Cómo registrar el ingreso de productos paso a paso

Cómo registrar el ingreso de productos paso a paso

Sin un registro de entrada, el inventario de un centro de costos es una cifra que nadie puede sostener. Cada unidad que llega por compra, por carga inicial o por reintegro de un compañero tiene que quedar asentada con su motivo y su valor: de ese asiento salen el saldo que ve el vendedor, el costo con el que se valora lo que sale y la trazabilidad que se exige en una auditoría. Una entrada tardía o sin motivo deja el saldo bien por casualidad y mal por historia.

Esta guía recorre las ocho pantallas del proceso tal como se ejecuta en la aplicación, con el significado de cada recuadro rojo numerado. El ejemplo ingresa 25 unidades del producto MAN-ES01 (SILLA ERGONOMICA MANUAL ES) en el centro de costos 01 - Bodega Central, con la referencia CARGA INICIAL MANUAL y un valor unitario de 350000. El proceso se hace en la ventana «Kardex» del módulo de almacén, no desde «Entradas».

Antes de empezar

• Permiso para registrar movimientos de existencias en el módulo de almacén.
• El centro de costos correcto activo: aparece abajo del panel lateral y los ingresos se graban siempre sobre ese centro.
• El producto ya creado en ese centro de costos; si el código no existe, «Buscar» no lo carga.
• El motivo del ingreso decidido de antemano: la «Referencia» es obligatoria y exige mínimo 6 letras.

Paso a paso

Paso 1 — La ventana principal

Kardex Tauro V3 se abre en esta ventana. El panel lateral izquierdo reúne los módulos del sistema y el área central es la zona de trabajo. En la parte baja del panel se ven el Centro de Costos activo (01 - Bodega Central), el Usuario conectado y el botón «Cambiar cCostos». Los ingresos de producto se registran siempre sobre el centro de costos activo.

En la imagen:

• 1) Botón «Almacen»: abre el menú del módulo de almacén.

Textos en pantalla: «Almacen», «Entradas», «Salidas», «Cambiar cCostos»

Acción: Pulse «Almacen» para entrar al módulo de almacén.

Paso 2 — El menú del módulo de almacén

Al pulsar «Almacen» se abre el menú del módulo con «Inventario», «Kardex» y «Grupos». En «Kardex» se consultan y registran los movimientos de existencias de cada producto.

En la imagen:

• 1) Botón «Kardex»: abre la ventana de movimientos de existencias.

Textos en pantalla: «Inventario», «Kardex», «Grupos»

Acción: Pulse «Kardex» para abrir la ventana de movimientos.

Paso 3 — La ventana «Kardex»: buscar el producto

La ventana «Kardex» se abre dentro del área de trabajo. Arriba está el campo de búsqueda: escriba el código del producto y pulse «Buscar». El programa muestra entonces «Existencias» y «Stock Mínimo» del producto en el centro de costos activo y, en la lista, sus movimientos.

En la imagen:

• 1) Campo de búsqueda: código del producto (o parte del nombre).
• 2) Botón «Buscar»: busca el producto y refresca el listado.

Textos en pantalla: «Buscar», «Usos», «Kits», «Ubicación»

Acción: Escriba el código del producto y pulse «Buscar».

Paso 4 — El producto cargado y el botón «Más Kardex»

Al buscarlo, el programa carga el producto: a la derecha del buscador aparece «Producto» con su nombre, y debajo «Existencias» (0.00) junto a su «Stock Mínimo». En la lista se ven los movimientos del producto (si todavía no tiene ninguno, aparece vacía). Los botones de la barra inferior actúan sobre el producto cargado: «Más Kardex» registra una entrada de existencias y «Menos Kardex» una salida.

En la imagen:

• 1) «Existencias» del producto MAN-ES01: 0.00 antes del ingreso.
• 2) Botón «Más Kardex»: abre el formulario para ingresar existencias.

Textos en pantalla: «Más Kardex», «Menos Kardex», «Ver Seriales»

Acción: Pulse «Más Kardex» para registrar el ingreso.

Paso 5 — El formulario «Kardex»

Se abre el formulario «Kardex». Arriba se confirman el «Código» (MAN-ES01), el «Producto» y las «Existencias» actuales. Debajo, «Agregar Productos al Inventario» reúne los campos del ingreso: «Incrementar en» (cuántas unidades entran), «Referencia» (el motivo del movimiento; es obligatorio y exige mínimo 6 letras) y «Valor IVA incluido» (el valor unitario del producto con IVA incluido). El «Proveedor» es opcional.

En la imagen:

• 1) «Incrementar en»: unidades que entran, en «Unidades».
• 2) «Referencia»: motivo del ingreso (mínimo 6 letras).
• 3) «Valor IVA incluido»: valor unitario del producto con el IVA incluido.
• 4) «Proveedor»: proveedor del ingreso (opcional).

Textos en pantalla: «Agregar Productos al Inventario», «Cancelar», «Guardar»

Acción: Complete los campos y pulse «Guardar».

Paso 6 — Los datos del ingreso

Así queda el formulario con los datos del ejemplo: «Incrementar en» = 25 unidades, «Referencia» = CARGA INICIAL MANUAL y «Valor IVA incluido» = 350000 (valor unitario con IVA incluido).

En la imagen:

• 1) «Incrementar en» = 25
• 2) «Referencia» = CARGA INICIAL MANUAL
• 3) «Valor IVA incluido» = 350000

Acción: Compruebe los datos y pulse «Guardar» para guardar.

Paso 7 — Guardar el ingreso

Al pulsar «Guardar» el programa graba el movimiento: las «Existencias» del producto en el centro de costos 01 - Bodega Central pasan de 0.00 a 25.00 y el ingreso queda asentado con su «Referencia». Si la referencia falta o tiene menos de 6 letras, el programa avisa y no guarda.

En la imagen:

• 1) «Existencias» del producto ya actualizadas: 25.00.

Acción: El ingreso queda registrado en las existencias y en el historial de movimientos.

Paso 8 — Comprobar el ingreso en la ventana «Kardex»

De vuelta en la ventana «Kardex», vuelva a pulsar «Buscar» para refrescar: las «Existencias» ya muestran 25.00 y en la lista aparece el movimiento del ingreso con la referencia CARGA INICIAL MANUAL.

En la imagen:

• 1) «Existencias» actualizadas: 25.00.
• 2) Movimiento del ingreso: CARGA INICIAL MANUAL (+25 unidades).

Textos en pantalla: «Buscar»

Acción: Repita el proceso para otros productos, o con otras referencias para distinguir cada ingreso.

Resultado

El movimiento quedó grabado: las «Existencias» del producto en el centro de costos activo pasaron de 0.00 a 25.00 y la lista de la ventana «Kardex» muestra la entrada con su referencia CARGA INICIAL MANUAL. La comprobación no se hizo solo en pantalla: al leer la base de datos del programa (kardex.db) aparece el registro 01 · +K CARGA INICIAL MANUAL · 001 - Proveedor Genérico · entra=25.0 · saldo=25.0, es decir 25 unidades de saldo.

Buenas prácticas

• Escriba referencias que digan el hecho y no el mes: «CARGA INICIAL MANUAL» se entiende seis meses después; una referencia vaga deja el movimiento sin explicación.
• Registre un ingreso por cada llegada. Si la misma compra llega en dos partes, hágalo en dos movimientos con su propia referencia: así un error se rastrea sin barrer todo el historial.
• No deje «Valor IVA incluido» en un número aproximado: es el valor unitario del producto con el IVA incluido y queda asentado en cada movimiento.
• Después de guardar, vuelva a pulsar «Buscar» y confirme las «Existencias» antes de pasar al siguiente producto: el ingreso solo está comprobado cuando aparece en la lista.

Preguntas frecuentes

¿El programa deja guardar un ingreso sin referencia o con una muy corta?

No. La «Referencia» es obligatoria y exige un mínimo de 6 letras: si falta o es más corta, el programa avisa y no guarda el movimiento.

¿El «Valor IVA incluido» es el valor de todo el ingreso o el de una unidad?

Es el valor unitario del producto con el IVA incluido, no el total: en el ejemplo son 350000 por unidad, con 25 unidades ingresadas.

¿Este ingreso se hace desde el módulo «Entradas»?

No. El procedimiento que muestran las capturas se hace desde la ventana «Kardex» del módulo de almacén, con el botón «Más Kardex» sobre el producto cargado con «Buscar».

Este artículo forma parte del Manual Usuario de Kardex Tauro V3, que reúne todos los procesos del sistema explicados paso a paso.