Como fazer um kardex?

Perguntar quantas unidades restam de um produto, quanto elas custaram ou quanto vale hoje todo o estoque é uma dúvida constante em qualquer negócio. O kardex é a resposta: uma ficha na qual se anota, movimento por movimento, tudo o que entra e sai de cada produto, com a quantidade e o valor. Fazer isso bem não exige ser contador nem dominar programas complicados: basta organização, dados claros e um método simples. Neste guia mostramos como fazer um kardex do zero, passo a passo, com um exemplo completo e com a aritmética conferida, que você pode replicar no seu próprio negócio.

O que você precisa para fazer um kardex do zero

Antes de anotar o primeiro movimento, reúna estes quatro itens:

Os dados de cada produto: código, descrição, unidade de medida e localização dentro do depósito.
Os documentos de apoio: notas fiscais de compra, remessas, recibos de venda e comprovantes de perdas ou ajustes.
Um formato de kardex: uma folha pautada, um caderno ou uma planilha com as colunas adequadas.
Um método de custeio definido: custo médio ponderado, PEPS ou UEPS, decidido desde o início para que todas as pessoas calculem do mesmo jeito.

Passo 1: defina os dados do produto

Cada kardex corresponde a um único produto, não a vários. Antes de abrir a ficha, defina os dados básicos e anote-os no cabeçalho:

Código: um identificador único, como BOL-001, para não confundir produtos parecidos.
Descrição: o nome exato do produto, por exemplo caneta esferográfica preta de ponta fina.
Unidade de medida: peça, caixa, quilograma, litro ou metro, conforme você compra e vende.
Localização: corredor, prateleira ou área do depósito onde o produto fica guardado, indispensável para a contagem física.

Usar descrições diferentes para a mesma mercadoria é uma das causas mais comuns de duplicidades e de saldos errados: se o produto não está bem identificado, o kardex perde o sentido.

Passo 2: escolha as colunas do kardex

A estrutura do kardex é o que permite registrar movimentos e, ao mesmo tempo, conhecer saldos e valores. Estas são as colunas mínimas com as quais se monta um kardex completo:

Data: o dia em que o movimento acontece.
Número do documento: a nota fiscal, a remessa ou o recibo que ampara a operação.
Histórico: o motivo do movimento: compra, venda, devolução, perda ou ajuste.
Entradas: as unidades que entram no estoque.
Saídas: as unidades que saem do estoque.
Saldo: a quantidade disponível depois de cada movimento.
Custo unitário: o custo de cada unidade conforme o método de custeio escolhido.
Valor: o resultado da multiplicação do saldo pelo custo unitário, ou seja, quanto vale o estoque daquele produto.

Com o tempo você pode acrescentar colunas de lote, validade ou fornecedor. As oito anteriores são a base mínima que sustenta todo o controle.

Passo 3: registre o saldo inicial

A primeira linha do kardex é a quantidade com a qual o controle começa. Ela é lançada como uma entrada inicial, com a data de início, o histórico saldo inicial e a quantidade apurada na contagem física daquele dia. O custo unitário deve ser o custo real da mercadoria: o último preço de compra ou a média calculada com suas notas fiscais recentes. Se esse primeiro valor sair errado, todos os cálculos seguintes carregarão o erro.

Passo 4: registre cada entrada e cada saída

A partir desse momento, o kardex é alimentado com todos os movimentos do produto, em ordem cronológica e um por linha. A regra de ouro é simples: nenhum lançamento sem documento de apoio, e nenhum documento sem o seu lançamento.

Entradas: compras de fornecedores, recebimentos de mercadoria, devoluções de clientes e sobras encontradas nas contagens.
Saídas: vendas, consumo interno, devoluções a fornecedores, perdas, avarias ou extravios.

Uma compra é registrada quando a mercadoria é recebida e conferida, não quando o pedido é feito. Uma venda é registrada quando a mercadoria sai do depósito. Se entram e saem unidades no mesmo dia, respeite a ordem dos documentos para que o saldo nunca fique negativo. As devoluções são lançadas no sentido contrário: a devolução de cliente volta a entrar no estoque, e a devolução a fornecedor sai dele.

Passo 5: calcule o saldo e o custo de cada movimento

Depois de lançar cada linha, o novo saldo é calculado com uma fórmula simples: saldo novo = saldo anterior + entradas - saídas. A linha seguinte sempre parte do saldo anterior; se em algum momento o resultado der negativo, há um erro que precisa ser corrigido antes de continuar.

O custo unitário com o método da média ponderada

A média ponderada é o método de custeio mais usado nos pequenos negócios porque é fácil de entender e de aplicar. A ideia é que, sempre que entra mercadoria com um custo diferente, todo o estoque passa a ser avaliado por um custo médio recalculado. São três passos:

Multiplique as unidades do saldo anterior pelo custo unitário e obtenha o valor atual do estoque.
Some o valor da nova entrada, calculado multiplicando as unidades recebidas pelo preço de compra.
Divida o valor total pelas unidades totais: esse é o novo custo unitário médio.

Por exemplo, com 100 unidades a $10, cujo valor é $1.000, e uma compra de 50 unidades a $16, cujo valor é $800, a média é calculada assim: ($1.000 + $800) ÷ 150 unidades = $12. Se você vender 40 unidades, o custo dessa venda será 40 × $12 = $480, e o saldo ficará em 110 unidades avaliadas em $1.320. O custo unitário muda apenas quando entra mercadoria; as saídas são avaliadas pela média vigente. Existem outros métodos, como o PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair), que avalia as saídas pelos custos mais antigos, ou o UEPS (último a entrar, primeiro a sair), que usa os custos mais recentes. Para a maioria dos negócios, a média ponderada é a mais recomendada pela simplicidade e porque suaviza as mudanças bruscas de preços.

Exemplo completo: o kardex de um produto em um mês

A seguir você tem o kardex do produto caneta esferográfica preta de ponta fina, código BOL-001, vendida por peça, durante o mês de fevereiro. O saldo inicial foi contado no dia 1 e cada linha é um movimento amparado pelo seu documento:

Data	N.º do documento	Histórico	Entradas	Saídas	Saldo	Custo unitário	Valor do estoque
01/02	—	Saldo inicial	100	—	100	$500	$50.000
04/02	C-1201	Compra	50	—	150	$520	$78.000
08/02	V-301	Venda	—	60	90	$520	$46.800
12/02	C-1202	Compra	30	—	120	$530	$63.600
15/02	V-302	Venda	—	70	50	$530	$26.500
19/02	C-1203	Compra	50	—	100	$539	$53.900
22/02	V-303	Venda	—	40	60	$539	$32.340
25/02	A-004	Perda por ajuste	—	2	58	$539	$31.262

Observe o que acontece depois de cada compra: em 04/02 o custo médio é recalculado com a fórmula ($50.000 + $28.000) ÷ 150 unidades = $520. Em 12/02: ($46.800 + $16.800) ÷ 120 unidades = $530. Em 19/02: ($26.500 + $27.400) ÷ 100 unidades = $539. As vendas dos dias 8, 15 e 22 são avaliadas pela média vigente: $520, $530 e $539, e o valor de cada linha é sempre o saldo multiplicado pelo custo unitário. Com esta ficha, no fechamento do mês você sabe sem abrir o depósito que restam 58 canetas e que o estoque daquele produto vale $31.262: essa é exatamente a utilidade do kardex, informação confiável em uma única folha.

Passo 6: compare o kardex com a contagem física

O kardex é um registro, não uma certeza: o que está anotado deve coincidir com o que realmente está na prateleira. Por isso o controle se encerra com contagens físicas periódicas: mensais para os produtos de maior giro e uma contagem geral pelo menos a cada trimestre ou semestre. Quando você encontrar uma diferença entre o papel e a realidade, siga esta sequência:

Conte de novo para descartar um erro de contagem.
Revise os documentos do período: pode estar faltando registrar uma venda, um recebimento ou um ajuste.
Se a falta for real, registre-a como saída por perda e deixe registrado o responsável.
Se a sobra for real, registre-a como entrada por ajuste.

Cada diferença corrigida na hora evita que o erro se multiplique nos meses seguintes.

Erros comuns ao fazer um kardex

Registrar de memória: anotar movimentos sem ter a nota fiscal ou a remessa em mãos é a causa número um de saldos errados.
Misturar unidades: registrar umas vezes em caixas e outras em peças quebra todo o cálculo; defina uma única unidade de medida e não a mude.
Lançar entradas sem custo: uma compra sem custo unitário impede o cálculo da média e do valor do estoque.
Não recalcular a média: continuar avaliando as vendas pelo custo anterior depois de uma compra por outro preço distorce os resultados.
Esconder as perdas: não registrar avarias, roubos ou extravios faz o kardex mostrar quantidades que não existem de verdade.
Lançar fora de ordem: pular datas ou registrar vários dias depois transforma a ficha em uma reconstrução cheia de lacunas.
Ignorar saldos negativos: se o kardex mostra menos de zero unidades, algo está errado: nunca se vende o que não se tem.
Deixar o kardex para o fim do mês: um registro feito tarde perde a função, porque já não serve para decidir compras nem para detectar faltas a tempo.

Automatize o kardex do seu negócio

Fazer um kardex à mão é o melhor exercício para entender a lógica do estoque, mas quando os produtos e os movimentos crescem, as planilhas consomem horas e acumulam erros de cálculo. Se você quer que cada entrada e cada saída seja registrada na hora, com saldos e custos calculados automaticamente, o Kardex Tauro automatiza o controle de estoque do seu negócio.

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