas, desarrollos técnicos y datos financieros. Ese intercambio es la base de la negociación y, al mismo tiempo, su punto más frágil. Un acuerdo de confidencialidad —conocido también como NDA, por sus siglas en inglés— es el documento con el que las partes dejan por escrito qué información van a compartir, para qué la pueden usar y hasta cuándo están obligadas a mantenerla en reserva.
Lo usan empresas de cualquier tamaño y de casi cualquier sector. El área comercial lo firma antes de enviar una cotización detallada o de mostrar la estructura de costos; compras lo pide antes de recibir muestras, fichas técnicas o especificaciones; los equipos de proyecto lo firman al inicio de un desarrollo conjunto; y quienes exploran una compra, una fusión o una representación lo firman incluso antes de la primera reunión formal. En la práctica es un documento corto, de dos o tres páginas, que se firma rápido y evita discusiones largas meses después, cuando ya nadie recuerda con precisión qué se dijo en la primera conversación.
Esta plantilla en Word trae la estructura completa lista para rellenar: el membrete de la empresa, la ciudad y la fecha, el título centrado, las siete secciones numeradas de contenido, el bloque de firmas, la línea de copia y el aviso final. Solo hay que reemplazar los campos entre corchetes por los datos reales de la operación y revisar que lo acordado corresponda a lo que las partes van a hacer de verdad.
⬇ Descargar acuerdo de confidencialidad (.docx)
Qué es un acuerdo de confidencialidad
Es un documento bilateral, es decir, obliga por igual a la parte que entrega la información y a la que la recibe. Su función es definir cuatro cosas: qué información queda cubierta, qué puede hacer cada parte con ella, qué queda por fuera de la reserva y cuánto tiempo dura la obligación. No regula entregas, precios, pagos ni cantidades; eso corresponde a otros documentos, como la propuesta comercial, el contrato de suministro o la orden de compra.
Su valor es sobre todo organizativo. Obliga a poner por escrito qué se está compartiendo, con quién y para qué; deja claro que la información ajena no se usa en beneficio propio; y crea un registro de quién tuvo acceso a qué. En empresas donde varias áreas hablan con los mismos proveedores y clientes, ese registro evita malentendidos costosos: alguien puede explicar, con un documento en la mano, por qué no puede compartir una lista de precios o un listado de clientes.
También tiene un valor preventivo. Muchas discusiones entre empresas no empiezan porque alguien divulgó un dato, sino porque nunca quedó claro hasta dónde se podía usar. Cuando ese límite está escrito y firmado por las dos partes, la conversación cambia de tono: en lugar de discutir intenciones, las partes revisan lo que acordaron.
Para qué sirve
- Permitir una conversación técnica o comercial con otra empresa sin exponer la información sensible propia.
- Dejar constancia de que cierta información fue compartida, con quién y en qué fecha, incluso si la negociación no avanza.
- Definir con claridad qué puede hacer cada parte con lo que recibe y qué no está permitido.
- Fijar un plazo de reserva, para que la obligación no quede abierta de forma indefinida.
- Establecer un procedimiento ordenado para devolver o destruir la información cuando el acuerdo termina.
- Servir de soporte interno cuando un colaborador debe explicar por qué no puede compartir un dato con un tercero.
Qué incluye la plantilla
La plantilla reproduce la estructura del formato real, con los mismos nombres de sección, para que el documento se pueda revisar, completar y archivar sin confusiones.
| Sección del archivo | Qué se escribe ahí |
|---|---|
| Membrete, ciudad, fecha y título | Nombre de la empresa, identificación, dirección, ciudad, teléfono, correo y sitio web; la ciudad y la fecha de la firma; y el título centrado del documento. |
| 1. Partes | Nombre o razón social de cada empresa con su identificación, y el espacio de firma o la referencia de cada una. Es la sección que dice quién queda obligado. |
| 2. Información confidencial | Un párrafo que sitúa el momento del intercambio (proyecto, negociación o relación comercial) y una lista de cuatro tipos de información: precios y condiciones comerciales, listas de clientes y proveedores, procesos y documentación técnica, e información financiera y de inventarios. |
| 3. Obligaciones | Cuatro obligaciones numeradas para cada parte: usar la información solo para el propósito acordado, no divulgarla sin autorización escrita, limitar el acceso a quien realmente la necesita y protegerla con medidas razonables de seguridad. |
| 4. Excepciones | Un párrafo que aclara qué no se considera confidencial: la información pública sin culpa de quien la recibe, la que ya estaba en su poder antes de recibirla, la que debe entregarse por requerimiento de una autoridad competente y la obtenida legítimamente de un tercero. |
| 5. Plazo | Dos campos: la vigencia del acuerdo y cuánto dura la obligación después de que el acuerdo termina. |
| 6. Devolución de la información | El compromiso de devolver o destruir la información recibida al terminar el acuerdo y de confirmarlo por escrito cuando la otra parte lo solicite. |
| 7. Ley aplicable y controversias | El párrafo donde las partes indican bajo qué marco se interpreta el acuerdo y de qué manera resolverían un desacuerdo si llegara a presentarse. |
| 8. Firmas, copia y aviso | El espacio de firma de cada parte, la línea de copia que indica dónde queda cada ejemplar y el aviso final sobre el alcance del modelo. |
Qué se escribe en cada campo entre corchetes
El archivo marca los espacios que hay que decidir con corchetes. No son decoración: son las decisiones que conviene tomar antes de imprimir y firmar, porque cambiarlas después de la firma obliga a rehacer el documento.
| Campo del archivo | Qué se escribe y por qué definirlo antes de firmar |
|---|---|
| [NOMBRE DE LA EMPRESA] y el resto del membrete | Los datos completos de la empresa que entrega el documento. Si el membrete queda incompleto, el acuerdo pierde seriedad y es más difícil ubicar a quién dirigirse después. |
| [Parte 1] y [Parte 2] con [Documento] | El nombre o la razón social de cada empresa y su identificación, escritos tal como aparecen en los documentos de la empresa. Es el dato que permitirá ubicarla si algo sale mal. |
| [proyecto, negociación o relación comercial] | El motivo concreto por el que se comparte la información. Un motivo vago deja la puerta abierta a discusiones sobre qué quedaba cubierto y qué no. |
| [Precios, descuentos y condiciones comerciales] y los otros tres corchetes de la lista | Los tipos de información que de verdad se van a intercambiar. Si se quitan los que no aplican, el documento se lee mejor y las partes saben con precisión qué quedó protegido. |
| [ ] de la vigencia y [ ] de la duración | La fecha o el periodo durante el cual el acuerdo está activo, y el tiempo que sigue vigente la obligación de reserva después de terminarlo. |
| [país] y [ciudad] | Dónde se interpreta el acuerdo y dónde se resolvería una diferencia. Conviene acordarlo con calma y no dejarlo para el momento de la firma. |
| [archivo de cada parte] | Dónde queda cada ejemplar firmado. Definirlo evita que, meses después, nadie sepa quién tiene el original. |
Cómo usarla paso a paso
- Abra el archivo en Word y reemplace primero el membrete: nombre de la empresa, identificación, dirección, ciudad, teléfono, correo electrónico y sitio web.
- Complete la ciudad y la fecha justo debajo del membrete, porque son las que aparecen en la primera página del acuerdo firmado.
- Escriba el nombre o la razón social de cada parte con su identificación. Si el documento lo firma un representante, anote también su nombre y su cargo.
- Defina el objeto del intercambio en la sección de información confidencial y ajuste la lista de tipos de información a lo que realmente se va a compartir.
- Revise las cuatro obligaciones y las cuatro excepciones, y adapte la redacción a la forma en que trabaja la empresa.
- Ponga un plazo concreto en la sección de plazo: la vigencia del acuerdo y el tiempo que dura la obligación después de terminarlo.
- Complete la sección de ley aplicable y controversias, y también la línea de copia, que indica dónde queda cada ejemplar.
- Imprima dos ejemplares, firmen ambos y entregue uno a cada parte. Guarde el ejemplar propio en el archivo del área que gestionó el acuerdo.
Qué revisar antes de firmar
- Que los datos de la empresa y de las partes estén completos y bien escritos, incluida la identificación de cada una.
- Que el objeto del intercambio esté definido y no quede como una frase genérica que después admita varias lecturas.
- Que el plazo diga algo concreto, porque de lo contrario la obligación de reserva queda sin fecha de cierre.
- Que las excepciones se lean con calma y se entiendan: son la parte que más se discute cuando aparece un desacuerdo.
- Que la devolución o destrucción de la información sea verificable, con la confirmación por escrito que pide el propio formato.
- Que el documento no prometa más de lo que la empresa puede cumplir, ni en plazos ni en controles internos.
Cuándo conviene pasar a un sistema
El formato en Word funciona muy bien mientras la empresa firma pocos acuerdos y todo el mundo sabe dónde están. El problema aparece cuando se acumulan: uno por proveedor, varios por cliente, otros tantos firmados por el área de proyectos. En ese punto nadie recuerda cuál sigue vigente, cuál ya venció ni quién tiene el ejemplar firmado, y una pregunta sencilla se convierte en media hora de búsqueda entre carpetas y correos.
Cuando eso empieza a pasar, conviene registrar los acuerdos en un sistema en lugar de solo archivarlos. Kardex Tauro permite llevar el control de documentos con su vigencia, su responsable y su ubicación, de modo que el archivo de Word siga siendo el documento que se firma y el sistema sea el que avise cuándo toca revisarlo o renovarlo. No reemplaza la revisión ni la decisión de las partes: solo evita que la información se pierda por desorden.
Es un modelo general, no asesoría legal
Esta plantilla es una guía general de uso interno y no constituye asesoría legal. Está escrita con secciones y campos que cualquier empresa puede completar, pero no conoce los detalles de su operación, de su sector ni de su país.
Antes de firmarla, revísela con el asesor de su empresa y adáptela a su operación y a su país. Si el acuerdo cubre información especialmente sensible, si participan más de dos empresas o si el proyecto es de largo plazo, esa revisión deja de ser un trámite y se vuelve la parte más importante del documento.
