Cómo hacer una factura de venta paso a paso

Cómo hacer una factura de venta paso a paso

La factura de venta es el único documento de salida que toca dos libros a la vez: descuenta las existencias del centro de costos y, cuando el cliente no paga todo en efectivo, abre una cuenta por cobrar a su nombre. Por eso una factura mal cerrada deja el inventario corto y la cartera larga al mismo tiempo, y corregirla después obliga a entrar en dos módulos. Nada de esto depende del precio ni del formato, sino de la decisión de cuándo y cómo se cierra el documento.

Esta guía reproduce la venta completa sobre la aplicación, con una captura por pantalla y el significado de cada recuadro rojo numerado, y termina en la vista previa de impresión. El ejemplo vende 2 unidades de MAN-ES01 (SILLA ERGONOMICA MANUAL ES) al cliente 100 — DISTRIBUIDORA HERMES SAS en el centro de costos 01 - Bodega Central, a crédito, por 1,280,000.00: los mismos diez pasos sirven para una venta de mostrador o para un despacho al por mayor.

Antes de empezar

• Acceso al módulo «Salidas» y, dentro de él, a «Facturas de Venta».
• El centro de costos activo correcto: se cambia con «Cambiar cCostos» y de él sale el descuento de existencias.
• El cliente registrado con su código: en el ejemplo, 100 — DISTRIBUIDORA HERMES SAS.
• El producto existente y con unidades disponibles en ese centro de costos: en el ejemplo, MAN-ES01 con 25 unidades.

Paso a paso

Paso 1 — La ventana principal

KardexTauro V3 abre en esta ventana. A la izquierda están los módulos y arriba el centro de costos activo («Cambiar cCostos» permite cambiarlo). Esta venta se hará en el centro de costos 01 - Bodega Central.

En la imagen:

• 1) Botón «Salidas»: módulo de salidas (ventas, consumos, mermas).
• 2) «Cambiar cCostos»: centro de costos activo (01 - Bodega Central).

Textos en pantalla: «Salidas», «Almacen», «Entradas», «Contable», «Cambiar cCostos»

Acción: Los botones laterales abren cada módulo; estos pasos se hacen en «Salidas».

Paso 2 — El menú del módulo de salidas

Al pulsar «Salidas» se abre el menú de operaciones de salida. «Facturas de Venta» es la opción de las facturas de venta; las demás son otros documentos de salida.

En la imagen:

• 1) Botón «Facturas de Venta»: abre las facturas de venta.
• 2) «Consumos de Almacen»: consumos de almacén (otro documento).

Textos en pantalla: «Facturas de Venta», «Cotizar a Clientes», «Consumos de Almacen», «Traslados Internos», «Mermas»

Acción: Pulse «Facturas de Venta» para abrir la lista de facturas de venta.

Paso 3 — La lista de facturas de venta

Se abre «Lista de Documentos»: cada fila es una venta con su número, el cliente, el estado y el total. Arriba está el buscador y la barra de botones que actúan sobre la fila seleccionada.

En la imagen:

• 1) Botón «Nueva Venta»: abre la factura en blanco.
• 2) «Ver Venta»: abre la venta seleccionada.
• 3) «Buscar»: refresca la lista.

Textos en pantalla: «Nueva Venta», «Ver Venta», «Eliminar», «Buscar»

Acción: Pulse «Nueva Venta» para crear una venta nueva.

Paso 4 — El documento: el comprador y el vendedor

Se abre el documento «Factura de Venta». En la cabecera, «Comprador» es el cliente (100 — DISTRIBUIDORA HERMES SAS) y «Empleado» el empleado que vende (Vendedor Genérico). «Documento» es el número del documento.

En la imagen:

• 1) «Comprador»: código del cliente (100).
• 2) Nombre del cliente (DISTRIBUIDORA HERMES SAS).
• 3) «Empleado»: quién vende (Vendedor Genérico).

Textos en pantalla: «Comprador», «Empleado», «Documento»

Acción: Escriba el código del cliente en «Comprador» (o búsquelo con el botón de la lupa).

Paso 5 — El documento: el producto y las unidades

En el cuerpo del documento se arma la lista de lo que se vende: «Producto» es el código del producto y «Unidades» la cantidad vendida. A su lado está el botón que añade la línea a la cuadrícula.

En la imagen:

• 1) «Producto»: código del producto (MAN-ES01).
• 2) «Unidades»: cantidad vendida (2).

Textos en pantalla: «Producto», «Unidades»

Acción: Escriba el producto («MAN-ES01») y las unidades («2») y pulse el botón de agregar: la línea aparece en la cuadrícula.

Paso 6 — La línea agregada a la cuadrícula

La cuadrícula muestra la línea con el producto, las unidades, el valor unitario, el IVA y el total. Abajo, «Base Gravable», «Valor IVA», «Descuento» y «Total Factura» (1,280,000.00) resumen la factura.

En la imagen:

• 1) Cuadrícula: la línea vendida (MAN-ES01 | SILLA ERGONOMICA MANUAL ES | 2.00 | 640,000.00 | 19.00 | 204,369.75 | 1,075,630.25 | 1,280,000.00).

Textos en pantalla: «Base Gravable», «Valor IVA», «Descuento», «Total Factura»

Acción: Compruebe la línea y el total antes de guardar el documento.

Paso 7 — Guardar: «Finalizar Ahora» o «Finalizar Despúes»

Al pulsar «Guardar Documento» el programa pregunta «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?». La diferencia entre las dos opciones es decisiva: «Finalizar Ahora» cobra y cierra la venta en ese momento (descuenta las existencias, asienta la salida en el kardex y, si el efectivo no cubre el total, deja el resto como cuenta por cobrar del cliente), mientras que «Finalizar Despúes» no cobra ni descuenta nada: deja la factura ABIERTA para terminarla más tarde. Arriba se ve «Total Venta» = 1,280,000.00.

En la imagen:

• 1) «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?»
• 2) «Finalizar Ahora»: cobra y cierra la venta ahora.
• 3) «Finalizar Despúes»: deja la factura abierta, sin cobrar ni descontar.
• 4) Botón «Aceptar»: aplica la opción elegida y guarda.

Textos en pantalla: «Aceptar», «Finalizar Ahora», «Finalizar Despúes», «Cancelar», «Total Venta»

Acción: Elija «Finalizar Ahora» y pulse «Aceptar»: sin «Aceptar» la venta no se guarda.

Paso 8 — El pago: «Efectivo», «Crédito» y «Cambio»

Estos campos vienen ya calculados. Si no se escribe efectivo, el programa pone todo el total en «Crédito» (1280000.00): la venta queda a crédito y el programa dejará el resto como cuenta por cobrar del cliente. Escribiendo el efectivo que entrega el cliente y pulsando «Calcular» el programa reparte el pago y calcula el «Cambio» que se le devuelve.

En la imagen:

• 1) «Efectivo»: lo que entrega el cliente (0.00).
• 2) «Crédito»: lo que queda a crédito (1280000.00).
• 3) Botón «Calcular»: reparte el pago y calcula el cambio.
• 4) «Aceptar»: cierra la venta con este pago.

Textos en pantalla: «Efectivo», «Crédito», «Cambio», «Calcular», «Aceptar»

Acción: Compruebe el reparto del pago y pulse «Aceptar» para cerrar la venta.

Paso 9 — La venta cerrada y lista para imprimir

El programa avisa «Documento procesado exitosamente»: la venta quedó registrada como «01-VNT-9» en estado CERRADA, las existencias de «MAN-ES01» bajaron de 25.0 a 23.0 y el kardex asentó «-VENTA 01-VNT-9 · 100 - DISTRIBUIDORA HERMES SAS · sale=2.0 · saldo=23.0» y el programa creó la cuenta por cobrar «01-CXC-7 (1280000.0, ABIERTA)» del cliente. El documento sigue abierto, ahora en modo consulta, y su botón de guardado se rotula «Imprimir Documento».

En la imagen:

• 1) Botón «Imprimir Documento»: abre la ventana de impresión de la factura.

Textos en pantalla: «Imprimir Documento»

Acción: Pulse «Imprimir Documento» para abrir la ventana de impresión.

Paso 10 — La ventana de impresión

Se abre el «Visor de Reportes» con la factura tal como saldría impresa: encabezado, comprador, la línea vendida, la base gravable, el IVA y el total. Su barra superior ofrece «Imprimir, Exportar PDF, Guardar Reporte».

Acción: Revise la factura y use esos botones para imprimirla, exportarla a PDF o guardar el reporte.

Resultado

El programa avisa «Documento procesado exitosamente» y la venta queda registrada como «01-VNT-9» en estado CERRADA: las existencias de «MAN-ES01» bajan de 25.0 a 23.0, el kardex asienta la salida con sale=2.0 y saldo=23.0, y se crea la cuenta por cobrar «01-CXC-7 (1280000.0, ABIERTA)» del cliente. Con la venta cerrada, el documento permanece abierto en modo consulta y su botón de guardado pasa a «Imprimir Documento». La verificación se hizo leyendo la base de datos del programa (kardex.db), no solo la pantalla.

Buenas prácticas

• Compare la línea y el «Total Factura» con lo pactado antes de guardar: el programa calcula, pero no negocia el precio por usted.
• Si el cliente entrega efectivo, escríbalo en «Efectivo» y pulse «Calcular»; con ese campo en cero todo el total pasa a «Crédito» y queda como cartera del cliente.
• No use «Finalizar Despúes» como si fuera guardar: esa opción deja la factura ABIERTA, sin cobrar y sin descontar existencias del kardex.
• Exporte el PDF desde el «Visor de Reportes» y guárdelo: al cerrar la venta el documento queda en modo consulta y esa copia es su soporte para el cliente.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre «Finalizar Ahora» y «Finalizar Despúes»?

«Finalizar Ahora» cobra y cierra la venta en ese momento: descuenta las existencias, asienta la salida en el kardex y, si el efectivo no cubre el total, deja el resto como cuenta por cobrar del cliente. «Finalizar Despúes» no cobra ni descuenta nada y deja la factura ABIERTA para terminarla más tarde.

¿Qué pasa si no escribo nada en «Efectivo»?

El programa coloca todo el total en «Crédito»: la venta queda a crédito y el resto se registra como cuenta por cobrar del cliente. Si el cliente entrega algo en efectivo, escríbalo y pulse «Calcular» para que el programa reparta el pago y calcule el «Cambio».

¿Puedo ver la factura antes de imprimirla?

Sí. Al cerrar la venta el documento queda abierto en modo consulta y su botón de guardado pasa a «Imprimir Documento», que abre el «Visor de Reportes» con la factura tal como saldría impresa; desde su barra superior puede imprimirla, exportarla a PDF o guardar el reporte.

Este artículo forma parte del Manual Usuario de Kardex Tauro V3, que reúne todos los procesos del sistema explicados paso a paso.