Cómo registrar una devolución a proveedor paso a paso

Cómo registrar una devolución a proveedor paso a paso

Hay mercancía que entra al almacén y luego tiene que salir de vuelta: un lote que llegó defectuoso, un producto vencido o un despacho que no era lo pactado. Esa salida no es una venta ni un consumo, es un documento propio del módulo de salidas que descuenta existencias y deja constancia de que la mercancía se fue. Si queda sin registrar, el sistema sigue contando unidades que ya no están en la bodega y la próxima compra se calcula sobre un inventario inflado.

Esta guía recorre el proceso completo en la aplicación, con una captura por pantalla y el significado de cada recuadro rojo numerado. El ejemplo devuelve 2 unidades de MAN-ES01 — SILLA ERGONOMICA MANUAL ES al proveedor 001 — Proveedor Genérico en el centro de costos 01 - Bodega Central: la devolución queda como 01-DEV-7 por 700,000.00 y las existencias bajan de 20.0 a 18.0.

Antes de empezar

• Permiso para registrar documentos en el módulo de salidas: la opción «Devoluciones» está en «Salidas», no en el módulo de compras.
• El centro de costos correcto activo: aparece arriba de la ventana y se cambia con «Cambiar cCostos», porque las existencias se descuentan de ese centro.
• El proveedor al que se devuelve la mercancía ya registrado, porque en «Proveedor» se escribe su código (001 — Proveedor Genérico en el ejemplo).
• El producto con existencias suficientes en ese centro de costos y las unidades a devolver definidas de antemano (MAN-ES01, 2 unidades en el ejemplo).

Paso a paso

Paso 1 — La ventana principal

KardexTauro V3 abre en esta ventana. A la izquierda están los módulos y arriba el centro de costos activo («Cambiar cCostos» permite cambiarlo). Esta devolución se registrará en el centro de costos 01 - Bodega Central.

En la imagen:

• 1) Botón «Salidas»: módulo de salidas (ventas, consumos, mermas).
• 2) «Cambiar cCostos»: centro de costos activo (01 - Bodega Central).

Textos en pantalla: «Salidas», «Almacen», «Entradas», «Contable», «Cambiar cCostos»

Acción: Los botones laterales abren cada módulo; estos pasos se hacen en «Salidas».

Paso 2 — El menú del módulo de salidas

Al pulsar «Salidas» se abre el menú de operaciones de salida. «Devoluciones» es la opción de las devoluciones: sirve para devolver al PROVEEDOR mercancía que se compró (porque llegó en mal estado, porque no era lo pedido o porque se acordó así). Un aviso importante: la devolución DE CLIENTES no está aquí, está en «Reintegros», en el menú de Entradas.

En la imagen:

• 1) Botón «Devoluciones»: abre las devoluciones a proveedores.
• 2) «Consignaciones»: las consignaciones (otro documento).

Textos en pantalla: «Devoluciones», «Consignaciones», «Mermas», «Facturas de Venta»

Acción: Pulse «Devoluciones» para abrir la lista de devoluciones a proveedores.

Paso 3 — La lista de devoluciones a proveedores

Se abre «Lista de Documentos». Arriba la cuadrícula maestra lista cada documento con la referencia, el proveedor, el ESTADO (CERRADA) y el total (01-DEV-6 | 001 | Proveedor Genérico | CERRADA | 700,000.00 | 22/Septiembre/2026); debajo, la cuadrícula de detalle muestra las líneas del documento seleccionado. A la derecha está el buscador y la barra de botones.

En la imagen:

• 1) Botón «Nueva Devolución»: abre la devolución en blanco.
• 2) «Ver Devolución»: abre el documento seleccionado.
• 3) «Buscar»: refresca la lista.

Textos en pantalla: «Nueva Devolución», «Ver Devolución», «Eliminar», «Buscar»

Acción: Pulse «Nueva Devolución» para registrar una devolución nueva.

Paso 4 — El documento: el proveedor y quién entrega

Se abre el documento «Devolución a Proveedor». En la cabecera, «Proveedor» es el proveedor al que se le devuelve la mercancía (001 — Proveedor Genérico) y «Quien Entrega» quien la entrega desde el almacén. «Documento» muestra el número («NEW»: se asigna al guardar) y a la derecha la fecha (22/09/2026).

En la imagen:

• 1) «Proveedor»: código del proveedor (001).
• 2) Nombre (Proveedor Genérico).
• 3) «Quien Entrega»: quién entrega (003).
• 4) «Documento»: número de la devolución (NEW).

Textos en pantalla: «Proveedor», «Quien Entrega», «Documento», «Proveedor»

Acción: Escriba el código del proveedor en «Proveedor» (o búsquelo con la lupa).

Paso 5 — El documento: el producto y las unidades

En el cuerpo se arma la lista de lo que se devuelve: «Producto» es el código del producto y «Unidades» la cantidad devuelta. Al lado están el buscador de productos y el botón que añade la línea.

En la imagen:

• 1) «Producto»: código del producto (MAN-ES01).
• 2) «Unidades»: cantidad devuelta (2).

Textos en pantalla: «Producto», «Unidades»

Acción: Escriba el producto («MAN-ES01») y las unidades («2») y pulse el botón de agregar: la línea entra en la cuadrícula.

Paso 6 — La línea agregada y el total

La cuadrícula muestra la línea con el producto, las unidades, el valor, el IVA y el subtotal. La devolución valora la mercancía al COSTO. «Total Devolución» resume lo devuelto: 700,000.00.

En la imagen:

• 1) Cuadrícula: la línea devuelta (MAN-ES01 | SILLA ERGONOMICA MANUAL ES | 2.00 | 350,000.00 | 19.00 | 111,764.71 | 588,235.29 | 700,000.00).

Textos en pantalla: «SubTotal», «Descuento», «Total Devolución»

Acción: Compruebe la línea y el total antes de guardar.

Paso 7 — Guardar: el diálogo de finalizar

Al pulsar «Guardar Documento» el programa pide finalizar la devolución: pregunta «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?» y ofrece «Finalizar Ahora» (la guarda y la cierra para poder imprimirla) o «Finalizar Despúes» (la deja abierta para seguir editándola). Arriba se ve «Total Devolución»: 700,000.00. Este diálogo no pide forma de pago: una devolución al proveedor no se cobra, la mercancía sale del almacén.

En la imagen:

• 1) «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?»
• 2) Opción «Finalizar Ahora».
• 3) Botón «Aceptar»: aplica la opción elegida y guarda.

Textos en pantalla: «Aceptar», «Finalizar Ahora», «Finalizar Despúes», «Cancelar», «Total Devolución»

Acción: Elija «Finalizar Ahora» y pulse «Aceptar»: sin «Aceptar» la devolución no se guarda.

Paso 8 — La devolución guardada y lista para imprimir

El programa avisa «Documento procesado exitosamente»: la devolución quedó registrada como «01-DEV-7» y las existencias de MAN-ES01 bajaron de 20.0 a 18.0; el kardex asentó «-DEVOLUCION 01-DEV-7 · entra=0.0 · sale=2.0 · saldo=18.0». El documento sigue abierto, ahora en modo consulta, y su botón de guardado se rotula «Imprimir Documento».

En la imagen:

• 1) Botón «Imprimir Documento»: abre la vista de impresión de la devolución.

Textos en pantalla: «Imprimir Documento»

Acción: Pulse «Imprimir Documento» para abrir la vista de impresión.

Paso 9 — La vista de impresión

Se abre el «Visor de Reportes» con la devolución tal como saldría impresa: encabezado, el proveedor, la línea devuelta y los totales. Su barra superior ofrece «Imprimir, Exportar PDF, Guardar Reporte».

Acción: Revise el documento y use esos botones si quiere imprimirlo, exportarlo a PDF o guardar el reporte.

Resultado

La devolución quedó guardada como 01-DEV-7 con estado CERRADA y las existencias de MAN-ES01 bajaron de 20.0 a 18.0 en el centro de costos 01 - Bodega Central; el kardex asentó «-DEVOLUCION 01-DEV-7 · entra=0.0 · sale=2.0 · saldo=18.0». La verificación se hizo leyendo la base de datos del programa (kardex.db), no solo la pantalla.

Buenas prácticas

• Separe las dos devoluciones desde el principio: la de proveedor se registra en «Devoluciones», dentro de «Salidas»; la de cliente vive en «Reintegros», en el menú de Entradas, y no se hace por esta ventana.
• Confirme el centro de costos activo antes de abrir el documento: la devolución baja las existencias del centro que esté activo en ese momento.
• Revise la línea y el «Total Devolución» antes de guardar: la devolución valora la mercancía al costo, no al precio de venta.
• Elija «Finalizar Ahora» y pulse «Aceptar» cuando el documento esté listo: sin «Aceptar» no se guarda, y al cerrarla el botón de guardado pasa a «Imprimir Documento» para revisarla antes de imprimirla o exportarla a PDF.

Preguntas frecuentes

¿La devolución al proveedor se cobra o pide forma de pago?

No. El diálogo de finalizar no pide forma de pago: una devolución al proveedor no se cobra, la mercancía sale del almacén.

¿Dónde registro la devolución de un cliente?

No en esta ventana. La devolución de clientes está en «Reintegros», en el menú de Entradas; «Devoluciones», en «Salidas», es solo para mercancía que vuelve al proveedor.

¿A qué valor se devuelve la mercancía?

Al costo. La línea de la cuadrícula se valoriza con el costo del producto y su IVA, y «Total Devolución» resume lo devuelto (700,000.00 en el ejemplo).

Este artículo forma parte del Manual Usuario de Kardex Tauro V3, que reúne todos los procesos del sistema explicados paso a paso.