Modelo de acordo de confidencialidade em Word (download grátis)
Modelo de acordo de confidencialidade em Word (download grátis)
Quando duas empresas começam a conversar sobre um projeto, um fornecimento ou uma possível parceria, a primeira coisa que circula entre elas não é dinheiro, mas informação: preços, descontos, margens, listas de clientes, fórmulas, desenvolvimentos técnicos e dados financeiros. Essa troca é a base da negociação e, ao mesmo tempo, o seu ponto mais frágil. Um acordo de confidencialidade —conhecido também como NDA— é o documento com o qual as partes deixam por escrito que informação vão compartilhar, para que a podem usar e até quando estão obrigadas a mantê-la em sigilo.
Ele é usado por empresas de qualquer tamanho e de quase qualquer setor. A área comercial assina antes de enviar uma cotação detalhada ou de mostrar a estrutura de custos; compras pede antes de receber amostras, fichas técnicas ou especificações; as equipes de projeto assinam no início de um desenvolvimento conjunto; e quem está avaliando uma compra, uma fusão ou uma representação assina antes mesmo da primeira reunião formal. Na prática é um documento curto, de duas ou três páginas, que se assina rápido e evita discussões longas meses depois, quando ninguém mais lembra com precisão o que foi dito na primeira conversa.
Este modelo em Word traz a estrutura completa pronta para preencher: o cabeçalho da empresa, a cidade e a data, o título centralizado, as sete seções numeradas de conteúdo, o bloco de assinaturas, a linha de cópia e o aviso final. Basta substituir os campos entre colchetes pelos dados reais da operação e conferir se o que ficou acordado corresponde ao que as partes realmente vão fazer.
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O que é um acordo de confidencialidade
É um documento bilateral, ou seja, obriga igualmente a parte que entrega a informação e a que a recebe. A sua função é definir quatro pontos: que informação fica coberta, o que cada parte pode fazer com ela, o que fica fora do dever de sigilo e por quanto tempo a obrigação dura. Ele não regula entregas, preços, pagamentos nem quantidades; isso cabe a outros documentos, como a proposta comercial, o contrato de fornecimento ou a ordem de compra.
O seu valor é sobretudo organizacional. Obriga a colocar por escrito o que está sendo compartilhado, com quem e para quê; deixa claro que a informação alheia não é usada em benefício próprio; e cria um registro de quem teve acesso a quê. Em empresas onde várias áreas falam com os mesmos fornecedores e clientes, esse registro evita mal-entendidos caros: alguém pode explicar, com o documento na mão, por que não pode compartilhar uma lista de preços ou uma relação de clientes.
Ele também tem um valor preventivo. Muitas discussões entre empresas não começam porque alguém divulgou um dado, mas porque nunca ficou claro até onde esse dado podia ser usado. Quando esse limite está escrito e assinado pelos dois lados, a conversa muda de tom: em vez de discutir intenções, as partes releem o que ficou acordado.
Para que serve
- Permitir uma conversa técnica ou comercial com outra empresa sem expor a informação sensível da própria empresa.
- Registrar que determinada informação foi compartilhada, com quem e em que data, mesmo que a negociação não avance.
- Definir com clareza o que cada parte pode fazer com o que recebe e o que não é permitido.
- Fixar um prazo de sigilo, para que a obrigação não fique aberta de forma indefinida.
- Estabelecer um procedimento organizado para devolver ou destruir a informação quando o acordo termina.
- Servir de apoio interno quando um colaborador precisa explicar por que não pode compartilhar um dado com terceiros.
O que o modelo inclui
O modelo reproduz a estrutura do formulário real, com os mesmos nomes de seção, para que o documento possa ser revisado, preenchido e arquivado sem confusão.
| Seção do arquivo | O que se escreve ali |
|---|---|
| Cabeçalho, cidade, data e título | Nome da empresa, identificação, endereço, cidade, telefone, e-mail e site; a cidade e a data da assinatura; e o título centralizado do documento. |
| 1. Partes | O nome ou a razão social de cada empresa com a sua identificação, além do espaço de assinatura ou da referência de cada uma. É a seção que diz quem fica obrigado. |
| 2. Informação confidencial | Um parágrafo que situa o momento da troca (projeto, negociação ou relação comercial) e uma lista de quatro tipos de informação: preços e condições comerciais, listas de clientes e fornecedores, processos e documentação técnica, e informações financeiras e de estoque. |
| 3. Obrigações | Quatro obrigações numeradas para cada parte: usar a informação apenas para o propósito acordado, não divulgá-la sem autorização por escrito, limitar o acesso a quem realmente precisa dela e protegê-la com medidas razoáveis de segurança. |
| 4. Exceções | Um parágrafo que esclarece o que não é considerado confidencial: a informação pública sem culpa de quem a recebe, a que já estava em seu poder antes de recebê-la, a que deve ser entregue por exigência de autoridade competente e a obtida legitimamente de terceiro. |
| 5. Prazo | Dois campos: a vigência do acordo e por quanto tempo a obrigação continua depois que o acordo termina. |
| 6. Devolução das informações | O compromisso de devolver ou destruir a informação recebida ao terminar o acordo e de confirmar isso por escrito quando a outra parte solicitar. |
| 7. Lei aplicável e controvérsias | O parágrafo em que as partes indicam sob qual marco o acordo é interpretado e de que forma resolveriam uma divergência caso ela apareça. |
| 8. Assinaturas, cópia e aviso | O espaço de assinatura de cada parte, a linha de cópia que indica onde fica cada via e o aviso final sobre o alcance do modelo. |
O que se escreve em cada campo entre colchetes
O arquivo marca com colchetes os pontos que precisam de uma decisão. Eles não são decoração: são as decisões que convém tomar antes de imprimir e assinar, porque mudá-las depois da assinatura obriga a refazer o documento.
| Campo do arquivo | O que se escreve e por que definir antes de assinar |
|---|---|
| [NOME DA EMPRESA] e o resto do cabeçalho | Os dados completos da empresa que entrega o documento. Um cabeçalho incompleto tira seriedade do acordo e dificulta saber a quem se dirigir depois. |
| [Parte 1] e [Parte 2] com [Documento] | O nome ou a razão social de cada empresa e a sua identificação, escritos como constam nos registros da empresa. É o dado que permitirá localizá-la se algo der errado. |
| [projeto, negociação ou relação comercial] | O motivo concreto pelo qual a informação é compartilhada. Um motivo vago deixa a porta aberta para discussões sobre o que estava coberto e o que não estava. |
| [Preços, descontos e condições comerciais] e os outros três colchetes da lista | Os tipos de informação que realmente serão trocados. Retirar os que não se aplicam deixa o documento mais fácil de ler e mostra com precisão o que as partes protegeram. |
| [ ] da vigência e [ ] da duração | A data ou o período durante o qual o acordo está ativo, e o tempo em que o dever de sigilo continua depois de ele terminar. |
| [país] e [cidade] | Onde o acordo é interpretado e onde uma divergência seria resolvida. Vale acordar isso com calma, em vez de deixar para o momento da assinatura. |
| [arquivo de cada parte] | Onde fica cada via assinada. Definir isso evita que, meses depois, ninguém saiba quem tem o original. |
Como usar, passo a passo
- Abra o arquivo no Word e substitua primeiro o cabeçalho: nome da empresa, identificação, endereço, cidade, telefone, e-mail e site.
- Preencha a cidade e a data logo abaixo do cabeçalho, porque são elas que aparecem na primeira página do acordo assinado.
- Escreva o nome ou a razão social de cada parte com a sua identificação. Se o documento for assinado por um representante, anote também o nome e o cargo dele.
- Defina o objeto da troca na seção de informação confidencial e ajuste a lista de tipos de informação ao que realmente será compartilhado.
- Revise as quatro obrigações e as quatro exceções, e adapte a redação ao modo como a empresa trabalha.
- Coloque um prazo concreto na seção de prazo: a vigência do acordo e o tempo que a obrigação dura depois de ele terminar.
- Complete a seção de lei aplicável e controvérsias e também a linha de cópia, que indica onde fica cada via.
- Imprima duas vias, assinem as duas e entregue uma a cada parte. Guarde a sua via no arquivo da área que cuidou do acordo.
O que revisar antes de assinar
- Que os dados da empresa e das partes estejam completos e bem escritos, incluindo a identificação de cada uma.
- Que o objeto da troca esteja definido e não fique como uma frase genérica que depois admita várias leituras.
- Que o prazo diga algo concreto, porque do contrário o dever de sigilo fica sem data de encerramento.
- Que as exceções sejam lidas com calma e entendidas: são a parte mais discutida quando aparece uma divergência.
- Que a devolução ou destruição da informação seja verificável, com a confirmação por escrito que o próprio formulário pede.
- Que o documento não prometa mais do que a empresa consegue cumprir, nem em prazos nem em controles internos.
Quando vale a pena passar para um sistema
O formulário em Word funciona muito bem enquanto a empresa assina poucos acordos e todos sabem onde eles estão. O problema aparece quando eles se acumulam: um por fornecedor, vários por cliente, outros tantos assinados pela área de projetos. Nesse ponto ninguém lembra qual continua vigente, qual já venceu ou quem tem a via assinada, e uma pergunta simples vira meia hora de busca entre pastas e e-mails.
Quando isso começa a acontecer, vale registrar os acordos em um sistema em vez de apenas arquivá-los. O Kardex Tauro permite acompanhar documentos com a sua vigência, o seu responsável e a sua localização, de modo que o arquivo em Word continue sendo o documento que se assina e o sistema seja o que avisa quando é hora de revisar ou renovar. Ele não substitui a revisão nem a decisão das partes: apenas evita que a informação se perca por desorganização.
É um modelo geral, não é assessoria jurídica
Este modelo é uma orientação geral de uso interno e não constitui assessoria jurídica. Ele foi escrito com seções e campos que qualquer empresa consegue preencher, mas não conhece os detalhes da sua operação, do seu setor nem do seu país.
Antes de assinar, revise-o com o assessor da sua empresa e adapte-o à sua operação e ao seu país. Se o acordo cobrir informação especialmente sensível, se participarem mais de duas empresas ou se o projeto for de longo prazo, essa revisão deixa de ser formalidade e passa a ser a parte mais importante do documento.
