Cómo cotizar a un proveedor paso a paso

Cómo cotizar a un proveedor paso a paso

Una cotización es el precio de la compra puesto por escrito antes de comprometer el pedido: lo que se acuerde aquí es lo que después se exige. En la operación diaria esto pesa porque una cotización no está terminada mientras siga abierta, y abierta sigue siendo editable: cualquiera puede cambiar unidades o valores mientras el documento siga sin finalizar. Cerrarla no es un trámite, es el gesto que convierte un borrador en un precio en firme y habilita verla como saldría impresa.

Esta guía recorre las nueve pantallas del proceso tal como se ejecuta en la aplicación, con el significado de cada recuadro rojo numerado. El ejemplo cotiza 10 unidades del producto MAN-ES01 (SILLA ERGONOMICA MANUAL ES) con el proveedor 001 — Proveedor Genérico en el centro de costos 01 - Bodega Central, hasta dejar la cotización «01-CTZC-6» en estado CERRADA y verla en el «Visor de Reportes».

Antes de empezar

• Permiso para abrir documentos de entrada en el módulo correspondiente.
• El centro de costos correcto activo: aparece arriba y se cambia con «Cambiar cCostos».
• El código del proveedor a mano: la cabecera trae por defecto el 001 y se cambia escribiéndolo o buscándolo con la lupa.
• El producto ya creado en ese centro de costos y las unidades decididas antes de armar la línea.

Paso a paso

Paso 1 — La ventana principal

KardexTauro V3 abre en esta ventana. A la izquierda están los módulos y arriba el centro de costos activo («Cambiar cCostos» permite cambiarlo). Esta cotización se hará en el centro de costos 01 - Bodega Central.

En la imagen:

• 1) Botón «Entradas»: módulo de entradas (cotizaciones a proveedores).
• 2) «Cambiar cCostos»: centro de costos activo (01 - Bodega Central).

Textos en pantalla: «Entradas», «Almacen», «Salidas», «Contable», «Cambiar cCostos»

Acción: Los botones laterales abren cada módulo; estos pasos se hacen en «Entradas».

Paso 2 — El menú del módulo de entradas

Al pulsar «Entradas» se abre el menú de operaciones de entrada. «Cotizar a Proveedores» es la opción de las cotizaciones a proveedores; las demás son otros documentos de entrada.

En la imagen:

• 1) Botón «Cotizar a Proveedores»: abre las cotizaciones a proveedores.
• 2) «Ordenes de Compra»: órdenes de compra (otro documento).

Textos en pantalla: «Cotizar a Proveedores», «Ordenes de Compra», «Ingresos de Almacen», «Ordenes de Producción», «Reintegros»

Acción: Pulse «Cotizar a Proveedores» para abrir la lista de cotizaciones.

Paso 3 — La lista de cotizaciones

Se abre «Lista de Documentos»: cada fila es una cotización con su referencia, el proveedor, el ESTADO (ABIERTA o CERRADA) y el total. Arriba está el buscador y la barra de botones que actúan sobre la fila seleccionada.

En la imagen:

• 1) Botón «Nueva Cotización»: abre la cotización en blanco.
• 2) «Ver Cotización»: abre la cotización seleccionada.
• 3) «Buscar»: refresca la lista.

Textos en pantalla: «Nueva Cotización», «Ver Cotización», «Eliminar», «Buscar»

Acción: Pulse «Nueva Cotización» para crear una cotización nueva.

Paso 4 — El documento: el proveedor

Se abre el documento «Cotización a Proveedor». En la cabecera, «Proveedor» trae el proveedor por defecto (001 — Proveedor Genérico) y «Quien Cotiza» el empleado que cotiza (Empleado Genérico). «Documento» es el número del documento.

En la imagen:

• 1) «Proveedor»: código del proveedor (001).
• 2) Nombre del proveedor (Proveedor Genérico).
• 3) «Quien Cotiza»: quién cotiza (Empleado Genérico).

Textos en pantalla: «Proveedor», «Quien Cotiza», «Documento»

Acción: Escriba el código del proveedor en «Proveedor» (o búsquelo con el botón de la lupa).

Paso 5 — El documento: el producto y las unidades

En el cuerpo del documento se arma la lista de lo que se cotiza: «Producto» es el código del producto y «Unidades» la cantidad cotizada. A su lado está el botón que añade la línea a la cuadrícula.

En la imagen:

• 1) «Producto»: código del producto (MAN-ES01).
• 2) «Unidades»: cantidad cotizada (10).

Textos en pantalla: «Producto», «Unidades»

Acción: Escriba el producto («MAN-ES01») y las unidades («10») y pulse el botón de agregar: la línea aparece en la cuadrícula.

Paso 6 — La línea agregada a la cuadrícula

La cuadrícula muestra la línea con el producto, las unidades, el valor unitario, el IVA y el total. «Total Cotización» resume el valor de la cotización (3,500,000.00).

En la imagen:

• 1) Cuadrícula: la línea agregada (MAN-ES01 | SILLA ERGONOMICA MANUAL ES | 10.00 | 350,000.00 | 19.00 | 558,823.53 | 2,941,176.47 | 3,500,000.00).

Textos en pantalla: «SubTotal», «Descuento», «Total Cotización»

Acción: Compruebe la línea (producto, unidades y valor) antes de guardar el documento.

Paso 7 — Guardar: el diálogo de finalizar

Al pulsar «Guardar Documento» el programa NO guarda todavía: pregunta «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?» y ofrece dos opciones, «Finalizar Ahora» (guarda y cierra la cotización para poder imprimirla) y «Finalizar Despúes» (la deja abierta para seguir editándola). El total cotizado se ve en «Total Cotización»: Total Cotización.

En la imagen:

• 1) «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?»
• 2) Opción «Finalizar Ahora».
• 3) Botón «Aceptar»: aplica la opción elegida y guarda.

Textos en pantalla: «Aceptar», «Finalizar Ahora», «Finalizar Despúes», «Total Cotización»

Acción: Elija «Finalizar Ahora» y pulse «Aceptar»: sin «Aceptar» no se guarda nada.

Paso 8 — La cotización guardada y lista para imprimir

El programa avisa «Documento procesado exitosamente»: la cotización quedó registrada como «01-CTZC-6» en estado CERRADA. El documento sigue abierto pero ahora en modo consulta, y su botón de guardado se rotula «Imprimir Documento»: eso es lo que se pulsa para verla antes de imprimir.

En la imagen:

• 1) Botón «Imprimir Documento»: abre la vista previa de la cotización.

Textos en pantalla: «Imprimir Documento»

Acción: Pulse «Imprimir Documento» para abrir la vista previa de impresión.

Paso 9 — La cotización antes de imprimir

Se abre el «Visor de Reportes» con la cotización tal como saldría impresa: encabezado, proveedor, la línea cotizada y los totales. Su barra superior ofrece «Imprimir, Exportar PDF, Guardar Reporte».

Acción: Revise la cotización y use esos botones si quiere imprimirla o guardarla.

Resultado

El programa avisa «Documento procesado exitosamente»: la cotización quedó registrada como «01-CTZC-6» en estado CERRADA y con su total de 3,500,000.00, y el documento se abre en modo consulta con el botón de guardado rotulado «Imprimir Documento». La verificación se hizo leyendo la base de datos del programa (kardex.db), no solo la pantalla.

Buenas prácticas

• Confirme el centro de costos antes de abrir la cotización: es el que aparece arriba de la ventana y el documento se graba contra ese centro.
• Revise el proveedor en la cabecera apenas se abre el documento: viene cargado por defecto con el 001, y una cotización armada sobre el proveedor equivocado no sirve para nada.
• Compruebe la línea de la cuadrícula (producto, unidades, valor unitario, IVA y total) antes de guardar: corregirla después de cerrada cuesta más que mirarla una vez.
• Cierre la cotización con «Finalizar Ahora» y «Aceptar»: mientras quede abierta sigue siendo editable y sin pulsar «Aceptar» no se guarda nada.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no se guardó nada después de pulsar «Guardar Documento»?

Porque ese botón no guarda de inmediato: abre el diálogo que pregunta si desea finalizar ahora o dejar el documento abierto, y hasta que no elija una opción y pulse «Aceptar» no se graba nada.

¿Qué diferencia hay entre «Finalizar Ahora» y «Finalizar Despúes»?

«Finalizar Ahora» guarda y cierra la cotización para poder imprimirla; «Finalizar Despúes» la deja abierta para seguir editándola.

¿Cómo veo la cotización antes de imprimirla?

Con el botón «Imprimir Documento», que aparece cuando la cotización ya está cerrada: abre el «Visor de Reportes» con la cotización tal como saldría impresa y su barra superior ofrece «Imprimir, Exportar PDF, Guardar Reporte».

Este artículo forma parte del Manual Usuario de Kardex Tauro V3, que reúne todos los procesos del sistema explicados paso a paso.