Plantilla de cuadro comparativo de proveedores en Excel
Plantilla de cuadro comparativo de proveedores en Excel
Pedir tres cotizaciones es la parte fácil; decidir es lo que se complica. En muchas compras pequeñas la comparación termina en un pasillo donde alguien afirma que tal proveedor es el más barato, y se decide con esa frase, como si el precio fuera el único costo de comprar. Después la mercancía llega tarde, o llega incompleta, o el proveedor exige pago de contado justo el mes en que la caja está apretada, y queda la sensación de haber elegido mal sin haber tenido con qué comparar.
Un cuadro comparativo corrige eso porque obliga a poner las ofertas una al lado de la otra, con los mismos criterios para todas y un peso declarado para cada criterio. La plantilla que se descarga aquí recibe el precio unitario, el plazo de entrega y las condiciones de pago de tres proveedores, calcula el valor total de la compra, convierte precio y plazo en puntajes comparables y los suma en un solo número. El de puntaje más alto aparece al final, en una fila que dice «Mejor opción», sin que nadie tenga que discutirlo en una reunión.
Descargar la plantilla de cuadro comparativo en Excel
El archivo está en español, se llama plantilla-cuadro-comparativo-de-proveedores.xlsx y trae dos hojas: Comparativo e Instrucciones. No tiene macros, no pide contraseña y no trae celdas protegidas. Sirve para una compra de un solo ítem y para procesos de tres ofertas: suficientes para ver una diferencia real, pocas para no perderse. Los nombres, precios y pesos del ejemplo son ficticios y se sobrescriben sin romper fórmulas.
Qué es y qué problema resuelve
Un cuadro comparativo es una tabla donde cada fila es un proveedor y cada columna un criterio de compra. Su valor está en la regla que lo acompaña: qué criterio pesa cuánto. Cuando esa regla se escribe antes de ver las ofertas, la decisión deja de depender de quién llamó primero y pasa a depender de un cálculo que cualquiera puede repetir. Ese es el cambio de fondo: de una opinión a un criterio.
La plantilla resuelve además un problema que el ojo no ve: comparar precio y plazo como si fueran lo mismo. Un proveedor que cobra menos y entrega en nueve días y otro que cobra más y entrega en tres no se ordenan con una sola mirada, porque cada uno está mejor en un criterio y peor en el otro. Llevar los dos criterios a una escala común, de cero a uno, permite sumarlos con el peso que la empresa decida. Por eso el resultado sorprende a quien solo mira el precio: gana Suministros Sol con 0,9364, aunque su precio de 13.200 sea el más alto.
Hay un límite que conviene tener claro desde el principio: la hoja compara un solo ítem por proceso de compra. No es un comparativo de canasta ni de varios productos a la vez, y no lo es por diseño, porque el puntaje de precio se calcula contra el precio más bajo de la propia tabla. Si en la misma hoja se mezclan una resma y un tóner, el más barato arrastra el puntaje del otro y la comparación deja de significar algo. Un ítem, un proceso, una hoja: si necesita comparar dos productos, duplique el archivo antes que mezclar filas.
Qué contiene la hoja Comparativo
En Comparativo se trabaja; en Instrucciones está la explicación campo por campo, el ejemplo resuelto y los errores que conviene evitar. Comparativo va en tres bloques: los datos del proceso con los pesos, la tabla de ofertas y el resultado.
| Componente | Qué contiene |
|---|---|
| Encabezado del proceso | Título del cuadro y, debajo, empresa, ítem y cantidad: Andina S.A.S., resma de papel carta, cien unidades. |
| Pesos de decisión | Dos celdas editables: peso del precio en 0,60 y del plazo en 0,40, los mandos que cambian el resultado sin tocar una fórmula. |
| Tabla de proveedores | Tres filas con proveedor, precio, plazo, condiciones, valor total y los tres puntajes. Debajo quedan filas vacías con la fórmula lista. |
| Fila de referencia | Suma de la columna de valor total: 3.750.000 en el ejemplo, comprar cien resmas a cada uno. |
| Bloque «Mejor opción» | Dos filas al pie: el proveedor de mayor puntaje y ese puntaje. Es resultado, no celda escrita a mano. |
| Hoja Instrucciones | Qué resuelve, cómo se usa, cómo se calcula cada columna, el ejemplo y advertencias sobre errores típicos. |
Las columnas, una por una
Las cuatro primeras columnas son datos que usted escribe; las cuatro últimas las calcula la hoja. Distinguirlas evita el error más común, que es teclear un puntaje a mano y creer que la hoja lo va a respetar: si sobrescribe una fórmula, el cuadro sigue mostrando un número, pero ya no significa nada.
| Columna | Qué significa | Cómo se obtiene |
|---|---|---|
| Proveedor | Quien cotiza el ítem. | Una fila por oferta. |
| Precio unitario | Precio de una unidad, en igualdad de condiciones entre los tres. | Lo escribe el usuario. |
| Plazo de entrega (días) | Días desde la orden de compra hasta la entrega en bodega. | En días calendario. |
| Condiciones de pago | Contado, treinta o cuarenta y cinco días: cuándo hay que soltar la plata. | Se lee al decidir, no puntúa. |
| Valor total | Lo que costaría la compra completa. | Precio unitario por cantidad requerida. |
| Puntaje precio | Cuánto aporta el precio al resultado final de la oferta. | Precio más bajo de la tabla dividido por el precio del proveedor, por el peso del precio. |
| Puntaje plazo | Cuánto aporta la velocidad de entrega al resultado final. | Plazo más corto de la tabla dividido por el plazo del proveedor, por el peso del plazo. |
| Puntaje total | El número con el que se ordenan las ofertas. El máximo posible es uno. | Suma del puntaje de precio y del de plazo. |
La lógica es simple: el mejor de cada criterio se lleva el peso completo y los demás una fracción proporcional a qué tan lejos quedaron. El más barato toma el máximo del peso del precio y el más rápido el del plazo.
El ejemplo que trae la plantilla
El libro llega diligenciado con una compra concreta: cien resmas de papel carta para Andina S.A.S. Tres proveedores cotizan, con pesos de 0,60 en precio y 0,40 en plazo. El cuadro arroja tres puntajes que se ordenan solos:
| Proveedor | Precio unitario | Plazo (días) | Condiciones | Valor total | Puntaje total |
|---|---|---|---|---|---|
| Papelería Central S.A.S. | 12.500 | 5 | 30 días | 1.250.000 | 0,8064 |
| Distribuidora Andina Ltda. | 11.800 | 9 | Contado | 1.180.000 | 0,7333 |
| Suministros Sol | 13.200 | 3 | 45 días | 1.320.000 | 0,9364 |
El resultado incomoda a quien compró pensando solo en el precio: gana Suministros Sol con 0,9364, el más caro por unidad y el de mayor valor total, 1.320.000 frente a 1.180.000 de la oferta más barata. Lo que explica el vuelco es el plazo: tres días contra nueve. Con 0,40 de peso, esa diferencia pesa más que el precio. Distribuidora Andina, la más barata, queda última porque su plazo la castiga en el otro criterio.
El cuadro deja ver lo que no puntúa: Papelería Central da treinta días para pagar y Suministros Sol cuarenta y cinco, mientras la más barata exige contado. La fila de resultado es una recomendación, no una orden: si hay que aplazar el pago, la decisión puede cambiar con el mismo puntaje en pantalla.
Cómo usarla, paso a paso
- Abra Comparativo y escriba la empresa, el ítem y la cantidad. La cantidad multiplica cada precio: si se equivoca ahí, los tres valores totales quedan mal.
- Fije los pesos antes de mirar las ofertas, con dos números que sumen uno. Con 0,60 y 0,40 el precio manda pero el plazo todavía decide; con 0,80 y 0,20 el plazo casi no cuenta, y eso hay que quererlo.
- Diligencie una fila por proveedor con nombre, precio, plazo y condiciones. Sin filas vacías en medio: el cálculo busca los mínimos en todo el rango.
- Revise la referencia antes de leer los puntajes: es el valor total con cada proveedor.
- Lea los dos puntajes por separado. Ver dónde gana cada uno dice qué negociar: al que va bien en precio se le pide plazo, y al revés.
- Mire las condiciones de pago antes de cerrar: no puntúan, pero cuarenta y cinco días pueden valer más que la diferencia de precio.
- Con una oferta nueva, sobrescriba la celda y confirme que los pesos suman uno: los puntajes y la fila «Mejor opción» se recalculan solos.
Errores frecuentes
Casi todos los problemas nacen de usar el cuadro fuera de su alcance. Uno mal alimentado no se ve mal: se ve perfecto y decide mal.
- Comparar ítems distintos en la misma hoja. El puntaje de precio se calcula contra el mínimo de la tabla; mezclar una resma y un tóner arruina la escala.
- Usar pesos que no suman uno. Con 0,60 y 0,60 el total puede pasar de uno y el orden se distorsiona: son un reparto, no dos votos.
- Dejar la cantidad en blanco o en cero. El valor total se anula y la referencia deja de servir.
- Decidir solo por el precio unitario. Es justo el error que la plantilla evita: el más barato puede quedar último.
- Comparar precios con alcances distintos. Uno con IVA y otro sin, uno con envío y otro con flete aparte: la tabla no corrige eso.
- Escribir un puntaje a mano. Esas columnas son fórmulas; si se sobrescriben, la hoja muestra un número creíble que no responde a ningún cálculo.
- No dejar rastro del descarte. Guardado con la fecha, el cuadro explica meses después por qué se compró donde se compró.
Con qué programas se abre
El archivo está en formato xlsx y funciona en Excel 2016 o posterior, en Microsoft 365, en LibreOffice Calc y en Google Sheets. Las fórmulas son básicas —mínimo, suma, búsqueda y coincidencia— y las cuatro las leen sin conversión, aunque los separadores decimales cambien según la configuración regional. En LibreOffice y en Google Sheets conviene revisar que las celdas de precio estén como número y no como texto: un precio escrito como texto deja el puntaje en blanco. La plantilla hace parte de la colección de Kardex Tauro para compras y control interno de empresas pequeñas.
La hoja en pantalla
La captura muestra la hoja tal como se abre. Arriba está la franja con el nombre del cuadro y, debajo, el encabezado: empresa Andina S.A.S., ítem resma de papel carta, cien unidades y los pesos en 0,60 y 0,40 sobre la misma línea. En el centro está la tabla con las tres ofertas, cada una con su precio, su plazo, sus condiciones, el valor total y los tres puntajes; las filas de abajo quedan libres, con la fórmula puesta. Al pie se ven la referencia con 3.750.000 y el bloque «Mejor opción», que nombra a Suministros Sol con 0,9364. Todo cabe en una pantalla: si la comparación no se ve de un vistazo, se deja de usar.
Un criterio escrito antes de comprar
La utilidad de una plantilla así no está en la aritmética, que es simple, sino en el orden: los pesos se escriben antes de ver las ofertas y el resultado se lee con las condiciones de pago al lado. Cuando ese orden se respeta, la compra deja de ser una corazonada y se vuelve una decisión que se explica en dos frases, incluso meses después. Descargue el archivo, sobrescriba el ejemplo con su compra y guárdelo con el nombre del proceso: la próxima vez que pregunten por qué se compró a un proveedor que no era el más barato, la respuesta está en la hoja.
