¿Cómo hacer un kardex?

Preguntarse cuántas unidades quedan de un producto, cuánto costaron o cuánto vale hoy el inventario completo es una duda constante en cualquier negocio. El kardex es la respuesta: una planilla en la que se anota, movimiento por movimiento, todo lo que entra y sale de cada producto, con su cantidad y su valor. Hacerlo bien no exige ser contador ni dominar programas complicados: solo requiere orden, datos claros y un método sencillo. En esta guía te mostramos cómo hacer un kardex desde cero, paso a paso, con un ejemplo completo y con aritmética verificable que puedes replicar tal cual en tu negocio.

Qué necesitas para hacer un kardex desde cero

Antes de anotar el primer movimiento, reúne estos cuatro elementos:

Los datos de cada producto: código, descripción, unidad de medida y ubicación dentro de la bodega.
Los documentos de respaldo: facturas de compra, remisiones, notas de venta y comprobantes de mermas o ajustes.
Un formato de kardex: una hoja cuadriculada, un cuaderno o una hoja de cálculo con las columnas adecuadas.
Un método de costeo definido: promedio ponderado, PEPS o UEPS, decidido desde el inicio para que todas las personas calculen igual.

Paso 1: define los datos del producto

Cada kardex corresponde a un solo producto, no a varios. Antes de abrir la planilla, define sus datos básicos y anótalos en el encabezado:

Código: un identificador único, como BOL-001, para no confundir productos parecidos.
Descripción: el nombre exacto del producto, por ejemplo bolígrafo negro punta fina.
Unidad de medida: pieza, caja, kilo, litro o metro, según cómo compres y cómo vendas.
Ubicación: pasillo, estante o zona de la bodega donde se guarda el producto, indispensable para el conteo físico.

Usar descripciones distintas para la misma mercancía es una de las causas más comunes de duplicados y de saldos equivocados: si el producto no está bien identificado, el kardex pierde sentido.

Paso 2: elige las columnas del kardex

La estructura del kardex es lo que permite registrar movimientos y, al mismo tiempo, conocer existencias y valores. Estas son las columnas mínimas con las que se arma un kardex completo:

Fecha: el día en que ocurre el movimiento.
Número de documento: la factura, remisión o nota que respalda la operación.
Concepto: el motivo del movimiento: compra, venta, devolución, merma o ajuste.
Entradas: las unidades que ingresan al inventario.
Salidas: las unidades que salen del inventario.
Saldo: la existencia disponible después de cada movimiento.
Costo unitario: el costo de cada unidad según el método de costeo elegido.
Valor: el resultado de multiplicar el saldo por el costo unitario, es decir, cuánto vale el inventario de ese producto.

Con el tiempo puedes agregar columnas de lote, vencimiento o proveedor. Las ocho anteriores son la base mínima con la que se sostiene todo el control.

Paso 3: registra el inventario inicial

El primer renglón del kardex es la existencia con la que comienza el control. Se anota como una entrada inicial, con la fecha de inicio, el concepto inventario inicial y la cantidad que arrojó el conteo físico de ese día. El costo unitario debe ser el costo real de la mercancía: el último precio de compra o el promedio calculado con tus facturas recientes. Si este primer valor queda mal, todos los cálculos posteriores arrastrarán el error.

Paso 4: registra cada entrada y cada salida

Desde ese momento, el kardex se alimenta con todos los movimientos del producto, en orden cronológico y uno por renglón. La regla de oro es simple: ninguna anotación sin documento de respaldo, y ningún documento sin su anotación.

Entradas: compras a proveedores, recepciones de mercancía, devoluciones de clientes y sobrantes detectados en los conteos.
Salidas: ventas, consumos internos, devoluciones a proveedores, mermas, daños o pérdidas.

Una compra se registra cuando la mercancía se recibe y se verifica, no cuando se hace el pedido. Una venta se registra cuando la mercancía sale de la bodega. Si entran y salen unidades el mismo día, respeta el orden de los documentos para que el saldo nunca sea negativo. Las devoluciones se anotan en sentido contrario: una devolución de cliente vuelve a entrar al inventario, y una devolución a proveedor sale de él.

Paso 5: calcula el saldo y el costo de cada movimiento

Después de anotar cada renglón se calcula el nuevo saldo con una fórmula sencilla: saldo nuevo = saldo anterior + entradas - salidas. El siguiente renglón siempre parte del saldo anterior; si en algún momento el resultado da negativo, hay un error que debe corregirse antes de continuar.

El costo unitario con el método promedio ponderado

El promedio ponderado es el método de costeo más usado en los negocios pequeños porque es fácil de entender y de aplicar. La idea es que cada vez que entra mercancía a un costo diferente, todo el inventario se valora con un costo promedio recalculado. Se hace en tres pasos:

Multiplica las unidades del saldo anterior por su costo unitario y obtén el valor actual del inventario.
Súmale el valor de la nueva entrada, que se calcula multiplicando las unidades recibidas por su precio de compra.
Divide el valor total entre las unidades totales: ese es el nuevo costo unitario promedio.

Por ejemplo, con 100 unidades a $10, cuyo valor es $1.000, y una compra de 50 unidades a $16, cuyo valor es $800, el promedio se calcula así: ($1.000 + $800) ÷ 150 unidades = $12. Si vendes 40 unidades, el costo de esa venta será 40 × $12 = $480, y el saldo quedará en 110 unidades valoradas en $1.320. El costo unitario cambia solo cuando entra mercancía; las salidas se valoran con el promedio vigente. Existen otros métodos, como el PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), que valora las salidas con los costos más antiguos, o el UEPS (últimas en entrar, primeras en salir), que usa los costos más recientes. Para la mayoría de los negocios, el promedio ponderado es el más recomendado por su sencillez y porque suaviza los cambios bruscos de precios.

Ejemplo completo: el kardex de un producto en un mes

A continuación tienes el kardex del producto bolígrafo negro punta fina, código BOL-001, vendido por pieza, durante el mes de febrero. La existencia inicial se contó el día 1 y cada renglón es un movimiento respaldado por su documento:

Fecha	N.º documento	Concepto	Entradas	Salidas	Saldo	Costo unitario	Valor del inventario
01/02	—	Inventario inicial	100	—	100	$500	$50.000
04/02	C-1201	Compra	50	—	150	$520	$78.000
08/02	V-301	Venta	—	60	90	$520	$46.800
12/02	C-1202	Compra	30	—	120	$530	$63.600
15/02	V-302	Venta	—	70	50	$530	$26.500
19/02	C-1203	Compra	50	—	100	$539	$53.900
22/02	V-303	Venta	—	40	60	$539	$32.340
25/02	A-004	Merma por ajuste	—	2	58	$539	$31.262

Observa qué ocurre después de cada compra: el 4 de febrero el costo promedio se recalcula con la fórmula ($50.000 + $28.000) ÷ 150 unidades = $520. El 12 de febrero: ($46.800 + $16.800) ÷ 120 unidades = $530. El 19 de febrero: ($26.500 + $27.400) ÷ 100 unidades = $539. Las ventas del 8, del 15 y del 22 se valoran con el promedio vigente: $520, $530 y $539, y el valor de cada renglón es siempre el saldo multiplicado por el costo unitario. Con esta planilla, al cierre del mes sabes sin abrir la bodega que quedan 58 bolígrafos y que el inventario de ese producto vale $31.262: esa es exactamente la utilidad del kardex, información confiable en una sola hoja.

Paso 6: compara el kardex con el conteo físico

El kardex es un registro, no una certeza: lo anotado debe coincidir con lo que realmente está en el estante. Por eso el control se cierra con conteos físicos periódicos: mensuales para los productos de mayor rotación y un conteo general al menos cada trimestre o semestre. Cuando encuentres una diferencia entre el papel y la realidad, sigue esta secuencia:

Cuenta de nuevo para descartar un error de conteo.
Revisa los documentos del período: puede faltar registrar una venta, una recepción o un ajuste.
Si el faltante es real, regístralo como salida por merma y deja constancia del responsable.
Si el sobrante es real, regístralo como entrada por ajuste.

Cada diferencia corregida en el momento evita que el error se multiplique en los meses siguientes.

Errores comunes al hacer un kardex

Registrar de memoria: anotar movimientos sin tener la factura o la remisión a la mano es la causa número uno de saldos equivocados.
Mezclar unidades: registrar unas veces en cajas y otras en piezas rompe todo el cálculo; define una sola unidad de medida y no la cambies.
Anotar entradas sin costo: una compra sin costo unitario impide calcular el promedio y el valor del inventario.
No recalcular el promedio: seguir valorando las ventas con el costo anterior después de una compra a otro precio distorsiona los resultados.
Ocultar las mermas: no registrar pérdidas, daños o robos hace que el kardex muestre existencias que en realidad no existen.
Anotar fuera de orden: saltarse fechas o registrar varios días después convierte la planilla en una reconstrucción llena de huecos.
Ignorar saldos negativos: si el kardex indica menos de cero unidades, algo está mal: nunca se vende lo que no se tiene.
Dejar el kardex para fin de mes: un registro hecho tarde pierde su función, porque ya no sirve para decidir compras ni para detectar faltantes a tiempo.

Automatiza el kardex de tu negocio

Hacer un kardex a mano es el mejor ejercicio para entender la lógica del inventario, pero cuando crecen los productos y los movimientos, las planillas consumen horas y acumulan errores de cálculo. Si quieres que cada entrada y cada salida se registre al instante, con saldos y costos calculados automáticamente, Kardex Tauro automatiza el control de inventario de tu negocio.

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