Exemplos de inventário

Exemplos de inventário

Se você tem um negócio, mais cedo ou mais tarde precisará responder a três perguntas: quais produtos eu tenho, quanto tenho de cada um e quanto vale tudo o que tenho? A ferramenta que responde a essas perguntas é o inventário. A melhor forma de entendê-lo é ver exemplos de inventário reais de diferentes tipos de negócio, porque cada comércio organiza e controla suas mercadorias de um jeito próprio.

A seguir você encontrará exemplos de inventário de uma loja de roupas, de um supermercado ou loja de bairro, de uma loja de ferragens, de uma farmácia, de um restaurante e de uma papelaria, além de uma tabela comparativa, os tipos de inventário conforme a natureza e um exemplo de tabela de inventário valorizado que pode servir de modelo para o seu próprio negócio.

O que é um inventário e para que serve

Um inventário é uma lista detalhada e valorizada das mercadorias de um negócio em um determinado momento. Não basta anotar nomes de produtos: um inventário completo indica quais produtos existem, em que quantidade, em qual unidade são controlados (unidade, caixa, quilograma, litro, metro), onde estão armazenados e quanto valem, tendo como base o custo de compra ou de produção.

Por exemplo, anotar que há camisas no depósito não é um inventário útil; o inventário de verdade precisa dizer quantas camisas existem, de qual modelo, de qual cor, quais tamanhos e qual é o custo de cada uma. Assim é possível calcular quanto dinheiro está investido em mercadoria, detectar faltas ou sobras, identificar os produtos que não vendem e decidir o que comprar. Em resumo, o inventário é o ponto de partida para controlar o negócio e evitar prejuízos.

Exemplos de inventário por tipo de negócio

Estes são seis exemplos de inventário com as características próprias de cada comércio.

Loja de roupas. Numa loja de roupas, o inventário é organizado por referência, cor e tamanho, porque a mesma peça pode ter várias versões: uma camisa branca no tamanho P não é o mesmo produto que a mesma camisa no tamanho G. Um exemplo concreto: o inventário indica que há 120 calças jeans, divididas em 40 unidades da referência JN-201 no tamanho 30, 45 no tamanho 32 e 35 no tamanho 34. Se o custo de cada calça é de $45.000, o valor total dessa referência é de $5.400.000. Nesse tipo de negócio, o inventário é conferido com mais frequência no início de cada temporada, quando chegam as coleções novas e saem as peças da temporada anterior.

Supermercado ou loja de bairro. Aqui o inventário pode passar facilmente de milhares de produtos, de grãos e enlatados a bebidas e itens de limpeza. O controle é feito por seções: por exemplo, na seção de laticínios, contam-se o leite, o queijo e o iogurte conferindo a data de validade, porque um produto vencido na prateleira é uma perda direta. Um inventário periódico ajuda a detectar quebras, ou seja, produtos que estragaram, venceram ou se perderam, e a corrigir o registro para que as quantidades anotadas coincidam com as que realmente estão na prateleira.

Loja de ferragens. A loja de ferragens combina produtos contados por unidade, como martelos e furadeiras, com produtos controlados por peso ou por caixa, como parafusos, pregos e arruelas. Um exemplo: se no registro constam 40 caixas de parafusos de uma polegada e, na contagem física, existem apenas 36, há uma diferença de 4 caixas que precisa ser investigada. Por isso, nesse tipo de loja convém contar com frequência os itens pequenos, que são os que mais facilmente se perdem ou são retirados sem registro.

Farmácia. Na farmácia, o inventário tem uma característica extra: cada medicamento deve ser registrado com seu lote e sua data de validade. Por exemplo, um xarope para tosse pode ter vários lotes que vencem em meses diferentes, e a farmácia deve vender primeiro o lote mais antigo para evitar vencidos. Além disso, alguns produtos têm controle especial e exigem registros mais rigorosos de entradas e saídas. Um bom inventário na farmácia evita dois problemas caros: ficar sem um medicamento que os clientes pedem e ter que descartar produtos vencidos que representam dinheiro perdido.

Restaurante. O inventário de um restaurante é, quase sempre, de matéria-prima perecível: verduras, carnes, laticínios, farinhas e molhos que se transformam nos pratos do cardápio. Um exemplo: o inventário da cozinha na segunda-feira registra 8 quilogramas de tomate, 5 de cebola e 12 de arroz e, com essas informações, o cozinheiro sabe para quantos dias o estoque dá e o que deve pedir ao fornecedor. Como os alimentos vencem rápido, aplica-se o método PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair), que consiste em usar primeiro o que chegou antes. Conferir a despensa toda semana evita comprar demais e perder dinheiro com desperdício.

Papelaria. A papelaria trabalha com muitos produtos de baixo valor, mas de alto volume: cadernos, canetas, lápis, resmas de papel, pastas e tintas. Por isso, o inventário é organizado por código de produto e controlado com níveis mínimos e máximos. Um exemplo: se a regra diz que, quando restam 20 cadernos universitários, deve-se pedir um lote de 100, a papelaria nunca fica sem o produto mais vendido nem enche o depósito de itens que não giram. O desafio desse negócio não é valorizar cada lápis, mas saber rapidamente qual produto está acabando.

Tabela comparativa: exemplo de inventário por tipo de negócio

A tabela a seguir resume os produtos típicos e a forma de controlá-los em cada tipo de negócio.

Tipos de inventário conforme a natureza, com exemplos

Outra forma de enxergar o inventário é pela etapa em que o produto está dentro do negócio. Para explicar com um exemplo, vamos usar uma fábrica de móveis de madeira:

• Matérias-primas: são os insumos que ainda não foram transformados. Na fábrica de móveis, o inventário de matérias-primas inclui as tábuas de madeira, o verniz, os parafusos e a cola. Um negócio deve saber, por exemplo, que restam 200 tábuas de pinho, suficientes para fabricar 50 mesas.
• Produtos em processo: são os produtos semielaborados, que já receberam trabalho, mas ainda não estão prontos para a venda. No exemplo, seriam as tábuas já cortadas, as peças lixadas ou as cadeiras montadas que ainda precisam de verniz.
• Produtos acabados: são os produtos prontos para serem vendidos. Na fábrica, as mesas e cadeiras terminadas, embaladas e disponíveis para o cliente formam o inventário de produtos acabados.
• Mercadorias: são os produtos comprados para revenda sem nenhuma transformação. Numa loja de roupas, tudo o que está nas araras é exatamente isso: mercadorias. Se a fábrica de móveis também vendesse almofadas ou luminárias compradas de outros fornecedores, essas compras também seriam mercadorias para revenda.

Esses quatro tipos podem conviver na mesma empresa: uma fábrica controla matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados, enquanto uma loja, um supermercado ou uma farmácia trabalham principalmente com mercadorias. Identificar com qual tipo de inventário o seu negócio trabalha ajuda a definir quais dados registrar e de quanto em quanto tempo contar.

Exemplo de tabela de inventário

Para que o inventário seja útil, ele precisa ser valorizado: cada produto deve ter seu custo unitário e seu valor total, que é calculado multiplicando a quantidade pelo custo unitário. Este é um exemplo de como se vê um trecho do inventário de uma loja de bairro:

Observe dois detalhes: cada linha corresponde a um produto com um código único, e o valor total da última coluna resulta da multiplicação da quantidade pelo custo unitário. Por exemplo, as 120 unidades de arroz a $4.200 cada uma valem $504.000. A soma de todos os valores totais ($2.266.500) é o valor do inventário, um dado fundamental para conhecer o capital investido em mercadoria.

Como colocar esses exemplos em prática

Colocar um inventário em prática não exige equipamentos caros; exige organização e constância. Estes são os passos básicos:

1. Defina o catálogo de produtos com um código único para cada referência, incluindo variações como tamanho ou cor.
2. Conte fisicamente as mercadorias e anote as quantidades reais que encontrar no depósito ou no ponto de venda.
3. Registre o custo unitário de cada produto e calcule o valor total de cada linha para ter um inventário valorizado.
4. Cruze o resultado com os registros de entradas e saídas (a ficha de estoque) para encontrar as diferenças a tempo.
5. Repita a contagem periodicamente e faça contagens cíclicas dos produtos mais importantes durante o mês.

Como mostram os exemplos, um inventário bem controlado reduz perdas, evita ficar sem produto e permite saber quanto dinheiro está investido em estoque. Se você quiser colocar esses exemplos em prática sem complicações, o Kardex Tauro permite registrar seus produtos e movimentos, controlar suas mercadorias e valorizar o inventário on-line a partir de qualquer dispositivo.