Formato de recebimento de mercadorias no Excel

Formato de recebimento de mercadorias no Excel

Quando o caminhão do fornecedor chega, a mercadoria entra no negócio em poucos minutos e quase sempre quem recebe é a pessoa mais próxima: o da expedição, o da loja, o auxiliar que ajuda a descarregar os volumes. Sem um papel que organize esse momento, a entrega se resolve de memória: assina-se o recibo, guardam-se as caixas e só dias depois, quando o estoque não confere, alguém descobre que faltavam unidades ou que chegou produto avariado. Um formato de recebimento de mercadorias no Excel transforma essa pressão em procedimento: anotam-se os dados da fatura, contam-se as unidades contra o faturado e a planilha calcula as diferenças por você.

Este modelo foi feito para negócios que recebem mercadoria todos os dias e querem deixar por escrito o que chegou e o que não chegou, sem contratar um software: é gratuito, baixa em segundos, abre no Excel e não exige conhecimentos avançados de planilha. O arquivo está em português, inclui uma folha de instruções com o guia de uso e vem em uma única página A4 na horizontal com uma paleta de cinzas empresariais, pronta para imprimir. Ele faz parte da coleção de modelos gratuitos do Kardex Tauro, criados para você controlar seu estoque sem complicação.

Por que não se assina um recibo sem abrir as caixas

A assinatura do recibo é o momento em que o seu negócio aceita a mercadoria exatamente como ela chegou. Depois de assinar, o fornecedor considera a entrega encerrada e qualquer discussão sobre unidades faltantes ou produto danificado passa a ser problema seu. Por isso a regra é simples: abrem-se as caixas, conta-se e pesa-se antes de assinar, na presença de quem transporta a mercadoria.

Quando a diferença é anotada no próprio documento, com nome, data e assinatura, o fornecedor responde sem discussão e corrige com uma nota de crédito ou com um envio posterior. Quando ela não fica registrada, a diferença aparece dias depois, ninguém lembra quem recebeu e esse faltante acaba sendo pago pelo negócio. Registrar lote e data de validade também importa: em alimentos, medicamentos e cosméticos, sem esses dados a mercadoria não pode ser vendida nem reclamada depois.

O que o modelo inclui

O arquivo para download é um livro do Excel com duas folhas: a folha do formato, chamada Recebimento, onde a mercadoria é contada contra a fatura e o documento é impresso, e uma segunda folha de instruções em português que explica o objetivo do formato, o passo a passo e o exemplo resolvido. Não há macros nem fórmulas complicadas: apenas células para digitar, células calculadas pela planilha e uma configuração de impressão pronta para usar. Isto é o que você encontra dentro:

As 12 colunas do formato de recebimento

O coração do formato é a tabela onde a mercadoria é contada. Ela está preparada para 40 linhas e cada coluna tem uma função específica: as colunas de dados você digita e as colunas de cálculo são resolvidas pela própria planilha. Estes são os campos, exatamente como aparecem no arquivo:

Como se lê a coluna Diferença

A coluna Diferença nunca é digitada à mão: a planilha a calcula subtraindo a quantidade faturada da quantidade recebida. Por isso o sinal diz tudo. Quando marca zero, o que chegou coincide com o faturado e a linha é marcada como Conforme. Quando marca um número negativo, chegou menos do que foi faturado e há um faltante. Quando marca um número positivo, chegou mais do que foi faturado e há um sobrante que vale esclarecer antes de assinar.

O sinal também serve para avaliar o problema: um faltante de quatro unidades a 2.500 são 10.000 de mercadoria que se paga na fatura e não entra no estoque. Por isso a diferença é revisada linha por linha antes de assinar e a coluna Observação registra o que aconteceu: quantas unidades faltaram, se alguma veio danificada ou se o fornecedor despachou um produto diferente do pedido.

Exemplo resolvido: uma fatura de 100 unidades

Para você ver como o formato fica depois de preenchido, imagine uma entrega de café moído: a fatura do fornecedor lista 100 unidades a 2.500 cada uma e chegam apenas 96, porque quatro vieram danificadas. A planilha calcula a diferença e o total sozinha. As cifras usam o formato local, com ponto para os milhares:

Confira a conta: o fornecedor fatura 100 unidades a 2.500, que são 250.000, mas só entram 96, então a diferença é menos quatro, um faltante de 10.000. O formato totaliza a mercadoria que de fato entrou em 240.000 e marca a linha como Faltante. No modelo você não faz nenhuma dessas operações: a coluna Diferença subtrai a quantidade faturada da recebida, a coluna Total multiplica a quantidade recebida pelo custo unitário e a linha de total recebido soma toda a entrega. No fechamento, assina-se o recibo com a anotação escrita, pede-se ao fornecedor a nota de crédito de 10.000 e avisa-se o setor de compras para que a fatura não seja paga integralmente.

Como usar o formato passo a passo

Na primeira vez você leva menos de dez minutos. Esta é a ordem que vale seguir em cada entrega:

1. Antes de descarregar a mercadoria, preencha o cabeçalho com fornecedor, ordem de compra, fatura ou nota de remessa, data do recebimento, transportador e seu nome como quem recebe.
2. Abra as caixas e conte de verdade: compare uma a uma as unidades que chegaram com as da fatura e pese o que for recebido a granel.
3. Escreva uma linha por produto: código, descrição, quantidade faturada, quantidade recebida e unidade; a coluna Diferença e a coluna Total são calculadas sozinhas.
4. Anote lote e data de validade em cada linha, principalmente em alimentos, medicamentos e cosméticos, onde o dado é obrigatório para poder vender.
5. Escolha a situação de cada linha na lista suspensa: Conforme, Faltante, Sobrante, Danificado ou Rejeitado, e explique a ocorrência na coluna Observação.
6. Confira a linha de total recebido: ela mostra quantas unidades e quanto valor entraram de fato no negócio naquela entrega.
7. Percorra o checklist dos oito pontos e marque Sim, Não ou Não se aplica em cada um; os pontos marcados como Não são os que precisam ser resolvidos antes de assinar.
8. Assine você, peça a assinatura do transportador e guarde uma cópia do formato junto à fatura do fornecedor para ter o suporte completo da entrega.

Checklist do recebimento: os 8 pontos

Antes de assinar, percorra esta lista dentro do próprio arquivo: cada ponto é marcado com a lista suspensa Sim, Não ou Não se aplica. Se algum ponto ficar em Não, não assine ainda: primeiro resolva a ocorrência com o transportador e deixe-a registrada.

Erros comuns ao receber mercadoria

Estes são os erros que mais caro saem para um negócio na hora de receber mercadoria:

• Assinar o recibo sem abrir as caixas: a diferença aparece dias depois, ninguém lembra quem recebeu e o faltante acaba sendo pago pelo negócio.
• Receber sem ordem de compra: não há com o que comparar preços nem quantidades combinadas, e qualquer cobrança indevida passa sem revisão.
• Não registrar lote nem validade em alimentos, medicamentos ou cosméticos: sem esse dado a mercadoria não pode ser vendida nem reclamada depois.
• Contar apenas os volumes e não o conteúdo: uma caixa aberta pode chegar incompleta e o erro só aparece depois que você já assinou.

O que fazer quando falta mercadoria

Quando a coluna Diferença mostra um faltante, a solução não é discutir na porta: é registrar por escrito e seguir uma ordem. Primeiro a diferença é anotada na linha, define-se a situação e descrevem-se as unidades na coluna Observação; depois o recibo é assinado com essa anotação, nunca como um documento limpo. Com o formato assinado em mãos, pede-se ao fornecedor uma nota de crédito pelo valor do que faltou —10.000 no exemplo— ou combina-se o envio da mercadoria faltante na próxima entrega.

Em paralelo, avisa-se o setor de compras no mesmo dia: é essa pessoa que fala com o fornecedor, negocia a reposição e evita que a fatura seja paga integralmente. E antes de encerrar o dia, o recebimento é registrado na ficha de estoque do produto para que o estoque do sistema reflita o que de fato entrou e não o que dizia a fatura. Assim, o faltante não se transforma em um buraco silencioso no estoque, mas em uma diferença documentada e com responsável.

Quando passar para um software de estoque

O formato em Excel é a melhor forma de organizar o recebimento: é gratuito, entende-se em uma tarde e deixa por escrito o que chegou e o que não chegou. O limite aparece com o volume: quando o negócio recebe muitos fornecedores por dia, escrever cada linha, guardar cada cópia e depois lançar cada recebimento no estoque consome tempo e abre espaço para erros.

• Com o formato: você recebe, conta e assina na mesma folha; o arquivo fica como suporte da entrega e não depende da internet.
• Com o formato: cada recebimento é lançado à mão no estoque, e uma diferença copiada errado se arrasta para a ficha de estoque.
• Com o software: o recebimento entra na ficha de estoque sozinho, o custo é atualizado e a diferença fica ligada à fatura do fornecedor.

Quando esse ponto chega, um software de estoque como Kardex Tauro assume a parte repetitiva: registra a entrada, atualiza o custo e o saldo do produto e mantém o histórico de cada recebimento junto ao fornecedor. A decisão não é excludente: muitos negócios começam com o formato em Excel, entendem bem seu processo de recebimento e migram depois com a informação já organizada.

Baixe gratuitamente o formato de recebimento de mercadorias no Excel, preencha-o na próxima entrega e assine somente depois de abrir as caixas, contar e anotar cada diferença. É o papel que protege o seu estoque e dá ao seu negócio a prova do que recebeu. Lembre-se de que é uma ferramenta de controle interno e não um documento fiscal oficial.