Como Pedir Cotação a um Fornecedor, Passo a Passo

Uma cotação é o preço da compra registrado por escrito antes de fechar o pedido: o que se combina ali é o que depois se cobra. Na rotina isso pesa porque a cotação não está pronta enquanto continuar aberta, e cotação aberta continua editável: qualquer um pode mudar unidades ou valores enquanto o documento não for finalizado. Fechá-la não é burocracia: é o gesto que transforma um rascunho em preço firme e libera a visualização como sairia impressa.

Este guia percorre as nove telas do processo como ele roda no aplicativo, com o significado de cada quadro vermelho numerado. O exemplo cota 10 unidades do produto MAN-PT01 (CADEIRA ERGONOMICA MANUAL PT) com o fornecedor 001 — Fornecedor Padrão no centro de custo 01 - Bodega Central, até a cotação «01-CTZC-8» ficar com status FECHADA e abrir no «Visualizador de Relatórios».

Antes de começar

Permissão para abrir documentos de entrada no módulo correspondente.
O centro de custo correto ativo: ele aparece em cima e é trocado em «Alterar Centro de Custo».
O código do fornecedor à mão: o cabeçalho já vem com o 001 por padrão e ele é trocado digitando o código ou buscando pela lupa.
O produto já cadastrado nesse centro de custo e as unidades definidas antes de montar a linha.

Passo a passo

Passo 1 — A janela principal

KardexTauro V3 abre nesta janela. À esquerda ficam os módulos e em cima o centro de custo ativo («Alterar Centro de Custo» permite trocá-lo). Esta cotação é feita no centro de custo 01 - Bodega Central.

Na imagem:

1) Botão «Entradas»: módulo de entradas (cotações a fornecedores).
2) «Alterar Centro de Custo»: centro de custo ativo (01 - Bodega Central).

Textos na tela: «Entradas», «Estoque», «Saídas», «Financeiro», «Alterar Centro de Custo»

Ação: Os botões laterais abrem cada módulo; estes passos são feitos em «Entradas».

Passo 2 — O menu do módulo de entradas

Ao pressionar «Entradas» abre-se o menu de operações de entrada. «Cotar para Fornecedores» é a opção das cotações a fornecedores; as outras são documentos de entrada diferentes.

Na imagem:

1) Botão «Cotar para Fornecedores»: abre as cotações a fornecedores.
2) «Pedidos de Compra»: pedidos de compra (outro documento).

Textos na tela: «Cotar para Fornecedores», «Pedidos de Compra», «Recebimentos de Armazém», «Ordens de Produção», «Reembolsos»

Ação: Pressione «Cotar para Fornecedores» para abrir a lista de cotações.

Passo 3 — A lista de cotações

Abre-se «Lista de Documentos»: cada linha é uma cotação com a referência, o fornecedor, o STATUS (ABERTA ou FECHADA) e o total. Em cima está o campo de busca e os botões que atuam sobre a linha selecionada.

Na imagem:

1) Botão «Nova Cotação»: abre a cotação em branco.
2) «Ver Cotação»: abre a cotação selecionada.
3) «Procurar»: atualiza a lista.

Textos na tela: «Nova Cotação», «Ver Cotação», «Excluir», «Procurar»

Ação: Pressione «Nova Cotação» para criar uma cotação nova.

Passo 4 — O documento: o fornecedor

Abre-se o documento «Cotação para Fornecedor». No cabeçalho, «Fornecedor» já traz o fornecedor padrão (001 — Fornecedor Padrão) e «Quem Cotou» o funcionário que faz a cotação (Funcionário Padrão). «Documento» é o número do documento.

Na imagem:

1) «Fornecedor»: código do fornecedor (001).
2) Nome do fornecedor (Fornecedor Padrão).
3) «Quem Cotou»: cotado por (Funcionário Padrão).

Textos na tela: «Fornecedor», «Quem Cotou», «Documento»

Ação: Escreva o código do fornecedor em «Fornecedor» (ou procure-o com o botão da lupa).

Passo 5 — O documento: o produto e as unidades

No corpo do documento monta-se a lista do que se cota: «Produto» é o código do produto e «Unidades» a quantidade cotada. Ao lado está o botão que adiciona a linha à grade.

Na imagem:

1) «Produto»: código do produto (MAN-PT01).
2) «Unidades»: quantidade cotada (10).

Textos na tela: «Produto», «Unidades»

Ação: Escreva o produto («MAN-PT01») e as unidades («10») e pressione o botão de adicionar: a linha aparece na grade.

Passo 6 — A linha adicionada à grade

A grade mostra a linha com o produto, as unidades, o valor unitário, o imposto e o total. «Total Cotización» resume o valor da cotação (3,500,000.00).

Na imagem:

1) Grade: a linha adicionada (MAN-PT01 | CADEIRA ERGONOMICA MANUAL PT | 10.00 | 350,000.00 | 19.00 | 558,823.53 | 2,941,176.47 | 3,500,000.00).

Textos na tela: «SubTotal», «Descuento», «Total Cotización»

Ação: Confira a linha (produto, unidades e valor) antes de salvar o documento.

Passo 7 — Salvar: a janela de finalização

Ao pressionar «Salvar Documento» o programa NÃO salva ainda: pergunta «Deseja finalizar agora? Ou prefere deixar o documento aberto para terminar mais tarde?» e oferece duas opções, «Finalizar Agora» (salva e fecha a cotação para poder imprimi-la) e «Terminar mais tarde» (deixa-a aberta para continuar editando). O total cotado aparece em «Total da Cotação»: Total da Cotação.

Na imagem:

1) «Deseja finalizar agora? Ou prefere deixar o documento aberto para terminar mais tarde?»
2) Opção «Finalizar Agora».
3) Botão «OK»: aplica a opção escolhida e salva.

Textos na tela: «OK», «Finalizar Agora», «Terminar mais tarde», «Total da Cotação»

Ação: Escolha «Finalizar Agora» e pressione «OK»: sem «OK» nada é salvo.

Passo 8 — A cotação salva e pronta para imprimir

O programa avisa «Documento processado com sucesso»: a cotação ficou registrada como «01-CTZC-8» com o status FECHADA. O documento continua aberto, mas agora em modo consulta, e o seu botão de salvar se rotula «Imprimir Documento»: é ele que se pressiona para vê-la antes de imprimir.

Na imagem:

1) Botão «Imprimir Documento»: abre a pré-visualização da cotação.

Textos na tela: «Imprimir Documento»

Ação: Pressione «Imprimir Documento» para abrir a pré-visualização de impressão.

Passo 9 — A cotação antes de imprimir

Abre-se a «Visualizador de Relatórios» com a cotação tal como sairia impressa: cabeçalho, fornecedor, a linha cotada e os totais. A barra superior oferece «Imprimir, Exportar PDF, Salvar Relatório».

Ação: Revise a cotação e use esses botões se quiser imprimi-la ou guardá-la.

Resultado

O programa avisa «Documento processado com sucesso»: a cotação ficou registrada como «01-CTZC-8» com o status FECHADA e total de 3,500,000.00, e o documento continua aberto em modo consulta com o botão de salvar rotulado «Imprimir Documento». A conferência foi feita lendo o banco de dados do programa (kardex.db), não só a tela.

Boas práticas

Confirme o centro de custo antes de abrir a cotação: é o que aparece no alto da janela e o documento é gravado nesse centro.
Confira o fornecedor no cabeçalho assim que o documento abre: ele vem carregado com o 001 por padrão, e cotação montada no fornecedor errado não serve para nada.
Revise a linha da grade (produto, unidades, valor unitário, imposto e total) antes de salvar: corrigir depois de fechada custa mais do que olhar uma vez.
Feche a cotação com «Finalizar Agora» e «OK»: enquanto ela ficar aberta segue editável, e sem «OK» nada é salvo.

Perguntas frequentes

Por que nada foi salvo depois de pressionar «Salvar Documento»?

Porque esse botão não salva na hora: ele abre a janela que pergunta se você quer finalizar agora ou deixar o documento aberto, e nada é gravado até você escolher uma opção e pressionar «OK».

Qual é a diferença entre «Finalizar Agora» e «Terminar mais tarde»?

«Finalizar Agora» salva e fecha a cotação para poder imprimi-la; «Terminar mais tarde» deixa-a aberta para continuar editando.

Como vejo a cotação antes de imprimi-la?

Pelo botão «Imprimir Documento», que aparece quando a cotação já está fechada: ele abre o «Visualizador de Relatórios» com a cotação tal como sairia impressa, e a barra superior oferece «Imprimir, Exportar PDF, Salvar Relatório».

Este artigo faz parte do Manual do Usuário do Kardex Tauro V3, que reúne todos os processos do sistema explicados passo a passo.

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#cotação a fornecedor #compras #manual do usuário