Cómo registrar una consignación paso a paso

Cómo registrar una consignación paso a paso

La mercancía en consignación no se vende todavía: sale de la bodega hacia un tercero que la tendrá en depósito para ofrecerla. Sigue siendo suya, pero ya no está en el almacén, y esa diferencia es la que rompe el inventario si nadie la registra: el sistema continuaría contando unidades que no puede despachar, y el conteo físico terminaría cuadrando contra un saldo falso. Registrar la salida en el momento de la entrega mantiene el saldo del kardex igual a lo que hay realmente en las estanterías.

Esta guía recorre el registro completo en Kardex Tauro V3, desde la ventana principal hasta la vista de impresión, con una captura por pantalla y el significado de cada recuadro rojo numerado. El ejemplo entrega 2 unidades de MAN-ES01 — SILLA ERGONOMICA MANUAL ES — al consignatario 100 — DISTRIBUIDORA HERMES SAS en el centro de costos 01 - Bodega Central, y termina con el documento 01-CNG-5 cerrado y listo para imprimir.

Antes de empezar

• Permiso para registrar documentos de salida (consignaciones) en el módulo «Salidas».
• El centro de costos correcto activo: se ve arriba y se cambia con «Cambiar cCostos» (este ejemplo usa 01 - Bodega Central).
• El código del consignatario (100 — DISTRIBUIDORA HERMES SAS) y el código de quién entrega la mercancía (003).
• El producto disponible en ese centro de costos y con su precio de venta ya cargado: el ejemplo retira 2 unidades de MAN-ES01 y el documento las valora por el precio de venta, no por el costo.

Paso a paso

Paso 1 — La ventana principal

KardexTauro V3 abre en esta ventana. A la izquierda están los módulos y arriba el centro de costos activo («Cambiar cCostos» permite cambiarlo). Esta consignación se registrará en el centro de costos 01 - Bodega Central.

En la imagen:

• 1) Botón «Salidas»: módulo de salidas (ventas, consumos, mermas).
• 2) «Cambiar cCostos»: centro de costos activo (01 - Bodega Central).

Textos en pantalla: «Salidas», «Almacen», «Entradas», «Contable», «Cambiar cCostos»

Acción: Los botones laterales abren cada módulo; estos pasos se hacen en «Salidas».

Paso 2 — El menú del módulo de salidas

Al pulsar «Salidas» se abre el menú de operaciones de salida. «Consignaciones» es la opción de los préstamos y consignaciones: sirve para entregar mercancía a un consignatario (que la tendrá en depósito para venderla) sin facturarla todavía.

En la imagen:

• 1) Botón «Consignaciones»: abre los préstamos y consignaciones.
• 2) «Mermas»: las mermas (otro documento).

Textos en pantalla: «Consignaciones», «Mermas», «Consumos de Almacen», «Facturas de Venta»

Acción: Pulse «Consignaciones» para abrir la lista de consignaciones.

Paso 3 — La lista de prestamos y consignaciones

Se abre «Lista de Documentos». Arriba la cuadrícula maestra lista cada documento con la referencia, el consignatario, el ESTADO (CERRADA) y el total (01-CNG-4 | 100 | DISTRIBUIDORA HERMES SAS | CERRADA | 1,280,000.00 | 22/Septiembre/2026); debajo, la cuadrícula de detalle muestra las líneas del documento seleccionado. Además de los botones de siempre, esta lista tiene uno propio: «Reintegrar», que sirve para devolver al inventario lo consignado que no se vendió. La cuadrícula de detalle muestra lo prestado y lo ya recibido (columnas PRESTADAS y RECIBIDAS).

En la imagen:

• 1) Botón «Nueva Consignación»: abre la consignación en blanco.
• 2) «Ver Consignación»: abre el documento seleccionado.
• 3) «Reintegrar»: devuelve al inventario lo consignado.
• 4) «Buscar»: refresca la lista.

Textos en pantalla: «Nueva Consignación», «Ver Consignación», «Reintegrar», «Eliminar», «Buscar»

Acción: Pulse «Nueva Consignación» para registrar una consignación nueva.

Paso 4 — El documento: el consignatario y quién entrega

Se abre el documento «Prestamo o Consignación». En la cabecera, «Consignatario» es quién recibe la mercancía en consignación (100 — DISTRIBUIDORA HERMES SAS) y «Quien Entrega» quién la entrega desde el almacén. «Documento» muestra el número («NEW»: se asigna al guardar) y a la derecha la fecha (22/09/2026).

En la imagen:

• 1) «Consignatario»: código del consignatario (100).
• 2) Nombre (DISTRIBUIDORA HERMES SAS).
• 3) «Quien Entrega»: quién entrega (003).
• 4) «Documento»: número de la consignación (NEW).

Textos en pantalla: «Consignatario», «Quien Entrega», «Documento», «Consignatario»

Acción: Escriba el código del consignatario en «Consignatario» (o búsquelo con la lupa).

Paso 5 — El documento: el producto y las unidades

En el cuerpo se arma la lista de lo que sale en consignación: «Producto» es el código del producto y «Unidades» la cantidad entregada. Al lado están el buscador de productos y el botón que añade la línea.

En la imagen:

• 1) «Producto»: código del producto (MAN-ES01).
• 2) «Unidades»: cantidad consignada (2).

Textos en pantalla: «Producto», «Unidades»

Acción: Escriba el producto («MAN-ES01») y las unidades («2») y pulse el botón de agregar: la línea entra en la cuadrícula.

Paso 6 — La línea agregada y el total

La cuadrícula muestra la línea con el producto, las unidades, el valor, el IVA y el subtotal. Ojo con el valor: la consignación toma el PRECIO DE VENTA del producto, no el costo. «Total Consignación» resume la consignación: 1,280,000.00.

En la imagen:

• 1) Cuadrícula: la línea consignada (MAN-ES01 | SILLA ERGONOMICA MANUAL ES | 2.00 | 640,000.00 | 19.00 | 204,369.75 | 1,075,630.25 | 1,280,000.00).

Textos en pantalla: «SubTotal», «Total Consignación»

Acción: Compruebe la línea y el total antes de guardar.

Paso 7 — Guardar: el diálogo de finalizar

Al pulsar «Guardar Documento» el programa pide finalizar la consignación: pregunta «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?» y ofrece «Finalizar Ahora» (la guarda y la cierra para poder imprimirla) o «Finalizar Despúes» (la deja abierta para seguir editándola). Arriba se ve «Total Consignación»: 1,280,000.00. Este diálogo no pide forma de pago: una consignación no se cobra, la mercancía sale del almacén y queda registrada.

En la imagen:

• 1) «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?»
• 2) Opción «Finalizar Ahora».
• 3) Botón «Aceptar»: aplica la opción elegida y guarda.

Textos en pantalla: «Aceptar», «Finalizar Ahora», «Finalizar Despúes», «Cancelar», «Total Consignación»

Acción: Elija «Finalizar Ahora» y pulse «Aceptar»: sin «Aceptar» la consignación no se guarda.

Paso 8 — La consignación guardada y lista para imprimir

El programa avisa «Documento procesado exitosamente»: la consignación quedó registrada como «01-CNG-5» y las existencias de MAN-ES01 bajaron de 22.0 a 20.0; el kardex asentó «-CONSIGNACION 01-CNG-5 · entra=0.0 · sale=2.0 · saldo=20.0». El documento sigue abierto, ahora en modo consulta, y su botón de guardado se rotula «Imprimir Documento».

En la imagen:

• 1) Botón «Imprimir Documento»: abre la vista de impresión de la consignación.

Textos en pantalla: «Imprimir Documento»

Acción: Pulse «Imprimir Documento» para abrir la vista de impresión.

Paso 9 — La vista de impresión

Se abre el «Visor de Reportes» con la consignación tal como saldría impresa: encabezado, el consignatario, la línea entregada y los totales. Su barra superior ofrece «Imprimir, Exportar PDF, Guardar Reporte».

Acción: Revise el documento y use esos botones si quiere imprimirlo, exportarlo a PDF o guardar el reporte.

Resultado

El programa avisa «Documento procesado exitosamente» y la consignación queda registrada con su número propio (01-CNG-5, estado CERRADA, total 1,280,000.00). La verificación se hizo leyendo la base de datos del programa: las existencias de MAN-ES01 bajaron de 22.0 a 20.0 y el kardex asentó «-CONSIGNACION 01-CNG-5 · entra=0.0 · sale=2.0 · saldo=20.0».

Buenas prácticas

• Confirme el centro de costos activo antes de abrir el documento: el número de la consignación y el descuento de existencias quedan amarrados a ese centro.
• Revise la línea y el total antes de guardar: la consignación toma el precio de venta y no el costo, y sin pulsar «Aceptar» el documento no se guarda.
• Elija «Finalizar Ahora» cuando las líneas estén revisadas: es lo que cierra el documento y habilita «Imprimir Documento»; «Finalizar Despúes» solo si todavía va a seguir editándolo.
• Use «Reintegrar» en cuanto el consignatario confirme que no vendió la mercancía: devuelve al inventario lo consignado y evita que las existencias queden descontadas por tiempo indefinido.

Preguntas frecuentes

¿Registrar una consignación le cobra algo al consignatario?

No. El diálogo de guardado no pide forma de pago: una consignación no se cobra, la mercancía sale del almacén y queda registrada. La venta al cliente final se factura aparte.

¿Por qué bajan mis existencias si la mercancía sigue siendo mía?

Porque ya no está en su bodega. En el ejemplo, las existencias de MAN-ES01 pasaron de 22.0 a 20.0 y el kardex asentó «-CONSIGNACION 01-CNG-5 · entra=0.0 · sale=2.0 · saldo=20.0».

¿Con qué valor sale la mercancía en la consignación?

Con el precio de venta del producto, no con el costo: la línea del ejemplo muestra 2.00 unidades a 640,000.00 y un «Total Consignación» de 1,280,000.00.

Este artículo forma parte del Manual Usuario de Kardex Tauro V3, que reúne todos los procesos del sistema explicados paso a paso.