Ejemplos de inventario

Ejemplos de inventario

Si usted tiene un negocio, tarde o temprano necesitará responder tres preguntas: ¿qué productos tengo?, ¿cuánto hay de cada uno? y ¿cuánto vale todo lo que tengo? La herramienta que responde estas preguntas es el inventario. La mejor forma de entenderlo es ver ejemplos de inventario reales de distintos tipos de negocio, porque cada comercio organiza y controla sus existencias de manera diferente.

A continuación encontrará ejemplos de inventario de una tienda de ropa, de un supermercado o tienda de barrio, de una ferretería, de una farmacia, de un restaurante y de una papelería, además de una tabla comparativa, los tipos de inventario según su naturaleza y un ejemplo de tabla de inventario valorado que puede usar como modelo en su propio negocio.

Qué es un inventario y para qué sirve

Un inventario es una lista detallada y valorada de las existencias de un negocio en un momento determinado. No es solo anotar nombres de productos: un inventario completo indica qué productos hay, en qué cantidad, en qué unidad se manejan (unidad, caja, kilogramo, litro, metro), dónde están ubicados y cuánto valen, tomando como base el costo de compra o de producción.

Por ejemplo, anotar que en la bodega hay camisas no es un inventario útil; el inventario real debe decir cuántas camisas hay, de qué modelo, de qué color, qué tallas tiene y cuál es el costo de cada una. Así se puede calcular cuánto dinero está invertido en mercancía, detectar faltantes o sobrantes, identificar los productos que no se venden y decidir qué conviene comprar. En resumen, el inventario es el punto de partida para controlar el negocio y evitar pérdidas.

Ejemplos de inventario por tipo de negocio

Estos son seis ejemplos de inventario con las características propias de cada comercio.

Tienda de ropa. En una tienda de ropa el inventario se organiza por referencia, color y talla, porque una misma prenda puede tener varias versiones: una camisa blanca en talla S no es el mismo producto que la misma camisa en talla L. Un ejemplo concreto: el inventario indica que hay 120 jeans, desglosados en 40 unidades de la referencia JN-201 en talla 30, 45 en talla 32 y 35 en talla 34. Si el costo de cada jean es de $45.000, el valor total de esta referencia es de $5.400.000. En este tipo de negocio el inventario se revisa con más frecuencia al inicio de cada temporada, cuando llegan las colecciones nuevas y salen las prendas de la temporada anterior.

Supermercado o tienda de barrio. Aquí el inventario puede superar los miles de productos, desde granos y enlatados hasta bebidas y artículos de aseo. El control se hace por secciones: por ejemplo, en la sección de lácteos se cuentan la leche, el queso y el yogur verificando su fecha de vencimiento, porque un producto vencido en la góndola es una pérdida directa. Un inventario periódico permite detectar mermas, es decir, productos que se dañaron, vencieron o se perdieron, y corregir el registro para que las cantidades anotadas coincidan con las que realmente están en el estante.

Ferretería. La ferretería combina productos que se cuentan por unidad, como martillos y taladros, con productos que se manejan por peso o por caja, como tornillos, clavos y arandelas. Un ejemplo: si en el registro aparecen 40 cajas de tornillos de una pulgada y al contar físicamente solo hay 36, existe una diferencia de 4 cajas que debe investigarse. Por eso en la ferretería conviene contar con frecuencia los artículos pequeños, que son los que más fácilmente se pierden o se retiran sin registrar.

Farmacia. En una farmacia el inventario tiene una característica adicional: cada medicamento debe registrarse con su lote y su fecha de vencimiento. Por ejemplo, un jarabe para la tos puede tener varios lotes que vencen en meses distintos, y la farmacia debe despachar primero el lote más antiguo para evitar vencidos. Además, algunos productos tienen control especial y exigen registrar sus entradas y salidas con mayor rigurosidad. Un buen inventario en la farmacia evita dos problemas costosos: quedarse sin un medicamento que los clientes piden y tener que desechar productos vencidos que representan dinero perdido.

Restaurante. El inventario de un restaurante es, casi siempre, de materia prima perecedera: verduras, carnes, lácteos, harinas y salsas que se transforman en los platos del menú. Un ejemplo: el inventario de cocina del lunes registra 8 kilogramos de tomate, 5 de cebolla y 12 de arroz, y con esa información el cocinero sabe para cuántos días alcanza y qué debe pedir al proveedor. Como los alimentos se vencen rápido, se aplica el método PEPS (primero en entrar, primero en salir), que consiste en usar primero lo que llegó primero. Contar la despensa cada semana evita comprar de más y perder dinero por desperdicio.

Papelería. La papelería maneja muchos productos de bajo valor pero de alto volumen: cuadernos, bolígrafos, lápices, resmas de papel, carpetas y tintas. Por eso el inventario se organiza por código de producto y se controla con niveles mínimos y máximos. Un ejemplo: si la regla indica que cuando quedan 20 cuadernos universitarios se debe pedir un lote de 100, la papelería nunca se queda sin el producto más vendido ni llena la bodega de artículos que no rotan. El reto de este negocio no es valorar cada lápiz, sino saber con rapidez qué producto se está agotando.

Tabla comparativa: ejemplo de inventario según el negocio

La siguiente tabla resume los productos típicos y la forma de controlarlos en cada tipo de negocio.

Tipos de inventario según su naturaleza, con ejemplos

Otra forma de ver el inventario es según la etapa en la que está el producto dentro del negocio. Para explicarlo con un ejemplo, usemos una fábrica de muebles de madera:

• Materias primas: son los insumos que aún no se han transformado. En la fábrica de muebles, el inventario de materias primas incluye las tablas de madera, el barniz, los tornillos y el pegamento. Un negocio debe saber, por ejemplo, que le quedan 200 tablas de pino, suficientes para fabricar 50 mesas.
• Productos en proceso: son los productos a medio elaborar, que ya recibieron trabajo pero aún no están listos para la venta. En el ejemplo, serían los tableros ya cortados, las piezas lijadas o las sillas armadas a las que todavía falta el barniz.
• Productos terminados: son los productos listos para venderse. En la fábrica, las mesas y sillas terminadas, empacadas y disponibles para el cliente forman el inventario de productos terminados.
• Mercancías: son los productos que se compran para revender sin ninguna transformación. En una tienda de ropa, todo lo que está en los estantes es exactamente eso: mercancías. Si la fábrica de muebles también vendiera cojines o lámparas compradas a otros proveedores, esas compras también serían mercancías para revender.

Estos cuatro tipos pueden convivir en una misma empresa: una fábrica controla materias primas, productos en proceso y productos terminados, mientras que una tienda, un supermercado o una farmacia trabajan principalmente con mercancías. Identificar con qué tipo de inventario trabaja su negocio ayuda a definir qué datos registrar y cada cuánto tiempo contar.

Ejemplo de tabla de inventario

Para que el inventario sea útil debe estar valorado, es decir, cada producto debe tener su costo unitario y su valor total, que se calcula multiplicando la cantidad por el costo unitario. Este es un ejemplo de cómo se ve un fragmento del inventario de una tienda de barrio:

Fíjese en dos detalles: cada fila corresponde a un producto con un código único, y el valor total de la última columna sale de multiplicar la cantidad por el costo unitario. Por ejemplo, las 120 unidades de arroz a $4.200 cada una valen $504.000. La suma de todos los valores totales ($2.266.500) es el valor del inventario, un dato clave para conocer el capital invertido en mercancía.

Cómo llevar estos ejemplos a la práctica

Poner en práctica un inventario no requiere equipos costosos; requiere orden y constancia. Estos son los pasos básicos:

1. Defina el catálogo de productos con un código único para cada referencia, incluyendo variaciones como la talla o el color.
2. Cuente físicamente las existencias y anote las cantidades reales que encuentra en la bodega o en el punto de venta.
3. Registre el costo unitario de cada producto y calcule el valor total de cada línea para tener un inventario valorado.
4. Cruce el resultado con los registros de entradas y salidas (el kardex) para encontrar las diferencias a tiempo.
5. Repita el conteo de forma periódica y haga conteos cíclicos de los productos más importantes durante el mes.

Como muestran los ejemplos, un inventario bien llevado reduce pérdidas, evita quedarse sin producto y permite saber cuánto dinero está invertido en existencias. Si quiere poner en práctica estos ejemplos sin complicaciones, Kardex Tauro le permite registrar sus productos y movimientos, controlar sus existencias y valorar el inventario en línea desde cualquier dispositivo.