Modelo de conciliação entre estoque e contabilidade no Excel

Modelo de conciliação entre estoque e contabilidade no Excel

O kardex e a contabilidade falam do mesmo estoque, mas o contam por caminhos diferentes. O kardex vai documento por documento: cada entrada, cada saída e cada devolução ficam anotadas com a sua data e o seu custo, e o saldo se move no momento em que o movimento é registrado. A contabilidade olha o estoque a partir das suas contas e só reconhece o movimento quando alguém o lança num comprovante. Por isso os dois valores quase sempre se parecem sem chegar a ser iguais, e no dia em que deixam de bater começa o problema de verdade: ninguém sabe em que ponto a diferença nasceu.

Este modelo de conciliação entre estoque e contabilidade no Excel ataca esse problema de frente. Não é um quadro de dois totais que se subtraem no fim e deixam um número sem explicação: é uma ponte. Uma planilha de linhas fixas que percorre o estoque do saldo inicial até o saldo final e coloca as duas cifras em colunas vizinhas, a do kardex e a da contabilidade, para que a diferença seja calculada sozinha e apareça linha por linha, no item onde realmente nasceu.

O que é a ponte entre estoque e contabilidade

Uma ponte é uma conciliação, ou seja, uma explicação ordenada de por que dois registros do mesmo fato não dão o mesmo valor. A estrutura é simples: em cima vai o saldo inicial do estoque, depois os movimentos que o aumentam e os que o diminuem, e no fim o saldo final, que a planilha calcula sozinha. Cada uma dessas linhas é preenchida duas vezes: uma com o valor que o kardex mostra e outra com o valor que a contabilidade mostra para o mesmo item.

A diferença não é procurada no fim: ela aparece em cada linha. A planilha subtrai as duas colunas linha a linha, de modo que quem a abre vê de imediato que a divergência não está espalhada por toda a ponte, mas concentrada em um ou dois itens concretos. Essa mudança de foco é o que torna o exercício útil. Uma diferença sem localização é corrigida às cegas e volta no mês seguinte; a mesma diferença colocada na linha de perdas e ajustes aponta para um registro que falta e que pode ser resolvido hoje mesmo.

Vale dizer desde já: o objetivo não é esconder a diferença nem forçá-la a zero com um ajuste de última hora. O objetivo é achar em qual linha ela nasceu, deixá-la explicada e corrigir a fonte.

As cinco colunas da planilha

A planilha tem cinco colunas de trabalho. A primeira leva o nome da linha da ponte. As duas seguintes são os dois valores que se comparam, um ao lado do outro para que a vista salte de um para o outro sem esforço. A quarta é a diferença por linha e calcula-se sozinha. A quinta é de texto livre e existe para escrever, em palavras, por que aquela linha não confere: é a parte que evita que a conciliação acabe sendo uma tabela de números sem memória.

Enquanto as colunas de item e de explicação são de texto, as outras são de número, e as duas colunas de valores são sempre preenchidas com o mesmo critério: o kardex pelo seu método de valorização e a contabilidade pelas contas de estoque do período. Se cada coluna for preenchida com uma lógica diferente, a comparação perde sentido já na primeira linha e a diferença que aparecer será um erro de montagem, não uma descoberta.

As linhas da ponte, uma por uma

A ponte tem linhas fixas e não se inventam no meio do caminho: são sempre as mesmas. Primeiro o saldo inicial. Depois as entradas por compras. Em seguida as saídas por vendas e as perdas e ajustes, que subtraem. Depois as transferências e devoluções, que vão com sinal porque podem somar ou subtrair conforme a direção em que se movem. Depois três linhas livres para outros itens que não caibam acima. E no fim o saldo final, que a planilha calcula somando o inicial e as entradas e subtraindo as saídas e as perdas.

As saídas por vendas vão pelo custo, não pelo preço de venda

Se existe um erro que desmonta esta ponte mais do que qualquer outro, é escrever o valor faturado da venda na linha de saídas. A saída de estoque é valorizada pelo custo da mercadoria que saiu, ou seja, pelo que custou comprá-la ou produzi-la, e nunca pelo preço pelo qual foi vendida. O preço de venda é uma receita do negócio e não tem nenhuma relação com o valor do estoque.

Quando a coluna do kardex é preenchida com o valor da fatura, a diferença contra a contabilidade sai enorme e falsa, e o exercício perde todo o seu valor: persegue-se uma divergência que na verdade é um erro de montagem da ponte e não um registro que falta. As duas colunas têm de falar do mesmo custo. Pela mesma razão, uma devolução de cliente é valorizada pelo custo do que volta e não pelo preço da nota, e uma saída por amostra, consumo interno ou transferência também é valorizada pelo custo.

A forma rápida de verificar é olhar onde a diferença se concentra. Se ela aparece grande justamente na linha de saídas e no período de maiores vendas, quase sempre é isto: alguém colocou o preço e não o custo. Antes de procurar o erro na contabilidade, convém conferir se a coluna do kardex está pelo custo.

O exemplo resolvido, linha por linha

O exemplo que vem na planilha de instruções é preenchido assim. O kardex mostra 800.000 de saldo inicial mais 2.400.000 de entradas por compras menos 2.600.000 de saídas por vendas menos 50.000 de perdas e ajustes, e chega a um saldo final de 550.000. A contabilidade, com os mesmos três primeiros movimentos, chega a 600.000. As duas colunas partem do mesmo saldo inicial, somam as mesmas compras e subtraem as mesmas saídas pelo custo; a única linha que não confere é a de perdas e ajustes.

Lido de cima para baixo, o resultado é claro. A diferença não aparece como uma divergência final sem dono, mas como -50.000 na linha de perdas e ajustes. A explicação cabe numa frase e vai escrita na última coluna: as perdas ainda não estão registradas na contabilidade. Quando o registro for feito, o saldo final da contabilidade cai para 550.000 e a diferença final fica em zero.

A soma das diferenças e a linha que a confere

Aqui está o detalhe que faz a ponte funcionar como controle e não como simples comparação: cada linha mostra a sua diferença no mesmo sentido do saldo final. Dito de outra forma, as linhas que subtraem, ou seja as saídas e as perdas, levam a sua diferença com o sinal trocado, porque o seu efeito sobre o saldo vai no sentido contrário. Se essa troca de sinal for ignorada, a coluna de diferença deixa de ser comparável consigo mesma.

A consequência é a melhor prova de que a ponte está bem montada: a soma das diferenças de todas as linhas tem de dar exatamente a diferença do saldo final. Por isso a planilha traz, abaixo do bloco de conferência, uma linha que soma essas diferenças e outra que as compara com a diferença final e avisa quando não coincidem. Se a soma não confere com a diferença do saldo final, não é preciso procurar mais longe: alguma linha ficou com o sinal invertido.

Essa linha de controle é a que evita o erro clássico de somar as perdas em positivo quando na verdade estão subtraindo. Vale a pena olhá-la antes de dar o exercício por fechado.

As causas mais comuns de uma diferença

• Perdas, avarias e vencimentos que o kardex já registrou e a contabilidade ainda não.
• Ajustes de contagem física feitos em apenas uma das duas fontes.
• Transferências entre depósitos ou filiais anotadas só no kardex.
• Compras e vendas do último dia do período lançadas numa fonte e não na outra.
• Diferenças no método de valorização do estoque entre um registro e outro.
• Erros de digitação, unidades convertidas errado ou custos unitários desatualizados.

As perdas, os ajustes e as transferências são as causas habituais, e quase todas têm a mesma forma: um movimento que existe numa fonte e não na outra. Por isso cada linha com valor na coluna de diferença é explicada na última coluna, sem deixá-la em branco.

Como se lê o resultado

A diferença final deve ser zero. Quando não é, a linha de situação diz Verificar e a diferença final mostra quanto falta conciliar; esse número é a meta, não o problema. O percurso correto é de cima para baixo pela coluna de diferença: as linhas que não são zero são a origem, e as que estão em zero já ficaram para trás.

A localização da diferença orienta o diagnóstico. Se ficar só no saldo inicial, o arraste vem de períodos anteriores e tem de ser corrigido na abertura deste. Se aparecer nas perdas ou nas transferências, é um registro que falta numa das duas fontes. Se aparecer nas compras ou nas vendas, costuma ser um documento do fim do período que ficou numa só fonte. E se for grande e estiver concentrada nas saídas, convém conferir primeiro se essas saídas estão pelo custo.

O que este modelo é e o que não é

Esta planilha é uma ferramenta de controle interno e de conversa entre a área de estoque e a área contábil. Não é um documento oficial, não substitui as demonstrações financeiras nem uma declaração, e não serve para esconder uma divergência: serve para explicá-la. O arquivo não traz preenchida nenhuma cifra de impostos nem de taxas, porque a ponte não precisa delas para fazer o seu trabalho.

Com a ponte preenchida, a discussão deixa de ser «não confere» e passa a ser «esta é a linha que falta». Essa mudança é a que poupa horas todos os meses. É também o modelo que une o conjunto de estoque ao contábil: as duas colunas saem do kardex valorizado e das contas de estoque, e o custo que se compara é o mesmo custo das vendas que fecha a demonstração do resultado. Depois de trabalhar com esta planilha, o passo natural é rever também os modelos de kardex valorizado, de estoque e de custo das vendas, que são de onde saem as duas colunas. Na Kardex Tauro a ponte é sempre montada antes de entregar o fechamento do período.