Como um programa de estoque alimenta sua contabilidade

Como um programa de estoque alimenta sua contabilidade

Este manual de contabilidade termina onde começa a vida real do negócio: no registro diário de compras, de vendas e de entradas e saídas de mercadorias. Nas lições anteriores você percorreu a lógica que sustenta todo esse trabalho: a equação contábil, a partida dobrada, o registro de compras e de vendas, o controle do caixa, a construção das demonstrações financeiras e o encerramento do período. Nesta última lição vamos unir esse conhecimento à ferramenta que muitas empresas usam todos os dias para organizar seu estoque: o programa Kardex Tauro. A pergunta que vamos responder é prática: o que o sistema faz por você todos os dias e que parte do trabalho continua sendo responsabilidade do contador?

Vale deixar claro desde o começo para não criar expectativas erradas: um programa de estoque registra e organiza a operação diária, mas não substitui a contabilidade formal do negócio. O sistema é um aliado do registro diário, não um substituto do critério contábil. Entender onde termina o que o programa faz e onde começa o que faz o contador permite trabalhar com confiança: você sabe quais informações pode tomar do sistema como base de trabalho e quais cálculos, decisões e documentos formais precisa preparar você mesmo, com critério profissional.

O que o sistema registra sozinho

Para saber o que sobra para o contador, primeiro é preciso saber o que o sistema faz sem necessidade de intervenção. Um programa de estoque como o que descrevemos ao longo deste bloco de lições é construído em torno dos documentos da operação: cada compra e cada venda é registrada com seu terceiro, ou seja, com o cliente ou o fornecedor que participa dela, e fica guardada com a data, os produtos, as quantidades, os preços e os valores da operação, incluído o imposto que incide sobre o documento. Essa coleção de documentos é a matéria-prima que depois alimenta a contabilidade.

O coração do sistema é o kardex: o detalhe por produto que acompanha o custo e as existências de cada mercadoria. Quando se recebe mercadoria comprada com uma ordem de compra, a entrada é conferida com a ordem e as existências do kardex aumentam com seu custo; quando ocorre uma venda, as existências diminuem e o kardex fica como evidência do custo do que foi vendido. As transferências entre depósitos movem existências de um lugar para outro, e as perdas e os ajustes corrigem o detalhe quando há faltas, sobras ou diferenças. Tudo isso fica registrado sem que ninguém precise fazer o trabalho duas vezes.

• Documentos de compra e de venda com seus terceiros, datas, quantidades, preços e valores com o imposto incluído.
• O kardex por produto, que mantém o custo e as existências de cada mercadoria em todo momento.
• O recebimento da mercadoria contra as ordens de compra, que confere o que foi pedido com o que realmente chega.
• As transferências entre depósitos, que movem as existências de um lugar para outro do negócio.
• As perdas e os ajustes, que corrigem as existências e deixam registro de faltas e diferenças.
• Os efeitos financeiros básicos dessas operações, que o sistema gera automaticamente.

O módulo contábil do programa: controle básico, não contabilidade formal

A ajuda do próprio programa explica isso com honestidade: o Kardex Tauro não é um software contábil e não pretende substituir um sistema de contabilidade profissional. O que ele inclui é um módulo contábil mínimo, pensado para controlar os aspectos financeiros que nascem naturalmente do trabalho diário com o estoque. Esse módulo agrupa quatro submódulos, cada um com uma função clara dentro da operação.

• Contas a Pagar: controla as dívidas com os fornecedores. Quando uma nota fiscal de compra é finalizada com pagamento parcial ou a prazo, o sistema cria automaticamente o saldo pendente do fornecedor; o módulo permite ver esse saldo, registrar pagamentos, conciliá-los com as notas e gerar relatórios de dívidas pendentes.
• Contas a Receber: controla os saldos pendentes dos clientes. Quando uma nota fiscal de venda é finalizada e o dinheiro recebido é menor que o total, o sistema cria automaticamente o saldo a receber do cliente; ali se registram os pagamentos parciais, que são conciliados com as notas, e se consulta a antiguidade dos saldos.
• Caixa: controla o dinheiro. Cada entrada de dinheiro por uma venda à vista e cada saída por um pagamento em dinheiro se reflete no caixa, que permite conhecer o saldo em tempo real, fazer contagens e consultar os movimentos.
• Terceiros: administra as informações de clientes, fornecedores, funcionários, transportadores e demais pessoas com as quais o negócio interage, com sua classificação e seu histórico de transações.

Para que fique clara a ponte entre a operação e o contador, nada melhor que um exemplo: cada operação do dia deixa no sistema um rastro que o contador depois transforma em registro contábil.

Também vale saber o que o módulo contábil não faz, porque essa fronteira define o trabalho do contador. A ajuda do programa diz isso sem rodeios: ele não gera lançamentos contábeis completos de débito e crédito segundo um plano formal de contas, não produz demonstrações financeiras como o balanço patrimonial ou a demonstração do resultado, não trabalha com contabilidade por competência, pois registra fluxos de caixa e saldos, não gera relatórios contábeis formais para órgãos de controle e não substitui um software contábil profissional. O módulo é excelente para o controle operacional do negócio; transformar essas informações em contabilidade formal é, exatamente, trabalho do contador.

O que cabe ao contador

Tudo o que o sistema registra bem feito economiza trabalho para o contador, mas não tira o trabalho dele. Sobre os documentos, os kardex e os saldos deixados pelo programa, o contador aplica seu critério profissional e cumpre as tarefas que nenhum sistema de estoque pode fazer por ele.

• Classificar e validar: revisar os documentos do sistema, verificar se os terceiros, os valores e os impostos estão corretos e se as existências do kardex coincidem com a contagem física do depósito.
• Calcular os impostos: o sistema guarda os valores com o imposto incluído em cada documento, mas calcular, declarar e pagar os impostos do período é responsabilidade do contador, que aplica a legislação vigente.
• Fazer as provisões: créditos de liquidação duvidosa, obrigações trabalhistas, estoques obsoletos ou de baixo giro e demais estimativas exigidas pela contabilidade.
• Registrar a depreciação dos ativos fixos do negócio, que não nasce de uma nota fiscal de venda nem de um movimento de estoque.
• Aplicar os critérios normativos: o contador decide, segundo a norma contábil aplicável em cada país, como reconhecer, mensurar e evidenciar cada item.
• Preparar o encerramento formal do período e as demonstrações financeiras, com os ajustes e os lançamentos de encerramento que você estudou nas lições deste manual dedicadas a esses temas.

Essas tarefas ficam fora do alcance do programa por projeto. Como o módulo contábil não elabora lançamentos completos nem demonstrações financeiras, quem os elabora é o contador, apoiando-se nos documentos e nos saldos que o sistema entrega organizados. Essa divisão de trabalho não é uma limitação do negócio: é a forma correta de combinar a eficiência do registro diário com o rigor da contabilidade formal.

Como o sistema e o contador se conectam

A conexão entre os dois mundos é a informação. Cada documento do sistema deixa um rastro completo: quem registrou a operação, quando foi feita, com qual terceiro e com quais valores, incluído o imposto calculado. O contador não precisa redigitar nada disso: pode consultar os documentos, os kardex e os saldos diretamente no programa ou exportar as informações para incorporá-las ao seu trabalho. O valor do estoque sai do kardex: as existências avaliadas pelo seu custo alimentam o custo das vendas do período e o valor do estoque final que aparece no balanço, como você estudou nas lições dedicadas ao custo das vendas e às demonstrações financeiras.

Para que essa conexão funcione bem, a ajuda do programa traz conselhos que valem a pena repetir aqui. Não registre manualmente movimentos que o sistema já gerou automaticamente a partir das vendas e das compras: isso só cria duplicidades e diferenças. Concilie periodicamente as contas a pagar e a receber para garantir que os saldos coincidam com a realidade, e faça contagens de caixa frequentes para detectar diferenças a tempo. Se o negócio tem um contador ou um software contábil externo, exporte periodicamente as informações desses módulos para que sejam incorporadas à contabilidade formal. E lembre-se de que nem todos os usuários devem ter acesso a todos os módulos: as permissões bem configuradas protegem as informações. O contador não substitui o sistema no registro diário, e o sistema não substitui o contador na contabilidade formal: cada um faz a sua parte sobre a mesma base de dados.

O encerramento do curso

Se você olhar para trás, todo este manual foi um único fio. Começamos com a equação contábil e a partida dobrada, as duas ideias que sustentam qualquer registro; seguimos com as compras e as vendas, o imposto que se move com elas e o controle do caixa; depois você aprendeu a construir e a ler as demonstrações financeiras e a encerrar o período com ordem. Cada lição somou uma peça, e a peça final é esta: o registro diário da operação é a matéria-prima de toda a contabilidade, e um bom sistema de estoque cuida para que essa matéria-prima esteja completa, organizada e disponível.

Por isso o programa e o contador não competem: eles se complementam. O Kardex Tauro cuida do registro diário dos documentos, do kardex e dos saldos, para que o negócio não perca tempo redigitando nem conviva com erros de anotação; o contador coloca o critério, a norma e a assinatura sobre essas informações para transformá-las em impostos bem calculados, demonstrações financeiras confiáveis e decisões informadas. Se você aplicar o que aprendeu neste curso e usar o programa pelo que ele é, um aliado do registro diário e não um substituto do contador, seu negócio terá estoques controlados e uma contabilidade que de verdade serve para decidir.